¿Qué es la factura de contingencia y cuándo usarla ante la Dian?

Sabemos que una intermitencia en los servicios de la Dian puede paralizar tu día y, lo que es más importante, las operaciones de tus clientes. El estrés de no poder facturar, sumado a la presión de cumplir con la normativa fiscal, es una carga que ningún contador debería llevar solo.

• ¿Qué es una factura de contingencia? Es un mecanismo provisional que permite a los negocios emitir comprobantes de venta cuando el sistema de facturación electrónica no está disponible.
• ¿Qué tipos de contingencia existen? Tipo 03 (Fallas tecnológicas del facturador electrónico) y Tipo 04 (Indisponibilidad del servicio informático de la Dian).

En este artículo te mostramos cómo opera la facturación en contingencia y cómo a través de una herramienta como Alegra puedes convertir este desafío en un procedimiento controlado y sin errores.

¿Cuándo se puede facturar en contingencia? 

Primero, lo fundamental. «Facturar en contingencia» no es un comodín para usar a la ligera. La Dian establece dos escenarios muy específicos, y entender la diferencia es crucial para evitar sanciones y mantener la contabilidad de tus clientes en perfecto orden. Estos escenarios se conocen como contingencia Tipo 03 y Tipo 04.

• Contingencia Tipo 04: Cuando la falla es de la Dian. Este es el escenario más común. El servicio de validación previa de la Dian  presenta intermitencias o se cae por completo. En este caso, se pueden seguir emitiendo las facturas electrónicas de forma normal a través de tu software, pero estas se envían al adquiriente sin la validación de la Dian. La clave aquí es que el negocio es totalmente válido.

Una vez que el servicio de la Dian se restablece, tienes un plazo máximo de 48 horas para transmitir todas esas facturas emitidas para su correspondiente validación.

• Contingencia Tipo 03: Cuando la falla es de tu cliente (o de su proveedor). Este escenario se activa si el inconveniente tecnológico es de: tu sistema contable, tu conexión a internet o los servidores de tu proveedor tecnológico fallan. Aquí no puedes simplemente emitir una factura electrónica sin validación. Debes utilizar un método alternativo: la factura de venta de talonario o de papel.

Tip Alegra: Para esto, es indispensable que hayas solicitado y tu cliente tenga vigente una resolución de numeración para facturación de contingencia.Al igual que en el caso anterior, una vez superado dicho inconveniente, tienes 48 horas para transcribir y transmitir esas facturas de papel a la Dian, marcándolas como Tipo 03.

Para que no quede ninguna duda, aquí tienes un resumen claro:

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¿Qué pasa si facturas en contingencia y la Dian luego rechaza la factura?

En el caso de la contingencia Tipo 04 (falla de la Dian), la validación posterior no afecta la validez de la factura ya expedida.3 Si hay un error, deberás emitir una nota de crédito o débito para corregirla. En la Tipo 03, como la factura se transcribe, es crucial asegurar que los datos sean correctos antes de transmitirla para evitar rechazos.

¿Cómo emitir una factura de contingencia con Alegra? 

La teoría es importante, pero la práctica es lo que te da tranquilidad. Aquí te mostramos cómo Alegra, el software contable diseñado para grandes empresas, pymes, pequeñas empresas y contadores en Colombia, te guía en cada paso del proceso, convirtiendo la regulación en acciones simples y seguras: 

Paso 1: Solicita tu resolución de facturación de talonario (¡Ahora!)

No esperes a la emergencia. El primer paso, y el más crucial, es solicitar tu resolución para «Factura de talonario o de papel» en el portal Muisca de la Dian. Esta resolución te permitirá seguir operando si tus sistemas fallan. En Alegra, te recomendamos hacer este trámite con antelación como parte de una buena práctica contable.

Paso 2: Asocia los prefijos a Alegra en el portal de la Dian

Una vez obtienes el formulario 1876 de tu resolución, debes indicarle a la Dian que Alegra será tu proveedor tecnológico para gestionar estos documentos. Este paso se realiza en el portal «Facturando Electrónicamente». Simplemente, seleccionas «Soluciones Alegra S.A.S. – Alegra» como tu proveedor y asocias el prefijo de tu nueva resolución.

Paso 3: Configura la numeración de contingencia en Alegra

Aquí es donde la magia de la automatización empieza a trabajar para ti. Dentro de Alegra, vas a Configuración en la sección de Facturación y te dirijas a la opción de Numeraciones y creas una «Nueva numeración». Seleccionas el tipo de documento «Factura de venta – Contingencia» e ingresas el número de tu formulario 1876. Alegra consultará directamente con la Dian y cargará automáticamente toda la información: rangos, vigencia y prefijo.

Tip Alegra: Esto no es solo un registro; es la creación de un rastro de auditoría impecable que separa tus operaciones de contingencia de las normales, una protección invaluable ante cualquier revisión.

Paso 4: Notifica a la Dian el inicio de la contingencia

La normativa exige que informes a la Dian cuando empieces a facturar bajo esta modalidad. Debes enviar una carta en formato PDF al correo contingencia.facturadorvp@dian.gov.co.12 Alegra te facilita este proceso al tener toda tu información organizada, para que puedas generar y enviar esta comunicación rápidamente.

Paso 5: Emite tus facturas de contingencia en Alegra

Con todo configurado y la Dian notificada, simplemente creas tus facturas en Alegra como lo harías normalmente, pero seleccionando la numeración de contingencia que creaste en los pasos 2 y 3. En la columna de estado, el documento aparecerá como «Contingencia 03». No es solo una etiqueta; es una prueba digital de que actuaste conforme a la normativa en un momento excepcional. Entregas esta factura a tu cliente y la operación continúa sin interrupciones.

Paso 6: Transmite a la Dian y cierra el ciclo

Una vez superado el inconveniente técnico, debes notificar a la Dian que la contingencia ha finalizado. A partir de ese momento, tienes 48 horas para transmitir electrónicamente la información de las facturas que emitiste en papel. Con Alegra, este proceso es sencillo. ¡Conoce más sobre este tema en nuestra ayuda ¿Qué hacer si no puedes emitir tus Facturas Electrónicas? – Plan de contingencia?

¿Puedes usar un Word para emitir facturas de talonario en contingencia?

Aunque la Dian permite que la factura de papel sea generada por computador, no es recomendable usar un procesador de texto como Word de forma manual. El riesgo de error humano al asignar el consecutivo, no incluir toda la información requerida o perder el registro es altísimo. Un sistema como Alegra asegura que cada factura de contingencia generada cumpla con la numeración autorizada y quede registrada para su posterior transmisión.

Un contador reactivo soluciona problemas. Un contador estratégico los previene. La normativa de contingencia de la Dian está diseñada para premiar la preparación. Esperar a que ocurra una falla para averiguar qué hacer es una receta para el caos, la pérdida de tiempo y el riesgo de incumplimiento.

Te invitamos a inscribirte y realizar nuestro Taller práctico: Causación de Facturas en Alegra. Con este taller podrás experimentar las ventajas de facturar con Alegra:

Tener tu resolución de contingencia vigente y tu software contable ya configurado, como te lo permite Alegra, no es un simple trámite administrativo; es una declaración de tu compromiso con la continuidad del negocio de tus clientes. Es la diferencia entre una crisis y un procedimiento controlado. 

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