Factura consolidada en pasadías: requisitos legales y beneficios tributarios

La normativa tributaria exige expedir factura de venta o documento equivalente por cada operación realizada según el artículo 615 del Estatuto Tributario —ET—. Asimismo, se deben cumplir requisitos mínimos, como detallar claramente los bienes o servicios ofrecidos (cantidad, descripción, etc.) y discriminar el IVA u otros impuestos aplicables (ver artículo 617 ET)​.

Esto significa que, en principio, toda transacción, por pequeña que sea, debe quedar respaldada en su propia factura, con la información necesaria para identificar lo vendido y los impuestos generados.

Sin embargo, la misma normativa permite que en una misma factura electrónica de venta se incluyan múltiples ítems, siempre que cada operación individual esté identificada con sus detalles y desgloses pertinentes​.

Factura consolidada en pasadías

Lo mencionado, es relevante en actividades comerciales donde el cliente consume varios bienes y servicios a lo largo del día bajo una oferta integral, como ocurre con los llamados “pasadías”. 

La Dian define el pasadía como un servicio integral de recreación que da acceso a determinadas instalaciones por un período definido (generalmente un día, de mañana a tarde) e incluye prestaciones complementarias al servicio principal, tales como alimentación, alquiler de equipos recreativos o deportivos, y acceso a zonas especiales (piscinas, canchas, etc.)​

Esto plantea la duda de cómo facturar adecuadamente dichas prestaciones: ¿debe el establecimiento emitir múltiples facturas (una por cada consumo: entrada, almuerzo, alquiler, etc.) o es válido emitir una única factura consolidada al finalizar el día con todo incluido?

Doctrina Dian 2024: factura única consolidada al finalizar el pasadía

La Dian mediante el Concepto 022478-1164 de 2024, aclaró que sí es posible expedir una única factura consolidada al culminar la prestación del servicio integral de pasadía, es decir, al momento del “check-out” o salida del usuario​.

De este modo, el cliente recibirá al final del día una sola factura electrónica que refleja todos los consumos realizados durante su estadía. 

Requisitos para la facturación consolidada de pasadías

Para que la factura consolidada sea válida y cumpla con la legislación, debe especificar cada componente del servicio integral. En particular, la Dian enfatiza dos requisitos fundamentales:

• Detalle por ítem: incluir de manera precisa la cantidad, unidad de medida, descripción específica de cada bien o servicio consumido, junto con códigos inequívocos que permitan identificarlos claramente​. Cada consumo (entrada, comida, actividad, etc.) debe aparecer como una línea o ítem separado en la factura.
• Discriminación de impuestos: desglosar el impuesto sobre las ventas —IVA—, el impuesto nacional al consumo —INC— u otros tributos aplicables para cada ítem, indicando la tarifa correspondiente según el bien o servicio gravado​.
  

Por ejemplo, si la entrada al parque está gravada con IVA y la venta de comidas con INC, cada uno debe mostrar su impuesto y porcentaje por separado en la factura. Estos requisitos garantizan que, aunque se trate de una factura única, la información contenida permite identificar cada operación individual, tal como exigen las normas​

Beneficios tributarios y operativos de consolidar la facturación

Adoptar la facturación consolidada al final del pasadía trae consigo beneficios tanto tributarios como administrativos para el negocio y sus clientes, siempre que se haga conforme a la ley. A continuación, se comparan las implicaciones de emitir facturas por cada consumo vs. emitir una factura consolidada por todos los consumos del día:

Desde la perspectiva tributaria, una factura consolidada correctamente emitida se cumple con la obligación de facturar cada venta (puesto que incluye todas) y proporciona un soporte unificado para efectos fiscales. 

Para el cliente que también es contribuyente (por ejemplo, una empresa que compra pasadías para un evento corporativo), contar con un solo documento que refleje el total de gastos facilita la solicitud de deducciones o créditos fiscales (p. ej., IVA descontable) en su contabilidad, ya que tiene un comprobante completo y válido de la operación. 

Por otro lado, para el proveedor del servicio, emitir una única factura implica simplificación administrativa – menos documentos que generar, enviar y archivar – y asegura que ningún ingreso quede sin facturar, evitando posibles sanciones por omisión de factura. Además, al consolidar la información, se tiene una visión clara del valor total consumido por cada cliente, lo cual puede ayudar en el control interno y análisis de ventas.

Facturación electrónica con Alegra: herramienta para facilitar el proceso

Implementar este esquema de facturación consolidada resulta más sencillo con el apoyo de un software de facturación electrónica adecuado, como Alegra puesto que permiten gestionar las ventas del día e integrar todos los consumos en una sola factura al momento del check-out, cumpliendo con los requisitos legales automáticamente:

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