¿Quién es el responsable de emitir la facturación en contratos de colaboración empresarial?

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) emitió un nuevo concepto sobre facturación en contratos de colaboración empresarial. Cada vez que esta entidad emite un nuevo concepto los contadores sabemos que se viene una oleada de ajustes, revisiones y, si nos descuidamos, correcciones costosas que nadie quiere asumir.

Si manejas contabilidades de constructoras, inmobiliarias, agencias de publicidad, transporte o cualquier negocio que opere bajo figuras de contratos de colaboración empresarial (consorcios, uniones temporales, cuentas en participación o mandato), este artículo no es opcional para ti. 

• ¿Qué pasa si el mandatario adquiere costos a su nombre, pero son para el mandante? El proveedor le factura al mandatario (porque es quien compra). El mandatario recibe esa factura electrónica. Luego, el mandatario debe certificar esos costos al mandante para que este último pueda deducirlos en su renta. 
• ¿El socio gestor debe facturarle al socio oculto en cuentas en participación? No.

¡Aquí vamos a desmenuzar lo que dice la doctrina vigente para este año fiscal!

¿Quién es el responsable de la facturación en los contratos de colaboración empresarial? 

Para entender el impacto del concepto, primero debemos limpiar el terreno. La Dian ha sido enfática: la facturación electrónica es el eje transversal de fiscalización y no admite ambigüedades. En los contratos de colaboración, la gran duda siempre ha sido: ¿Quién factura? ¿El socio gestor? ¿El mandante? ¿El consorcio con su propio NIT?

¡Distingamos inicialmente los actores principales en un contrato de mandato!

1. Contratos de mandato: La regla de oro

Según el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, 1625 de 2016, en el contrato de mandato es el mandatario quien expide la factura en todos los casos de venta de bienes y servicios.

• Si el mandatario vende: factura a nombre propio pero por cuenta del mandante.
• Si el mandatario compra: pide la factura a su nombre (del mandatario) para luego certificarle los costos al mandante.

¿El riesgo operativo? Que el mandatario registre ese ingreso como propio en su contabilidad. ¡Error fatal! Ese dinero entra a su caja, pero fiscalmente no es suyo. Si tu software contable no sabe distinguir esto, vas a inflar los ingresos del mandatario y la Dian te va a preguntar por qué no estás pagando impuestos sobre esa facturación millonaria. Con Alegra minimizas este riesgo. 

2. Consorcios y Uniones temporales: La opción doble

El artículo 1.6.1.4.10 del Decreto 1625 de 2016 en referencia sigue permitiendo dos caminos, y el reciente Concepto 014535 int 1763 del 23 de octubre de 2025 refuerza la viabilidad de la venta conjunta:

• Factura el consorcio (NIT propio): lo hace a nombre propio y en representación de sus miembros. Es la opción más limpia administrativamente.
• Facturan los miembros: cada uno factura su participación de forma separada.

La mayoría opta por la opción 1. Pero cuidado: el consorcio debe tener la capacidad de segregar qué parte del ingreso le toca a cada consorciado para la certificación final. 

Te puede interesar nuestro editorial: Ingresos recibidos para terceros: Ejemplos y tratamiento contable.

3. Cuentas en participación: El socio oculto sigue oculto

Este es quizás el punto más delicado y donde más errores se cometen. El socio gestor es el único visible ante terceros. Él factura el 100% de las operaciones.

Tip Alegra: La Dian ha reiterado que el gestor no debe facturarle al socio oculto la distribución de utilidades. Eso no es una prestación de servicio, es un reparto de resultados producto de la colaboración. Si emites factura por esto, estás creando un hecho generador de impuestos ficticio.

¿Cómo realizar la separación de la información en relación con los ingresos recibidos para terceros?

El problema no es entender la norma (tú eres un crack en eso), el problema es la operatividad.

Imagina que eres una inmobiliaria (mandatario). Recibes el canon de arrendamiento de 50 propiedades. Facturas esos cánones electrónicamente.

• Si tu software registra esas facturas como «Ingreso Operacional» (Cuenta 41), tu Estado de Resultados va a mostrar unos ingresos gigantescos irreales.
• Tendrás que hacer notas contables manuales a fin de mes para reclasificar eso a un Pasivo (Ingresos recibidos para terceros – Cuenta 28).
• Y luego, generar el certificado para el dueño del inmueble (mandante) es otro proceso manual en Word.

Aquí es donde la teoría se estrella con la realidad… y donde ocurren las sanciones por información exógena incorrecta.

En un contrato de mandato, ¿quién reporta los ingresos en la exógena?

El mandante reporta el ingreso como propio. El mandatario reporta esos movimientos en el formato de «Ingresos recibidos para terceros». Por eso es crucial que tu software, como Alegra, lleve estos valores a cuentas de pasivo (grupo 28) y no de ingreso (grupo 4), para que tu contabilidad coincida automáticamente con tu reporte de exógena.

¿Cómo Alegra te permite gestionar los ingresos recibidos para terceros?

Alegra no es solo para hacer facturas bonitas; su motor contable está adaptado a la norma colombiana 2025. Tienen una funcionalidad específica llamada «Ingresos recibidos para terceros« que automatiza lo que acabamos de hablar.

La gestión de ingresos recibidos para terceros con Alegra ofrece varias ventajas clave para empresas que operan con contratos de mandato, facilitando una correcta contabilidad y cumplimiento fiscal:

• Alegra permite registrar ingresos recibidos para terceros como pasivos, reflejando la obligación de transferir esos ingresos a proveedores o terceros, evitando que se contabilicen erróneamente como ingresos propios.
• La plataforma ofrece configuración específica para activar la modalidad de ingresos para terceros, incluyendo la selección de cuentas contables y la asignación automática de cuentas en los ítems de venta que sean servicios o no inventariables.
• Se pueden crear facturas electrónicas bajo la modalidad de ingresos para terceros (factura tipo 11), incluyendo la opción de asignar a cada línea un mandante diferente, lo que facilita la gestión detallada y clara de estas operaciones.
• Las notas crédito y débito vinculadas a ingresos para terceros se manejan dentro del mismo sistema, con ciertas condiciones que aseguran la coherencia contable.
• Además, Alegra permite hacer visibles los datos del mandante en las facturas, notas y documentos impresos o en PDF, mejorando la transparencia en la documentación.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Ministerio de Hacienda. (2016). Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de octubre 11 de 2016, publicado en el Diario Oficial No. 50.023 de la misma fecha.
• Dian. (2025). Concepto 014535 int 1763 de octubre 23 de 2025. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 

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