Nómina electrónica en contratos de aprendizaje: ¿Cómo soportar costos y deducciones según la DIAN?

Desde el 25 de junio de 2025, la Ley 2466 convirtió el contrato de aprendizaje en contrato laboral especial. Con ese cambio, los pagos a aprendices pasaron a requerir Documento Soporte en Nómina Electrónica para ser deducibles en renta. La DIAN lo confirmó expresamente en el Concepto 17232 de 2025. Aquí te explicamos el antes, el después y los casos especiales que debes conocer.

• ¿Aplica el DSNE para aprendices hoy? Sí, desde el 25 de junio de 2025. La Ley 2466 otorgó al contrato de aprendizaje naturaleza laboral especial, y la DIAN confirmó en el Concepto 17232 de 2025 que los pagos a aprendices deben soportarse con DSNE para ser deducibles en renta.
• ¿Y antes del 25 de junio de 2025? No aplicaba. La DIAN había establecido en el Concepto Unificado 106 de 2022 que el apoyo de sostenimiento no era salario y el contrato no era laboral, por lo que no generaba obligación de DSNE.
• ¿Qué pasa si la empresa no contrata aprendices y paga monetización al SENA? El pago al SENA es deducible bajo el artículo 107 del Estatuto Tributario sin necesidad de DSNE.

La Ley 2466 de 2025 —reforma laboral vigente desde el 25 de junio de 2025— cambió de raíz la naturaleza jurídica del contrato de aprendizaje en Colombia. Lo que antes era un acuerdo formativo sin vínculo laboral explícito pasó a ser un contrato laboral especial a término fijo, con derechos a salario, prestaciones sociales y seguridad social. Ese cambio tuvo consecuencias tributarias directas que la DIAN precisó mediante el Concepto 17232 de 2025 (interno 1674, de octubre 14 de 2025): los pagos a aprendices deben soportarse con el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica —DSNE— para ser imputados como costos o deducciones en renta. Aquí te explicamos todo lo que necesitas para asesorar a tus clientes correctamente.

¿Qué decía la DIAN antes de la Ley 2466 de 2025?

Antes del 25 de junio de 2025, la DIAN había dejado clara su posición en el numeral 4.2.3.6 del Concepto Unificado 106 de 2022: el contrato de aprendizaje era distinto al contrato de trabajo —según las Sentencias C-038 y C-457 de 2004 de la Corte Constitucional—, los aprendices no eran trabajadores, la cuota de sostenimiento no constituía salario y, en consecuencia, los pagos a aprendices no requerían DSNE.

Ese era el régimen hasta el 24 de junio de 2025. Los pagos a aprendices realizados hasta esa fecha se reportaban en los formatos de información exógena 1001 y 1011 bajo el concepto 8249, no en el DSNE ni en el formato 2276.

¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025 y el Concepto 17232 de 2025 para la nómina electrónica en contratos de aprendizaje?

El artículo 21 de la Ley 2466 de junio 25 de 2025 modificó el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, redefiniendo el contrato de aprendizaje como un contrato laboral especial a término fijo sujeto a las reglas sustanciales del Código Sustantivo del Trabajo. Con esa modificación, los pagos a aprendices pasaron a ser pagos laborales.

La DIAN respondió con el Concepto 17232 de 2025 (interno 1674, octubre 14 de 2025), que modificó el descriptor 4.2.3.6 del Concepto Unificado 106 de 2022, estableciendo que:

• El DSNE es el documento válido para soportar costos y deducciones en renta derivados de contratos de aprendizaje, incluso cuando el contrato no era originalmente de naturaleza laboral.
• Los pagos al aprendiz por concepto de apoyo de sostenimiento mensual deben soportarse obligatoriamente con DSNE —confirmado también por el Concepto 14600 de 2025 (interno 1751, octubre 21 de 2025)—.
• El DSNE soporta los costos de forma integral: no solo el valor neto pagado al aprendiz, sino la totalidad de los conceptos devengados y deducidos —precisado por el Concepto 14745 de 2025 (interno 1793, octubre 28 de 2025)—.

Tip Alegra: la DIAN no se limitó a validar el DSNE para aprendices: aclaró que auditará el contenido integral del documento, no solo su existencia. Un DSNE que registre únicamente el neto pagado y omita el desglose completo de devengados y deducciones no será un soporte fiscal válido.

¿Desde cuándo aplica y cómo se reporta la nómina electrónica en contratos de aprendizaje?

El cambio de régimen opera desde el 25 de junio de 2025, fecha de entrada en vigor de la Ley 2466. El cuadro a continuación resume las reglas de reporte antes y después:

¿Qué pasa si la empresa paga monetización al SENA en lugar de contratar aprendices?

Cuando una empresa opta por no vincular aprendices y en su lugar paga la monetización de la cuota de aprendizaje al SENA, ese pago sigue siendo deducible bajo el artículo 107 del Estatuto Tributario —relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad— sin que se requiera DSNE. La DIAN lo confirmó en el Concepto 14600 de 2025: la obligación de DSNE aplica a los pagos al aprendiz como beneficiario directo, no al pago institucional al SENA.

¿Qué debe revisar el contador en los clientes con aprendices?

Si tienes clientes que vincularon aprendices del SENA durante 2025, estos son los puntos críticos que debes verificar antes de presentar su declaración de renta del año gravable 2025:

• Pagos anteriores al 25 de junio de 2025: no requieren DSNE. Verificar que estén reportados en formatos 1001/1011 con concepto 8249 en la información exógena AG 2025.
• Pagos desde el 25 de junio de 2025: verificar que se hayan generado DSNE por cada aprendiz de forma mensual, dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente.
• Contenido del DSNE: confirmar que incluye el desglose completo de devengados —apoyo de sostenimiento, auxilio de transporte si aplica— y deducciones, no solo el valor neto. El Concepto 14745 de 2025 exige integralidad.
• Formato exógena: los pagos del segundo semestre de 2025 deben reportarse en el formato 2276, no en los formatos 1001/1011.
• DSNE omitidos o extemporáneos: si algún mes no se transmitió el DSNE del aprendiz, transmitirlo antes de presentar la declaración de renta para preservar la deducibilidad, conforme al Concepto 378 de 2026.

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¿Cómo puede Alegra Nómina ayudarte a gestionar el DSNE de los aprendices?

Con Alegra Nómina puedes registrar a los aprendices como beneficiarios del pago dentro del módulo de nómina electrónica, generar el DSNE mensual con el desglose completo de devengados y deducciones exigido por la DIAN, y transmitirlo dentro del plazo legal. Desde el panel de Alegra para contadores puedes revisar el historial de DSNE de todos tus clientes e identificar qué aprendices tienen transmisiones pendientes o con errores.

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Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica y contratos de aprendizaje

Entre las preguntas frecuentes sobre nómina electrónica y contratos destacamos:

¿Qué pasa con los pagos a aprendices realizados antes del 25 de junio de 2025?

Los pagos anteriores al 25 de junio de 2025 no requerían DSNE porque bajo el régimen anterior el contrato de aprendizaje no era laboral. Esos pagos se soportaban con los formatos 1001 y 1011 de información exógena bajo el concepto 8249. No es necesario emitir DSNE retroactivo para esos períodos.

¿El DSNE del aprendiz debe incluir las prestaciones sociales?

Sí. El Concepto 14745 de 2025 precisó que el DSNE debe soportar los costos de forma integral: la totalidad de los conceptos devengados y deducidos que componen la remuneración del aprendiz, no solo el valor neto a pagar. Omitir prestaciones o deducciones puede llevar a que la DIAN cuestione la validez del documento como soporte fiscal.

¿La empresa que paga monetización al SENA también debe emitir DSNE?

No. El pago de la monetización de la cuota de aprendizaje al SENA no genera obligación de DSNE porque no hay un aprendiz como beneficiario directo de un contrato laboral. Ese pago es deducible por el artículo 107 del Estatuto Tributario como gasto con relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad, sin requerir soporte de nómina electrónica.

Fuentes oficiales

• Ley 2466 de junio 25 de 2025 — artículo 21 (modificación art. 81 CST: contrato de aprendizaje como contrato laboral especial)
• Concepto DIAN 17232 de 2025 (interno 1674, octubre 14 de 2025) — DSNE obligatorio para contratos de aprendizaje; modificación descriptor 4.2.3.6 Concepto Unificado 106 de 2022
• Concepto DIAN 14600 de 2025 (interno 1751, octubre 21 de 2025) — DSNE para apoyo de sostenimiento mensual a aprendices; deducibilidad de la monetización al SENA
• Concepto DIAN 14745 de 2025 (interno 1793, octubre 28 de 2025) — DSNE como soporte integral de costos
• Resolución 000013 de 2021 — artículo 4 (sujetos obligados al DSNE)