¿Cómo corregir un documento soporte con no obligados a facturar? Notas de ajuste paso a paso
Si detectas un error después de generar un documento soporte con no obligados a facturar, no debes modificar directamente el documento validado por la DIAN. La nota de ajuste es el mecanismo previsto para corregirlo o anularlo. Conoce cuándo usarla, qué información debe contener y qué debes revisar para proteger los costos, deducciones e IVA descontable de tus clientes.
Escrito por:
Dana Becerra
Equipo Siempre Al Día
Contenido revisado por:
Equipo Alegra
Actualizado el: 03 Sep 2026
15 min de lectura
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Encontrar un error después de transmitir un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar —DSNO— no significa que debas eliminar el registro y reutilizar su numeración. La regulación establece un procedimiento específico: generar una nota de ajuste al documento soporte.
La nota de ajuste es el documento electrónico mediante el cual se realiza la corrección o anulación de un DSNO. Debe generarse, transmitirse y someterse a validación de la DIAN bajo las reglas técnicas aplicables al sistema de facturación electrónica. Además, cuando un documento soporte es corregido o anulado, su número no puede volver a utilizarse.
- ¿Puedes editar directamente un DSNO ya validado? No. Si requiere corrección o anulación debes utilizar una nota de ajuste.
- ¿La nota debe enviarse a la DIAN? Sí, cuando corresponde al esquema electrónico debe generarse y transmitirse para validación.
- ¿Puedes volver a utilizar el número del DSNO anulado? No.
- ¿Puedes corregir una nota de ajuste con otra nota de ajuste? No. La regulación prohíbe utilizar notas de ajuste electrónicas para ajustarse entre sí.
¿Qué es una nota de ajuste al documento soporte?
La nota de ajuste al documento soporte es el mecanismo mediante el cual puedes corregir o anular un documento soporte generado por adquisiciones realizadas a un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
La Resolución DIAN 000167 de 2021, actualmente compilada en la Resolución Única DIAN 000227 de septiembre 23 de 2025, define las notas de ajuste como documentos electrónicos mediante los cuales se efectúa la anulación o corrección del DSNO.
Esto significa que debes diferenciar tres situaciones:
| Situación | ¿Qué hacer? |
|---|---|
| El DSNO todavía no ha sido emitido | Corrige la información antes de generarlo |
| El DSNO ya fue generado y requiere corrección | Genera una nota de ajuste |
| La operación debe anularse completamente | Genera una nota de ajuste que anule el DSNO |
La nota de ajuste, por tanto, no es una nota crédito de factura electrónica ni una nota de ajuste de nómina electrónica. Cada documento pertenece a un subsistema diferente y tiene sus propias reglas.
También te puede interesar: Fecha en el documento soporte con no obligados a facturar: ¿qué pasa si se genera tarde?
¿Cuándo debes corregir un documento soporte con una nota de ajuste?
La nota de ajuste procede cuando, después de generar el DSNO, necesitas corregir o anular la información del documento.
Entre los casos que puedes encontrar en el cierre contable están:
- valor incorrecto de la adquisición;
- cantidad equivocada;
- descripción incorrecta del bien o servicio;
- IVA registrado por un valor diferente al correspondiente;
- información que requiere ajustarse como consecuencia de una modificación de la operación;
- devolución parcial o total que modifica el valor inicialmente registrado;
- operación anulada o que finalmente no se realizó;
- errores que afectan la información reportada en el DSNO.
La regulación no crea una lista cerrada de “tipos de error”. La regla jurídica es más amplia: si debes corregir o anular el documento soporte, la nota de ajuste es el mecanismo previsto para hacerlo.
Ejemplo
Tu cliente adquirió servicios por $5.000.000, pero por error se generó el documento soporte por $7.000.000.
No deberías simplemente modificar el documento transmitido.
Debes generar la nota de ajuste correspondiente, relacionarla con el DSNO original y reflejar correctamente el efecto de la operación.
El objetivo es mantener trazabilidad entre: operación real → DSNO original → ajuste → registro contable → efecto fiscal.
¿Se puede anular un documento soporte después de validado por la DIAN?
Sí. La nota de ajuste es expresamente el mecanismo para efectuar la anulación de un documento soporte.
Una vez realizada la anulación, el número del DSNO original no puede utilizarse nuevamente.
Por ejemplo, imagina que el área administrativa generó un DSNO porque entendió que el proveedor no estaba obligado a facturar. Posteriormente compruebas que la operación no debía quedar respaldada con ese documento.
Si corresponde anularlo, debes utilizar la nota de ajuste y mantener la trazabilidad del documento original.
No sería correcto: DSNO 250 → anulación → volver a utilizar el número 250 para otra compra.
La numeración del documento original permanece asociada a la trazabilidad de esa operación.
¿Una nota de ajuste reemplaza el documento soporte original?
Aquí conviene ser técnicamente precisos.
La regulación habla de corregir o anular, no de borrar el DSNO original como si nunca hubiera existido.
La nota debe identificar el documento al cual hace referencia, incluyendo información del DSNO original y su CUDS. De esta manera, la DIAN puede relacionar ambos documentos dentro del sistema electrónico.
Por eso, para tus papeles de trabajo es mejor visualizar la operación así:
DSNO original
↓
Nota de ajuste
↓
Efecto corregido de la operación
La trazabilidad del documento original se conserva.
¿Qué información debe contener una nota de ajuste al DSNO?
El artículo 1.5.2.2.4 de la Resolución Única DIAN 000227 de 2025, que compila las disposiciones de la Resolución 000167 de 2021, exige información específica.
Entre los requisitos se encuentran:
- denominación expresa como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente;
- número correspondiente a un sistema de numeración consecutivo interno;
- CUDS de la nota de ajuste;
- fecha de generación de la nota;
- identificación del documento soporte al que se refiere, incluida la información de su CUDS;
- nombre o razón social e identificación del vendedor o prestador;
- identificación del adquirente;
- descripción específica del bien o servicio;
- valor total de la operación y discriminación del IVA cuando corresponda;
- firma del emisor;
- cumplimiento de las condiciones establecidas en el anexo técnico aplicable.
Tip Alegra: no revises únicamente el valor modificado. Antes de emitir la nota, valida que quede correctamente relacionada con el DSNO original y que el motivo del ajuste coincida con la realidad económica de la operación.
¿La nota de ajuste tiene CUDS?
Sí. El Código Único de Documento Soporte —CUDS— no se limita al DSNO original. La regulación establece que el procedimiento también genera un CUDS para las notas de ajuste.
Esto es importante para la trazabilidad electrónica porque permite identificar:
- el documento soporte original;
- la nota que lo corrige o anula;
- la relación entre ambos documentos.
Por eso, ante una revisión fiscal no deberías analizar aisladamente la representación gráfica. La trazabilidad electrónica completa es mucho más relevante.
¿Cuál es el plazo para generar una nota de ajuste al documento soporte?
La regulación establece una regla diferente a la que aplica, por ejemplo, al reporte mensual de la nómina electrónica.
La nota de ajuste puede generarse cuando sea necesario corregir o anular el DSNO, pero sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable correspondiente.
Por tanto, no existe una regla general como: “la nota debe hacerse dentro de los siguientes 10 días”.
Ese plazo corresponde a otros documentos electrónicos y no debe trasladarse automáticamente al DSNO.
Regla práctica
Si detectas el error hoy, lo recomendable es corregirlo tan pronto como sea identificado, aunque jurídicamente la regulación vincule el límite con la firmeza de la declaración relacionada.
Esperar hasta el límite de firmeza puede provocar inconsistencias entre:
- contabilidad;
- declaración de renta;
- IVA;
- retenciones;
- información electrónica transmitida a la DIAN;
- papeles de trabajo del cliente.
¿Se puede corregir una nota de ajuste con otra nota?
No. Esta es una restricción expresa: las notas de ajuste electrónicas no pueden utilizarse para realizar ajustes entre ellas.
Por eso debes revisar cuidadosamente la información antes de transmitirla.
Si tienes: DSNO → Nota de ajuste
no deberías construir: DSNO → Nota 1 → Nota 2 que corrige Nota 1.
La normativa impide utilizar una nota electrónica para ajustar otra nota.
Este punto es especialmente importante cuando el despacho tiene varios auxiliares trabajando sobre el mismo cliente: antes de generar un segundo movimiento, verifica el historial completo del documento.
¿Qué pasa si la nota de ajuste es rechazada por la DIAN?
La DIAN somete tanto los documentos soporte como sus notas de ajuste a reglas de validación.
El resultado puede ser:
- Documento validado por la DIAN, o
- Documento rechazado por la DIAN.
Cuando la nota no cumple las reglas de validación, la DIAN informa las causas del rechazo. Debe corregirse la información correspondiente y realizar nuevamente el procedimiento hasta obtener el estado de validación.
Esto es diferente a corregir una nota ya validada mediante otra nota.
Si la DIAN rechaza técnicamente el envío, el documento no quedó validado y debes subsanar la causa del rechazo.
¿Qué pasa si no puedes transmitir la nota por una contingencia tecnológica?
Las reglas de contingencia también comprenden las notas de ajuste.
Si el inconveniente tecnológico corresponde a los servicios de la DIAN, la transmisión deberá realizarse dentro del plazo máximo de 48 horas contado desde el día siguiente al restablecimiento del servicio.
Cuando el inconveniente tecnológico corresponde al propio sujeto obligado, también existe un máximo de 48 horas desde el día siguiente a la superación del inconveniente, pero deben conservarse los soportes de la contingencia para cuando la Administración Tributaria los requiera.
Por tanto, documenta:
- fecha y hora del inconveniente;
- evidencia del error;
- momento del restablecimiento;
- fecha de transmisión posterior;
- soportes tecnológicos disponibles.
¿Cómo afecta la nota de ajuste al costo, deducción o IVA descontable?
La finalidad del DSNO es respaldar, cuando se cumplen los requisitos correspondientes, costos y deducciones en renta e impuestos descontables en IVA derivados de adquisiciones realizadas con sujetos no obligados a facturar.
Por eso, una nota de ajuste no debe analizarse únicamente como un documento técnico.
Si corriges:
- el valor de la compra, debes evaluar el costo o gasto;
- el IVA, debes revisar el impuesto descontable;
- la operación completa, debes determinar si desaparece el costo o deducción inicialmente registrado.
La validación de la DIAN tampoco sustituye este análisis. La propia regulación aclara que la responsabilidad sobre la exactitud de la información y el cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales sigue estando en cabeza del sujeto obligado.
Ejemplo práctico
Una empresa registra:
Compra: $10.000.000
DSNO generado: $10.000.000
Posteriormente se determina que $2.000.000 de la operación fueron devueltos.
Después del ajuste, el contador no debería limitarse a conservar:
Costo registrado: $10.000.000
Debe evaluar el efecto real de la operación y conciliar:
DSNO original: $10.000.000
Ajuste: –$2.000.000
Valor económico final: $8.000.000
El tratamiento contable y fiscal debe responder a esa realidad.
¿Qué pasa con las retenciones cuando corriges un documento soporte?
Las retenciones merecen un control adicional porque pueden estar integradas en la información electrónica del DSNO.
En Alegra, por ejemplo, determinadas retenciones incluidas en el Documento Soporte Electrónico no pueden simplemente añadirse o eliminarse mediante la edición del documento después de haber sido emitido. La plataforma incorpora la gestión de notas de ajuste precisamente para modificar o anular documentos soporte ya generados.
Antes de emitir el ajuste revisa:
- base sometida a retención;
- concepto aplicado;
- tarifa;
- valor retenido;
- ReteIVA, cuando corresponda;
- efecto de la corrección sobre las declaraciones tributarias.
Este punto tendrá un desarrollo específico en nuestra guía sobre retenciones en el documento soporte: cuándo aplicar retefuente y ReteIVA.
Paso a paso para corregir un documento soporte con nota de ajuste
El procedimiento de control para el contador puede resumirse así:
Paso 1. Identifica el error
Determina exactamente qué información del DSNO no refleja la operación real.
Paso 2. Verifica que el documento ya haya sido generado
Si todavía estás preparando el documento, corrígelo antes de emitirlo.
Si ya fue generado, evalúa la nota de ajuste.
Paso 3. Determina si necesitas corregir o anular
No es lo mismo modificar parcialmente el valor que dejar sin efecto toda la operación.
Paso 4. Revisa el DSNO original
Valida especialmente:
- número;
- fecha;
- CUDS;
- proveedor;
- concepto;
- valores;
- impuestos;
- retenciones.
Paso 5. Genera la nota de ajuste
Incluye los datos exigidos por la regulación y referencia correctamente el documento original.
Paso 6. Transmite para validación
La nota electrónica debe transmitirse a la DIAN para que se apliquen las reglas de validación correspondientes.
Paso 7. Comprueba el resultado
No cierres el procedimiento únicamente porque el software haya enviado el documento. Confirma que figure como validado por la DIAN.
Paso 8. Concilia el efecto contable y tributario
Revisa:
- gasto o costo;
- IVA;
- retenciones;
- cuentas por pagar;
- declaración tributaria relacionada.
Paso 9. Conserva la trazabilidad
Mantén disponible el DSNO original, la nota, la respuesta de validación y los demás soportes de la operación.
¿Cómo emitir una nota de ajuste al documento soporte en Alegra?
Alegra permite emitir la nota directamente desde el Documento Soporte Electrónico.
El flujo actualmente disponible es. Gastos → Documento Soporte → seleccionar el documento → Más acciones → Aplicar nota de ajuste.
El sistema toma información del documento original para preparar el ajuste; posteriormente debes validar los datos y emitirlo. También puedes iniciar el proceso desde Gastos → Notas de ajuste → Nueva nota de ajuste.
Esto es especialmente útil para mantener vinculados el documento original y su corrección, en lugar de realizar ajustes contables aislados que después sean difíciles de conciliar con la información transmitida a la DIAN.
Consulta cómo emitir notas de ajuste al Documento Soporte Electrónico en Alegra.
Tip Alegra: incorpora una revisión periódica de documentos soporte dentro del cierre mensual. Corregir las inconsistencias cuando ocurren reduce el riesgo de encontrarlas meses después durante la preparación de renta o una conciliación fiscal.
Errores frecuentes al corregir un documento soporte
Hay varios errores operativos que conviene evitar:
- eliminar el registro contable sin gestionar el documento electrónico;
- volver a utilizar la numeración del DSNO anulado;
- intentar corregir una nota de ajuste con otra nota;
- olvidar conciliar el efecto del ajuste sobre el costo o IVA;
- considerar finalizado el proceso sin comprobar la validación de la DIAN;
- no conservar la documentación que explica la modificación de la operación;
- confundir una nota de ajuste del DSNO con una nota crédito de factura electrónica;
- confundirla con una nota de ajuste del documento soporte de nómina electrónica.
El documento que utilices debe corresponder al subsistema electrónico que originó la operación.
Checklist para revisar una nota de ajuste
Antes de cerrar el caso, verifica:
- identificaste correctamente el DSNO original;
- verificaste su CUDS;
- definiste si corresponde corrección o anulación;
- la nota referencia correctamente el documento original;
- revisaste proveedor y adquirente;
- validaste descripción y valores;
- revisaste IVA;
- revisaste retenciones cuando corresponda;
- confirmaste la transmisión;
- verificaste el estado validado por la DIAN;
- registraste correctamente el efecto contable;
- evaluaste el efecto fiscal;
- conservaste los soportes.
Preguntas frecuentes sobre notas de ajuste al documento soporte
Las siguientes respuestas te ayudan a resolver los casos más comunes que puedes encontrar al corregir DSNO de tus clientes.
¿Se puede modificar un documento soporte después de emitirlo?
Si el documento ya fue generado y requiere corrección o anulación, el mecanismo previsto por la regulación es la nota de ajuste.
¿Una nota de ajuste puede anular completamente el DSNO?
Sí. La nota de ajuste es el mecanismo establecido tanto para la corrección como para la anulación del documento soporte.
¿Puedo volver a utilizar el número del documento soporte anulado?
No. Cuando un DSNO es corregido o anulado, su número no puede utilizarse nuevamente.
¿Puedo corregir una nota de ajuste mediante otra nota?
No. La regulación señala expresamente que las notas de ajuste electrónicas no pueden utilizarse para realizar ajustes entre ellas.
¿Existe un plazo de 10 días para emitir la nota de ajuste?
No existe esa regla general para este documento. La regulación permite generar la nota cuando se requiera la corrección o anulación, sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable.
Conclusión
La nota de ajuste al documento soporte es el mecanismo que debes utilizar cuando un DSNO ya generado necesita corregirse o anularse. El documento original mantiene su trazabilidad: su numeración no puede reutilizarse y la nota debe relacionarlo correctamente mediante la información exigida por la DIAN.
Para el contador, el control no termina con la transmisión electrónica. Cada ajuste debe conciliarse con la realidad económica de la operación y con sus efectos en costos, deducciones, IVA, retenciones y registros contables. Además, antes de cerrar el caso debes comprobar que la nota haya superado la validación de la DIAN.
Fuentes oficiales
- DIAN — Resolución 000167 de diciembre 30 de 2021, compilada en la Resolución 000227 de 2025.
- DIAN — Resolución Única 000227 de septiembre 23 de 2025.
- Siempre Al Día — Fecha en el documento soporte con no obligados a facturar.
- Siempre Al Día — Documento soporte en compras con no obligados a facturar.
- Siempre Al Día — Facturación electrónica DIAN 2026: guía completa.
- Alegra — Cómo emitir notas de ajuste al Documento Soporte Electrónico.
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
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