Documentos para la declaración de renta de una persona natural AG 2025: ¡Asegúrate de solicitarlos todos!

La precisión en la declaración de tus clientes no solo depende de tus conocimientos técnicos — depende también de los documentos para la declaración de renta que recibes. Sin una documentación completa, la declaración corre el riesgo de presentar inconsistencias susceptibles a sanciones por parte de la DIAN. Y lo más costoso no es el error: es el tiempo que pierdes persiguiendo soportes en plena temporada.

• ¿El reporte de terceros de la DIAN reemplaza los certificados? No: es solo una guía de validación; cada transacción necesita su soporte original.
• ¿Qué pasa si no recibís los soportes a tiempo? La declaración puede presentar inconsistencias que deriven en sanciones o revisión exhaustiva por parte de la DIAN.
• ¿Hay una herramienta que genere la lista de documentos por cliente? Sí: la calculadora SAD COL arma la lista personalizada según los datos del declarante.

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¿Cuáles son los documentos para declarar renta de una persona natural?

A continuación encontrarás los documentos organizados por concepto. Usa esta lista como checklist con cada cliente antes de abrir el formulario 210. Más abajo también encontrarás la herramienta interactiva que genera la lista personalizada por declarante.

¿Cuáles son los documentos para declarar renta de una persona natural?

Estos son los documentos que debés solicitar a tu cliente antes de abrir el formulario 210. Están organizados por concepto — más abajo encontrás el detalle completo de cada grupo y la herramienta que genera la lista personalizada por declarante.

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¿Qué documentos son indispensables para presentar la declaración de renta?

Estos documentos permiten conocer la situación tributaria del contribuyente y son el requisito mínimo antes de empezar cualquier otro paso:

• RUT actualizado con la responsabilidad 05 — Impuesto de renta y complementario régimen ordinario, si el cliente aún no la tiene registrada.
• Cédula de ciudadanía y datos personales (correo electrónico, teléfono y dirección), si la persona no está inscrita en el RUT y debe realizarse ese proceso.
• Declaraciones de renta de los dos últimos años gravables con sus anexos, para conocer la variación patrimonial y calcular el anticipo si procede.

¿Cuáles son los documentos de apoyo para la presentación de la declaración de renta?

Estos documentos no son indispensables, pero orientan la validación de otros soportes:

• Reporte de terceros generado desde el portal de la DIAN, cuyos datos deben verificarse en su totalidad con los soportes del contribuyente.
• Reporte de facturas electrónicas generadas a nombre del contribuyente, para validar el valor que puede llevarse como deducción del 1 % por compras según el artículo 336 numeral 5 del Estatuto Tributario.

Tip Alegra: El reporte de terceros solo es una guía. Si hay diferencias entre el reporte y los certificados del cliente, prevalece el soporte original con respaldo físico o electrónico. Consultá el análisis completo en Información reportada por terceros a la DIAN: lo que debés y no debés hacer.

¿Cuáles son los documentos para determinar el patrimonio al 31 de diciembre de 2025?

El patrimonio bruto incluye todos los bienes y derechos del cliente al cierre del año. Para declararlo correctamente necesitás:

• Certificados o extractos bancarios de cuentas de ahorro y corrientes al 31 de diciembre de 2025.
• Certificados de inversiones: CDT, bonos, derechos fiduciarios o inversiones obligatorias.
• Estado de cuenta del impuesto predial de los bienes inmuebles que poseía el contribuyente.
• Escrituras o certificados de instrumentos públicos que soporten la adquisición de bienes inmuebles.
• Factura de compra de vehículos o estado de cuenta del impuesto de vehículos.
• Relación de muebles, enseres, maquinaria y equipo con sus valores aproximados al cierre del año.
• Certificados de bienes intangibles como derechos de autor o propiedad industrial.
• Letras, pagarés y otros documentos que respalden cuentas por cobrar.
• Documentos de circularización si se pretende dar de baja alguna cuenta por cobrar.
• Saldo de billeteras electrónicas y criptoactivos al 31 de diciembre de 2025, con el valor en pesos según la tasa de mercado en esa fecha.
• Soportes de inventarios: arqueos físicos, kardex o facturas de compra.

Tip Alegra: Consultá cómo declarar correctamente el valor de los inmuebles en Valor patrimonial de los bienes inmuebles en la declaración de renta y el tratamiento de inversiones en fondos en Valor patrimonial de las inversiones en fondos.

¿Cuáles son los documentos para determinar las deudas al 31 de diciembre de 2025?

Las deudas son necesarias para calcular el patrimonio líquido. Se deben solicitar documentos con fecha cierta que respalden la deuda, como pagarés, letras de cambio o cheques.

Tip Alegra: Si tu cliente va a soportar una deuda con un documento de fecha cierta en la declaración del año gravable 2025, ese documento debió ser emitido y autenticado en ese mismo período. Consultá los detalles en Deudas en la declaración de renta de una persona natural.

¿Cuáles son los documentos para determinar los ingresos del año gravable 2025?

Los ingresos deben estar respaldados por documentos emitidos por las entidades o personas competentes. Estos son los soportes clave por tipo de ingreso:

• Certificado de ingresos y retenciones (formulario 220), que el empleador debe expedir a más tardar el 31 de marzo de 2026 por el AG 2025, según el artículo 378 del Estatuto Tributario.
• Certificado de ingresos por honorarios o servicios prestados como independiente.
• Certificados por dividendos y participaciones, especificando si provienen de utilidades gravadas o no gravadas según el artículo 49 del Estatuto Tributario.
• Certificados de rendimientos financieros recibidos durante 2025.
• Certificados de indemnizaciones o devoluciones de saldos de fondos de pensión.
• Certificados de indemnizaciones por seguros de vida.
• Relación de ingresos por arrendamientos, regalías o propiedad intelectual.
• Escritura pública o documentos que soporten ingresos por donaciones, herencias, legados, gananciales o porción conyugal.
• Soportes de premios, rifas o loterías recibidos en 2025.

Tip Alegra: Conocé las particularidades del certificado 220 en Certificado de retención en la fuente: características y plazo para su expedición y Por qué el formulario 220 es imprescindible en temporada de renta.

¿Cuáles son los documentos para los beneficios tributarios del año gravable 2025?

Para aprovechar al máximo las deducciones y rentas exentas disponibles, solicitá los siguientes soportes. Los topes en pesos están calculados con UVT 2025 = $49.799:

• Certificados de intereses por préstamos hipotecarios (hasta 1.200 UVT = $59.758.800 anuales, art. 119 ET).
• Certificados de medicina prepagada o pólizas de salud (hasta 16 UVT mensuales = $9.561.408 anuales, art. 387 ET).
• Certificados de aportes a seguridad social como independiente (salud, pensión y ARL).
• Certificado de pagos por gastos funerales del trabajador.
• Certificado del GMF pagado — el 50 % es deducible (art. 115 ET).
• Certificado de intereses por préstamos educativos con el Icetex.
• Registro civil de nacimiento de los hijos para acreditar dependencia económica.
• Documentos para hijos de crianza (Ley 2388 de 2024): declaración extrajudicial o certificado de institución educativa o de salud que confirme el cuidado permanente y la dependencia económica.
• Certificado de contador público que acredite la dependencia económica del cónyuge, compañero permanente, padre o hermano del contribuyente (art. 387 ET).
• Certificado de Medicina Legal si la dependencia proviene de factores físicos o psicológicos.
• Certificado de entidad educativa que financie el estudio de hijos entre 18 y 23 años.
• Certificados por inversiones en proyectos especiales y donaciones a entidades autorizadas (art. 125 ET).
• Relación de pagos a empleados: salarios, bonificaciones, cesantías e intereses sobre cesantías.
• Certificados de aportes voluntarios a fondos de pensión o AFC, para aplicar la renta exenta del artículo 126-1 del Estatuto Tributario (hasta 3.800 UVT conjuntos = $189.236.200 anuales AG 2025).

Tip Alegra: Consultá quiénes califican como dependientes y cómo aplicar la deducción en Deducción por dependientes en la declaración de renta: cómo funciona.

¿Qué documentos se necesitan para declarar ingresos del exterior y criptoactivos?

Con el aumento del trabajo remoto para empresas extranjeras y los pagos por plataformas digitales, este es el grupo de soportes que más se omite. Si tu cliente recibió ingresos del exterior en 2025, necesitás:

• Comprobantes de pago de la empresa o plataforma extranjera (Deel, Wise, Payoneer, Stripe u otras), con el valor en moneda extranjera y la fecha de cada pago.
• TRM del día de cada pago para convertir a pesos colombianos, disponible en el portal del Banco de la República.
• Certificado del impuesto pagado en el exterior si el cliente quiere aplicar el descuento del artículo 254 del Estatuto Tributario.
• Historial de transacciones del exchange o billetera con precio en pesos al 31 de diciembre de 2025, para declarar el saldo patrimonial en criptoactivos.

¿Cómo generar la lista de documentos personalizada para cada cliente?

La calculadora interactiva de Siempre Al Día no solo confirma si tu cliente está obligado a declarar renta y cuál es su fecha de vencimiento según el NIT — también genera la lista de soportes específica para cada declarante según sus características. Es la forma más rápida de saber exactamente qué pedirle a cada cliente antes de abrir el formulario 210.

¿Cómo te ayuda Alegra a preparar la temporada de renta sin caos?

El origen del caos en temporada de renta casi siempre es el mismo: la información de tus clientes está dispersa entre extractos, correos y archivos sueltos que llegan en agosto. Con Alegra Contabilidad centralizás la información contable de tus clientes durante todo el año y generás en minutos los reportes que necesitás para la renta — balances, auxiliares y movimientos — sin reconstruir nada desde cero en temporada.

Eso cambia tu rol en la temporada: en lugar de perseguir soportes, llegás a agosto con la información ya organizada, cruzás el reporte de terceros en minutos y dedicás el tiempo a lo que genera valor: analizar deducciones, proyectar el impuesto y asesorar a tus clientes.

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Preguntas frecuentes sobre los documentos para declarar renta

Preguntas frecuentes sobre los documentos para declarar renta

Estas son las dudas que más se repiten entre contadores en temporada de renta. Si tenés una pregunta que no está aquí, encontrás más contenido en la sección de impuestos de Siempre Al Día.

¿El reporte de terceros de la DIAN reemplaza los certificados del cliente?

No. El reporte de terceros es una guía de validación, no un soporte legal. Si hay diferencias entre el reporte y los certificados del cliente, prevalece el soporte original. Declarar solo con base en el reporte sin verificar cada cifra es uno de los errores más frecuentes y costosos en temporada de renta.

¿Qué pasa si el empleador no expide el certificado 220 a tiempo?

El empleador está obligado a expedir el formulario 220 a más tardar el 31 de marzo de 2026 por el AG 2025, según el artículo 378 del Estatuto Tributario. Si no lo hace, el trabajador puede declarar con los datos disponibles — colillas de pago, nómina electrónica — y solicitar a la DIAN que sancione al empleador por incumplimiento.

¿Qué documentos necesita quien declara por primera vez?

Los mismos de patrimonio, ingresos y beneficios. La diferencia es que no hay declaración de años anteriores para comparar variación patrimonial, ni anticipo que calcular. El RUT debe actualizarse con la responsabilidad 05 antes de presentar.

¿Los extractos bancarios sirven como soporte de ingresos?

Para patrimonio (saldo al 31 de diciembre) sí son suficientes. Para ingresos, los extractos son un indicador pero no reemplazan los certificados de retención ni los comprobantes de pago. La DIAN puede objetar ingresos respaldados solo con extractos si no coinciden con los reportes de terceros.

Contar con todos los documentos antes de abrir el formulario 210 no solo protege a tus clientes de sanciones — te protege a vos como profesional. No olvides que en la sección de impuestos de Siempre Al Día encontrás más contenido actualizado sobre declaración de renta, retenciones, sanciones y todo lo que necesitás para una temporada sin sorpresas.

Fuentes

• Presidencia de la República. Decreto 624 de 1989 — Estatuto Tributario (arts. 49, 115, 119, 125, 126-1, 254, 336, 378, 387).
• Congreso de la República. Ley 2277 de diciembre 13 de 2022 — Reforma Tributaria.
• Congreso de la República. Ley 2388 de mayo 30 de 2024 — Familias de crianza.