Nota crédito en la factura electrónica: ¿En qué casos se debe utilizar?

La nota de crédito en la factura electrónica toma relevancia para ti, que eres contador, pues sabes que cada ajuste a una factura es un momento crítico. No se trata solo de corregir un número; se trata de mantener la integridad contable, asegurar el cumplimiento normativo ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y proteger la relación con el cliente. La nota crédito en la factura electrónica es esencial para evitar complicaciones futuras.

• ¿Qué diferencias clave existen entre una nota crédito y una nota débito la factura de venta? La principal diferencia radica en su efecto: la nota crédito disminuye el valor de una factura, mientras que la nota débito lo aumenta.
• ¿La nota crédito solo tiene impacto a nivel contable? No, también tiene efectos fiscales; por ejemplo en IVA y renta.

Este documento una herramienta estratégica fundamental en el ecosistema de la facturación electrónica en Colombia. Es el único mecanismo legal para ajustar transacciones ya facturadas, garantizando que tus registros contables reflejen la realidad económica de la empresa.

Es importante entender que la nota crédito en la factura electrónica no solo corrige errores, sino que también es una herramienta útil para mejorar la relación con tus clientes.

La gestión manual de este documento  es propensa a errores y consume un tiempo valioso. Aquí es donde Alegra, como proveedor tecnológico autorizado por la Dian, transforma esta tarea compleja en un proceso ágil, automatizado y seguro.

1. ¿Qué es una nota crédito en la factura electrónica de venta?

Una nota crédito es un documento electrónico que un vendedor emite para anular o corregir una factura de venta ya generada, disminuyendo el valor de la misma. Así lo ha expresado la Dian en su Oficio 906781 de septiembre 8 de 2022. Una vez que una factura electrónica ha sido emitida y validada por la Dian, no puede ser eliminada ni editada. 

Tip Alegra: La nota crédito es, por tanto, el único mecanismo legal y fiscalmente válido para revertir o ajustar la operación, asegurando que los registros contables y las obligaciones tributarias se correspondan con el valor final de la transacción.

¿Cuándo debes utilizar la nota crédito en una factura de venta?

La emisión de una nota crédito es necesaria en situaciones específicas que alteran las condiciones originales de la venta. Los casos más comunes son:

1. Anulación total de la factura: se utiliza cuando una factura se emitió por error, contiene datos incorrectos del comprador, o el cliente cancela el pedido en su totalidad antes de la entrega o aceptación.
2. Devolución de mercancía: aplica cuando un cliente devuelve productos, ya sea de forma parcial o total, debido a defectos, daños durante el envío o simple insatisfacción.
3. Corrección de errores en la factura:indispensable para rectificar equivocaciones en precios, cantidades facturadas, aplicación incorrecta de impuestos o cargos duplicados.
4. Descuentos post-factura: permite aplicar descuentos o bonificaciones que se acordaron después de haber emitido la factura, a menudo como un gesto de buena voluntad para resolver una disputa o fidelizar al cliente.

¿Cuál es el impacto contable y fiscal de las notas credito en las facturas de venta?

Emitir una nota crédito tiene efectos directos y significativos en los registros contables y declaraciones tributarias. Es fundamental que entiendas cada uno de estos impactos para mantener la coherencia de tu información financiera.

• Efecto contable: la nota crédito revierte total o parcialmente el registro contable de la venta original. Esto significa una disminución en la cuenta de Ingresos y una reducción en la cuenta por cobrar de Clientes. Si la devolución implica mercancía, esta debe reingresar al inventario.

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• Efecto en el IVA: el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se generó y registró como un pasivo en la factura original se reversa con la nota crédito. Esto reduce el saldo de IVA por pagar a la Dian en la declaración del período correspondiente. 
• Efecto en la retención en la fuente: si tu cliente te practicó retención en la fuente a título de renta sobre la factura original, la nota crédito anula o reduce la base de dicha retención. Contablemente, debes reversar el anticipo de impuesto que habías registrado. Este ajuste es vital para la correcta conciliación fiscal y la preparación de la declaración de renta.

2. ¿Qué es una nota crédito en el contexto de una factura de compra?

Cuando tu empresa es la que recibe una nota crédito de un proveedor, el tratamiento contable y fiscal también requiere una atención meticulosa para asegurar que tus costos, gastos e impuestos descontables estén correctamente registrados.

¿Qué significa recibir una nota crédito de un proveedor?

Recibir una nota crédito de un proveedor formaliza una disminución de la deuda de tu cliente con él. Este documento actúa como un comprobante de que el valor de una factura de compra ha sido reducido, ya sea por la devolución de productos, la corrección de un error en la facturación o la aplicación de un descuento.

Este documento genera un saldo a favor de tu cliente que puede ser aplicado para disminuir el pago de la factura original o acreditarse para futuras compras.

¿Cuáles son los efectos contables y fiscales de recibir una nota crédito de un proveedor?

El registro de una nota crédito recibida ajusta los pasivos de tu cliente y puede afectar costos o gastos, así como los impuestos que se planea descontar.

• Efecto contable: el principal efecto es la disminución de la cuenta por pagar a Proveedores. La contrapartida dependerá del motivo de la nota: si es por una devolución de mercancía, se acredita la cuenta de Inventarios; si es por un descuento o corrección de un servicio, se acredita la cuenta de Gasto o Costo correspondiente.
• Efecto en el IVA: el IVA descontable que registraste al recibir la factura de compra original debe ser reversado en la proporción correspondiente a la nota crédito. Esto significa que tendrás un menor saldo de IVA a favor para descontar en tu declaración, lo cual impacta directamente tu flujo de caja.
• Efecto en la retención en la fuente: si tu empresa practicó retención en la fuente al proveedor al momento de causar la factura de compra, la base de esa retención se reduce con la nota crédito. Por lo tanto, debes ajustar el valor de la retención que declaras y pagas a la Dian, asegurando que solo retengas sobre el valor neto de la operación.

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3. ¿Cuáles son las diferencias entre las notas débito en las facturas de venta y de compra?

Para completar el panorama de los ajustes a facturas, es crucial entender la nota crédito desde sus dos perspectivas principales: cuando la emites por una venta y cuando la recibes por una compra. La siguiente matriz está diseñada como una herramienta de referencia rápida para que, como contador, puedas diagnosticar cualquier situación y aplicar el procedimiento correcto: 

4. Emite tus notas crédito en minutos con Alegra

Ahora que la teoría está clara, es momento de ver la práctica. Con Alegra, el proceso de emitir una nota crédito electrónica es tan intuitivo que te olvidarás de las complejidades manuales. En nuestra ayuda: Crea notas crédito electrónicas te explicamos cómo emitir estos documentos desde cero o desde la factura de venta.

Cada ajuste, por pequeño que sea, tiene implicaciones directas en tus declaraciones de impuestos y en la salud financiera de la empresa que asesortas.

Dejar atrás los procesos manuales y adoptar una herramienta especializada como Alegra no es un lujo, sino una necesidad estratégica. Los beneficios son claros: reduces drásticamente el riesgo de errores humanos, ahorras horas de trabajo operativo y garantizas que cada documento emitido cumpla al 100% con la normativa vigente de la Dian.

• Creación de facturas por voz: ¿Por qué teclear cuando puedes hablar? Con Alegra, puedes dictar los datos de una factura mientras revisas otros documentos. Esta funcionalidad reduce drásticamente el tiempo de digitación y la probabilidad de cometer errores que luego necesiten una nota débito para ser corregidos.
• Buzón Inteligente con IA: pide a tus proveedores que envíen sus facturas a tu buzón de correo electrónico de Alegra. La Inteligencia Artificial se encarga de leer el archivo XML, extraer todos los datos (proveedor, ítems, montos) y dejar la factura de compra lista para que la registres con un solo clic. Se acabaron los errores de transcripción manual.

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Fuentes oficiales

• Dian. (2022). Oficio 906781 de septiembre 8 de 2022. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• Alegra. (2025). Crea notas crédito electrónicas.  Centro de ayudas.

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