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Optimización de la facturación electrónica ante los cambios que vendrán en 2025

La facturación electrónica en Colombia así como los procesos de auditoría fiscal en dicha materia enfrentarán posibles cambios, como la incorporación de nuevos documentos electrónicos y sellos de “incumplimiento” visibles en los comercios. 

¡Conoce los desafíos que vienen y cómo optimizar tus procesos de facturación electrónica en 2025!

Equipo Siempre Al Díа

Actualizado el: 13 Feb 2025

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8 min de lectura

Optimización de la facturación electrónica

La optimización de la facturación electrónica en 2025, es un tema crucial que todo contador y empresario debe tener en el radar; pues aunado a todas las disposiciones contenidas en la Resolución 000165 de 2023 y sus modificaciones; se prevé que la Dian implemente en los próximos meses una serie de medidas que reforzarán el cumplimiento de la normativa de facturación electrónica en Colombia. 

Posibles actualizaciones en el sistema de facturación electrónica y las auditorías fiscales

Estas posibles actualizaciones, basadas en tendencias y avances tecnológicos, buscan optimizar la transparencia fiscal y reducir los niveles de incumplimiento.

Entre los cambios más relevantes se anticipan:

  • Un servicio para consultar la información de contactos de emisión, basado en registros de facturación.
  • La incorporación de nuevos documentos electrónicos obligatorios, como certificados de retención, remisiones electrónicas para el movimiento de mercancías y certificados de exportación.
  • Procesos sancionatorios para más de 600 mil obligados que no están cumpliendo con la facturación electrónica.
  • La introducción de sellos de «cumplimiento» e «incumplimiento», visibles para los consumidores en los establecimientos comerciales.

Ante este panorama, contar con un software robusto como Alegra es crucial para que los contadores puedan garantizar que sus clientes cumplan con las normativas y estén preparados para estos posibles cambios.

Facturación electrónica con Alegra

¿Cómo Alegra te ayuda a anticiparte a estos cambios?

1. Cumplimiento garantizado con nuevos documentos electrónicos

Alegra participará en la mesa de ayuda de la Dian para el  desarrollo inicial de los nuevos documentos electrónicos cuya implementación se prevé en el nuevo año; siendo así un software que ofrecerá estas soluciones, asegurando que estés preparado desde el primer día.

2. Funcionalidades que te permiten optimizar tus procesos de facturación

Alegra se mantiene en constante evolución para adaptarse a las disposiciones de la Dian, ofreciendo mejoras continuas en el sistema de facturación electrónica:

Aplicación del scrapping para la validación de datos de terceros

Una de las funcionalidades más destacadas es la validación automática de datos de terceros, que utiliza técnicas avanzadas como el scraping.

Esta herramienta permite verificar la información de los clientes directamente con los registros de la Dian antes de emitir una factura electrónica, asegurando la precisión de los datos. Al ingresar el NIT o la cédula de un cliente en Alegra, el sistema extrae y valida información clave, como:

  • Estado del RUT.
  • Clasificación del cliente, identificando si se trata de un proveedor ficticio u otra categoría relevante.
  • Detalles adicionales importantes para el cumplimiento fiscal.

Te puede interesar nuestro editorial: Datos para emitir una factura electrónica y cómo el scraping simplifica su validación

Tip Alegra: Con esta funcionalidad, los contadores pueden garantizar la confiabilidad de los datos en cada operación, evitar errores comunes y proteger a sus clientes de posibles sanciones o contratiempos relacionados con información incorrecta. 

Buzón electrónico para recepción de documentos

Alegra cuenta con un buzón electrónico en el que puedes recibir tus documentos, además de generar el acuse de recibido, confirmar la recepción del bien o del servicio, aceptar o rechazar los documentos electrónicos ante la Dian y convertir tus archivos XML en facturas de proveedor solo con un clic, para que así no tengas problemas con la aplicación de tus beneficios tributarios.

Recuerda que para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, es obligatorio que el adquirente envíe los siguientes mensajes electrónicos al emisor respecto de las facturas electrónicas a crédito:

  • Confirmación del recibo de la factura electrónica.
  • Confirmación del recibo de los bienes o servicios adquiridos.

En nuestro editorial Eventos de la factura electrónica a crédito y su importancia en la aceptación de costos, deducciones e impuestos descontables, podrás conocer la aclaración de la Dian frente a los eventos de la factura electrónica.

Registro de ingresos para terceros fácilmente

Los contratos de mandato no son un problema si tienes Alegra, pues cuenta con una funcionalidad que permite facturar y contabilizar las operaciones realizadas en cualquier operación de ingresos para terceros, asegurando que los ingresos sean contabilizados como pasivos cuando corresponda. Esto facilita el cumplimiento de tus obligaciones contables y fiscales y asegura una correcta gestión financiera.

Te puede interesar nuestro editorial: Tratamiento fiscal de los ingresos recibidos para terceros en el contrato de mandato.

Gestión de facturación, notas débito y crédito desde cualquier lugar

Con Alegra puedes gestionar estos documentos directamente desde tu celular,  brindándote una experiencia fluida y sencilla.

3. Prevención de sanciones

Los cierres temporales de establecimientos y las multas impuestas por la Dian son realidades que afectan directamente la continuidad operativa de las empresas. Entre las principales irregularidades detectadas en las visitas están:

  • Anulación de transacciones a consumidor final.
  • No se está preguntando al comprador si requiere factura y se está facturando por defecto con consumidor final.
  • Selección de efectivo como medio de pago por defecto, lo cual ha afectado los reportes generados por la Dian para la aplicación de la deducción del 1 % por compras soportadas con factura electrónica.
  • Se difiere la generación y/o transmisión de la factura.
  • No se están facturando todas las transacciones.
  • Se están solicitando datos innecesarios para la emisión de la factura electrónica.

Con el respaldo de Alegra, los contadores pueden proteger a sus clientes de los procesos sancionatorios que se avecinan para los más de 600 mil obligados que no cumplen con la facturación electrónica. Alegra te ofrece herramientas para identificar posibles incumplimientos, como errores en facturas o la falta de emisión de documentos obligatorios. Esto permite anticiparse a las visitas de la Dian y proteger a los negocios de sanciones y etiquetas de «incumplimiento».

Tip Alegra: El posible sello de «cumplimiento» o «incumplimiento» que se colocará en los comercios representa una sanción no solo económica, sino también social, afectando directamente la reputación de los negocios. 

4. Gestión centralizada y almacenamiento en la nube

Alegra facilita la emisión y el almacenamiento seguro de todos los documentos electrónicos, permitiendo un acceso rápido y cumpliendo con las exigencias de la Dian para auditorías o procesos sancionatorios. 

El software te brinda reportes detallados, y un equipo de soporte especializado que  ayudará a resolver cualquier inquietud relacionada con la optimización de tus procesos de facturación a través de las funcionalidades que ofrece.

5. Opciones alternas a la factura electrónica como la emisión del documento POS electrónico

Con Alegra, generar documentos equivalentes POS es más sencillo que nunca. Esta herramienta permite emitir documentos electrónicos en las ventas realizadas a clientes que no requieren factura electrónica. El POS electrónico facilita la creación de documentos equivalentes, organizados y listos para su entrega inmediata, optimizando la gestión comercial y administrativa del negocio. 

Tip Alegra: Esta funcionalidad es ideal para empresas que necesitan registrar ventas de manera ágil, manteniendo el cumplimiento de la normativa fiscal y ofreciendo a sus clientes un soporte válido para sus transacciones. 

¡Mejor con Alegra! Prepárate para los nuevos desafíos de la contabilidad y la facturación electrónica en Colombia

Durante 2024, Alegra fortaleció su enfoque en la contabilidad inteligente con innovaciones clave para optimizar el trabajo de los contadores colombianos. Entre estas funcionalidades destacan: el registro de ingresos para terceros en contratos de mandato, el calendario tributario integrado a la sección contador, la sincronización automática de datos con la Dian, la gestión de reportes de información exógena y retención en la fuente, y el conciliador fiscal. 

Estas herramientas no solo simplifican procesos y aseguran el cumplimiento normativo, sino que también posicionan al contador como un aliado estratégico, garantizando eficiencia, precisión y calidad en la gestión contable y fiscal. Con Alegra, los contadores y sus clientes siempre estarán un paso adelante.

¡Haz el cambio hoy mismo,  pásate a Alegra y disfruta de todos los beneficios!

Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋

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