¿Se debe gestionar una nueva numeración del documento POS electrónico para empezar a emitirlo?

La numeración del documento POS electrónico es un aspecto clave que todo negocio debe gestionar correctamente para cumplir con la normativa vigente. En este proceso, el papel del contador ha sido crucial, ya que su conocimiento garantiza que la transición al POS electrónico se realice sin contratiempos. 

En el cumplimiento del calendario para migrar del POS físico al POS electrónico que se dio entre el 1 de mayo y el 1 de julio de 2024, muchas personas se preguntaron si la numeración del antiguo documento equivalente POS seguía siendo válida o si debían realizar un nuevo trámite. Esta duda sigue siendo relevante, especialmente para aquellos que aún no han completado el cambio o están implementando el POS electrónico por primera vez. 

En este artículo, te explicamos la respuesta para que te asegures que el negocio de tus clientes cumpla con las exigencias de la Dian y opere de forma correcta.

Todo lo que necesitas saber sobre este tema en nuestro editorial Expedición del tiquete POS electrónico: estas son las novedades a partir de 2024.

¿En qué consiste la autorización de numeración en el sistema de facturación electrónica?

La autorización de numeración en el ecosistema de facturación electrónica en Colombia es un proceso mediante el cual la Dian otorga a los obligados a facturar o emitir documentos equivalentes o quienes lo hacen de forma voluntaria un rango de números autorizados que deben ser utilizados para emitir las respectivas facturas y documentos. Este rango de numeración es esencial para que los documentos emitidos cumplan con los requisitos legales y fiscales establecidos por la entidad.

El proceso implica la solicitud de un rango de numeración a través del portal de la Dian, que debe ser aprobado antes de iniciar la emisión de los documentos. Esta autorización garantiza que cada factura tenga un número único y consecutivo, asegurando el control y la trazabilidad de las transacciones comerciales.

Además, la numeración autorizada debe ser actualizada periódicamente o cuando se agota el rango de números previamente asignado. Sin esta autorización, las facturas emitidas no serían válidas ante la Dian, lo que puede acarrear sanciones y problemas fiscales para el negocio.

¿Es necesario gestionar una nueva numeración del documento POS electrónico para emitirlo?

Si un negocio venía emitiendo POS físico y tenía su autorización de numeración activa, al momento de migrar al documento POS electrónico lo recomendable es que se inhabilite dicha numeración y se genere una nueva, para llevar un mejor control de los nuevos documentos emitidos de forma electrónica.

Tip Alegra: En la página de la Dian no se encuentra ninguna solicitud de autorización de numeración exclusiva para el documento POS electrónico; por lo que se deberá gestionar como se han venido gestionando las demás autorizaciones para POS.

En nuestro Consultorio Siempre Al Día: Sistema de Facturación Electrónica: lo actual y lo que vendrá el Dr. Arles Ibarra brindó su opinión respecto del tema:

¿Cómo se solicita la autorización de numeración en la página de la Dian?

A continuación te compartimos la guía dispuesta por la Dian para orientar el paso a paso para llevar adecuadamente este proceso. ¡Descárgala ya!

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Gestionar correctamente la numeración del documento POS electrónico es un paso fundamental para que cualquier negocio cumpla con las normativas vigentes y evite sanciones por parte de la Dian. Asegurar que este proceso se realice sin contratiempos puede parecer un desafío, pero existen soluciones que simplifican la tarea. 

Si estás buscando una herramienta confiable para gestionar el POS electrónico de forma eficiente y sin complicaciones, Alegra es la mejor opción.

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