Eventos de la factura electrónica a crédito y su importancia en la aceptación de costos, deducciones e impuestos descontables

Los eventos de la factura electrónica juegan un papel crucial en las operaciones a crédito y su correcto manejo es clave para garantizar el cumplimiento tributario en Colombia.

La Dian, a través de los conceptos 1739 y 1172 de 2024, ha aclarado la importancia de los mensajes de confirmación para la validez de costos, deducciones e impuestos descontables. Estas disposiciones establecen cómo deben gestionarse dichos eventos y advierten sobre las implicaciones fiscales de su omisión. En este artículo, te explicamos en detalle lo que dicen estas doctrinas y cómo los contadores pueden asegurar un cumplimiento sin contratiempos ante la Dian.

¿En qué consisten los eventos de la factura electrónica?

Los eventos de la factura electrónica a crédito son mensajes electrónicos que confirman y registran las etapas clave de una transacción cuando el pago no se realiza de contado. Estos eventos, regulados por la Dian, incluyen principalmente: la recepción de la factura electrónica por parte del adquirente y la recepción de los bienes o servicios adquiridos. 

Su envío es fundamental para validar la operación y garantizar que la factura sea un soporte válido para costos, deducciones e impuestos descontables. A través de estos eventos, se asegura la trazabilidad y transparencia de la transacción, permitiendo a la administración tributaria verificar su cumplimiento y reducir los riesgos de evasión fiscal.

¿Qué dice el Concepto 1739 de septiembre 27 de 2024?

En el Concepto 1739 de 2024, un solicitante argumentó que la exigencia de los mensajes de confirmación como requisito indispensable para validar costos, deducciones e impuestos descontables generaba inseguridad jurídica y dificultades prácticas para los contribuyentes. Señaló que, si la expedición de la factura electrónica ya se considera cumplida al ser validada y entregada al adquirente, condicionar su validez tributaria al envío de estos mensajes resultaba excesivo y no estaba claramente sustentado en la normativa vigente. 

Además, resaltó que esta interpretación podría generar sanciones injustas para los contribuyentes que, a pesar de haber cumplido con la emisión y entrega de la factura, no lograban obtener los mensajes de confirmación de manera oportuna. Con estos argumentos, solicitó a la Dian  reconsiderar su posición para armonizar los requisitos con el principio de eficiencia tributaria y garantizar mayor claridad en su aplicación.

En esta doctrina, la Dian enfatiza que en operaciones a crédito o con plazo de pago:

• La expedición de la factura electrónica se considera cumplida una vez es validada y entregada al adquirente, independientemente de los mensajes de confirmación.
• Sin embargo, para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, es obligatorio que el adquirente envíe los siguientes mensajes electrónicos al emisor:
  1. Confirmación del recibo de la factura electrónica.
  2. Confirmación del recibo de los bienes o servicios adquiridos.

Estos mensajes deben ser enviados antes de presentar la declaración de IVA donde se pretenda solicitar el impuesto descontable. Esto significa que, si un contribuyente va a incluir impuestos descontables en una declaración, debe asegurarse de que los mensajes estén enviados y registrados previamente. De no cumplir con este requisito, la administración tributaria podrá rechazar los impuestos descontables, ya que la operación no contará con el soporte adecuado exigido por la normativa vigente, específicamente el artículo 496 del Estatuto Tributario —ET—.

El plazo para enviar estos mensajes coincide con el tiempo que tiene el adquirente para declarar el IVA.

Plazo para emitir el acuse de recibido para los responsables que declaran el IVA bimestral

Para los contribuyentes responsables del IVA que deben presentar su declaración cada dos meses (bimestralmente):

• Las deducciones e impuestos descontables pueden contabilizarse en:
  • El período fiscal correspondiente a la fecha de causación, es decir, cuando ocurre la operación que origina el impuesto.
  • O en uno de los tres períodos bimestrales siguientes (hasta seis meses después de la fecha de causación).
• Estos impuestos descontables deben solicitarse en la declaración del período en el cual se haya efectuado la contabilización.

Por ejemplo, si un impuesto se causa en marzo (bimestre 2), el contribuyente podrá contabilizarlo y solicitarlo en ese mismo período (bimestre marzo-abril) o en alguno de los tres bimestres siguientes: mayo-junio, julio-agosto o septiembre-octubre.

Plazo para emitir el acuse de recibido para los responsables que declaran el IVA cuatrimestral

Para los contribuyentes responsables del IVA que deben presentar su declaración cada cuatro meses (cuatrimestralmente):

• Las deducciones e impuestos descontables pueden contabilizarse en:
  • El período fiscal correspondiente a la fecha de causación.
  • O en el cuatrimestre inmediatamente siguiente.
• Al igual que en el caso anterior, estos impuestos deben solicitarse en la declaración del período en el cual se hayan contabilizado.

Por ejemplo, si un impuesto se causa en el primer cuatrimestre (enero-abril), el contribuyente podrá contabilizarlo y solicitarlo en ese mismo cuatrimestre o en el segundo cuatrimestre (mayo-agosto).

Tip Alegra: La Dian argumentó que, si bien los mensajes electrónicos de confirmación (como la recepción de la factura y la recepción de los bienes o servicios) no condicionan la expedición de la factura electrónica, sí son indispensables para que esta pueda ser utilizada como soporte válido de costos, deducciones e impuestos descontables.

La entidad sustentó su posición en el artículo 616-1 del ET, que establece la obligación de generar y transmitir los eventos de la factura electrónica, y en la normativa vigente sobre los requisitos para soportar costos e impuestos descontables. Además, indicó que dichos mensajes garantizan la trazabilidad de las transacciones y permiten a la administración tributaria ejercer un control efectivo sobre las operaciones a crédito, reduciendo el riesgo de evasión y fraude fiscal.

¡Descarga el Concepto 1739 de 2024!

Complemento con el Concepto 1172 de 2024: Cómo demostrar el envío de los mensajes

La Dian aclara en el Concepto 1172 de diciembre 13 de 2024 que los mensajes de confirmación deben ser enviados a través del Sistema de Facturación Electrónica —SFE—, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

• Software propio o adquirido por el contribuyente.
• Soluciones tecnológicas proporcionadas por un proveedor autorizado.
• El servicio gratuito ofrecido por la Dian.

Esto garantiza la trazabilidad de la factura electrónica y su validez como soporte tributario, cumpliendo con lo estipulado en el artículo 616-1 del ET y en la Resolución 000165 de 2023.

Además, en caso de que el adquirente no esté obligado a facturar electrónicamente, podrá registrarse en el Radian llevando acabo el respectivo proceso de habilitación para cumplir con los requisitos, sin que esto implique la obligación de emitir facturas o documentos equivalentes.

¡Descarga el Concepto 1172 de 2024!

Riesgos de no cumplir con el envío de los mensajes electrónicos

Si los mensajes no son enviados correctamente:

• La factura electrónica seguirá siendo válida como documento, pero no servirá como soporte para solicitar costos, deducciones o impuestos descontables.
• La Dian podría rechazar las declaraciones tributarias que incluyan estos soportes, generando ajustes fiscales y sanciones.

Tip Alegra: Los conceptos 1739 y 1172 de 2024 refuerzan la importancia de los mensajes electrónicos de confirmación en operaciones a crédito. Aunque estos no condicionan la expedición de la factura electrónica, sí son indispensables para soportar costos, deducciones e impuestos descontables. 

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Cumplir con los eventos de la factura electrónica, como los mensajes de confirmación, es fundamental para garantizar la validez de costos, deducciones e impuestos descontables ante la Dian. ¿Sabías que estos mensajes deben enviarse antes de presentar la declaración de IVA para evitar su rechazo?  Comparte tu respuesta en la sección de comentarios. Si quieres profundizar en esta y otras normativas clave, sigue consultando el portal Siempre Al Día, donde encontrarás información técnica y actualizada que facilitará tu gestión tributaria.