¿Es obligatorio el mensaje de confirmación en el documento equivalente electrónico?

El Documento Equivalente Electrónico —DEE— es un documento digital de validación fiscal, distinto de la factura electrónica tradicional, que sustituye a los documentos equivalentes a la factura de venta en ciertas transacciones (por ejemplo, tiquetes de máquina registradora POS, boletas de cine, peajes, etc.). 

Su función es servir como soporte válido de impuestos descontables, costos y deducciones en las obligaciones tributarias del comprador, al igual que lo haría una factura electrónica de venta​.

Mensaje de confirmación en el documento equivalente electrónico por ventas a plazos

En operaciones a crédito (ventas a plazo) donde se usa un documento equivalente electrónico, no es obligatorio emitir mensajes electrónicos de confirmación de recibido. De acuerdo con el Concepto 010619 int 1189 de diciembre 18 de 2024 emitido por la Dian, los mensajes de confirmación exigidos para las facturas electrónicas de venta a crédito no aplican a los documentos equivalentes electrónicos​.

Esto se debe a que el DEE no tiene la misma naturaleza jurídica que una factura electrónica; por tanto, no está sujeto al requisito de confirmación establecido en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario​—ET—.

Tip Alegra: Un DEE puede respaldar costos, deducciones e impuestos descontables sin necesidad de ningún acuse de recibo por parte del comprador​.

La Dian incluso enfatizó que exigir mensajes de confirmación para los DEE “iría más allá de lo dispuesto en las normas tributarias vigentes”, ratificando que no es necesario este paso adicional en operaciones soportadas con documentos equivalentes electrónicos​.

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¿Qué establece el artículo 616-1 del ET sobre la confirmación de recibo?

El artículo 616-1 del ET regula el sistema de facturación en Colombia y contiene, entre otros aspectos, la obligación de confirmar la recepción de facturas en ventas a crédito. En su texto (modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021) se dispone que cuando una factura electrónica de venta se emite a crédito o con plazo para el pago, el adquirente debe confirmar al emisor el recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos​.

¿Para qué sirven los mensajes electrónicos de confirmación en la factura electrónica?

En el esquema de factura electrónica de venta a crédito, los mensajes electrónicos de confirmación de recibido cumplen un rol fundamental. Estos “acuses de recibo” (uno por la recepción de la factura y otro por la recepción de los bienes y/o servicios consignados en ella) son obligatorios para dar validez fiscal a la factura en operaciones a plazo​.

Es decir, el comprador debe enviar dichos mensajes al emisor para que la factura electrónica sea reconocida como soporte válido de costos, gastos e IVA descontable ante la Dian.

Profundiza sobre este tema en nuestro editorial: ¡Cuidado! No enviar el mensaje de aceptación de facturas en compras a crédito puede derivar en el rechazo de costos y deducciones.

Además, los mensajes de confirmación son los que permiten que la factura electrónica adquiera la calidad de título valor negociable: una factura de venta se convierte en título valor cuando cuenta con los dos eventos de confirmación (recepción de la factura y de los bienes/servicios), ya sea por aceptación expresa del comprador o por aceptación tácita tras un plazo legal​.

Gracias a ello, la factura electrónica a crédito puede circular en el registro RADIAN y ser negociada (factoring) si el vendedor así lo desea, obteniendo liquidez con base en ese documento. En resumen, los mensajes de confirmación en la factura electrónica sirven para certificar la recepción de la mercancía/servicio, habilitar la factura como soporte fiscal deducible y posibilitar su uso como título valor en el mercado.

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