Documentos para la declaración de renta de una persona natural: ¡Asegúrate de solicitarlos todos!

Los documentos para la declaración de renta de una persona natural son el primer paso crucial para el éxito en este proceso. Aunque para un contador esto es parte de su día a día, el cliente también juega un papel importante: la precisión de la declaración depende de que este entregue cada documento necesario.

A menudo, lo que parece una simple solicitud de papeles tiene una razón de ser mucho más profunda. Imagina el impacto de omitir un soporte vital, como la escritura de un inmueble o un documento que respalde una deducción fiscal. Esto no solo puede retrasar el proceso, sino que podría acarrear sanciones o una revisión exhaustiva por parte de la Dian.

Para que todo fluya sin contratiempos, en este artículo te explicaremos de manera clara y sencilla los documentos que, como contador, debes solicitar a tus clientes, y si eres cliente, sabrás exactamente qué documentos debes entregar. ¡No dejes de leerlo para evitar sorpresas!

Documentos clave para la declaración de renta de una persona natural

Para evitar las situaciones antes expuestas, en este artículo desglosaremos los documentos esenciales por concepto que necesitas para que tus declaraciones sean sólidas y sin sorpresas:

1. Documentos indispensables 

Existen ciertos documentos que son indispensables para conocer la situación tributaria del contribuyente, estos son:

• Registro Único Tributario —RUT— actualizado con la responsabilidad 05 — Impuesto de renta y complementario régimen ordinario, en caso de que no la tenga.
• Cédula de ciudadanía y datos personales como correo electrónico, número de telefono y dirección, en caso de que la persona no esté inscrita en el RUT y se deba realizar este proceso.
• Declaración de renta de los dos últimos años gravables en caso de que aplique, para conocer la variación patrimonial y de los demás conceptos tributarios, así como calcular el anticipo de renta en caso de que proceda.

2. Documentos de apoyo

Estos documentos no son indispensables; pero pueden brindar información que orienta a la validación de otros documentos, como por ejemplo:

• Reporte de terceros generado desde la página de la Dian, cuyos datos deben ser verificados en su totalidad con los soportes entregados por el contribuyente.

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• Reporte de facturas electrónicas generadas a nombre de personas naturales para validar qué valor podrá llevarse dicho contribuyente como deducción del 1 % por dichas compras.

Te puede interesar nuestro editorial Consulta de facturas electrónicas generadas a nombre de personas naturales se encuentra disponible en la página de la Dian.

3. Documentos para determinar el patrimonio al 31 de diciembre del año que se va a declarar

Para que la declaración refleje correctamente el patrimonio, es fundamental contar con los siguientes soportes:

• Certificados o extractos bancarios de cuentas de ahorro y corrientes emitidos por las entidades financieras.
• Certificados de inversiones como Certificados de Depósito a Término Fijo —CDT—, bonos, derechos fiduciarios o inversiones obligatorias.
• Estado de cuenta del impuesto predial de los bienes inmuebles que poseía el contribuyente.
• Escrituras que soporten la adquisición de bienes inmuebles o certificados de instrumentos públicos.
• Factura de compra de vehículos o estado de cuenta del impuesto de vehículos.
• Relación de muebles, enseres, maquinaria y equipo que poseía el contribuyente con sus valores aproximados.

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• Certificados de bienes intangibles que poseía el contribuyente, como por ejemplo derechos de autor o propiedad industrial.
• Letras, pagarés y otros documentos que respalden cuentas por cobrar.
• Documentos relacionados con procesos de circularización en caso de que se pretenda dar de baja alguna cuenta por cobrar.
• Saldo de las billeteras electrónicas en caso de poseer criptoactivos.
• Soportes de arqueos físicos, kardex o facturas de compra de inventarios.

4. Documentos para determinar las deudas al 31 del año que se va a declarar

Las deudas son necesarias para determinar el valor del patrimonio líquido, por lo que se deben solicitar:

• Documentos con fecha cierta que respalden la deuda como pagarés, letras de cambio o cheques.

Tip Alegra: Si una persona va a soportar una deuda o una cuenta por cobrar con un documento de fecha cierta en la declaración de renta del año gravable 2023, este debió ser emitido y autenticado en ese mismo período gravable.

5. Documentos para determinar los ingresos del año que se va a declarar

Los ingresos deben estar debidamente soportados por documentos emitidos por las entidades o personas competentes, tales como:

• Certificado de ingresos y retenciones laborales, es decir, el certificado 220 que debe ser emitido por los empleadores a más tardar el último día hábil del mes de marzo del año siguiente al que se está certificando. Por ejemplo, el certificado del año gravable 2023, debió ser emitido a más tardar el 27 de marzo de 2024. 

Conoce las particularidades de este certificado en nuestro editorial Certificado de retención en la fuente: características y plazo para su expedición.

• Certificado de ingresos por honorarios o servicios prestados como independiente.
• Certificados por concepto de dividendos y participaciones.
• Certificados de rendimientos financieros recibidos en el año.
• Certificados de indemnizaciones o devoluciones de saldos de fondos de pensión.
• Certificados de indemnizaciones por seguros de vida.
• Relación de ingresos por concepto de arrendamientos, regalías o propiedad intelectual.
• Escritura pública o documentos que soporten los ingresos recibidos a título de donaciones, herencias o legados, gananciales y porción conyugal.
• Soportes que acrediten el pago de premios, rifas o loterías.

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6. Documentos para determinar beneficios tributarios del año que se va a declarar

Para aprovechar al máximo los beneficios fiscales, es clave contar con los siguientes documentos:

• Certificados de pagos de intereses por préstamos hipotecarios.
• Certificados de pagos por medicina prepagada o pólizas de salud.
• Certificados de pagos a seguridad social como independiente.
• Certificados que acrediten el pago de los gastos funerales del trabajador.
• Certificados del valor pagado por Gravamen a los Movimientos Financieros —GMF—.
• Certificado de los intereses pagados por préstamos educativos con el Icetex.
• Registro civil de nacimiento de los hijos.
• Certificado emitido por contador público que certifique dependencia económica del cónyuge, compañero permanente, padre o hermano del contribuyente.
• Certificado emitido por Medicina Legal que certifique la dependencia originada en factores físicos o psicológicos del cónyuge, compañero permanente, padre o hermano del contribuyente.
• Certificado expedido por entidades educativas que financien el estudio de los hijos en edades entre los 18 y 23 años.
• Certificados por inversiones en proyectos especiales.
• Certificados de donaciones realizadas a entidades autorizadas.
• Relación de pagos realizados a empleados como salarios, bonificaciones o cesantías.

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Contar con todos los documentos necesarios es crucial para evitar sanciones y asegurar que la información consignada en la declaración de renta refleje la realidad financiera de tus clientes. Reunir estos soportes no solo protege a los contribuyentes, sino que también optimiza el proceso y evita problemas con la Dian.

En nuestro Consultorio Siempre Al Día Declaración de Renta de Personas Naturales – Más Allá de los Números el experto Carlos Guerra resolvió varias dudas importantes con relación a este tema:

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¿Qué otros soportes consideras necesarios para la elaboración de la declaración de renta de una persona natural y qué recomendaciones le das a otros colegas para que sea efectiva su recolección? Comparte tu respuesta en la caja de comentarios y sigue explorando nuestro portal Siempre Al Día con todo el contenido que hemos preparado para ti en materia tributaria, contable y laboral.