Formato 1009 de información exógena AG 2025: ¿Qué pasivos debes reportar y cómo diligenciarlo?

El formato 1009 sirve para reportarle a la DIAN el saldo de los pasivos al 31 de diciembre. Para el año gravable 2025 (a presentar en 2026), aplica la versión 7 del formato, sin cambios de versión respecto al AG 2024.

La norma que regula su diligenciamiento es el artículo 1.3.5.6.1 de la Resolución Única 000227 de 2025, que compila lo establecido originalmente en el artículo 25 de la Resolución 000162 de 2023, con las modificaciones de la Resolución 000188 de 2024.

• ¿Qué reporta el formato 1009 AG 2025? El saldo de los pasivos al 31 de diciembre de 2025, clasificados por acreedor y por concepto según la naturaleza de la obligación, conforme al artículo 1.3.5.6.1 de la Resolución 000227 de 2025.
• ¿Cuál es el umbral de reporte individual? Los saldos iguales o superiores a 12 UVT ($597.588 para el AG 2025, usando la UVT 2025 de $49.799) se reportan individualmente. Los saldos menores pueden acumularse bajo el seudo-NIT 222222222.
• ¿La Resolución 000233 de 2025 modificó este formato? No. El formato 1009 no fue modificado por la Resolución 000233 de 2025. Las instrucciones vigentes son las de la Resolución 000227 de 2025.

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¿Qué es el formato 1009 y para qué sirve?

El formato 1009 sirve para realizar el reporte de información exógena mediante el cual el contribuyente informa a la DIAN el detalle del saldo de sus pasivos al 31 de diciembre del año gravable. Es un reporte de saldo, no de movimientos, así que captura una fotografía del pasivo del informante al cierre del ejercicio, clasificado por acreedor y por naturaleza de la obligación.

La DIAN cruza este formato con el formato 1008 de cuentas por cobrar del acreedor: lo que el deudor reporta como pasivo frente a un tercero debe coincidir con lo que ese tercero reporta como cuenta por cobrar. Cualquier descuadre material puede generar un requerimiento.

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¿Quiénes están obligados a reportar el formato 1009 por el año gravable 2025?

Están obligados a presentar el formato 1009 los contribuyentes que cumplan los criterios de los numerales 4, 5, 7 y 9 del artículo 1.3.1.1 de la Resolución 000227 de 2025 y que tengan saldos de pasivos al 31 de diciembre de 2025. Los topes y condiciones en términos generales son:

Tip Alegra: a diferencia de otros formatos como el 1001 o el 1003, los agentes de retención en la fuente que solo tienen esa calidad (sin superar los topes de ingresos) no están obligados a reportar el formato 1009, según el artículo 1.3.5.6.1 de la Resolución 000227 de 2025.

¿Qué información se reporta en el formato 1009 de información exógena AG 2025?

En el formato 1009 se reporta, por cada acreedor, el saldo del pasivo al 31 de diciembre de 2025, clasificado en los conceptos definidos en el artículo 1.3.5.6.1 de la Resolución 000227 de 2025:

Tip Alegra: Los conceptos 2216 y 2217 son de uso exclusivo para entidades financieras.

¿Cuál es el paso a paso para diligenciar el formato 1009 AG 2025?

A continuación, el checklist paso a paso para diligenciar el formato 1009 del año gravable 2025 sin errores:

Paso 1. ¿Cómo verificar la obligación y obtener el saldo de pasivos?

Confirma que el cliente está obligado a reportar información exógena y extrae de la contabilidad el saldo de los pasivos al 31 de diciembre de 2025. El saldo a reportar es el saldo fiscal al cierre del año. Si tienes pasivos en moneda extranjera, conviértelos a pesos colombianos usando la tasa representativa del mercado (TRM).

Cruza los saldos con el balance de prueba al cierre del año para verificar que no haya partidas pendientes de conciliar.

Paso 2. ¿Cómo clasificar los saldos en los conceptos?

Agrupa cada pasivo en el concepto que corresponda según la naturaleza del acreedor, por ejemplo, pasivos por aportes parafiscales, salud, pensión y cesantías en el concepto 2214, pasivos de obligaciones financieras en el 2213 y uno a uno revisar todos los conceptos. Los que no se relacionen de forma específica irían en el concepto 2206.

Paso 3. ¿Cómo aplicar el umbral de cuantías menores?

Para cada concepto, separa los acreedores cuyo saldo al 31 de diciembre de 2025 sea inferior a 12 UVT ($597.588). Estos pueden reportarse acumulados bajo el seudo-NIT 222222222, razón social “Cuantías menores” y tipo de documento 43, en un único registro por concepto. Los acreedores con saldo igual o superior a 12 UVT se reportan siempre individualmente.

Paso 4. ¿Cómo usar la versión 7 del prevalidador?

Descarga el prevalidador actualizado de la DIAN para el AG 2025 y verifica que el formato 1009 sea la versión 7. El archivo tiene extensión .xlsm, habilita las macros al abrirlo. Por cada acreedor y concepto diligencia: tipo y número de documento, nombre o razón social, dirección, municipio, departamento, país, concepto y valor del saldo en pesos enteros sin decimales. Los campos numéricos vacíos deben llevar cero, no quedar en blanco.

Paso 5. ¿Cómo revisar y validar antes de presentar?

Antes de generar el XML, verifica:

• Que cuadre con el balance: la suma de todos los conceptos del formato 1009 debe coincidir con el saldo total de pasivos del balance de prueba al 31 de diciembre de 2025.
• Cruce con el formato 1008 del acreedor: lo que reportas como pasivo frente a un tercero debe coincidir con lo que ese tercero reporta como cuenta por cobrar en su formato 1008. Anticipa posibles descuadres y documenta las causas.
• Uso correcto de conceptos 2216 y 2217: son exclusivos de entidades financieras. Una empresa del sector real que los use generará un error de consistencia ante la DIAN.
• Umbral de cuantías menores: ningún acreedor con saldo igual o superior a $597.588 puede estar en el registro bajo el NIT 222222222.

Paso 6. ¿Cómo presentar el formato 1009 dentro del plazo?

Con el archivo XML generado y sin errores en el prevalidador, cárgalo en el portal de servicios informáticos de la DIAN a través de “Presentación de información por envío de archivos”. Los plazos para el AG 2025 son:

• Grandes contribuyentes: entre el 28 de abril y el 13 de mayo de 2026, según el último dígito del NIT.
• Demás obligados: entre el 14 de mayo y el 12 de junio de 2026, según los últimos dos dígitos del NIT.

Una vez presentado, descarga el acuse de recibo en PDF con la marca de agua “Recibido” como constancia legal.

Para el paso a paso completo del proceso de carga en el portal DIAN, revisa: ¿Cómo presentar la información exógena del año gravable 2025 paso a paso en 2026?

¿Cómo te ayuda Alegra Contabilidad a generar el formato 1009?

El mayor reto al diligenciar el formato 1009 es garantizar que el pasivo reportado refleje con exactitud los saldos fiscales al cierre y cuadre con lo que los acreedores declaran en sus formatos 1008: la DIAN hace ese cruce de forma automática y cualquier diferencia queda expuesta.

Alegra Contabilidad genera el formato 1009 automáticamente a partir de las cuentas por pagar registradas durante el año, clasificadas según los conceptos de la DIAN. Solo debes configurar una vez la parametrización de cuentas y el sistema construye el archivo listo para el prevalidador sin necesidad de exportar datos manualmente. ¡Realiza tu prueba gratuita por 15 días y descubre el poder de la Contabilidad Inteligente!

Preguntas frecuentes sobre el formato 1009

Estas son las dudas más comunes que tienen los contadores sobre este formato.

¿Qué diferencia hay entre el formato 1009 y el formato 1008?

El formato 1009 reporta los saldos de pasivos del informante al 31 de diciembre, es decir, lo que él debe a terceros. El formato 1008 reporta los saldos de cuentas por cobrar, lo que terceros le deben al informante. Son formatos espejo que la DIAN cruza para verificar la consistencia de la información entre informantes.

¿Cómo se reportan los pasivos laborales en el formato 1009?

Los pasivos laborales van en el concepto 2214, identificando como acreedor al trabajador, no al fondo de cesantías ni a la EPS. La razón es que fiscal y contablemente el pasivo es con el trabajador; el fondo es simplemente el administrador al que se transfiere cuando se hace efectivo el pago. Si las cesantías ya fueron consignadas al fondo, dejan de ser un pasivo del empleador y no se reportan.

¿Qué pasa si el saldo reportado en el 1009 no coincide con el formato 1008 del acreedor?

Las diferencias no siempre implican error: pueden originarse en distintas fechas de reconocimiento, ajustes por redondeo o partidas conciliatorias legítimas. Sin embargo, diferencias materiales sin justificación pueden generar un requerimiento de la DIAN. Si detectas un descuadre antes de presentar, docúmenta la causa. Una vez vencido el plazo, puedes presentar un archivo de reemplazo con la sanción reducida del artículo 651 del ET.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de marzo 30 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• DIAN. (2024). Resolución 000188 del 30 de octubre de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
• DIAN. (2025). Resolución Única 000227 del 23 de septiembre de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Te surgió alguna duda con el formato 1009 para el AG 2025? Cuéntanos en los comentarios y sigue consultando la sección de impuestos de Siempre Al Día para mantenerte al día con toda la normativa tributaria colombiana.