Notificación electrónica de la DIAN: ¿Desde cuándo se entiende surtida?

Cuando un acto administrativo de la DIAN llega por correo electrónico, una sola fecha puede definir el caso de tu cliente: la fecha en que se entiende surtida la notificación. ¿Cuenta desde el envío del correo, desde la entrega al buzón o desde el momento en que el contribuyente abre el mensaje? El Consejo de Estado, en Sentencia del 28 de mayo de 2026, expediente 29336, precisó una regla que conviene tener presente en cualquier proceso tributario frente a una notificación electrónica de la DIAN.

La respuesta directa es esta: en materia tributaria, la notificación electrónica se entiende surtida en la fecha de envío del acto administrativo al correo autorizado, no en la fecha en que el contribuyente accede al mensaje. La fecha de acceso solo puede ser relevante si el contribuyente prueba una falla tecnológica y la reporta oportunamente ante la DIAN.

• ¿Qué definió el Consejo de Estado? Que, para actos tributarios notificados electrónicamente, la fecha determinante es la fecha de envío certificada por la DIAN.
• ¿La DIAN debe probar que el contribuyente leyó el correo? No. Debe acreditar la fecha de envío y la fecha de entrega mediante el certificado de notificación electrónica.
• ¿Los cinco días del artículo 566-1 del ET cambian la fecha de notificación? No. Esos cinco días inciden en el inicio de los términos para responder o impugnar en sede administrativa, pero no modifican la fecha en que la notificación se entiende surtida.

¿Qué discutió el Consejo de Estado en la Sentencia 29336 de 2026?

El caso involucró a la Industria Colombiana de Café S.A.S. —COLCAFÉ—, que discutía unas resoluciones de la DIAN relacionadas con la devolución de saldos a favor de IVA de los bimestres 3 de 2020 y 2 de 2021, sin reconocimiento de intereses moratorios ni corrientes a favor de la contribuyente.

Aunque el debate económico era relevante, la discusión que llegó a definir el caso fue procesal: ¿cuándo se entendieron notificadas electrónicamente las resoluciones de la DIAN?

La administración sostuvo que las resoluciones fueron notificadas electrónicamente los días 20 y 26 de septiembre de 2022, según los certificados de notificación electrónica aportados al expediente. COLCAFÉ, por su parte, alegó que solo accedió a esos correos el 3 de octubre de 2022.

La Sección Cuarta del Consejo de Estado concluyó que, en materia tributaria, la notificación electrónica se entiende surtida en la fecha de envío del correo electrónico autorizado. Por tanto, no basta con afirmar que el contribuyente abrió o consultó el correo en una fecha posterior.

La consecuencia práctica para COLCAFÉ fue significativa: perdió la oportunidad de discutir intereses por más de $1.284 millones, no porque el Consejo de Estado resolviera el fondo del debate, sino porque la fecha relevante para contar términos no era la de acceso al mensaje, sino la de envío de la notificación.

¿Por qué la fecha de envío es la regla en materia tributaria?

El principal argumento del apelante fue que la DIAN debía verificar el acceso efectivo al mensaje, conforme al artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA), y a normas como los artículos 20 y 21 de la Ley 527 de 1999 sobre acuse de recibo en mensajes de datos. El Consejo de Estado descartó ese análisis con un criterio claro: en materia tributaria rige una norma especial.

Esa norma es el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, en la versión modificada por la Ley 2010 de 2019. Su redacción no exige acuse de recibo ni comprobación de lectura. Dice expresamente:

«La notificación electrónica se entenderá surtida para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo (…). Los términos para que el contribuyente responda o impugne en sede administrativa comenzarán a correr transcurridos cinco (5) días a partir de la entrega del correo electrónico».

El Consejo de Estado fue claro en ese punto: cuando existe una norma tributaria especial, esa norma desplaza el análisis general sobre acuse de recibo o apertura del mensaje. En consecuencia, la DIAN debe probar la trazabilidad de la notificación, pero no la lectura efectiva del correo.

En la práctica, la administración debe acreditar dos momentos:

Ambas fechas deben constar en el certificado de notificación electrónica expedido conforme a la Resolución 38 del 30 de abril de 2020 de la DIAN.

Fecha de envío, fecha de entrega y fecha de acceso: no son lo mismo

Uno de los principales riesgos en la práctica es tratar estas tres fechas como si fueran equivalentes. No lo son.

Esta diferencia es la que deben tener clara los contadores, asesores tributarios y litigantes. El correo puede haber sido abierto días después, pero eso no significa que la notificación se entienda surtida en la fecha de apertura.

Ambas constan en los Certificados de notificación electrónica que expide la propia DIAN conforme a la Resolución 38 del 30 de abril de 2020. Para las dos fechas, no aplica el régimen del CPACA: en lo tributario manda el ET.

La diferencia entre «fecha de envío» y «fecha de entrega» sí importa

Conviene no confundir los dos momentos. La fecha de envío determina cuándo se entiende surtida la notificación para efectos legales generales, incluida la caducidad del medio de control judicial. La fecha de entrega es el punto de partida para contar los cinco días hábiles del artículo 566-1 dentro de los cuales empiezan a correr los términos para responder o impugnar en sede administrativa.

Ya analizamos ese segundo cómputo en otro artículo de Siempre Al Día: ¿Cuál es el plazo para responder una notificación electrónica de la DIAN?

¿Para qué sirven los cinco días del artículo 566-1 del ET?

Los cinco días del artículo 566-1 del Estatuto Tributario no significan que la notificación se entienda surtida cinco días después. Tampoco significan que la fecha de acceso al correo sea la que active la notificación.

Su función es distinta: esos cinco días operan como un plazo previo antes de que comiencen a correr los términos para responder o impugnar en sede administrativa.

Por ejemplo, si la DIAN notifica electrónicamente un requerimiento, una liquidación oficial, una resolución sanción o un acto susceptible de respuesta o recurso, el contador debe distinguir dos asuntos:

La confusión entre estos dos momentos puede llevar a errores graves. La fecha de notificación y la fecha de inicio de términos administrativos no cumplen la misma función.

¿En qué casos sí se puede alegar que no hubo notificación efectiva?

La sentencia no cerró la puerta por completo. El Consejo de Estado fue explícito en que la regla del envío no implica admitir, de manera automática, que con la sola transmisión se cumple la finalidad constitucional de la notificación. Pueden presentarse casos en los que, aunque el mensaje se transmitió al buzón, el contribuyente no haya podido acceder al contenido.

Para esos eventos, el inciso 4 del artículo 566-1 prevé una salida específica:

• El contribuyente debe acreditar que la falta de acceso obedeció a razones tecnológicas.
• Debe informar a la DIAN sobre esa imposibilidad dentro de los tres días siguientes a la entrega del correo.
• La administración tiene el deber de enviar nuevamente el acto una vez recibido el reporte.

Si tu cliente no surtió ninguno de estos pasos, no le sirve afirmar después que «no vio» el correo. La Sección Cuarta lo dijo con claridad: la carga probatoria de desvirtuar la notificación está en cabeza del contribuyente, no de la administración. Y no basta con cualquier prueba.

¿Por qué las capturas de pantalla no son suficientes?

En el caso COLCAFÉ, la contribuyente aportó capturas de pantalla para sostener que solo accedió a los correos el 3 de octubre de 2022. Sin embargo, el Consejo de Estado consideró que esas imágenes no desvirtuaban los certificados de notificación electrónica de la DIAN.

La razón es práctica: una captura de pantalla puede mostrar cuándo el usuario vio, abrió o ubicó un correo en su bandeja, pero no prueba por sí sola que la notificación no se haya enviado o entregado antes. Tampoco demuestra una falla tecnológica.

Para desvirtuar la notificación electrónica, se requieren soportes más sólidos, como:

• Certificados o logs del servidor de correo.
• Reportes del proveedor tecnológico.
• Tickets de soporte.
• Evidencia de errores de acceso.
• Comunicaciones internas sobre la falla.
• Radicado del reporte presentado ante la DIAN.
• Prueba de que el reporte se hizo dentro de los tres días siguientes a la entrega.

El mensaje práctico es directo: no basta con decir “el cliente no vio el correo”. Si hubo una falla, debe probarse técnica y oportunamente.

¿Cómo impacta esto en la caducidad del medio de control de nulidad y restablecimiento?

El literal d, numeral 2, del artículo 164 del CPACA fija un término de cuatro meses para presentar el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho contra actos administrativos de carácter particular. Ese plazo se cuenta desde el día siguiente al de la notificación.

Tras la Sentencia 29336 de 2026, la regla operativa para calcular ese término en asuntos tributarios queda así:

1. Identifica la fecha de envío del correo electrónico, según el Certificado de notificación electrónica de la DIAN.
2. Desde el día siguiente a esa fecha, empieza a correr el plazo de cuatro meses para demandar.
3. El plazo adicional de cinco días del artículo 566-1 no se suma al término de caducidad: aplica únicamente a los términos en sede administrativa.
4. Si tu cliente alega no haber tenido acceso al correo, verifica de inmediato si dejó el reporte de falla tecnológica ante la DIAN dentro de los tres días siguientes a la entrega. Si no lo hizo, la notificación se entiende surtida en la fecha de envío sin discusión.

Una omisión frecuente entre litigantes es contar los cuatro meses desde la fecha en que el cliente «vio» el correo o desde la fecha que figura en la captura de pantalla de su gestor de correo. Esa práctica, después de esta sentencia, es una vía directa a la caducidad.

¿Cómo impacta esta regla en los términos tributarios?

Aunque el centro de la sentencia es la fecha en que se entiende surtida la notificación electrónica, su impacto más delicado está en el cómputo de términos.

Una vez se tiene clara la fecha de envío, el contador puede identificar desde cuándo se entiende notificado el acto. Luego debe revisar qué tipo de término aplica en cada caso: respuesta, recurso, corrección, discusión administrativa o eventual actuación judicial.

La regla práctica queda así:

1. Revisa el certificado de notificación electrónica.
2. Identifica la fecha de envío.
3. Identifica la fecha de entrega.
4. Define si el término que necesitas calcular es administrativo o judicial.
5. No uses la fecha de acceso al correo como fecha de notificación, salvo que exista falla tecnológica probada y reportada dentro del plazo legal.
6. Conserva el correo, el certificado, el acto administrativo y los anexos.

Esta precisión puede evitar que un cliente pierda una oportunidad procesal por contar mal los términos.

¿Qué pasa con los intereses sobre saldos a favor compensados indebidamente?

Aunque la sentencia se centró en la notificación electrónica y sus efectos procesales, el contexto del caso era una discusión sobre saldos a favor de IVA.

COLCAFÉ pretendía discutir si la DIAN debía reconocer intereses moratorios o corrientes sobre saldos a favor que fueron devueltos sin dicho reconocimiento. Sin embargo, el Consejo de Estado no entró a resolver ese fondo porque primero debía establecer si la actuación se había presentado oportunamente.

La lección para los contadores es clara: cuando un cliente tiene devoluciones, compensaciones o saldos a favor en discusión, el control de la notificación electrónica es tan importante como el análisis técnico del saldo. Un buen argumento sustancial puede quedarse sin estudio si la fecha de notificación se interpreta mal.

Para tus clientes con saldos a favor en discusión, dos referentes complementarios que vale la pena revisar: el procedimiento general de solicitud de devolución de saldo a favor ante la DIAN y la mecánica para liquidar intereses de mora en deudas tributarias.

Errores frecuentes al manejar notificaciones electrónicas de la DIAN

Estos son los errores que conviene evitar al revisar actos administrativos enviados por correo electrónico:

Checklist para contadores cuando llega una notificación electrónica de la DIAN

Cada vez que un cliente reciba un acto administrativo de la DIAN por correo electrónico, aplica esta revisión mínima:

1. Identifica el correo al que llegó la notificación.
2. Confirma si corresponde al correo registrado en el RUT o a la dirección procesal electrónica.
3. Descarga el acto administrativo y sus anexos.
4. Conserva el correo original.
5. Solicita o revisa el certificado de notificación electrónica.
6. Identifica la fecha de envío.
7. Identifica la fecha de entrega.
8. Define qué término debe calcularse.
9. Verifica si existió alguna falla tecnológica.
10. Si hubo falla, confirma si se reportó a la DIAN dentro de los tres días siguientes.
11. Documenta la fecha límite de respuesta, recurso o actuación correspondiente.
12. Coordina con el abogado o asesor tributario cuando el acto tenga impacto económico relevante.

Tip Alegra: crea una matriz por cliente con fecha de envío, fecha de entrega, tipo de acto, término aplicable, responsable y estado de respuesta. Esto ayuda a evitar que una notificación electrónica se convierta en un riesgo por falta de trazabilidad.

Cómo Alegra Contabilidad te ayuda a no perder el control de los plazos

El riesgo de caducidad rara vez nace de la falta de conocimiento; nace de no tener visibilidad oportuna de las obligaciones y los actos administrativos que afectan a tus clientes. Con Alegra Contabilidad centralizas la información tributaria de cada cliente, monitoreas saldos a favor, retenciones y obligaciones pendientes, y cuentas con la trazabilidad documental necesaria para responder cuando un acto de la DIAN llega por correo electrónico.

Si quieres ver cómo ordenar la operación de varios clientes sin sacrificar el control de los términos, prueba Alegra Contabilidad gratis durante 15 días y descubre por qué miles de contadores en Colombia lo usan para no llegar tarde a una notificación de la DIAN.

Preguntas frecuentes sobre la notificación electrónica de la DIAN

Estas respuestas resumen los puntos clave para contadores y asesores tributarios.

¿Desde cuándo corre el plazo de caducidad para demandar un acto de la DIAN notificado por correo?

Desde el día siguiente a la fecha de envío del correo electrónico, según el Certificado de notificación electrónica que expide la DIAN. El término es de cuatro meses para el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho (literal d, numeral 2, del artículo 164 del CPACA). La fecha de acceso del contribuyente al mensaje, por sí sola, no modifica ese cómputo.

¿Puedo alegar que no recibí la notificación electrónica de la DIAN porque no entré al correo?

Solo si pruebas que la imposibilidad de acceder al contenido del acto se debió a razones tecnológicas y reportaste el problema a la DIAN dentro de los tres días siguientes a la entrega del correo, conforme al inciso 4 del artículo 566-1 del ET. Sin ese reporte oportuno y sin soporte técnico, la notificación se entiende surtida en la fecha de envío.

¿Se aplican los 5 días del artículo 566-1 del ET al término de caducidad del medio de control?

No. Los cinco días previstos en el artículo 566-1 aplican exclusivamente a los términos en sede administrativa (por ejemplo, para responder un requerimiento o presentar un recurso de reconsideración). El plazo de cuatro meses para acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa se cuenta desde la fecha de envío, sin sumarle esos cinco días.

¿La DIAN debe certificar que el contribuyente leyó el correo de notificación?

No. El artículo 566-1 del ET, en su versión vigente, no exige acuse de recibo ni comprobación de lectura. La administración solo debe acreditar la fecha de envío y la fecha de entrega mediante la certificación expedida conforme a la Resolución 38 del 30 de abril de 2020 de la DIAN. La carga de desvirtuar esa notificación, por razones tecnológicas comprobadas, recae en el contribuyente.

¿Las capturas de pantalla del correo sirven como prueba de un acceso tardío?

Por sí solas, no. En la Sentencia 29336 de 2026, el Consejo de Estado descartó dos capturas de pantalla aportadas como prueba única porque, además, contenían la fecha de notificación afirmada por la DIAN. Para desvirtuar la certificación oficial, se requiere demostrar fallas tecnológicas con soportes técnicos y haber reportado el problema dentro de los tres días siguientes a la entrega.

Fuentes oficiales

• Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta. Sentencia del 28 de mayo de 2026. Radicación 05001-23-33-000-2023-00207-01 (29336). M.P. Myriam Stella Gutiérrez Argüello.
• Artículo 566-1 del Estatuto Tributario.
• Resolución 38 del 30 de abril de 2020 de la DIAN, por la cual se implementó la notificación electrónica del artículo 566-1 del ET.
• Ley 1437 de 2011 (CPACA), artículos 56 y 164.