Firma electrónica DIAN: ¿Como generarla, recuperarla y renovarla?

La firma electrónica DIAN es el instrumento utilizado para autenticar declaraciones, solicitudes y demás documentos presentados mediante los servicios digitales de la entidad. Para las personas naturales obligadas a declarar renta —y para quienes presentan una declaración voluntaria— es indispensable contar con una cuenta habilitada, una contraseña vigente y acceso al correo electrónico o celular registrado.

Actualmente, la contraseña de ingreso al portal también funciona como contraseña de la firma. Al momento de suscribir un documento, el sistema utiliza además un código electrónico enviado al correo o mediante mensaje de texto, lo que permite validar la identidad del firmante mediante dos factores de autenticación.

En esta guía te explicamos cómo habilitar la cuenta, generar la firma electrónica, recuperar la contraseña, actuar en representación de terceros y evitar bloqueos antes del vencimiento de la declaración de renta.

• ¿La firma electrónica DIAN es gratuita? Sí. La DIAN no cobra por generar, recuperar o volver a generar el instrumento.
• ¿Cuánto dura la firma electrónica? Tiene una vigencia de tres años contados desde que finaliza su generación.
• ¿La contraseña de la firma es diferente de la contraseña de ingreso? No. Actualmente se utiliza la misma contraseña para ingresar como usuario registrado y para firmar electrónicamente.
• ¿Qué ocurre si el usuario olvida la contraseña? Debe utilizar la opción “¿Olvidó su contraseña?”. Al crear una nueva contraseña, el sistema también genera nuevamente la firma electrónica.
• ¿El contador puede usar la firma de su cliente? No. La firma es personal. Cuando la declaración requiere firma de contador o revisor fiscal, cada profesional utiliza su propio instrumento.
• ¿Puede generarse desde el exterior? Sí, siempre que el usuario tenga su información actualizada y pueda recibir el código de seguridad en el correo o celular registrado. La regulación permite el uso por personas que se encuentran fuera de Colombia.

¿Qué es la firma electrónica DIAN?

El Instrumento de Firma Electrónica —IFE— es la combinación de una identidad electrónica y un código electrónico utilizada para cumplir deberes formales y realizar operaciones habilitadas en los servicios digitales de la DIAN.

Sus factores de autenticación son:

1. La contraseña definida por el usuario.
2. El código electrónico remitido al correo o número celular registrado.

La firma tiene la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita para el cumplimiento de las obligaciones y operaciones habilitadas ante la DIAN. Además, permite identificar al firmante y verificar que el documento no fue alterado después de ser suscrito.

Te puede interesar nuestro artículo: Muisca DIAN: qué es y qué trámites puedes hacer.

¿Cuál es la norma vigente sobre la firma electrónica?

El borrador señala como marco principal la Resolución 000139 de 2023, pero requiere dos precisiones.

Primero, esa resolución fue expedida el 15 de septiembre de 2023, no el 5 de octubre. Segundo, sus disposiciones, junto con las reglas de las resoluciones 000070 de 2016 y 000080 de 2020, fueron incorporadas a la Resolución DIAN 000227 del 23 de septiembre de 2025.

La regulación vigente establece, entre otros aspectos:

• Quiénes pueden utilizar el instrumento.
• La combinación de contraseña y código electrónico.
• Su vigencia de tres años.
• La gratuidad del procedimiento.
• La posibilidad de generarlo nuevamente cuando sea necesario.
• Sus efectos jurídicos frente a las obligaciones y operaciones realizadas ante la entidad.

¿Quiénes deben tener firma electrónica DIAN?

Entre los sujetos que deben utilizarla se encuentran:

• Personas naturales obligadas a presentar declaración de renta.
• Sucesiones ilíquidas obligadas a declarar.
• Personas naturales que presentan voluntariamente la declaración en los términos del artículo 6 del Estatuto Tributario.
• Representantes legales de obligados a declarar virtualmente.
• Contadores y revisores fiscales que deban suscribir declaraciones.
• Personas que actúan a nombre de terceros y deben cumplir deberes formales.
• Otros responsables, agentes retenedores, informantes y usuarios obligados a presentar declaraciones o información virtualmente.

Desde septiembre de 2023, las personas naturales obligadas a declarar renta y quienes lo hacen voluntariamente deben presentar sus declaraciones mediante los servicios informáticos de la DIAN y utilizar la firma electrónica.

¿La firma pertenece a la empresa o al representante legal?

El instrumento se asigna a una persona natural.

Cuando una sociedad debe presentar una declaración, quien firma es la persona natural registrada como representante legal. Si la declaración también requiere la firma del contador o del revisor fiscal, cada uno utiliza su propia cuenta, contraseña y código electrónico.

Por tanto:

• La empresa no tiene una contraseña de firma autónoma.
• El representante no debe compartir su firma con empleados o asesores.
• El contador no debe utilizar la contraseña del representante.
• Un cambio de representante puede requerir actualizar previamente el RUT de la entidad y el RUT personal de quien asumirá la representación.
• La opción de actuar a nombre de un tercero solo funciona cuando la relación correspondiente está reconocida en los registros de la DIAN.

La firma autentica a la persona que suscribe el documento, pero no sustituye la prueba de su calidad como representante, mandatario o apoderado.

Requisitos para generar la firma electrónica DIAN

Antes de iniciar el procedimiento conviene verificar:

• Inscripción en el RUT.
• Información actualizada.
• Correo electrónico activo.
• Número celular activo, cuando se utilice para recibir el código.
• Acceso a alguno de los canales de contacto registrados.
• Documento de identificación y datos coincidentes con el RUT.
• Navegador actualizado.
• Disponibilidad de la cuenta de usuario o posibilidad de habilitarla.

La normativa exige que la información del RUT se encuentre actualizada para generar el instrumento. La guía vigente de la DIAN permite seleccionar si el código de seguridad se recibirá por correo electrónico o mediante mensaje de texto.

¿Cómo generar la firma electrónica DIAN por primera vez?

Este procedimiento aplica a una persona inscrita en el RUT que todavía no ha habilitado su cuenta.

Paso 1. Ingresa al portal transaccional

Selecciona “Usuario Registrado” y utiliza la opción “Habilítela aquí”. También puede iniciarse desde “Usuario nuevo”.

Paso 2. Identifica al usuario

Diligencia el tipo y número de documento y los demás datos solicitados por el sistema.

Paso 3. Selecciona la generación de la firma

Después de validar la identidad, el sistema muestra la opción “Crear contraseña y generar firma”.

Paso 4. Elige el canal para recibir el código

Puedes seleccionar el correo electrónico o el mensaje de texto —SMS—, según la información que esté registrada y activa.

Paso 5. Valida el código de seguridad

Ingresa el código remitido por la DIAN dentro del tiempo permitido por el sistema.

Paso 6. Crea la contraseña

Define una contraseña segura, acepta las condiciones de uso y selecciona nuevamente “Crear contraseña y generar firma”.

Paso 7. Confirma la habilitación

Una vez finalizado el proceso, la misma contraseña permitirá ingresar a la cuenta y firmar los documentos y trámites electrónicos.

Este es el procedimiento que actualmente publica la DIAN para los usuarios que no habían habilitado su cuenta.

¿Cómo recuperar la contraseña y generar nuevamente la firma?

Este procedimiento aplica cuando el usuario ya estaba registrado, pero no recuerda la contraseña o no puede acceder.

1. Ingresa a “Usuario Registrado”.
2. Selecciona “¿Olvidó su contraseña?”.
3. Diligencia los datos solicitados.
4. Selecciona “Actualizar contraseña y generar firma”.
5. Elige si deseas recibir el código por correo electrónico o SMS.
6. Ingresa y valida el código.
7. Crea una nueva contraseña.
8. Acepta las condiciones de uso.
9. Finaliza con “Actualizar contraseña y generar firma”.

La nueva contraseña queda habilitada tanto para ingresar como para firmar. Por eso, el artículo no debe hablar de tres contraseñas independientes ni de una recuperación separada para la firma.

¿Cómo renovar una firma electrónica vencida?

La firma tiene vigencia de tres años. La normativa permite realizar nuevamente el procedimiento de generación todas las veces que el usuario lo necesite.

En la práctica, el usuario puede regenerarla mediante las opciones habilitadas para:

• Actualizar la contraseña.
• Recuperar la cuenta.
• Generar nuevamente la firma.
• Unificar las credenciales cuando el sistema lo solicite.

No debe asegurarse que siempre existe un botón denominado “Renovar firma electrónica”, porque el nombre de la opción puede depender del estado de la cuenta y de la versión del servicio.

El vencimiento del instrumento no genera por sí mismo una sanción tributaria. Sin embargo, si impide presentar oportunamente una declaración o información, pueden originarse las sanciones e intereses derivados del incumplimiento. Por esta razón, debe verificarse la cuenta antes de la fecha límite.

¿Cómo se firma una declaración o documento?

Después de diligenciar el formulario o trámite, el servicio habilita la ventana para firmar.

El proceso generalmente exige:

1. Solicitar o generar el código electrónico.
2. Recibirlo en el correo o celular registrado.
3. Ingresar el código dentro de la ventana de firma.
4. Digitar la misma contraseña utilizada para entrar al portal.
5. Seleccionar la opción “Firmar”.
6. Confirmar la presentación y guardar el acuse de recibo.

El código electrónico es de un solo uso. Si el procedimiento se interrumpe o el código deja de ser válido, debe solicitarse uno nuevo.

¿Qué diferencia existe entre la cuenta de usuario y la firma electrónica?

Aunque actualmente comparten la misma contraseña, siguen siendo conceptos distintos.

Tener una cuenta habilitada permite ingresar al sistema, pero un documento solo queda formalmente firmado cuando se completa el procedimiento de autenticación exigido por el servicio.

¿Qué diferencia hay entre firma electrónica y firma digital?

La firma electrónica DIAN utiliza una contraseña y un código electrónico para identificar al usuario en los servicios de la entidad.

La firma digital, en sentido jurídico y tecnológico, normalmente utiliza mecanismos criptográficos y puede estar respaldada por un certificado expedido por una entidad de certificación. Su uso depende del sistema, contrato o procedimiento en el que se requiera.

No es preciso afirmar que la firma digital se necesita para todo trámite realizado fuera de la DIAN. Cada entidad o contraparte define qué mecanismos acepta.

¿Puede un contador generar la firma de sus clientes?

No debe hacerlo utilizando la contraseña o los datos personales del cliente.

La firma electrónica es personal y sus datos de creación corresponden exclusivamente al suscriptor. La DIAN considera confiable el mecanismo precisamente porque la contraseña y el código deben permanecer bajo control de la persona a quien se asignó el instrumento.

El contador puede:

• Orientar al cliente durante la habilitación.
• Verificar que el RUT tenga datos actualizados.
• Preparar la declaración.
• Firmar con su propio instrumento cuando la ley exija firma de contador.
• Actuar a nombre de un tercero cuando tenga una representación válida y reconocida.

No debe recibir, conservar ni utilizar la contraseña personal del contribuyente como práctica ordinaria.

¿Qué pasa si el correo o el celular están desactualizados?

El código de seguridad solo puede enviarse a los canales registrados y habilitados. Si el contribuyente no tiene acceso al correo o celular, primero debe actualizar la información mediante los mecanismos dispuestos por la DIAN.

Dependiendo del dato que deba modificarse y de la posibilidad de autenticación, la actualización puede realizarse virtualmente o requerir atención asistida. La falta de acceso al correo no debe dejarse para el día del vencimiento, pues puede impedir recuperar la cuenta o generar la firma.

Errores frecuentes al generar o utilizar la firma electrónica

Los principales problemas con la firma electrónica DIAN se originan en datos de contacto desactualizados, contraseñas olvidadas, códigos vencidos y confusiones sobre quién debe suscribir cada documento. Revisar la cuenta antes del vencimiento permite corregir estas situaciones sin comprometer la presentación oportuna de la declaración.

Pensar que existen dos contraseñas

Actualmente la contraseña de ingreso y la contraseña utilizada para firmar son la misma.

Buscar únicamente el menú “Gestión de firma electrónica”

La generación puede formar parte de la habilitación o recuperación de la cuenta, por lo que el nombre de la opción puede ser distinto.

Utilizar los datos del cliente

El contador o asesor no debe generar documentos utilizando la contraseña y el código personal del contribuyente.

No actualizar los datos de contacto

Sin acceso al correo o celular registrado, el usuario no podrá validar el código de seguridad.

Compartir la contraseña

La contraseña y el código electrónico deben permanecer bajo control exclusivo del suscriptor.

Ingresar repetidamente códigos vencidos

El código es temporal y de un solo uso. Cuando deja de ser válido, debe generarse otro.

Confundir la firma con la representación

Tener firma electrónica no autoriza a una persona para actuar en nombre de otra. La representación debe estar acreditada.

Dejar el trámite para el vencimiento

Una inconsistencia del RUT, un correo inaccesible o la recuperación de la cuenta pueden impedir presentar oportunamente la declaración.

Pagar por una supuesta tarifa de expedición

La DIAN no cobra por generar el instrumento. Los honorarios de un asesor, cuando existan, corresponden al acompañamiento profesional y no a una tarifa oficial.

¿Cómo puede ayudar Alegra Contabilidad?

La información organizada en Alegra Contabilidad puede servir para preparar el calendario y los papeles de trabajo de cada cliente antes de la temporada de renta.

Con los registros y controles internos puedes:

• Mantener identificados los responsables de cada cliente.
• Registrar fechas de vencimiento de obligaciones.
• Conservar documentos tributarios y datos de contacto autorizados.
• Preparar la información necesaria para la declaración.
• Evitar que la revisión del usuario y la firma se realice el último día.
• Documentar quién prepara, revisa y firma cada declaración.

La generación y el uso de la firma electrónica se realizan directamente en los servicios digitales de la DIAN. No debe afirmarse que Alegra renueva, controla o utiliza automáticamente el instrumento si esa función no ha sido validada.

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Preguntas frecuentes sobre la firma electrónica DIAN

Estas son las preguntas más frecuentes sobre la firma electrónica DIAN, su generación, vigencia, recuperación, contraseña, código de seguridad y uso para presentar la declaración de renta.

¿La firma electrónica DIAN tiene costo?

No. La generación y regeneración del instrumento son gratuitas ante la entidad.

¿Cuánto dura?

Tres años contados desde que finaliza el procedimiento de generación.

¿La contraseña para firmar es diferente de la contraseña de ingreso?

No. La DIAN unificó ambas credenciales y utiliza una misma contraseña.

¿Qué es el código electrónico?

Es un código alfanumérico enviado al correo o al celular del suscriptor y utilizado como segundo factor de autenticación.

¿Puedo generar la firma desde el exterior?

Sí, siempre que la información esté actualizada y el usuario pueda recibir el código de seguridad.

¿Puede el contador generar la firma de su cliente?

La firma es personal. El contador puede acompañar el procedimiento, pero no debe apropiarse de la contraseña ni del código del contribuyente.

¿Cómo recupero una firma olvidada?

La firma no se “recuerda” como un archivo. Debe recuperarse la cuenta o actualizarse la contraseña mediante la opción “¿Olvidó su contraseña?”, lo que genera nuevamente el instrumento.

¿Puedo generar la firma varias veces?

Sí. La normativa permite realizar el proceso todas las veces que resulte necesario.

¿Qué pasa si vence antes de presentar la declaración?

Debe generarse nuevamente antes de firmar. Si la declaración se presenta después del vencimiento tributario por no haber resuelto el acceso, pueden generarse las consecuencias de la extemporaneidad.

¿La firma sirve para documentos distintos de los trámites DIAN?

Su regulación y funcionalidad están diseñadas para las obligaciones y operaciones habilitadas en los servicios de la DIAN. Para otros documentos debe verificarse el mecanismo aceptado por el destinatario.

Fuentes oficiales

• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (2023). Resolución 000139 de octubre 5 de 2023 — Firma electrónica DIAN.
• Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de marzo 30 de 1989 — Estatuto Tributario (arts. 6, 578, 809).
• Congreso de la República de Colombia. (1999). Ley 527 de agosto 18 de 1999 — Comercio electrónico y firmas digitales.
• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Portal Muisca — Servicios en línea para personas naturales.

Cuéntanos en los comentarios cuál es el problema más frecuente que ves con la firma electrónica de tus clientes esta temporada AG 2025. En la sección de impuestos de Siempre Al Día encuentras más contenido para tu ejercicio profesional como contador o asesor financiero tributario.