Obligaciones tributarias al crear empresa en Colombia: Guía 2026 para formalizar a tus clientes

Conocer cuáles son las obligaciones tributarias al crear empresa en Colombia es fundamental para los profesionales contables. Te acaba de llamar ese cliente nuevo, o quizás un emprendedor referido. Tiene el entusiasmo por las nubes, una idea de negocio que jura será el próximo «unicornio» colombiano y, como siempre, la urgencia de empezar a facturar. Te pide que te encargues de «los papeles» y asume que, con un par de clics, la empresa estará lista para operar.

Tú y yo sabemos la verdad, y es una verdad que a menudo pesa: iniciar operaciones en Colombia en pleno 2025 o 2026 no es un trámite administrativo; es una operación de alto riesgo fiscal.

• ¿Es obligatorio facturar electrónicamente si la empresa es nueva y pequeña? Sí, en la inmensa mayoría de los casos. 
• ¿Es recomendable un software automatizado para una empresa que inicia actividades? Sí, este tipo de herramientas ayuda a cumplir con las obligaciones tributarias en tiempo y forma, reduce errores humanos, facilita la emisión de facturas electrónicas y mejora el control financiero y operativo.

¡En este artículo vamos a detallar todo lo que debes tener en cuenta! 

1. ¿Qué se debe tener en cuenta al inscribir a una empresa nueva en el RUT?

Todo empieza con el Registro Único Tributario (RUT). Parece el paso más básico, pero las estadísticas de la Dian sugieren que aquí es donde cometen el primer error fatal, un gran porcentaje de las nuevas empresas.

La digitalización del registro

La Dian ha optimizado sus sistemas permitiendo la inscripción en línea en tiempos menos largos que en tiempos anteriores. 

Sin embargo, la velocidad no debe sacrificar la precisión.

• El peligro de los códigos CIIU: no elijas el código «que más se parezca». Si tu cliente va a prestar servicios digitales, exportar software o crear un hotel, una mala clasificación en el RUT bloqueará la facturación electrónica más adelante o lo excluirá de beneficios tributarios específicos como rentas exentas o tarifas diferenciales.
• Responsabilidades 05 y 07: asegúrate de marcar correctamente las responsabilidades de IVA e Impuesto Nacional al Consumo (INC) desde el día uno. Corregir esto retroactivamente implica sanciones por extemporaneidad en declaraciones no presentadas.

El Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB)

Ojo con esto, porque es la «sanción silenciosa». Muchos contadores olvidan que, tras constituir la empresa, tienen plazos estrictos para reportar a los beneficiarios finales en el RUB.

Los plazos de actualización son trimestrales (1 de febrero, mayo, agosto, noviembre) para reportar novedades. Ignorar el RUB o reportarlo con errores conlleva sanciones desproporcionadas: multas económicas e incluso el cierre del establecimiento según el artículo 20 de la Resolución 000164 de 2021, que remite a las sanciones del artículo 658-3 del Estatuto Tributario (ET).

2. ¿Es obligatorio facturar electrónicamente si la empresa es nueva y pequeña?

Si tu cliente te dice «déjame empezar con papel mientras nos organizamos» o «usemos un talonario de contingencia por si acaso», tu deber ético y profesional es decir NO rotundamente.

En el ecosistema fiscal, la facturación electrónica no es una opción; es un requisito de existencia. La tolerancia de la Dian es cero, y la masificación del sistema es total.

Te puede interesar nuestro editorial: ¿Cuáles son las personas naturales obligadas a facturar electrónicamente?

La sanción de clausura (El terror del artículo 657 del ET)

Debes ser honesto con tu cliente: si la Dian visita el local y encuentra que no están facturando electrónicamente, o que están usando un sistema POS no autorizado, se exponen a la clausura del establecimiento comercial por 3 días.

Imagina el daño reputacional y financiero de tener el negocio cerrado con sellos de la Dian en la puerta durante su primer mes de apertura. Alternativamente, la sanción pecuniaria puede ser del 5 % al 10 % de los ingresos operacionales del mes anterior, una cifra que puede quebrar la caja de una PYME naciente.

Te puede interesar nuestro editorial: Dian continúa adelantando el cierre de establecimientos de comercio que no expiden factura electrónica.

Componentes clave en el ecosistema de facturación electrónica

No basta con «hacer facturas». El sistema comprende:

• Factura electrónica de venta: validada previamente.
• Documento soporte electrónico: si tu cliente compra a no obligados a facturar (ej. el plomero, el electricista o un proveedor pequeño), debes emitir este documento y transmitirlo a la Dian para que ese costo sea deducible en renta. Sin documento soporte, esa plata se pierde fiscalmente.
• Documento soporte de nómina electrónica: si tu cliente contrata personal y desea que los costos vinculados a dichas contrataciones sean deducibles debe emitir el documento soporte de nómina electrónica para que estos sean válidos ante la Dian.

Te puede interesar nuestro editorial: Facturación electrónica en Colombia: ¿Qué es, cómo funciona y cómo cumplir con la Dian?

• Acuse de recibo: si tu cliente compra a crédito, debe generar el acuse de recibo de la factura electrónica para que ese costo sea deducible. Es un paso adicional que muchos olvidan.

Profundiza sobre este tema en nuestros editoriales: Mensaje de aceptación de facturas  en compras a crédito y Consejo de Estado elimina requisito de la Dian para el IVA descontable en facturas a crédito.

Aquí es donde la tecnología te salva la vida. Un software contable como Alegra no solo emite la factura, sino que verifica automáticamente que el XML cumpla con los últimos anexos técnicos de la Dian antes de enviarlo. Además, gestiona el documento, soporte y los eventos necesarios para su validez en el mismo lugar. Te ahorras el estrés del «rechazo por error técnico» y centralizas el cumplimiento.

3. ¿Qué obligaciones tributarias y laborales son clave al crear empresa en Colombia?

La creación de una empresa en Colombia, implica evaluar la aplicación plena de las novedades que han sido generadas por las diversas reformas tributarias estructurales. Aquí mencionamos las más importantes: 

Tasa mínima de tributación

Aunque tu cliente sea una PYME, si está constituida como una persona jurídica nacional o es residente fiscal, contribuyente del impuesto de renta que tributa con las tarifas de los artículos 240 o 240-1 del ET, debes aplicar la Tasa Mínima de Tributación (TMT). Esta norma, introducida por la Ley 2277  de 2022, establece un piso: nadie (salvo excepciones) debe pagar menos del 15% sobre su utilidad depurada.

• ¿El impacto? Si planeabas una estrategia fiscal agresiva usando beneficios, rentas exentas o deducciones especiales para bajar el impuesto a cero o a una tasa muy baja, la TMT pondrá un límite. Debes advertir esto en tu planeación tributaria inicial: la utilidad contable y la fiscal nunca han estado tan entrelazadas.

Tributación de los dividendos

Si tu cliente constituyó una sociedad para proteger su patrimonio, debe saber que sacar las utilidades implica la liquidación de un impuesto a los dividendos, los cuales varían dependiendo de si quien recibe el dividendo es una persona natural residente o no residente. Profundiza sobre las tarifas aplicables en nuestro editorial: Evita errores al calcular el impuesto a los dividendos en personas naturales. Esto cambia la ecuación de «salario vs. dividendos» para los socios gestores.

Reforma laboral y costos de nómina: La nueva realidad

Si la nueva empresa va a contratar empleados, la nómina desde 2025 es más costosa. No puedes presupuestar con las reglas de años pasados.

Tu rol: No solo liquides la nómina. Asesora a tu cliente sobre el costo real de contratar. Herramientas de nómina electrónica integradas en Alegra son vitales aquí, ya que están actualizados según la normativa vigente, evitando errores de cálculo manual que derivan en sanciones de la UGPP. ¡Empieza ahora!

4. ¿Qué fechas y periodicidades se deben tener en cuenta al crear una empresa?

Para una empresa nueva, estas son las alertas rojas que debes marcar en tu agenda (y en la de tu cliente):

Impuesto sobre la renta y complementario

• Personas jurídicas: la presentación de la declaración de renta se da generalmente en el mes de mayo con el pago de la primera cuota y el pago de la segunda en el mes de julio, atendiendo a los últimos dígitos del NIT. La tarifa general se mantiene en el 35 %, con sobretasas para sectores financieros y extractivos.
• Grandes contribuyentes: si tu cliente nace grande (o es calificado así), tendrá plazos diferenciados para  la presentación de la declaración de renta, que se da generalmente en el mes de abril de cada año, con pagos en tres cuotas distribuidas en los meses de febrero, abril y junio.

Te puede interesar nuestro editorial: Nuevo listado de grandes contribuyentes para los años 2025 y 2026.

Impuesto sobre las ventas (IVA)

• Bimestral: para empresas con ingresos altos (superiores a 92.000 UVT) y para quienes comercien bienes exentos. Respecto a este tema el artículo 1.6.1.6.3 del Decreto 1625 de 2016 establece que los nuevos responsables del IVA deben presentar su declaración de forma bimestral. El período gravable se cuenta desde la fecha de inicio de actividades hasta el final del período correspondiente.

Te lo explicamos con ejemplos en nuestro editorial: Periodicidad del IVA e inicio de actividades: Ejemplos prácticos para entender su aplicación.

• Cuatrimestral: la periodicidad más común para PYMES nuevas, que tiene ingresos inferiores a 92.000 UVT.

Retención en la fuente

• Mensual: esta es la obligación más sagrada. El dinero de la retención no es de la empresa, es del Estado. No consignarlo se considera peculado y tiene implicaciones penales. Los vencimientos son mensuales según el último dígito del NIT.

Tip Alegra: Las personas jurídicas son agentes de retención por su naturaleza, mientras que las personas naturales deben revisar si cumplen los requisitos del artículo 368 del ET. Conoce como evaluarlo en nuestro editorial ¿Quiénes son agentes de retención en la fuente a título de renta? Casos en los que se deben evaluar topes.

Información exógena

• Anual: aunque la empresa sea nueva, si realiza operaciones, deberá reportar exógena. La coherencia entre lo facturado electrónicamente, lo reportado en IVA y lo enviado en exógena debe ser total. La Dian ya tiene gran parte de los datos; la exógena es solo tu confirmación.

Te puede interesar nuestro editorial: ¿Quiénes deben reportar información exógena 2025 en 2026? ¡La Dian emitió una nueva resolución!

Impuesto de Industria y Comercio

La responsabilidad frente al impuesto de Industria y Comercio (ICA) al crear una empresa en Colombia consiste en inscribirse en el registro de información tributaria (RIT) del municipio donde se realizarán actividades gravadas, declarar y pagar el impuesto de forma periódica según las tarifas establecidas por ese municipio, y cumplir con las obligaciones formales asociadas, como llevar contabilidad y expedir facturas. El ICA es un impuesto territorial que grava las actividades industriales, comerciales y de servicios realizadas dentro de un municipio específico, y su pago es obligatorio para toda empresa o persona que realice dichas actividades en ese territorio, incluso si no tienen sede física allí.

5. El Régimen Simple de Tributación (RST): ¿El As bajo la manga?

Para muchas empresas nuevas, el Régimen Simple puede ser la salvación en términos de integración de obligaciones y simplicidad administrativa; pero implica una gran responsabilidad en el flujo de caja por la liquidación de anticipos bimestrales en los casos que exige la norma. 

• Beneficios: integra Renta, ICA y consumo en un solo formulario. Las tarifas son sobre ingresos brutos y suelen ser bajas (dependiendo la actividad).
• No sujeción a retención: no te practican retención en la fuente (mejor flujo de caja) ni estás obligado a practicarla (menos carga operativa), salvo en pagos laborales.
• Descuento de pensiones: el aporte a pensión de los empleados es descontable del impuesto a pagar.
• Plazo de inscripción: las empresas nuevas pueden inscribirse en el RUT bajo el régimen simple en el momento de su constitución. Las antiguas tienen hasta el último día hábil de febrero de cada año.

Evalúa si este régimen le conviene a tu cliente. No es para todos (si tiene poco margen de utilidad, puede pagar más impuesto que en el ordinario), pero para servicios profesionales y comercio, es una opción potente. Todo dependerá del caso individual. Te compartimos nuestro editorial: Diferencias entre el régimen ordinario y el régimen simple ¿Cuál conviene más?

6. Tu estrategia: Automatización con Alegra

Intentar llevar todas estas obligaciones (Factura, Nómina, Documento Soporte, Recepción de Facturas, Contabilidad NIIF, Exógena) en sistemas separados, desconectados o, peor aún, en Excel, es un suicidio profesional. Pierdes tiempo digitando, duplicas el trabajo y aumentas exponencialmente el riesgo de error humano.

¿Por qué te recomiendo Alegra para tus clientes nuevos?

No es solo porque sea un software en la nube líder en Colombia. Es porque su arquitectura está diseñada pensando en nosotros, los contadores, y en la realidad normativa del país:

• Ecosistema Todo-en-Uno: cuando tu cliente factura en Alegra, la contabilidad se alimenta automáticamente en tiempo real. No tienes que volver a digitar la venta. Con la nómina electrónica se puede integrar igual, contabilizando pasivos laborales y gastos al instante.
• Alegra Contador (Tu centro de Comando): tienes una funcionalidad exclusiva llamada «Espacio Contador». Desde un solo panel gestionas a todos tus clientes. No más cerrar y abrir sesión, ni perder claves, ni pedir backups por correo. Tienes control total.
• Actualización normativa automática: si la Dian cambia una resolución mañana, Alegra actualiza el sistema centralmente. Tú no tienes que instalar parches, pagar actualizaciones costosas ni llamar a un ingeniero. El cumplimiento está garantizado.
• Seguridad Blindada (ISO 27001): tus datos y los de tus clientes están protegidos bajo estándares de seguridad internacional. Alegra cuenta con la certificación ISO/IEC 27001:2022, garantizando confidencialidad, integridad y disponibilidad. 
• Reportes inteligentes: genera reportes de exógena, certificados de retención y estados financieros bajo NIIF con un par de clics. Tu tiempo se libera para analizar, no para digitar.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Ministerio de Hacienda. (2016). Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de octubre 11 de 2016, publicado en el Diario Oficial No. 50.023 de la misma fecha.

¿Qué otras recomendaciones a nivel fiscal consideras aplican en la creación de empresas en Colombia?  Comparte este contenido con tus colegas y tu respuesta en la sección de comentarios. Continúa consultando nuestro portal contable Siempre Al Día para que esté actualizado en las tendencias normativas que impactan su profesión.