Formato 1003 de información exógena AG 2024: Guía paso a paso para su diligenciamiento
En el formato 1003 de información exógena se detallan todas las retenciones en la fuente (a título de renta, IVA y timbre) que terceros le practicaron al informante durante el año gravable 2024.
Equipo Siempre Al Díа
Actualizado el: 02 May 2025
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En el formato 1003 se relacionan los datos de cada persona o entidad que efectuó retenciones al contribuyente reportante durante el período gravable, en este caso en 2024, junto con los valores acumulados de las transacciones sujetas a retención y el monto retenido.
A continuación presentamos una guía práctica, concisa y detallada –con ejemplos– para que entiendas cómo diligenciar correctamente este formato, de acuerdo con las indicaciones de la Resolución 000162 de 2023.
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Paso a paso para diligenciar el formato 1003 de exógena AG 2024
Para diligenciar este formato recomendamos los siguientes pasos:
1. Recopila las certificaciones de retenciones recibidas en 2024
Reúne todos los certificados o soportes de retención en la fuente que los clientes, pagadores o terceros le hayan entregado a tu cliente por pagos hechos durante el 2024. Estos documentos contienen la información básica necesaria: quién le practicó la retención a tu cliente (nombre o razón social e identificación), qué tipo de retención fue (renta, IVA, timbre, etc.), el valor de la operación o pago, y el valor retenido.
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Asegúrate de incluir todas las retenciones practicadas en el año, incluso aquellas que no fueron utilizadas en las declaraciones de renta o IVA de 2024 – la norma exige reportarlas independientemente de si las aprovechó o no en sus declaraciones.
Tip Alegra: Recuerda que el formato 1003 solo abarca retenciones a título de impuestos nacionales (renta, IVA, timbre); no incluye retenciones de otro tipo (por ejemplo, retenciones de ICA municipales ni autorretenciones que el mismo reportante se haya practicado).
2. Identifica a cada agente retenedor y verifica sus datos
Por cada retención recibida, identifica quién fue el retenedor. Necesitarás los datos exactos de cada agente retenedor: tipo y número de identificación, dígito de verificación (DV) si es NIT, nombres y apellidos o razón social, y dirección. Use la información tal como aparece en el RUT o en el certificado de la empresa/persona que le retuvo a tu cliente. Presta especial atención a:
- Tipo de documento: en el formato se usa un código para el tipo de documento (por ejemplo, 31 para NIT de empresas, 13 para cédula de ciudadanía, 22 para cédula de extranjería, 42 para identificación de extranjero sin NIT, etc.).
Tip Alegra: En el artículo 66 de la Resolución 000162 de 2023 encontrarás los tipos de documento con su respectivo código para que selecciones el que corresponda.
- Número de identificación y DV: digite el número de NIT o cédula sin separadores ni comas. Si es un NIT de empresa (tipo 31), incluye el DV en el campo separado; si es cédula u otro documento sin DV, deje ese campo en blanco. Un error común es poner el DV donde no corresponde o colocarlo mal.
- Nombres o razón social: el formato tiene campos separados para primer apellido, segundo apellido, primer nombre, otros nombres, y un campo para razón social. Si el retenedor es una persona natural, diligencia apellidos y nombres en los campos respectivos (y deja en blanco la razón social); si es una persona jurídica, diligencia la razón social completa en su campo y deja en blanco los campos de nombres y apellidos.
Tip Alegra: Usa la ortografía exacta tal como figura en el RUT o certificado de retención sin utilizar puntos.
- Dirección y ubicación: registra la dirección de notificación o domicilio del retenedor. Además, debes llenar los códigos de departamento y municipio según el directorio de códigos de ubicación de la Dian). Por ejemplo, Antioquia es el código 05 y Medellín el 001. Usa los códigos numéricos de dos dígitos para departamento y tres dígitos para municipio, en lugar de escribir el nombre de la ciudad.
3. Determina el concepto de cada retención practicada
Por cada retención que le practicaron, identifica bajo qué concepto o tipo de renta se efectuó, ya que el formato 1003 versión 7 clasifica las retenciones según su naturaleza.
Tip Alegra: En comparación con el año gravable 2023 el formato 1003 no tuvo novedades.
El artículo 21 de la Resolución 000162 de 2023 establece los conceptos que se deben usar, así:
| Concepto | Detalle |
| 1301 | Retención por salarios, prestaciones y demás pagos laborales: por ejemplo, si tu cliente es una persona natural empleada a quien el empleador le hizo retención en la fuente por salarios en 2024, dicha retención se reportaría con este concepto, incluyendo el nombre y NIT del empleador y los valores correspondientes. |
| 1302 | Retención por ventas: por ejemplo, cuando a tu cliente le compraron bienes o mercancías y el cliente le aplicó retención sobre el pago ; esa retención se informa con este concepto, indicando el total de pagos por ventas que ese cliente le hizo en el año y la suma retenida. |
| 1303 | Retención por servicios: por ejemplo, si tu cliente prestó servicios profesionales y el contratante le retuvo debes usar el concepto 1303 si el pago se cataloga como servicio en la normatividad. |
| 1304 | Retención por honorarios: aunque servicios y honorarios son parecidos, la Dian los separa en conceptos distintos. Usa el concepto 1304 para pagos calificados como honorarios (por ejemplo, un contador por servicios independientes). |
| 1305 | Retención por comisiones: si tu cliente recibe pagos por comisiones de un intermediario financiero y durante el año, el intermediario le practicó retenciones en la fuente sobre esas comisiones, deben ser reportadas bajo este concepto. |
| 1306 | Retención por intereses y rendimientos financieros: por ejemplo, si tu cliente es una persona natural o empresa que tiene inversiones financieras que generan intereses y durante el año, la entidad financiera le practicó retenciones en la fuente sobre los intereses pagados, dicho valor debe ser reportado con este concepto. |
| 1307 | Retención por arrendamientos: por ejemplo, si tu cliente es una empresa que alquila un local comercial y le practican retención en la fuente sobre el pago del canon de arrendamiento, dicho valor se reporta con este concepto. |
| 1308 | Retención por otros conceptos: este concepto debe ser utilizado para retenciones a título de renta que no encajan en las categorías anteriores (salarios, ventas, servicios, honorarios, etc.). Este es un código comodín para conceptos de renta menos comunes. |
| 1309 | Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas: si tu cliente vendió bienes o prestó servicios gravados con IVA y su cliente era agente de retención de IVA, es probable que le haya retenido una parte del IVA. Esas retenciones de IVA se reportan bajo este concepto. |
| 1310 | Retención por dividendos y participaciones (sin incluir el valor reportado en el concepto 1320): este concepto es utilizado para reportar las retenciones a título de renta por dividendos recibidos (típicamente aplicable a personas naturales o inversores a quienes les pagaron dividendos gravados con retención). |
| 1311 | Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas: corresponde a la retención que se practica, por ejemplo, cuando una persona natural vende un vehículo y en la oficina de tránsito se le retiene un porcentaje sobre el valor de la venta. |
| 1312 | Retención por ingresos de tarjeta débito y crédito: por ejemplo si tu cliente es comerciante y le pagan con datáfono, el banco adquirente suele retenerle mensualmente un porcentaje de esos ingresos brutos; esas retenciones se reportan con este concepto. |
| 1313 | Retención por loterías, rifas y similares: corresponde a las retenciones por premios de lotería, juegos de azar, etc., que le hayan practicado a tu cliente. |
| 1314 | Retención por impuesto de timbre: corresponde a las retenciones practicadas por dicho concepto. |
| 1320 | Retención por dividendos y participaciones recibidas por sociedades nacionales (artículo 242-1 del ET, este valor no debe incluirse en el concepto 1310): este concepto fue incorporado tras la Ley 2277 de 2022, que creó retención en la fuente sobre algunos dividendos pagados entre compañías nacionales. |
Cada retención que le practicaron en el año a tu cliente debe ser clasificada en uno de los conceptos anteriores. Revisa en sus certificados de retención cuál es la naturaleza del pago sujeto a retención y use el código apropiado.
Tip Alegra: No utilices conceptos equivocados ni tampoco dupliques valores: si un mismo tercero le practicó tanto retención de renta como de IVA en un pago, eso implicará dos registros separados en el formato).
4. Agrupa y suma los valores por cada tercero y concepto
En el formato 1003 se reporta por tercero retenedor y por concepto. Esto significa que si un mismo cliente o retenedor le hizo varias retenciones del mismo tipo (concepto) a lo largo de 2024, puedes (y debes) consolidarlas en un único renglón sumando sus valores.
Por ejemplo, si la empresa Cliente A le practicó retención a tu cliente por ventas (1302) en 5 pagos distintos durante el año, sume todos esos pagos para obtener el valor acumulado de las ventas y sume todas las retenciones de renta que ese cliente le hizo – el total resultante será lo que reporte en una sola línea bajo el NIT de Cliente A, concepto 1302, valor acumulado de pagos y total de retenciones.
Repita este proceso para cada combinación de tercero + concepto. De esta manera, cada registro del Formato 1003 representará la totalidad de lo retenido por un tercero específico bajo un determinado concepto en el año.
Si un tercero le practicó a tu cliente diferentes tipos de retención (p. ej., le retuvo renta y también IVA), entonces tendrá dos líneas para ese tercero (una por cada concepto).
5. Diligencia los campos del formato en el orden requerido
Ahora sí, procede a llenar el formato 1003 en el prevalidador correspondiente.
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6. Revisa las validaciones y consistencias antes de generar el archivo
Una vez diligenciados todos los registros, es crucial realizar una verificación final. Los errores en la presentación de exógena pueden dar lugar a rechazos del archivo o requerimientos de corrección por parte de la Dian, así que invierta tiempo en comprobar lo siguiente:
a. Consistencia de nombres e identificación.
b. Sumatorias correctas.
c. Códigos válidos.
d. Valor mínimo requerido.
e. No incluir autorretenciones propias.
7. Genera el archivo y presenta la información a la Dian
Finalmente, después de verificar que todo está correcto, genera el archivo en el formato requerido. Revisa que el número de envío, año gravable y demás datos generales del encabezado estén bien. Una vez tengas el archivo listo y validado, proceda a enviarlo a la Dian, en las fechas establecidas.
¡En lugar de armar manualmente la información, Alegra te guía! Solo configuras tus cuentas y clasificas cada transacción con el concepto tributario adecuado y el sistema elaborará el archivo con los datos correctos.
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