¿Deben incluirse los pagos a aprendices en la nómina electrónica?

Con la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025 se ha generado decisiones sobre la inclusión de los pagos a aprendices en la nómina electrónica. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través del Concepto 014600 int 1751 de octubre 21 de 2025 aclaró varias cosas.

• ¿Los pagos a aprendices deben incluirse en la nómina electrónica? Sí, luego de la entrada en vigor de la Ley 2466 de 2025.
• ¿Por qué deben incluirse los pagos a aprendices en la nómina electrónica? Porque con la aplicación de la Ley 2466 de 2025, los pagos que les realiza la empresa patrocinadora ya no son simples apoyos de sostenimiento, sino que se consideran pagos laborales con implicaciones tributarias.

En otras palabras, si no estás incluyendo esos pagos en la nómina electrónica, podrías estar perdiendo la deducibilidad de esos gastos en la declaración de renta de la empresa. A continuación, te explicamos todo lo que debes saber para no quedarte atrás y cumplir con esta obligación, evitando sanciones y aprovechando beneficios tributarios.

¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025 en el contrato de aprendizaje?

La Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) marcó un antes y un después en la figura del contrato de aprendizaje. Antes, un aprendiz recibía un apoyo de sostenimiento y no existía una relación laboral real; legalmente no era considerado empleado y su apoyo no se trataba como salario. 

Ahora, a partir del 25 de junio de 2025, el contrato de aprendizaje se redefine como un contrato laboral especial a término fijo, con todos los componentes de una relación laboral: afiliación a seguridad social, prestaciones sociales y un salario mínimo porcentual dependiendo de la etapa formativa (75 % o 100 % de un salario mínimo).

Tip Alegra:  En otras palabras, el apoyo de sostenimiento se convirtió en salario y el aprendiz adquiere la calidad de trabajador en términos laborales.

Esta “nueva naturaleza laboral” implica que los pagos al aprendiz se consideran pagos laborales comunes. La empresa patrocinadora ahora actúa formalmente como empleador, con deberes equivalentes a los de cualquier empleador para garantizar la formación del aprendiz. 

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 ¿Debes emitir nómina electrónica por los pagos a aprendices?

Sí. A través del Concepto 014600 int 1751 de octubre 21 de 2025, la Dian aclaró que al reconocerse el contrato de aprendizaje como una relación laboral, los pagos al aprendiz se entienden jurídicamente como salario y, por lo tanto, deben reportarse mediante nómina electrónica, igual que cualquier otro pago laboral. La Dian  exige a los empleadores generar el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE) por todos los pagos derivados de relaciones laborales, condición necesaria para soportar esos gastos como deducciones en renta.

Tip Alegra: Si tu empresa o la empresa que asesoras paga a aprendices y quieres deducir ese gasto de nómina en la declaración de renta, deberás haber emitido y enviado la nómina electrónica de esos pagos a la Dian. De lo contrario, el gasto podría ser rechazado fiscalmente.

¿Desde cuándo es obligatorio incluir los pagos a aprendices en la nómina electrónica?

La obligación inició a partir de la entrada en vigencia de la Ley 2466, es decir, desde el 25 de junio de 2025. Los pagos o abonos en cuenta a aprendices realizados antes de esa fecha se regían por la normativa anterior (no eran considerados salario) y, por tanto, no requerían DSNE. Sin embargo, todo pago a aprendices efectuado desde el 25 de junio de 2025 en adelante debe incluirse en la nómina electrónica correspondiente.

En la práctica, esto significó que desde julio de 2025 (fecha de reporte del pago de junio) los empleadores tuvieron que empezar a generar el documento soporte por los aprendices. 

¿Qué pasa si no reportas los pagos de aprendices en la nómina electrónica?

No reportar los pagos de aprendices en la nómina electrónica puede propiciar la pérdida de deducibilidad. El artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET) exige que, para deducir salarios en el impuesto de renta, estos estén soportados con el documento de nómina electrónica. Si tu empresa omite generar el DSNE de los aprendices, esos pagos no cumplirán los requisitos formales de deducción. En términos tributarios serían gastos no deducibles, generando una mayor carga impositiva (pagas más impuestos por no poder restar ese costo). 

Te puede interesar nuestro editorial: Transmisión extemporánea de la nómina electrónica: ¿Genera sanción?

Tip Alegra: En resumen, no emitir la nómina electrónica de aprendices te hace perder dinero en impuestos y te deja mal parado ante las autoridades. ¡No vale la pena correr ese riesgo! Es mejor cumplir desde el principio y asegurar la deducción del gasto.

¿La cuota de aprendizaje monetizada debe reportarse en la nómina electrónica?

No. La doctrina emitida por la Dian aclaró que la cuota de aprendizaje monetizada puede seguir deduciéndose del impuesto sobre la renta siempre que cumpla ciertos requisitos: causalidad, necesidad y proporcionalidad según lo exige el artículo 107 del ET sin requerirse la emisión del documento soporte de nómina electrónica.

¿Cómo emitir el Documento Soporte de Nómina Electrónica para aprendices?

Emitir el DSNE para aprendices no es muy diferente a hacerlo para cualquier empleado, con algunos detalles a tener en cuenta por su condición especial, respecto a los pagos que deben realizarse. Te compartimos nuestro editorial: ¿Cuánto se paga en un contrato de aprendizaje con la nueva reforma laboral?

¿Cómo te ayuda Alegra a cumplir con la nómina electrónica?

Implementar estos cambios puede sonar complejo, pero aquí es donde Alegra Nómina te facilita la vida. Alegra es un software en la nube autorizado por la Dian para la emisión de nómina electrónica lo que te garantiza que el DSNE de tus aprendices cumplirá con todos los requisitos legales y técnicos.

Con Alegra Nómina, enviar el DSNE de tus aprendices es tan sencillo como el de cualquier empleado, y te concentras en lo importante: asesorar a tu empresa en lugar de lidiar con trámites.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Congreso de la República. (2025). Ley 2466 de junio 25 de 2025, publicada en el Diario Oficial No. 53160 de la misma fecha.
• Dian. (2025). Concepto 014600 int 1751 de octubre 21 de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 

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