¿Quiénes están obligados a transmitir nómina electrónica en Colombia?

Están obligados a transmitir el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica –DSNE– los contribuyentes del impuesto de renta que realicen pagos derivados de una relación laboral, legal y reglamentaria, o a pensionados a su cargo, cuando requieran soportar costos y deducciones en renta o IVA descontable.

Tres condiciones que deben cumplirse simultáneamente. Aquí quiénes sí, quiénes no y los casos especiales que más generan confusión.

• ¿Quiénes están obligados? Los contribuyentes del impuesto de renta que paguen nómina o pensiones directas y requieran soportar esas erogaciones como costos o deducciones, según el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021.
• ¿Quiénes NO están obligados? Las entidades no contribuyentes de renta (artículos 22 y 23 ET), los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación, y quienes no requieran soportar costos o deducciones de nómina en su declaración.
• ¿Desde cuándo aplica para los aprendices? Desde el 25 de junio de 2025, fecha en que la Ley 2466 convirtió el contrato de aprendizaje en contrato laboral especial.

Tip Alegra: La pregunta «¿debo generar nómina electrónica?» tiene una respuesta que depende de tres condiciones simultáneas, no de una sola. Muchos contadores aplican la obligación de forma automática a todo empleador, cuando en realidad hay casos importantes en que no aplica. Y en sentido contrario, hay situaciones que sí la generan y que pasan inadvertidas: pensiones convencionales, pagos judiciales a exempleados, aprendices desde junio de 2025.

¿Cuál es la regla general del artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021?

El artículo 4 de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 —compilado como artículo 1.5.3.2.3 en la Resolución 227 de 2025— establece que están obligados a generar y transmitir el DSNE:

1. Contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios (primera condición).
2. Que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, o por pagos a pensionados a cargo del empleador (segunda condición).
3. Que requieran soportar los costos y deducciones en renta o impuestos descontables en IVA, cuando aplique (tercera condición).

Las tres condiciones deben cumplirse simultáneamente. Si falta cualquiera de ellas, no nace la obligación.

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¿Qué significa ser «contribuyente del impuesto de renta»?

Este requisito excluye a las entidades que la ley declara expresamente como no contribuyentes del impuesto de renta. Los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario listan estas entidades: la Nación, los departamentos, los municipios, las entidades de derecho público no contribuyentes, los sindicatos, las asociaciones gremiales, los fondos de empleados, entre otras.

La DIAN lo confirmó en el Oficio 906182 de 2021: una entidad pública no contribuyente de renta, como la Secretaría de Educación Distrital, no está obligada al DSNE aunque tenga trabajadores a su cargo, porque no cumple la primera condición.

Tabla de obligados y no obligados: los 9 casos que debes conocer

¿Qué pasa si el empleador está en el Régimen Simple?

Los contribuyentes del Régimen Simple de Tributación —SIMPLE— no están obligados al DSNE. El Régimen Simple es un sistema de tributación sustitutivo del impuesto de renta ordinario: al optar por él, el contribuyente sale del régimen ordinario de renta y, por lo tanto, no cumple la primera condición del artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021.

Tip Alegra: si tienes un cliente que acaba de acogerse al SIMPLE y tenía nómina electrónica activa, debe suspender la transmisión del DSNE a partir del mes en que queda inscrito en el SIMPLE. Continuar transmitiendolo no genera ninguna obligación adicional, pero tampoco es necesario para soportar costos en ese régimen.

¿Qué significa que el empleador «requiera soportar costos y deducciones»?

Esta tercera condición es la que más se pasa por alto. La obligación de DSNE no nace por el simple hecho de pagar nómina: nace cuando el empleador necesita usar esos pagos como soporte de costos y deducciones en su declaración de renta o como impuestos descontables en IVA.

En la práctica, todo contribuyente de renta que pague salarios quiere deducirlos en renta, por lo que la tercera condición se cumple casi siempre. Pero hay excepciones: si por alguna razón el empleador decide no deducir esos gastos de nómina —lo que sería inusual pero posible—, la obligación de DSNE técnicamente no nacería para esos pagos. En la práctica se recomienda siempre generar el DSNE para no dejar costos sin soporte.

¿El sector público está obligado a transmitir nómina electrónica?

Depende. El sector público no es homogéneo en su tratamiento tributario:

• Entidades públicas no contribuyentes de renta (artículos 22 y 23 del ET): no están obligadas al DSNE. El Oficio 906182 de 2021 lo confirmó expresamente para la Secretaría de Educación Distrital.
• Empresas industriales y comerciales del Estado o sociedades de economía mixta que sí son contribuyentes del impuesto de renta: están obligadas al DSNE si cumplen las tres condiciones del artículo 4.

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¿Cómo puede Alegra Nómina ayudarte a gestionar la obligación de tus clientes?

Con Alegra Nómina, software habilitado por la DIAN, puedes generar y transmitir el DSNE de todos los beneficiarios de tus clientes —trabajadores activos, pensionados y aprendices— desde un único panel. Desde Alegra para contadores puedes identificar qué clientes están obligados, verificar el historial de transmisiones y actuar antes de que una omisión afecte su declaración de renta.

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Preguntas frecuentes sobre quiénes están obligados a transmitir nómina electrónica

¿Una cooperativa de trabajo asociado debe transmitir DSNE?

Depende de su naturaleza jurídica y tributaria. Si la cooperativa es contribuyente del impuesto de renta y realiza pagos derivados de una relación laboral, sí está obligada. Sin embargo, en muchas cooperativas de trabajo asociado los «compensaciones» no se derivan de una relación laboral sino de un vínculo asociativo, lo que podría excluir esos pagos del DSNE. Este es un caso que requiere análisis caso por caso con fundamento en el tipo de vínculo.

¿Si solo tengo un trabajador estoy obligado al DSNE?

Sí, si cumples las tres condiciones del artículo 4. La norma no establece un número mínimo de trabajadores: la obligación depende de la naturaleza del empleador, del vínculo laboral y de la necesidad de soportar costos en renta, no del tamaño de la nómina.

¿Una empresa con trabajadores en el SIMPLE y trabajadores en el régimen ordinario debe transmitir DSNE?

El Régimen SIMPLE aplica al contribuyente como un todo, no por trabajadores individuales. Si la empresa está inscrita en el SIMPLE, sale del régimen ordinario de renta para todos sus ingresos y, por lo tanto, no estaría obligada al DSNE. Si tiene dudas sobre cómo afecta el SIMPLE a las obligaciones de nómina electrónica de sus clientes, consulta el Concepto Unificado DIAN 106 de 2022.

Fuentes

• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2021, 11 de febrero). Resolución 000013. DIAN
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2021, 23 de julio). Oficio 906182 [Interno 1060]
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2025). Concepto 017232.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2025). Concepto 010449
• Congreso de la República de Colombia. (2025). Ley 2466 de 2025.

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