Formato 1003 de información exógena AG 2025: Guía paso a paso para su diligenciamiento
En el formato 1003 de información exógena se detallan todas las retenciones en la fuente (a título de renta, IVA y timbre) que terceros le practicaron al informante durante el año gravable 2025. ¡Conoce cuáles fueron las modificaciones efectuadas por la Resolución 000233 de 2025!
Escrito por:
Lina María Galindo López
Equipo Siempre Al Día
Contenido revisado por:
Equipo Alegra
Actualizado el: 24 Abr 2026
14 min de lectura
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En el formato 1003 de información exógena se relacionan los datos de cada persona o entidad que efectuó retenciones al contribuyente reportante durante el período gravable, en este caso en 2025, junto con los valores acumulados de las transacciones sujetas a retención y el monto retenido.
- ¿Quiénes deben presentar el formato 1003 de información exógena por el año gravable 2025? Personas naturales y asimiladas, personas jurídicas y asimiladas, entidades públicas y privadas enunciadas en los numerales 4, 5 y 7 del artículo 1.3.1.1 de la Resolución 000227 de 2025.
- ¿Qué versión del formato 1003 se utilizará por el año gravable 2025? La versión 7, la misma que se utilizó por el año gravable 2024.
A continuación presentamos una guía práctica, concisa y detallada con ejemplos para que entiendas cómo diligenciar correctamente este formato, de acuerdo con las indicaciones de la Resolución Única 000227 de 2025.
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¿Cuáles son las novedades en el formato 1003 por el año gravable 2025?
Las novedades del formato 1003 para el año gravable 2025 se centran en aclarar qué se debe reportar como base de las retenciones que le practicaron al informante, sin cambios de estructura ni de conceptos, pero con un lenguaje normativo más preciso.
Cambio en la base de retención reportada
La Resolución 000233 de 2025 modificó el artículo 1.3.5.3.1 de la Resolución 000227, reemplazando la literalidad que hacía referencia al “valor acumulado del pago o abono en cuenta” por la expresión “valor de la base de retención acumulada del pago o abono en cuenta sujeto a retención en la fuente”. En la práctica, esto significa que el informante ya no reporta solo el monto total pagado, sino el valor sobre el cual realmente se aplicó la retención en la fuente, alineando mejor el dato con la base gravable real.
Aclaración especial para el IVA (concepto 1309)
Se adicionó un parágrafo 1 al mismo artículo para precisar que, en el caso del concepto 1309 (Retención en la fuente en el Impuesto sobre las Ventas), el valor a reportar como base de retención corresponde al valor del IVA facturado, y no al valor total del pago o abono en cuenta. Esta aclaración evita confusiones entre el valor del pago y la base propia del impuesto, garantizando que en el formato 1003 se consigne únicamente el IVA retenido en esa operación.
¿Cuál es el paso a paso para diligenciar el formato 1003 de exógena por el año gravable 2025?
Para diligenciar este formato recomendamos los siguientes pasos:
1. Recopila las certificaciones de retenciones recibidas en 2025
Reúne todos los certificados o soportes de retención en la fuente que los clientes, pagadores o terceros le hayan entregado a tu cliente por pagos hechos durante el 2025. Estos documentos contienen la información básica necesaria: quién le practicó la retención a tu cliente (nombre o razón social e identificación), qué tipo de retención fue (renta, IVA, timbre, etc.), el valor de la operación o pago, y el valor retenido.
Te puede interesar nuestro artículo: Certificado de retención en la fuente: características y plazo para su expedición.
Asegúrate de incluir todas las retenciones practicadas en el año, incluso aquellas que no fueron utilizadas en las declaraciones de renta o IVA de 2025 dado que la norma exige reportarlas independientemente de si las aprovechó o no en sus declaraciones.
Tip Alegra: Recuerda que el formato 1003 solo abarca retenciones a título de impuestos nacionales (renta, IVA, timbre); no incluye retenciones de otro tipo (por ejemplo, retenciones de ICA municipales ni autorretenciones que el mismo reportante se haya practicado).
2. Identifica a cada agente retenedor y verifica sus datos
Por cada retención recibida, identifica quién fue el retenedor. Necesitarás los datos exactos de cada agente retenedor: tipo y número de identificación, dígito de verificación (DV) si es NIT, nombres y apellidos o razón social, y dirección. Usa la información tal como aparece en el RUT o en el certificado de la empresa/persona que le retuvo a tu cliente. Presta especial atención a:
- Tipo de documento: en el formato se usa un código para el tipo de documento (por ejemplo, 31 para NIT de empresas, 13 para cédula de ciudadanía, 22 para cédula de extranjería, 42 para identificación de extranjero sin NIT, etc.).
Tip Alegra: En el artículo 1.3.1.0.1 de la Resolución 000227 de 2025, encontrarás los tipos de documento con su respectivo código para que selecciones el que corresponda.
- Número de identificación y DV: digite el número de NIT o cédula sin separadores ni comas. Si es un NIT de empresa (tipo 31), incluye el DV en el campo separado; si es cédula u otro documento sin DV, deje ese campo en blanco. Un error común es poner el DV donde no corresponde o colocarlo mal.
- Nombres o razón social: el formato tiene campos separados para primer apellido, segundo apellido, primer nombre, otros nombres, y un campo para razón social. Si el retenedor es una persona natural, diligencia apellidos y nombres en los campos respectivos (y deja en blanco la razón social); si es una persona jurídica, diligencia la razón social completa en su campo y deja en blanco los campos de nombres y apellidos.
Tip Alegra: Usa la ortografía exacta tal como figura en el RUT o certificado de retención sin utilizar puntos.
- Dirección y ubicación: registra la dirección de notificación o domicilio del retenedor. Además, debes llenar los códigos de departamento y municipio según el directorio de códigos de ubicación de la Dian). Por ejemplo, Antioquia es el código 05 y Medellín el 001. Usa los códigos numéricos de dos dígitos para departamento y tres dígitos para municipio, en lugar de escribir el nombre de la ciudad.
3. Determina el concepto de cada retención practicada
Por cada retención que le practicaron, identifica bajo qué concepto o tipo de renta se efectuó, ya que el formato 1003 versión 7 clasifica las retenciones según su naturaleza.
El artículo 1.3.5.3.1 de la Resolución 000227 de 2025, establece los conceptos que se deben usar, así:
| Concepto | Detalle |
| 1301 | Retención por salarios, prestaciones y demás pagos laborales: por ejemplo, si tu cliente es una persona natural empleada a quien el empleador le hizo retención en la fuente por salarios en 2025, dicha retención se reportaría con este concepto, incluyendo el nombre y NIT del empleador y los valores correspondientes. |
| 1302 | Retención por ventas: por ejemplo, cuando a tu cliente le compraron bienes o mercancías y el cliente le aplicó retención sobre el pago ; esa retención se informa con este concepto, indicando el total de pagos por ventas que ese cliente le hizo en el año y la suma retenida. |
| 1303 | Retención por servicios: por ejemplo, si tu cliente prestó servicios profesionales y el contratante le retuvo debes usar el concepto 1303 si el pago se cataloga como servicio en la normatividad. |
| 1304 | Retención por honorarios: aunque servicios y honorarios son parecidos, la Dian los separa en conceptos distintos. Usa el concepto 1304 para pagos calificados como honorarios (por ejemplo, un contador por servicios independientes). |
| 1305 | Retención por comisiones: si tu cliente recibe pagos por comisiones de un intermediario financiero y durante el año, el intermediario le practicó retenciones en la fuente sobre esas comisiones, deben ser reportadas bajo este concepto. |
| 1306 | Retención por intereses y rendimientos financieros: por ejemplo, si tu cliente es una persona natural o empresa que tiene inversiones financieras que generan intereses y durante el año, la entidad financiera le practicó retenciones en la fuente sobre los intereses pagados, dicho valor debe ser reportado con este concepto. |
| 1307 | Retención por arrendamientos: por ejemplo, si tu cliente es una empresa que alquila un local comercial y le practican retención en la fuente sobre el pago del canon de arrendamiento, dicho valor se reporta con este concepto. |
| 1308 | Retención por otros conceptos: este concepto debe ser utilizado para retenciones a título de renta que no encajan en las categorías anteriores (salarios, ventas, servicios, honorarios, etc.). Este es un código comodín para conceptos de renta menos comunes. |
| 1309 | Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas: si tu cliente vendió bienes o prestó servicios gravados con IVA y su cliente era agente de retención de IVA, es probable que le haya retenido una parte del IVA. Esas retenciones de IVA se reportan bajo este concepto. |
| 1310 | Retención por dividendos y participaciones (sin incluir el valor reportado en el concepto 1320): este concepto es utilizado para reportar las retenciones a título de renta por dividendos recibidos (típicamente aplicable a personas naturales o inversores a quienes les pagaron dividendos gravados con retención). |
| 1311 | Retención por enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas: corresponde a la retención que se practica, por ejemplo, cuando una persona natural vende un vehículo y en la oficina de tránsito se le retiene un porcentaje sobre el valor de la venta. |
| 1312 | Retención por ingresos de tarjeta débito y crédito: por ejemplo si tu cliente es comerciante y le pagan con datáfono, el banco adquirente suele retenerle mensualmente un porcentaje de esos ingresos brutos; esas retenciones se reportan con este concepto. |
| 1313 | Retención por loterías, rifas y similares: corresponde a las retenciones por premios de lotería, juegos de azar, etc., que le hayan practicado a tu cliente. |
| 1314 | Retención por impuesto de timbre: corresponde a las retenciones practicadas por dicho concepto. |
| 1320 | Retención por dividendos y participaciones recibidas por sociedades nacionales (artículo 242-1 del ET, este valor no debe incluirse en el concepto 1310): este concepto fue incorporado tras la Ley 2277 de 2022, que creó retención en la fuente sobre algunos dividendos pagados entre compañías nacionales. |
Cada retención que le practicaron en el año a tu cliente debe ser clasificada en uno de los conceptos anteriores. Revisa en sus certificados de retención cuál es la naturaleza del pago sujeto a retención y use el código apropiado.
Tip Alegra: No utilices conceptos equivocados ni tampoco dupliques valores: si un mismo tercero le practicó tanto retención de renta como de IVA en un pago, eso implicará dos registros separados en el formato).
4. Agrupa y suma los valores por cada tercero y concepto
En el formato 1003 se reporta por tercero retenedor y por concepto. Esto significa que si un mismo cliente o retenedor le hizo varias retenciones del mismo tipo (concepto) a lo largo de 2025, puedes (y debes) consolidarlas en un único renglón sumando sus valores.
Por ejemplo, si la empresa Cliente A le practicó retención a tu cliente por ventas (1302) en 5 pagos distintos durante el año, suma todos esos pagos para obtener el valor acumulado de las ventas y suma todas las retenciones de renta que ese cliente le hizo (el total resultante será lo que reporte en una sola línea bajo el NIT de Cliente A, concepto 1302, valor acumulado de pagos y total de retenciones).
Repite este proceso para cada combinación de tercero + concepto. De esta manera, cada registro del Formato 1003 representará la totalidad de lo retenido por un tercero específico bajo un determinado concepto en el año.
Si un tercero le practicó a tu cliente diferentes tipos de retención (por ejemplo: le retuvo renta y también IVA), entonces tendrá dos líneas para ese tercero (una por cada concepto).
5. Diligencia los campos del formato en el orden requerido
Ahora sí, procede a llenar el formato 1003 en el prevalidador correspondiente. Recuerda siempre descargar la versión más actualizada.
Consulta sobre este tema en nuestro artículo: Prevalidadores de información exógena 2025: ¿Cómo descargarlos y qué debes tener en cuenta para usarlos?
6. Revisa las validaciones y consistencias antes de generar el archivo
Una vez diligenciados todos los registros, es crucial realizar una verificación final. Los errores en la presentación de exógena pueden dar lugar a rechazos del archivo o requerimientos de corrección por parte de la Dian, así que invierte tiempo en comprobar lo siguiente:
a. Consistencia de nombres e identificación.
b. Sumatorias correctas.
c. Códigos válidos.
d. Valor mínimo requerido.
e. No incluir autorretenciones propias.
7. Genera el archivo y presenta la información a la Dian
Finalmente, después de verificar que todo está correcto, genera el archivo en el formato requerido. Revisa que el número de envío, año gravable y demás datos generales del encabezado estén bien. Una vez tengas el archivo listo y validado, proceda a enviarlo a la Dian, en las fechas establecidas.
¿Cómo puedes generar el formato 1003 desde Alegra?
Para la mayoría de contadores, armar el formato 1003 de forma manual es uno de los momentos más pesados del año: implica sacar la información de varias fuentes, cruzar inconsistencias, consolidar retenciones por tercero y concepto, y luego replicar todo en un archivo técnicamente exigente, siempre bajo la amenaza de un error de validación o de tener que corregir a último minuto.
Este proceso consume horas extra que podrían dedicarse a revisar la calidad de la información, asesorar al cliente o trabajar en otras áreas estratégicas, por eso muchos contadores sienten frustración al ver cómo un tema que debería ser solo de validación termina convirtiéndose en un trabajo tedioso de montaje manual y corrección continua.
Te puede interesar nuestro artículo: Alegra te ayuda a generar la exógena automáticamente: Así funciona
Alegra te simplifica todo el proceso: desde un solo sistema puedes generar el formato 1003 de información exógena y otros reportes tributarios de forma rápida, sin tener que montar hojas manuales ni armar archivos externos, solo debes validar que la información contable y tributaria esté bien clasificada y luego exportar el archivo listo para la Dian. Con la configuración de conceptos y cuentas hecha una vez, Alegra arma automáticamente los formatos vigentes (como el 1003 de retenciones que te practicaron) y te permite concentrarte en revisar, ajustar si es necesario y cumplir a tiempo, sin perder horas en re‑ingresar datos. ¡Activa tu prueba gratuita ahora!
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Fuentes oficiales
- Dian. (2023). Resolución 000162 de octubre 31 de 2023. Publicada en el Diario Oficial No. 52.565 de 31 de octubre de 2023. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian. (2025). Resolución 000188 de octubre 30 de 2024. Publicada en el Diario Oficial No. 52.926 de 31 de octubre de 2024. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian. (2025). Resolución Única 000227 de septiembre 23 de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
- Dian. (2025). Resolución 000233 de octubre 30 de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
¿Conocías estos pasos para el diligenciamiento del formato 1003? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y sigue consultando nuestro portal contable Siempre Al Día y entérate de todas las noticias tendencia a nivel tributario, contable y laboral.
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¿Contabilidad Siempre Al Día?
en el formato 1003 donde en la columna de tipo de identificacion se coloca 42 extranjero no se diligencia la columna de dirección, departamento y municipio segun la resolucion 162 dice que esas casillas no se diligencian…. pero al generar no deja porque dice que se deben diligenciar esas casillas…. y la pregunta es que codigo se coloca en dpto y municipio si es otro pais…?
Hola Olga. ¡Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día! Respecto a tu consulta, ten en cuenta que el formato 1003 permite el reporte de extranjeros siempre que las retenciones en la fuente hayan sido practicadas en Colombia. Este formato está diseñado para reportar todas las retenciones a título de renta, IVA y timbre que le hayan practicado al informante durante el año gravable, sin importar si el tercero que practicó la retención es extranjero o nacional, siempre que la retención se haya efectuado dentro del territorio colombiano. Por tanto, la retención en la fuente sobre pagos hechos en Colombia, debe reportarse con la información del tercero (nombre o razón social, identificación, dirección, país, etc.) tal como consta en el soporte de la retención.
En cambio, las retenciones practicadas en el exterior no se reportan en el formato 1003, sino que, dependiendo del caso, se informan en el formato 1004 como descuentos tributarios por impuestos pagados en el exterior, conforme a lo establecido en el artículo 254 del Estatuto Tributario.
las retenciones por idustria y comercio no se registran en este formulario ?
Hola, Jorge. ¡Gracias por leer nuestros contenidos! Con relación a tu pregunta, el formato 1003 solo abarca retenciones a título de impuestos nacionales (renta, IVA, timbre); no incluye retenciones de otro tipo, como por ejemplo, retenciones de ICA municipales.
QUE CONCEPTO IRIA RETENCIONES EN LA FUENTE
Hola Anyell. ¡Gracias por leer nuestros contenidos y por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día! Respecto a tu inquietud, en el formato 1003 se desglosan las retenciones que le practicaron al reportante durante el período. Debes reportarlos según el concepto que corresponda de forma específica o en caso de que no esté de forma específica en la lista procedería el 1308 que es retención en la fuente por otros conceptos.
Hola Anyell. ¡Gracias por leer nuestros contenidos! Respecto a tu inquietud, las retenciones en la fuente que le practicaron al reportante deben ser incluidas en el formato de acuerdo al concepto específico de la retención que le practicaron. Si encuentras que ninguno de los conceptos específicos se acopla a la retención practicada, procedería el concepto 1308 que es el de retención por otros conceptos. ¡Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día!