Nota débito en la factura electrónica: ¿Qué es y cuándo se utiliza? 

Como contador, ¿haz utilizado la nota débito en la factura electrónica? Seguro te ha pasado: emites una factura electrónica, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) la valida y, minutos u horas después, descubres un error. Cobraste de menos. En ese momento, sabes que no puedes simplemente editarla o anularla; una factura electrónica validada es un documento inalterable. ¿La solución? Un instrumento contable y fiscal específico: la nota débito.

• ¿Se puede editar o anular una factura electrónica ya validada por la Dian? No.
• ¿Cómo se puede corregir un error en una factura electrónica? Mediante el uso de las notas débito y crédito, según el tipo de error que se vaya a corregir.

La Dian ha establecido un marco riguroso para la facturación electrónica, y especial mediante el Oficio 906781 de septiembre 8 de 2022 ha aclarado varios aspectos en relación con las notas débito y crédito. Entender cada uno de sus componentes es vital para evitar sanciones y asegurar la transparencia financiera. Por ello te compartimos todo lo que necesitas saber sobre el tema y te mostramos cómo con Alegra puede simplificar este proceso. 

1. ¿Qué es una nota débito en la factura electrónica de venta?

La nota débito en una factura de venta se utiliza para aumentar el valor de una obligación de tu cliente. Es un documento en la que tu cliente, como vendedor, emite para corregir un cobro que fue menor al debido. 

Tip Alegra: La nota débito no modifica la factura original. Es un documento electrónico completamente nuevo e independiente, con su propio Código Único de Documento Electrónico (CUDE), que debe hacer referencia explícita al Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la factura que está ajustando.

¿Cuándo se utiliza una nota débito en la factura electrónica de venta?

La normativa es clara: siempre que necesites incrementar el valor de una factura ya emitida, debes generar una nota débito. Ignorarlo puede traer problemas contables y sanciones. Estos son los escenarios más comunes que enfrentarás en tu día a día ^: 

1. Por errores en la facturación: es el caso más frecuente. Imagina que facturaste un servicio en $1.000.000 cuando el precio correcto era $1.100.000. La nota débito se emite por los $100.000 faltantes para ajustar la operación.
2. Para cobrar intereses por mora: tu cliente se retrasó en el pago y, según las condiciones comerciales acordadas, debes cobrarle intereses. Emites una nota débito por el valor exacto de dichos intereses, asociándola a la factura original.
3. Por gastos adicionales no incluidos: en el afán del día a día, es fácil olvidar facturar los costos de envío, un servicio de instalación o gastos de manejo. La nota débito te permite agregarlos legalmente a la transacción.
4. Ajustes en el precio post-venta: si por alguna razón contractual el precio de un producto o servicio aumenta después de haber emitido la factura, la nota débito es el documento que formaliza y soporta ese incremento.

2. ¿Qué es una nota débito en la factura de compra?

La nota débito en una factura de compra, por otro lado, se utiliza para disminuir el valor de una obligación que tu cliente tiene  con un proveedor. En este caso, tu cliente, como comprador, es quien emite este documento para registrar una reducción en el monto que debes pagar. 

¿Cuándo se utiliza una nota débito en la factura electrónica de compra?

Los casos más frecuentes de uso son:

1. Devolución de mercancía: si devuelves a proveedores parte o la totalidad de la mercancía que facturaron, emites una nota débito para reflejar esa devolución y reducir la deuda.
2. Corrección de errores en la factura del proveedor: si el proveedor te facturó un precio más alto del acordado, o te cobró por productos que no pediste, emites una nota débito para ajustar el valor a pagar.
3. Obtención de un saldo a favor: si por alguna razón tienes un saldo a favor con tu proveedor (por ejemplo, por un pago en exceso anterior), puedes emitir una nota débito para aplicar ese saldo a una factura de compra actual.

Tip Alegra: Aunque el término «nota débito» se utiliza en ambos contextos, su función y efecto contable son opuestos. Mientras que en la venta aumenta los ingresos de tu cliente, en la compra disminuye los  gastos. Herramientas como Alegra te permiten gestionar ambos tipos de notas débito de manera sencilla, asegurando que tu contabilidad refleje correctamente todas tus operaciones comerciales

3. ¿Cuáles son las diferencias entre las notas débito en las facturas de venta y de compra?

Para clarificar de manera definitiva las diferencias fundamentales entre los dos usos del término «nota débito», presentamos la siguiente matriz comparativa. Esta tabla resume los atributos clave de cada documento, destacando sus propósitos, efectos y validez legal opuestos: 

4. ¿Cómo hacer una nota débito en Alegra fácilmente? 

Con un software intuitivo como Alegra, emitir una nota débito deja de ser un proceso complejo. El sistema está diseñado para guiarte y automatizar la validación ante la Dian en los casos que correspondan, asegurando que cumplas con todos los requisitos sin esfuerzo tanto en facturas de venta como de compra.

Tip Alegra: En nuestras ayudas Emite notas débito a facturas de venta electrónicas y Genera notas débito a tus facturas de compra en Alegra te guiamos en el paso a paso para que puedas generar estos documentos de forma rápida, fácil y cumpliendo con la Dian. 

Recuerda que la verdadera eficiencia no radica solo en corregir errores fácilmente, sino en evitar que ocurran. Aquí es donde la Contabilidad Inteligente de Alegra transforma tu trabajo. Las herramientas de automatización e inteligencia artificial están diseñadas para minimizar las tareas manuales que suelen ser la principal fuente de errores: 

• Creación de facturas por voz: ¿Por qué teclear cuando puedes hablar? Con Alegra, puedes dictar los datos de una factura mientras revisas otros documentos. Esta funcionalidad reduce drásticamente el tiempo de digitación y la probabilidad de cometer errores que luego necesiten una nota débito para ser corregidos.
• Buzón Inteligente con IA: pide a tus proveedores que envíen sus facturas a tu buzón de correo electrónico de Alegra. La Inteligencia Artificial se encarga de leer el archivo XML, extraer todos los datos (proveedor, ítems, montos) y dejar la factura de compra lista para que la registres con un solo clic. Se acabaron los errores de transcripción manual.

Fuentes oficiales

• Dian. (2022). Oficio 906781 de septiembre 8 de 2022. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Alegra. (2025). Emite notas débito a facturas de venta electrónicas. Centro de ayudas.
• Alegra. (2025). Genera notas débito a tus facturas de compra en Alegra. Centro de ayudas.

¿Deseas conocer el mismo análisis para el caso de las notas crédito? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios. Continúa consultando nuestro portal contable Siempre Al Día para que esté actualizado en las tendencias normativas que impactan su profesión.