¿Cómo reportar la nómina electrónica de pensionados?

La correcta gestión de la nómina electrónica de pensionados se ha convertido en un requisito indispensable para los empleadores que mantienen una relación prestacional directa con sus antiguos colaboradores. A continuación, exploramos los aspectos más relevantes que debes tener en cuenta.

El empleador que paga pensiones directamente a su cargo está obligado a reportar esos pagos en el DSNE, de forma mensual e individual por cada pensionado. Si la pensión la paga Colpensiones o un fondo privado, no aplica ninguna obligación. A continuación exploraremos quién es ese empleador, qué conceptos incluir y cómo se tratan los litigios laborales con exempleados.

Tip Alegra: La norma de nómina electrónica incluye explícitamente a los pensionados como beneficiarios del pago desde su origen —artículo 1 numeral 5 de la Resolución 000013 de 2021—, pero en la práctica la obligación aplica a muy pocos empleadores. Debe identificarse correctamente quién paga: en Colombia, la gran mayoría de pensiones las desembolsa Colpensiones o un fondo privado, no el antiguo empleador. Solo cuando el pago sale del patrimonio del empleador directamente nace la obligación de DSNE. Y hay un caso adicional que no debe pasarse por alto: los pagos ordenados judicialmente a exempleados.

¿Qué dice la norma sobre pensionados y DSNE?

El artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 —compilado como artículo 1.5.3.2.3 en la Resolución 227 de 2025— establece que están obligados a transmitir el DSNE los contribuyentes del impuesto de renta que realicen pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador. La expresión «cargo del empleador» es el elemento definitorio.

El numeral 5 del artículo 1 de la misma resolución define al beneficiario del pago como las personas naturales vinculadas laboralmente y los pensionados a cargo del empleador: dos categorías paralelas reconocidas explícitamente por la norma.

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¿Quién es el empleador que paga la pensión «directamente a su cargo»?

Este es el punto de mayor confusión. En Colombia, la mayoría de pensiones las desembolsa el sistema general de pensiones: Colpensiones o los fondos privados de pensiones obligatorias. En esos casos el pago no lo hace el empleador, y por lo tanto no existe obligación de DSNE para el empleador anterior.

La obligación sí aplica cuando el empleador paga la pensión directamente de su propio patrimonio. Los casos más frecuentes son pensiones convencionales extralegales pactadas en convenciones colectivas, pensiones de jubilación que la empresa asumió antes del sistema de prima media, y mesadas pensionales ordenadas judicialmente.

¿Y los litigios laborales con exempleados? El Concepto DIAN 010449 de 2025

Este es el caso que más genera preguntas. El Concepto DIAN 010449 de agosto 4 de 2025 (interno 1173) resolvió si el DSNE es exigible para pagos laborales originados en litigios judiciales cuando el trabajador beneficiario ya no tiene vínculo laboral vigente con el empleador.

La respuesta de la DIAN fue afirmativa: los pagos que el empleador realice como resultado de decisiones judiciales derivadas de litigios laborales deben soportarse mediante el DSNE, incluso si el beneficiario ya no es trabajador activo. El origen del pago sigue siendo la relación laboral, y esa naturaleza no desaparece porque el vínculo haya terminado.

Tip Alegra: si tienes clientes con pasivos laborales en litigio condenados a pagar acreencias a exempleados, esos pagos requieren DSNE. Cada desembolso genera una obligación de transmisión dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente.

¿Cómo se transmite el DSNE de los pensionados?

El proceso sigue las mismas reglas generales del artículo 3 de la Resolución 000013 de 2021. La periodicidad es mensual: aunque el pago se haga en otro intervalo, el DSNE se genera mensualmente acumulando todos los pagos del periodo. Debe generarse un DSNE independiente por cada pensionado —igual que con los trabajadores activos—, dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente. En cuanto a los conceptos, el documento debe incluir la mesada pensional, bonificaciones si aplican, deducciones de salud y cualquier otro concepto que integre el pago mensual al pensionado.

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¿Cómo puede Alegra Nómina ayudarte con el DSNE de pensionados?

Con Alegra Nómina puedes registrar a los pensionados como beneficiarios del pago, configurar la mesada y deducciones, y generar el DSNE mensual con transmisión automática a la Dian dentro del plazo legal. El panel de Alegra para contadores te permite centralizar trabajadores activos y pensionados de todos tus clientes desde un mismo lugar.

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Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica de pensionados

¿Si la pensión la paga Colpensiones, el empleador debe emitir DSNE?

No. Cuando la pensión la paga el sistema general —Colpensiones o un fondo privado—, el empleador no realiza ninguna erogación directa y no tiene obligación de DSNE. La obligación aplica únicamente cuando el pago sale del patrimonio del empleador.

¿Los pagos de pensión convencional deben incluir deducciones de salud?

Sí. Si el empleador descuenta aportes de salud sobre la mesada pensional que paga directamente, esos valores deben reflejarse como deducciones en el DSNE. El documento debe reflejar la totalidad de devengados y deducciones, no solo el valor neto transferido al pensionado.

¿Una entidad pública que paga pensiones convencionales debe transmitir DSNE?

Depende de su condición tributaria. Si es contribuyente del impuesto de renta, sí. Si es entidad no contribuyente de renta según los artículos 22 y 23 del Estatuto Tributario, no está obligada al DSNE, según el Oficio Dian 906182 de 2021.

Fuentes oficiales

• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2021, 11 de febrero). Resolución 000013. DIAN
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (2025.. Concepto 010449 de agosto 4 de 2025. DIAN
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2021) Oficio Dian 906182

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