Corrección de factura electrónica con información errada del adquirente: ¿cómo se debe proceder según la Dian?

Los errores en la facturación electrónica, como los datos incorrectos del adquirente (por ejemplo, un NIT incorrecto o nombre mal escrito), son situaciones comunes que pueden surgir en cualquier proceso de facturación. 

Ante estos errores, la Dian ha emitido directrices claras sobre cómo proceder sin que ello implique una infracción tributaria. El Concepto 000974 int 126 de enero 31 de  2025 indica el procedimiento que se debe seguir  y, lo más importante, deja claro que si tal infracción se considera sancionable.

¿Qué establece el Concepto 000974 int 126 de 2025?

El Concepto 000974 int 126 de enero 31 de  2025 establece los lineamientos para corregir una factura con datos incorrectos del adquirente. 

1. Procedimiento para corregir la factura: nota crédito y nueva factura

Cuando se detecta un error en los datos del adquirente, el contribuyente debe proceder de la siguiente manera:

• Anulación mediante nota crédito: el primer paso es anular la factura original a través de una nota crédito, que debe ser registrada correctamente en el sistema de la Dian. Esta nota crédito revierte los efectos de la factura errónea.
  
• Emisión de una nueva factura: posteriormente, se debe generar una nueva factura electrónica con los datos correctos del adquirente, como el NIT, la razón social, y demás información pertinente.
  
• Registro ante la Dian: es importante que tanto la nota crédito como la nueva factura sean reportadas a la Dian para que el sistema fiscal pueda reflejar correctamente la corrección realizada.

Tip Alegra: Esta situación puede tener poca aplicación práctica, ya que es difícil que quien está obligado a facturar se dé cuenta de que el adquiriente le ha proporcionado información falsa al expedir la factura, posterior a dicho momento. 

2. Sanción por emisión de facturas con errores en datos del adquiriente

La doctrina de la Dian indica que el régimen sancionatorio para la facturación electrónica se establece en el Estatuto Tributario —ET—, específicamente en los artículos 616-1, 651, 652, 652-2 y 657. Sin embargo, estos artículos no contemplan sanciones específicas para errores en la identificación del adquirente cuando el vendedor ha cumplido con su obligación formal de solicitar y registrar la información disponible.

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3. Procedimiento para entregar notas crédito sin información de contacto

En el marco de la facturación electrónica, los vendedores deben cumplir con la obligación de entregar notas crédito a los adquirentes, incluso cuando estos no proporcionan información de contacto. A continuación, se describe cómo proceder en tales casos:

Requisitos legales

De acuerdo con la Resolución 000165 de 2023, las notas crédito deben cumplir con todos los requisitos legales establecidos. Esto incluye la inclusión de la nota crédito en un contenedor electrónico que cumpla con los requisitos señalados en el artículo 36 de la mencionada resolución.

Procedimiento de entrega

Para dar cumplimiento a la obligación de entregar las notas crédito, los vendedores deben seguir el procedimiento establecido en la Resolución 000165 de 2023. Una vez que la nota crédito ha sido validada por la Dian, el facturador debe entregarla al adquirente utilizando el mismo procedimiento y medio por el cual se expidió la factura de venta original.

Tip Alegra: El artículo 35 de la mencionada resolución indica cómo debe efectuarse la expedición de la factura o el documento equivalente electrónico, dependiendo de si el adquiriente es un facturador electrónico o no.

4. Impacto de correcciones en facturas en la información exógena

La Dian precisa que la obligación de reportar información exógena es independiente a la obligación de expedir facturas de venta o documentos equivalentes. Por tanto, ante correcciones en sus facturas electrónicas por datos del adquiriente, el sujeto obligado a facturar deberá verificar si, según la Resolución 000162 de 2023 modificada por la Resolución 000188 de 2024, está dentro del grupo que debe remitir información tributaria. 

Además, deberá confirmar si la información del adquiriente forma parte de lo que debe reportar a la Dian. Si tiene esta obligación y encuentra errores, debe corregirlos, teniendo en cuenta que si la corrección se realiza después del plazo establecido para presentar la información tributaria, el facturador debe liquidar y pagar una sanción. 

Esta sanción, de acuerdo con el artículo 651 del ET es del 0,7% de las sumas respecto de las cuales se suministró información exógena incorrecta o del 0,5 % por cada dato incorrecto, en caso de que no sea posible tasar la sanción o la información no tuviere cuantía. Además, pueden aplicarse reducciones según la etapa en que se realice la corrección, así como las contempladas en el artículo 640 del mismo estatuto.

Tip Alegra: Esta situación genera muchas dudas, ya que traslada la responsabilidad del adquiriente de proporcionar información verídica al obligado a facturar. Según esto, el obligado a facturar estaría obligado a responder económicamente por la falta de veracidad, lo cual, como mencionamos anteriormente, es difícil de detectar por su parte.

El poder de la automatización para una facturación sin errores

El scraping es una técnica clave que permite automatizar la recolección y validación de datos de diversas fuentes en línea. Este proceso automatizado permite asegurar que la información proporcionada por el cliente coincida con los registros oficiales, reduciendo el riesgo de errores o datos incorrectos al momento de emitir la factura.

En el siguiente vídeo, el experto Andrés Torres explica cómo en Alegra puedes hacer uso de esta funcionalidad:

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¿Qué opinas de lo dicho por la Dian frente a este proceso? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y sigue consultando nuestro portal contable Siempre Al Día para que estés al tanto de todas las noticias tendencia a nivel tributario, contable y laboral.