Facturación para distribuidores de combustible ¿en qué momento debe expedirse?

Para analizar cómo procede la facturación para distribuidores de combustible, se debe tener en cuenta que los distribuidores minoristas (estaciones de servicio) tienen obligaciones especiales de facturación electrónica. 

A continuación, las directrices clave  sobre este tema, aclaradas por la Dian en el Concepto 001430 int 150 de febrero 10 de 2025. 

Facturación para distribuidores de combustible: expedición de factura electrónica en cada venta

Desde el 1 de septiembre de 2020, todos los distribuidores minoristas de combustibles deben expedir factura de venta o documento equivalente por cada operación que realizan​.

Esto incluye cualquier venta de gasolina, diésel o gas vehicular al público general o a empresas. Esta obligación se cumple emitiendo un único documento por cada venta, ya sea factura electrónica o documento equivalente electrónico (por ejemplo, un tiquete POS).

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Por tanto, cada despacho de combustible a un cliente debe generar su factura o tiquete POS correspondiente de inmediato.

Ventas a crédito: ¿cuándo emitir la factura?

La Dian ha reiterado que vender a crédito no habilita a diferir la factura: esta debe emitirse en el mismo momento de la venta, así el pago ocurra después​.

En otras palabras, si hoy se entrega combustible bajo crédito, hoy mismo se expide la factura electrónica, aunque el pago efectivo se realice posteriormente. No es válido acordar emitir facturas agrupadas solo a fin de mes; la emisión no puede postergarse por acuerdos de pago​.

Contratos de suministro y facturación periódica

Cuando existe un contrato de suministro (entregas periódicas pactadas a un cliente con pago diferido), la Dian  permite emitir una factura consolidada por cada período pactado, siempre que dicho período no supere un mes. Por ejemplo, si se acuerda facturación mensual, se expedirá una factura al final de cada mes que incluya todas las entregas diarias de ese mes. Esto no significa dejar de facturar ventas, sino considerar todas las entregas del período como una sola operación continua. Así, cada período de suministro se factura al concluir, sin necesidad de emitir una factura por cada despacho individual.​

Tip Alegra: Fuera de un contrato de tracto sucesivo, cada venta de combustible debe facturarse individualmente y en el instante en que ocurre.

Resumen comparativo de escenarios

Para resumir, a continuación se compara cómo se maneja la facturación en distintos escenarios de venta de combustible:

En ambos casos se puede usar factura electrónica o tiquete POS​ electrónico, pero no se puede omitir la emisión en el momento establecido.

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Ejemplo práctico

La estación Combustibles ABC firma un contrato de suministro con Transportes XYZ. Durante el mes, XYZ carga combustible diariamente y el pago se hará al final del período pactado. En febrero, XYZ consumió 5.000 galones de ACPM.

• Facturación: ABC expide una factura electrónica el 28 de febrero consolidando los 5.000 galones entregados en el mes. Esto es válido al tratarse de un contrato de tracto sucesivo con facturación mensual pactada​.

• Ingreso bruto: Aunque ABC facture $50.000.000 (5.000 galones × $10.000) a XYZ, para efectos del impuesto de renta su ingreso gravable es solo el margen obtenido. Según la Ley 26 de 1989, el ingreso se calcula multiplicando los galones vendidos por el margen por galón (precio de venta menos precio de compra).

Si el margen unitario es $1.000 ($10.000 – $9.000), el ingreso bruto fiscal de ABC sería $5.000.000, no el valor bruto facturado.

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