Plan de continuidad del negocio: Guía técnica contable-fiscal para contadores tras un siniestro
El plan de continuidad del negocio ayuda al contador a responder con criterio técnico cuando un incendio, terremoto, inundación, ciberataque u otro siniestro interrumpe la operación de una empresa. En esta guía encontrarás qué hacer desde las primeras 72 horas, cómo reconocer las pérdidas bajo NIIF para las Pymes, qué tratamiento tributario aplicar, qué obligaciones revisar ante la DIAN y qué debe evaluar el revisor fiscal.
Escrito por:
Dana Becerra
Equipo Siempre Al Día
Contenido revisado por:
Equipo Alegra
Actualizado el: 25 Ago 2026
31 min de lectura
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Cuando un incendio, un terremoto, una inundación, un ciberataque u otro evento grave paraliza una empresa, el contador suele convertirse en uno de los primeros profesionales llamados a responder. Ya no basta con registrar lo ocurrido: hay que preservar evidencia, determinar el efecto contable, identificar obligaciones tributarias próximas a vencer, evaluar la cobertura del seguro y establecer si existe un riesgo para la continuidad del negocio.
Un plan de continuidad del negocio permite organizar esa respuesta. Para el contador independiente, el contador in-house y el revisor fiscal, también funciona como una hoja de ruta para documentar decisiones, proteger la información financiera y sostener técnicamente las actuaciones posteriores ante la DIAN, aseguradoras, socios y demás terceros.
En esta guía encontrarás qué hacer desde las primeras 72 horas, cómo reconocer contablemente las pérdidas bajo NIIF para las Pymes, cuál es el tratamiento tributario de la pérdida y de la indemnización, qué obligaciones formales debes revisar y qué decisiones adicionales corresponden al revisor fiscal.
- ¿Todas las empresas están obligadas a tener un plan de continuidad del negocio en Colombia? No. El artículo 42 de la Ley 1523 de 2012 establece obligaciones específicas para determinadas entidades y actividades que pueden generar riesgo de desastre. Otras empresas pueden implementar voluntariamente un BCP o estar sometidas a obligaciones sectoriales particulares.
- ¿Qué debe hacer el contador durante las primeras 72 horas después de un siniestro? Preservar evidencia, identificar activos y documentos afectados, verificar la situación de tesorería, revisar las condiciones de la póliza y establecer qué obligaciones tributarias y laborales tienen vencimiento próximo.
- ¿Qué normas contables pueden intervenir? Entre otras, las Secciones 17, 21, 27 y 32 de la NIIF para las Pymes, según exista baja de activos, deterioro, provisiones o hechos ocurridos después del período sobre el que se informa.
- ¿La pérdida por siniestro siempre es deducible en renta? No. Deben evaluarse los requisitos del artículo 148 del Estatuto Tributario, la naturaleza del activo y la prueba del evento que produjo la pérdida.
- ¿La indemnización de una aseguradora siempre es ingreso gravado? No. El daño emergente y el lucro cesante tienen tratamientos tributarios diferentes.
- ¿Un siniestro suspende automáticamente los vencimientos ante la DIAN? No. La ocurrencia del evento no modifica por sí sola el calendario tributario. Es necesario revisar si existe una medida general aplicable o si jurídicamente procede alguna actuación particular.
¿Qué es un plan de continuidad del negocio y para qué le sirve al contador?
El plan de continuidad del negocio, también conocido como BCP por las siglas de Business Continuity Plan, organiza las acciones necesarias para que una empresa pueda mantener sus procesos críticos o recuperarlos después de una interrupción significativa.
Desde la perspectiva contable, el objetivo no es únicamente volver a operar. El contador necesita garantizar que durante la emergencia continúe existiendo información suficiente para determinar qué tenía la empresa antes del evento, qué perdió, qué obligaciones conserva y cuál es su nueva posición financiera.
Por eso, un plan efectivo debería permitir responder al menos estas preguntas:
- ¿Dónde están respaldados los libros y auxiliares contables?
- ¿Cómo se recuperan las facturas y documentos soporte?
- ¿Qué activos e inventarios resultaron afectados?
- ¿Cuánto efectivo tiene disponible la empresa?
- ¿Qué pagos no pueden detenerse?
- ¿Qué impuestos vencen durante la contingencia?
- ¿Qué información exige la aseguradora?
- ¿Cuál es el efecto sobre los estados financieros?
- ¿Existe incertidumbre sobre la capacidad de la entidad para continuar operando?
Para el contador, el valor del BCP está precisamente en reducir la improvisación.
¿Es obligatorio tener un plan de continuidad del negocio en Colombia?
No existe una regla general que obligue a todas las empresas colombianas a tener un BCP por el simple hecho de desarrollar una actividad empresarial.
Aquí es importante diferenciar el plan de continuidad empresarial del Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de las Entidades Públicas y Privadas —PGRDEPP—.
El artículo 42 de la Ley 1523 de 2012 exige realizar análisis específicos de riesgo y diseñar medidas de reducción, planes de emergencia y contingencia a determinadas entidades públicas y privadas: entre ellas, las encargadas de prestar servicios públicos, las que ejecuten obras civiles mayores, las que desarrollen actividades industriales u otras que puedan significar riesgo de desastre para la sociedad y aquellas que determine específicamente la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres.
El Decreto 2157 de 2017 reglamentó el PGRDEPP para las entidades comprendidas dentro de ese ámbito. Este instrumento permite identificar, reducir y gestionar los riesgos asociados a la actividad de la organización y articularlos con sus demás sistemas de gestión.
Por tanto:
- algunas organizaciones tienen obligaciones legales específicas de gestión del riesgo;
- otras pueden estar sometidas a normas sectoriales adicionales;
- para las demás empresas, contar con un BCP es una herramienta de gestión y control interno altamente recomendable, pero no debe presentarse como una obligación general derivada automáticamente del artículo 42 de la Ley 1523.
Esta distinción es especialmente importante cuando el contador asesora pymes.
¿Cuándo un siniestro puede calificarse como fuerza mayor o caso fortuito?
Tener un plan de continuidad no convierte automáticamente cualquier contingencia en fuerza mayor.
El artículo 64 del Código Civil —subrogado por la Ley 95 de 1890— define la fuerza mayor o caso fortuito a partir de la existencia de un hecho imprevisto al que no es posible resistir.
En materia tributaria, la sola ocurrencia de un incendio, terremoto, inundación o ciberataque no elimina obligaciones ni justifica automáticamente un incumplimiento. Debe analizarse el caso concreto y demostrarse la relación entre el evento y la imposibilidad de cumplir.
En la práctica, deben examinarse especialmente:
- Imprevisibilidad: que el hecho no pudiera razonablemente anticiparse en las circunstancias particulares.
- Irresistibilidad: que sus efectos no pudieran evitarse aun actuando con la diligencia exigible.
- Relación causal: que el incumplimiento o pérdida cuya justificación se pretende haya sido consecuencia efectiva del evento.
Un terremoto puede constituir fuerza mayor, pero eso no significa que toda obligación de todos los contribuyentes afectados quede automáticamente suspendida.
Lo mismo ocurre con un ciberataque: si la empresa carecía de controles elementales, respaldos o mecanismos de seguridad, la valoración jurídica puede ser distinta.
Para el contador, la regla práctica es sencilla: documentar primero y concluir después.
Las 4 fases del plan de continuidad para el contador
La intervención cambia dependiendo de si se trata del contador independiente, del contador interno de la empresa o del revisor fiscal. Sin embargo, el proceso puede organizarse en cuatro fases.
Fase 1: primeras 72 horas — preservar evidencia y estabilizar la operación
Las primeras horas son determinantes porque parte de la evidencia que demostrará posteriormente la pérdida puede desaparecer durante las labores de limpieza, reparación o reconstrucción.
Contador independiente
Debe ayudar al cliente a organizar la respuesta financiera y documental:
- preparar un inventario preliminar de activos afectados;
- revisar vencimientos tributarios próximos;
- verificar la existencia y alcance de pólizas;
- identificar documentos que deben conservarse;
- recomendar la elaboración de un acta interna del evento;
- establecer los soportes que probablemente requerirá la aseguradora.
Contador in-house
Tiene además una responsabilidad operativa:
- asegurar respaldos de la información contable;
- preservar documentos físicos recuperables;
- identificar activos e inventarios destruidos o dañados;
- realizar registros fotográficos y audiovisuales;
- obtener saldos contables anteriores al siniestro;
- determinar el efectivo inmediatamente disponible;
- preparar una proyección preliminar de caja.
Revisor fiscal
Debe evaluar el evento desde la perspectiva del control y de la auditoría:
- documentarlo en sus papeles de trabajo;
- evaluar la respuesta de la administración;
- determinar si afecta estados financieros ya preparados o en proceso de cierre;
- evaluar la suficiencia de la evidencia;
- identificar deficiencias relevantes de control interno.
Fase 2: primeras cuatro semanas — medir y registrar el impacto
Una vez controlada la emergencia inicial, el contador debe pasar de la evidencia preliminar a la cuantificación.
Las principales tareas son:
- realizar el inventario definitivo de bienes destruidos;
- determinar su importe en libros;
- distinguir pérdida total de deterioro parcial;
- reconstruir documentación contable faltante;
- reconocer obligaciones adicionales provocadas por el evento;
- determinar el derecho frente a la aseguradora cuando corresponda;
- revisar vencimientos tributarios;
- ajustar el presupuesto y el flujo de caja.
Fase 3: meses 2 y 3 — depuración fiscal y financiera
En esta etapa debe conciliarse lo ocurrido contablemente con sus consecuencias tributarias.
El contador deberá analizar, entre otros asuntos:
- deducibilidad de pérdidas bajo el artículo 148 del ET;
- tratamiento de la indemnización;
- daño emergente frente a lucro cesante;
- retenciones en la fuente;
- diferencias entre resultado contable y fiscal;
- efectos sobre la declaración de renta;
- información exógena;
- conciliación fiscal;
- viabilidad financiera del negocio.
Fase 4: recuperación y aprendizaje
Una vez superada la emergencia, el expediente no debería cerrarse simplemente porque la empresa volvió a operar.
Debe quedar documentado:
- qué falló;
- qué información se perdió;
- qué procesos pudieron recuperarse;
- qué coberturas resultaron insuficientes;
- qué activos deben reemplazarse;
- qué políticas necesitan modificarse;
- qué respaldos adicionales necesita la empresa;
- qué cambios deben incorporarse al plan de continuidad.
El objetivo es que el siguiente evento no encuentre a la organización en las mismas condiciones.
¿Cómo contabilizar un siniestro bajo NIIF para las Pymes?
Un siniestro puede afectar simultáneamente activos, pasivos, resultados, estimaciones y revelaciones.
No existe una única “cuenta del siniestro”. El tratamiento depende de la naturaleza del elemento afectado.
Baja de propiedades, planta y equipo — Sección 17
Si una máquina, vehículo, edificio, equipo u otro elemento de propiedades, planta y equipo queda totalmente destruido y deja de generar beneficios económicos para la entidad, corresponde evaluar su baja en cuentas.
El efecto habitual consiste en:
- retirar el costo del activo;
- retirar la depreciación acumulada;
- retirar cualquier deterioro previamente reconocido;
- reconocer en resultados la diferencia correspondiente.
Es preferible identificar el resultado como pérdida por siniestro y no utilizar “gasto extraordinario” como si se tratara de una categoría específica exigida por las NIIF.
Deterioro de activos — Sección 27
No todo activo afectado debe darse de baja.
Si continúa existiendo y puede utilizarse, pero perdió parte de su capacidad económica, debe evaluarse si existe deterioro.
La lógica es:
- destrucción total: puede generar una baja;
- afectación parcial: puede requerir una prueba de deterioro.
En inventarios, la Sección 27 establece reglas específicas para evaluar si el importe en libros es recuperable. Si el importe recuperable correspondiente resulta inferior, la pérdida debe reconocerse en resultados.
Provisiones y contingencias — Sección 21
El evento también puede originar obligaciones adicionales, por ejemplo:
- reclamaciones de terceros;
- costos de remediación;
- obligaciones derivadas de contratos;
- litigios;
- desmonte o retiro cuando exista obligación presente.
Para reconocer una provisión no basta con estimar que probablemente habrá gastos. Debe existir una obligación presente derivada de un evento pasado, resultar probable una salida de recursos y poder realizarse una estimación fiable.
Los desembolsos futuros que dependen únicamente de decisiones posteriores de la empresa no se convierten automáticamente en provisiones.
Hechos ocurridos después del período — Sección 32
Si el siniestro ocurre después del cierre contable pero antes de autorizar los estados financieros para su publicación, debe establecerse si constituye:
- un hecho que implica ajuste; o
- un hecho que no implica ajuste.
Un incendio ocurrido en enero que destruye una bodega que estaba en perfecto estado el 31 de diciembre normalmente refleja una condición surgida después del cierre.
En ese escenario no se modificarían los importes reconocidos al cierre únicamente por el incendio posterior, pero si el evento es material debe revelarse su naturaleza y una estimación de su efecto financiero cuando sea posible.
Esta situación también es relevante para el trabajo del revisor fiscal.
Asientos contables ilustrativos tras un siniestro
Los siguientes registros son referenciales. Los nombres y códigos de las cuentas dependen del catálogo establecido por cada entidad.
Las NIIF determinan reconocimiento, medición, presentación y revelación; no obligan a utilizar una numeración única de cuentas.
1. Baja de una propiedad, planta y equipo destruida
Débito: depreciación acumulada
Débito: pérdida por siniestro
Crédito: propiedades, planta y equipo
La pérdida corresponde, en términos generales, al importe en libros que deba retirarse, ajustado por cualquier importe recuperable asociado al activo cuando proceda.
2. Baja de inventarios destruidos
Débito: pérdida por siniestro en inventarios
Crédito: inventarios
El registro debe soportarse con información suficiente para establecer existencia, cantidad y costo de los bienes afectados.
3. Reconocimiento del derecho frente a la aseguradora
El reconocimiento contable de una cuenta por cobrar frente a la aseguradora debe evaluarse separadamente de la pérdida del activo.
Cuando proceda reconocer el derecho:
Débito: cuenta por cobrar a aseguradora
Crédito: ingreso por indemnización o recuperación
Para efectos tributarios, el papel de trabajo debe discriminar claramente cuánto corresponde a daño emergente y cuánto a lucro cesante, porque el tratamiento fiscal de ambos componentes es diferente.
4. Recaudo de la indemnización
Débito: bancos
Débito: retención en la fuente a favor, cuando corresponda
Crédito: cuenta por cobrar a aseguradora
El registro contable de la indemnización no determina por sí mismo su tratamiento tributario.
Caso práctico: incendio de una bodega
Supongamos que una sociedad comercial presenta un incendio en su bodega.
Antes del evento tenía:
- inventarios afectados por $180 millones;
- activos de propiedades, planta y equipo con costo histórico de $150 millones;
- depreciación acumulada de $55 millones;
- importe neto en libros de la PPyE de $95 millones.
La pérdida contable inicial sería:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Inventarios destruidos | $180.000.000 |
| PPyE retirada | $95.000.000 |
| Pérdida contable inicial | $275.000.000 |
Posteriormente, la aseguradora reconoce una indemnización de $250 millones, discriminada así:
| Componente | Importe |
| Daño emergente | $200.000.000 |
| Lucro cesante | $50.000.000 |
| Total indemnización | $250.000.000 |
Contablemente, antes de impuestos y sin considerar otros costos derivados del evento, el efecto simplificado sería:
- pérdida por activos e inventarios: -$275 millones;
- ingreso por indemnización: +$250 millones;
- efecto neto contable: -$25 millones.
Pero tributariamente no puede concluirse que esos $25 millones sean automáticamente la pérdida fiscal.
Debe analizarse separadamente:
- la deducibilidad de los activos perdidos;
- el tratamiento del daño emergente;
- el tratamiento del lucro cesante;
- las retenciones sufridas;
- las posibles recuperaciones de deducciones;
- los requisitos de reinversión aplicables.
Ese papel de trabajo es precisamente lo que evita trasladar mecánicamente el resultado contable a la declaración de renta.
¿Cómo se trata fiscalmente la pérdida por siniestro?
Para contribuyentes del régimen ordinario, el artículo 148 del Estatuto Tributario regula la deducción por pérdidas de activos utilizados en el negocio o actividad productora de renta ocurridas por fuerza mayor.
Sin embargo, la pérdida no debe llevarse automáticamente a la declaración.
El contador debe verificar:
- qué activo se perdió;
- si estaba vinculado a la actividad productora de renta;
- cuál era su costo fiscal;
- qué depreciaciones o deducciones se habían tomado;
- qué parte está cubierta por seguros;
- qué importe resulta efectivamente deducible;
- qué evidencia demuestra la ocurrencia y magnitud del siniestro.
La documentación es determinante.
Entre los soportes que pueden contribuir a demostrar el evento se encuentran:
- acta interna;
- fotografías y videos;
- informes técnicos;
- inventarios físicos;
- documentos de adquisición;
- registros contables;
- denuncia o reporte a autoridades cuando proceda;
- reclamación presentada a la aseguradora;
- informes de peritos;
- certificaciones de organismos de socorro cuando existan.
Para profundizar en este punto, debe analizarse separadamente la deducción de pérdidas por fuerza mayor del artículo 148 del ET, porque contiene reglas que exceden el alcance de este plan de continuidad.
¿Cómo se trata la indemnización recibida de la aseguradora?
Uno de los errores más frecuentes consiste en considerar toda indemnización como un único ingreso.
Fiscalmente deben distinguirse dos componentes.
Daño emergente
Corresponde a la compensación del daño patrimonial sufrido.
El artículo 45 del Estatuto Tributario establece el tratamiento de las indemnizaciones por seguro de daño en la parte correspondiente al daño emergente y condiciona su tratamiento fiscal al cumplimiento de los requisitos legalmente previstos, incluida la reinversión cuando corresponda.
Por eso no basta con recibir el dinero y clasificarlo contablemente.
El contador debería conservar trazabilidad sobre:
- valor reconocido por daño emergente;
- activos perdidos;
- importe reinvertido;
- fecha de reinversión;
- activos adquiridos;
- facturas, contratos y demás soportes.
Lucro cesante
El lucro cesante pretende compensar la renta que la empresa dejó de producir por efecto del evento.
Por esa razón su tratamiento tributario es diferente del daño emergente y, en principio, constituye un ingreso gravable.
La discriminación que haga la aseguradora entre ambos conceptos es especialmente importante para preparar la declaración y soportar el tratamiento aplicado.
Tratamiento según el régimen tributario
El efecto de un siniestro no es idéntico para todos los contribuyentes.
Régimen ordinario
En el régimen ordinario deben analizarse separadamente:
- deducción de pérdidas bajo el artículo 148 del ET;
- ingreso por daño emergente;
- lucro cesante;
- retenciones sufridas;
- diferencias entre base contable y fiscal;
- conciliación fiscal cuando corresponda.
La existencia de una pérdida contable no significa automáticamente que exista una deducción fiscal por el mismo importe.
Régimen SIMPLE
El SIMPLE se determina a partir de los ingresos brutos ordinarios y extraordinarios, por lo que las pérdidas y gastos contables no se restan de la base de la misma forma que en el régimen ordinario.
En consecuencia, una pérdida por destrucción de inventarios o PPyE puede afectar el resultado contable de la entidad, pero no reduce directamente la base del SIMPLE como una deducción.
Asimismo, deben distinguirse los ingresos que la legislación expresamente excluye de la base y aquellos que sí deben integrarla.
Por eso el daño emergente y el lucro cesante deben analizarse por separado también en este régimen.
Entidades sin ánimo de lucro del RTE
Una ESAL perteneciente al Régimen Tributario Especial debe documentar el efecto del siniestro sobre:
- sus activos;
- el beneficio neto o excedente;
- las asignaciones permanentes;
- la indemnización recibida;
- la destinación de los recursos.
Además, debe considerar la información dentro de sus obligaciones de actualización del Registro Web del Régimen Tributario Especial y, cuando corresponda por el nivel de ingresos, de la memoria económica.
No es técnicamente correcto denominar esta obligación “reporte anual de sostenibilidad”.
Personas naturales obligadas a llevar contabilidad
Para una persona natural, el análisis depende de la naturaleza del activo, de la actividad a la que estaba vinculado y de las reglas aplicables a su determinación del impuesto sobre la renta.
No es recomendable afirmar de manera general que toda pérdida debe llevarse automáticamente a una cédula específica.
El tratamiento debe definirse a partir de:
- actividad económica;
- activo afectado;
- costo fiscal;
- relación con la renta;
- indemnización recibida;
- demás reglas aplicables al caso.
¿Qué pasa con las obligaciones tributarias después de un siniestro?
Un siniestro no suspende automáticamente las obligaciones tributarias.
Esta regla debe quedar clara dentro del plan.
El contador debe elaborar inmediatamente un calendario con las obligaciones que vencen durante la emergencia.
Declaración de renta
Debe revisarse el calendario tributario aplicable al contribuyente y verificar si existe alguna medida especial expedida por el Gobierno o la DIAN.
La mera existencia de fuerza mayor no modifica automáticamente la fecha de vencimiento.
Retención en la fuente
La declaración de retención en la fuente debe revisarse con especial cuidado, tanto por sus vencimientos como por las consecuencias particulares asociadas a su presentación y pago.
Si la empresa perdió acceso temporal a su infraestructura, el contador debe documentar la situación y determinar qué herramientas alternativas tiene disponibles para cumplir.
IVA e impuesto nacional al consumo
También continúan sujetos al calendario vigente salvo que exista una disposición que establezca algo diferente para determinados contribuyentes o zonas afectadas.
Información exógena
No existe un “formato del siniestro”.
Lo que debe hacer el contador es identificar qué operaciones derivadas del evento son reportables bajo las reglas generales.
Por ejemplo:
- los pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas se reportan, cuando corresponda, en el Formato 1001;
- las retenciones en la fuente que le practicaron al contribuyente se reportan en el Formato 1003;
- los ingresos recibidos se reportan en el Formato 1007, cuando resulte aplicable.
Por tanto, no debe registrarse automáticamente la pérdida de un inventario en el Formato 1001 simplemente porque contablemente exista un gasto.
El Formato 1001 responde a pagos o abonos en cuenta reportables frente a terceros.
Para el año gravable 2025 y siguientes debe verificarse la Resolución Única DIAN 000227 de 2025 junto con las modificaciones que correspondan al período reportado. La DIAN mantiene separada la normativa aplicable para los años gravables 2025 y 2026.
Conciliación fiscal
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deben determinar si están obligados a elaborar y transmitir el reporte de conciliación fiscal correspondiente.
El siniestro puede originar diferencias importantes entre:
- pérdida contable;
- deducción fiscal;
- indemnización reconocida;
- tratamiento fiscal del daño emergente;
- lucro cesante.
Por eso el papel de trabajo de conciliación debe construirse desde el momento del evento y no al final del año.
RUT
Si el evento obliga a modificar información registrada en el RUT, como dirección o domicilio, debe revisarse el plazo legal para efectuar la actualización.
La destrucción física de un establecimiento no significa automáticamente que haya cambiado el domicilio fiscal: deben diferenciarse ambos conceptos.
¿Cómo debe manejarse la información financiera ante Supersociedades?
Si la sociedad está obligada o es requerida a reportar información financiera a la Superintendencia de Sociedades, el contador debe revisar las instrucciones correspondientes al período.
Para 2026, la Superintendencia utiliza el Sistema Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN—, junto con las herramientas previstas para la preparación y transmisión de la información.
Por tanto, no es recomendable mantener referencias al antiguo SIREM como sistema vigente.
Además, el siniestro deberá reflejarse en los estados financieros y sus notas cuando sea material y resulte relevante para comprender la situación de la entidad.
¿Cómo proyectar el flujo de caja después de un siniestro?
La pérdida contable puede ser importante, pero la amenaza inmediata para la supervivencia de la empresa suele estar en la caja.
El contador debería construir un flujo de emergencia con horizonte mínimo de 13 semanas o, al menos, 90 días.
1. Ingresos altamente probables
Incluye:
- cartera con posibilidad real de recaudo;
- ventas mínimas que puedan mantenerse;
- recursos disponibles;
- indemnizaciones cuya recuperación y fecha puedan estimarse razonablemente;
- aportes de socios efectivamente comprometidos.
2. Egresos prioritarios
Debe identificarse qué pagos son críticos:
- nómina;
- seguridad social;
- impuestos;
- servicios esenciales;
- proveedores indispensables;
- cuotas financieras;
- gastos mínimos para reiniciar operaciones.
3. Egresos aplazables
Por ejemplo:
- inversiones no esenciales;
- compras que no afecten la reactivación;
- gastos discrecionales;
- pagos susceptibles de renegociación.
Escenarios
No conviene afirmar que toda aseguradora paga dentro de un plazo fijo.
El contador puede construir, en cambio, escenarios de recaudo:
- escenario optimista;
- escenario base;
- escenario adverso.
Por ejemplo, simular la indemnización a 30, 60 o 90 días permite identificar con anticipación qué semana presentará déficit de efectivo la empresa.
¿Qué debe hacer el revisor fiscal frente a un siniestro?
Para el revisor fiscal, un siniestro relevante puede afectar mucho más que una cuenta contable.
Debe evaluar el evento desde al menos cuatro perspectivas.
1. Hechos posteriores
Si el siniestro ocurrió después del cierre, debe analizar su efecto conforme a las reglas contables aplicables y a la NIA 560 — Hechos posteriores.
Debe verificar:
- fecha del evento;
- fecha de cierre;
- fecha de autorización de los estados financieros;
- información revelada;
- efecto potencial sobre su informe.
2. Empresa en funcionamiento
Un incendio, desastre natural o ciberataque de gran magnitud puede generar incertidumbre sobre la capacidad de la empresa para continuar operando.
En ese caso debe considerarse la NIA 570 — Empresa en funcionamiento.
Entre otras variables, el revisor debe evaluar:
- liquidez;
- acceso a financiación;
- cobertura de seguros;
- capacidad de reconstrucción;
- pérdida de clientes;
- continuidad de proveedores;
- compromisos financieros;
- planes de la administración.
3. Opinión modificada
La NIA 705 resulta relevante cuando existen incorrecciones materiales o cuando el auditor no puede obtener evidencia suficiente y apropiada.
Dependiendo de las circunstancias, puede resultar procedente:
- opinión con salvedad;
- opinión adversa;
- abstención de opinión.
La clasificación depende de la naturaleza, materialidad y generalización de los efectos.
4. Párrafo de énfasis
Si el evento se encuentra adecuadamente presentado o revelado y resulta fundamental para que los usuarios comprendan los estados financieros, la NIA 706 puede hacer relevante la evaluación de un párrafo de énfasis.
Esto no significa que todo siniestro deba aparecer automáticamente en uno.
¿Cuál es la base legal de las comunicaciones del revisor fiscal?
Las funciones societarias específicas del revisor fiscal deben fundamentarse principalmente en el artículo 207 del Código de Comercio, entre ellas informar oportunamente determinadas irregularidades y velar porque se lleven regularmente la contabilidad y las actas y se conserven debidamente los comprobantes y demás documentos de la sociedad.
Por eso no es correcto atribuir estas funciones específicas a los numerales 4 y 5 del artículo 8 de la Ley 43 de 1990.
Las 4 fases del plan de continuidad del negocio post-siniestro
Fase 1 (0 a 72 horas): control de daños y comunicación
Las primeras 72 horas definen la trazabilidad del siniestro. Todo lo que se documente en este momento es lo que después sostiene la reclamación al seguro, la deducción tributaria y el reconocimiento contable.
- Verificar la seguridad de las personas antes que la de los bienes.
- Notificar a la aseguradora dentro del término de la póliza (usualmente 3 días hábiles).
- Poner denuncia ante la autoridad competente cuando el siniestro lo exija (robo, incendio, fenómeno natural con daños masivos).
- Registrar en video y fotografías el estado de los activos afectados antes de mover nada.
- Levantar un acta interna firmada por al menos dos representantes de la empresa que describa el evento, hora, lugar y activos comprometidos.
- Comunicar la situación a los clientes clave y a los proveedores estratégicos para gestionar expectativas.
Fase 2 (semana 1 a 4): estabilización contable y operativa
Con las personas a salvo y la reclamación abierta, el contador entra a estabilizar. El objetivo de esta fase es que la operación mínima viable siga funcionando y que la contabilidad no pierda continuidad.
- Reconstruir los soportes contables afectados según el procedimiento descrito en nuestra guía sobre reconstrucción de la contabilidad tras pérdida de libros y soportes.
- Registrar la baja de activos e inventarios destruidos siguiendo el paso a paso de baja de activos e inventarios por siniestro bajo NIIF.
- Solicitar los aplazamientos vigentes ante la DIAN si el domicilio fiscal está en una zona afectada, revisando la suspensión de términos de la DIAN por sismo.
- Actualizar la nómina para reflejar suspensiones o modificaciones del contrato de trabajo cuando el siniestro impida la prestación del servicio.
- Contactar al banco para reestructurar cuotas, líneas de crédito y sobregiros.
- Evaluar si la póliza de lucro cesante cubre el período de paralización y estimar el valor a reclamar.
Fase 3 (mes 2 a mes 3): recuperación y ajuste fiscal
Superada la emergencia, la fase de recuperación se enfoca en dejar todo listo para el cierre contable y para la declaración de renta del período.
- Cuantificar la deducción por pérdida de activos aplicando el artículo 148 del ET y reunir los soportes exigidos por la DIAN.
- Reconocer contablemente la indemnización de la aseguradora, distinguiendo el tratamiento tributario del daño emergente y del lucro cesante.
- Verificar el requisito de reinversión del artículo 45 del ET para conservar el tratamiento de ingreso no constitutivo de renta.
- Actualizar el patrimonio de la empresa reflejando los activos dados de baja y los adquiridos con la indemnización.
- Revisar si la interrupción afecta el cumplimiento de otras obligaciones fiscales: información exógena, medios magnéticos, retención en la fuente.
- Actualizar las provisiones y estimaciones contables afectadas por el siniestro conforme a la NIIF para las PYMES.
Fase 4 (largo plazo): resiliencia y aprendizaje
Cuando el negocio vuelve a operar en régimen normal, empieza la fase que más pymes ignoran: convertir el siniestro en una mejora estructural del plan de continuidad.
- Migrar la contabilidad a la nube si aún no lo está, para que ningún soporte crítico dependa de un servidor físico.
- Revisar la póliza y ajustar sumas aseguradas, coberturas de lucro cesante y deducibles con base en la experiencia real del siniestro.
- Documentar el aprendizaje: qué falló, qué funcionó y qué cambiaría el gerente si el evento se repite.
- Formalizar el plan de continuidad como un documento vivo, revisado al menos una vez al año.
- Capacitar al equipo administrativo en el uso del protocolo.
Checklist del contador durante las primeras 72 horas
Un siniestro es precisamente el momento en el que más fácil es olvidar una actuación esencial. Este checklist ayuda a ordenar la respuesta inicial antes de entrar a los análisis contables y tributarios de fondo.
- Registrar fecha, hora, ubicación y naturaleza del evento.
- Elaborar acta interna.
- Tomar fotografías y videos antes de remover bienes cuando sea seguro hacerlo.
- Preservar respaldos contables.
- Descargar auxiliares, balances y reportes previos al evento.
- Identificar activos e inventarios afectados.
- Separar bienes totalmente destruidos de bienes parcialmente afectados.
- Revisar las condiciones y términos de la póliza.
- Informar oportunamente a la aseguradora según el contrato.
- Identificar autoridades a las que deba reportarse el evento.
- Determinar el efectivo disponible.
- Elaborar flujo de caja de emergencia.
- Revisar impuestos con vencimiento durante los siguientes 30 días.
- Identificar obligaciones laborales y de seguridad social.
- Preservar comunicaciones con clientes y proveedores.
- Abrir un expediente único del siniestro.
- Documentar las decisiones contables adoptadas.
- Crear un papel de trabajo separado para efectos tributarios.
- Evaluar el efecto sobre empresa en funcionamiento.
- Definir responsables y fechas para cada acción.
Errores frecuentes al gestionar un siniestro desde contabilidad
La presión por restablecer rápidamente la operación puede llevar a decisiones que después son difíciles de soportar frente a la DIAN, al auditor o a la aseguradora. Estos son algunos de los errores que conviene evitar.
Dar de baja activos sin evidencia
Si la empresa desecha inmediatamente los bienes destruidos sin documentarlos, después puede resultar complejo demostrar la existencia y cuantía de la pérdida.
Reconocer la indemnización como si fuera igual a la pérdida
Son hechos diferentes. La baja del activo se determina bajo las reglas contables aplicables al activo. El derecho frente a la aseguradora se analiza separadamente.
Tratar toda la indemnización igual fiscalmente
Daño emergente y lucro cesante deben separarse.
Suponer que la fuerza mayor suspende impuestos
No ocurre automáticamente.
Confundir pérdida contable con pérdida fiscal
La contabilidad determina el efecto económico; la norma tributaria establece si ese importe es aceptado fiscalmente y bajo qué condiciones.
Reportar la pérdida automáticamente en exógena como un pago
La pérdida contable por destrucción de un activo no necesariamente corresponde a un pago o abono en cuenta reportable en el Formato 1001.
Esperar hasta la declaración de renta para organizar soportes
La documentación debería construirse desde el momento del siniestro.
Tip Alegra: la continuidad también depende de dónde está la información
Un plan de continuidad no sirve de mucho si los libros, comprobantes y reportes solamente pueden consultarse desde el equipo que quedó dentro de la oficina afectada.
Trabajar con información contable respaldada en la nube facilita que el contador pueda continuar revisando movimientos, cartera, saldos, reportes y documentos desde otra ubicación mientras la empresa recupera su operación.
En situaciones de emergencia, tener la información disponible y trazable reduce el tiempo dedicado a reconstruir registros y permite concentrarse en las decisiones financieras y tributarias que requiere el negocio.
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La continuidad del negocio también comienza por proteger la información financiera.
Con Alegra Contabilidad puedes gestionar la información contable de tu empresa desde la nube, consultar reportes y mantener trazabilidad de las operaciones desde distintos dispositivos.
Así, ante una interrupción operativa, tu equipo contable puede conservar acceso a información clave para evaluar la situación financiera y continuar trabajando.
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Preguntas frecuentes sobre el plan de continuidad del negocio
Un siniestro puede generar dudas contables, tributarias y de auditoría al mismo tiempo. Estas respuestas resumen algunos de los criterios más importantes para que el contador identifique rápidamente qué debe revisar.
¿Todas las empresas deben tener un plan de continuidad del negocio en Colombia?
No. El artículo 42 de la Ley 1523 de 2012 tiene un ámbito de aplicación específico para determinadas entidades y actividades capaces de generar riesgo de desastre, además de las que determine la autoridad competente. Esto no equivale a una obligación general de BCP para todas las pymes.
¿Un terremoto o incendio suspende automáticamente las obligaciones ante la DIAN?
No. El evento por sí solo no modifica los vencimientos tributarios. Debe verificarse si existe una norma general aplicable al contribuyente o analizarse jurídicamente la situación particular.
¿Un activo parcialmente afectado debe darse de baja?
No necesariamente. Si continúa generando beneficios económicos puede ser necesario evaluar su deterioro en lugar de retirarlo completamente.
¿La pérdida contable equivale a la deducción fiscal?
No. El reconocimiento contable y la deducibilidad tributaria siguen reglas diferentes. Para la pérdida fiscal deben verificarse especialmente los requisitos del artículo 148 del Estatuto Tributario.
¿La indemnización de la aseguradora es siempre renta gravable?
No. Debe distinguirse entre daño emergente y lucro cesante. El artículo 45 del ET establece el tratamiento particular de las indemnizaciones por seguro de daño en la parte correspondiente al daño emergente.
¿La pérdida por siniestro puede descontarse de la base del SIMPLE?
No como una deducción ordinaria. El SIMPLE se determina sobre ingresos brutos ordinarios y extraordinarios conforme a sus reglas particulares, por lo que los gastos y pérdidas contables no se descuentan como ocurre en el régimen ordinario.
¿Qué formato de información exógena contiene las retenciones que le practicaron a la empresa?
El Formato 1003 reporta las retenciones en la fuente que le practicaron al contribuyente. El Formato 1004 corresponde a descuentos tributarios, por lo que no debe utilizarse para reportar estas retenciones.
¿La pérdida de inventarios debe reportarse automáticamente en el Formato 1001?
No. La destrucción contable del inventario no equivale por sí sola a un pago o abono en cuenta realizado a un tercero. Debe analizarse qué operaciones relacionadas con el siniestro sí generan información reportable.
¿Qué debe revisar el revisor fiscal cuando el siniestro amenaza la supervivencia de la empresa?
Además del reconocimiento contable y las revelaciones, debe evaluar la hipótesis de empresa en funcionamiento, la suficiencia de la evidencia, los hechos posteriores y el posible efecto sobre su opinión.
¿Cada cuánto debería actualizarse un plan de continuidad?
La frecuencia depende del tamaño y nivel de riesgo de la organización. Como buena práctica, debe revisarse periódicamente y siempre que exista un cambio relevante en procesos críticos, infraestructura, tecnología, proveedores o riesgos. Un evento real también debería producir una revisión posterior del plan.
Fuentes oficiales
- Ley 1523 de 2012 — Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres
- Decreto 2157 de 2017 — Directrices generales para el plan de gestión del riesgo
- Artículo 45 del Estatuto Tributario — Secretaría del Senado
- Artículo 148 del Estatuto Tributario — Secretaría del Senado
- Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016
Los eventos recientes en Colombia dejaron a muchos contadores gestionando la continuidad operativa de sus clientes en tiempo real. ¿Qué fase del plan te resulta más difícil de implementar con las pymes que asesoras? Cuéntanos en los comentarios y ampliamos el análisis con casos prácticos en próximas entregas.
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
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