Dian advierte sobre validación del documento soporte en compras con no obligados a facturar

La Dian ha anunciado una actualización importante respecto a la validación del documento soporte para adquisiciones con  no obligados a facturar. Esta modificación tiene como objetivo optimizar el control y la transparencia en las operaciones realizadas con sujetos que no están obligados a facturar, en cumplimiento de las normativas tributarias vigentes en Colombia.

Primero recordemos varios elementos característicos de este documento.

¿Qué es el documento soporte para adquisiciones con no obligados a facturar y para qué sirve?

Imagina que eres contador de una empresa que adquiere productos frescos semanalmente en una plaza de mercado para su comedor corporativo. Los vendedores, en su mayoría pequeños comerciantes, no están obligados a expedir factura de venta. Sin embargo, esos gastos deben ser registrados y justificados correctamente para que la empresa pueda incluirlos como costos deducibles en su declaración de renta. Aquí es donde entra en juego el documento soporte para adquisiciones con no obligados a facturar: es como el “recibo oficial” que valida esta operación ante la Dian, asegurando que la transacción cumple con la normativa tributaria y que la empresa pueda respaldar estos costos de manera adecuada.

De esta manera, el documento soporte es un instrumento esencial en el sistema tributario colombiano que  permite registrar y soportar las adquisiciones realizadas a personas o entidades no obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente. Entre estas transacciones se incluyen operaciones con pequeños comerciantes, independientes o no residentes en el país.

Tip Alegra: Este documento fue reglamentado por la Resolución 000167 de 2021. De acuerdo con la Resolución 000488 de 2022 la generación y transmisión electrónica de este documento soporte debió implementarse a más tardar el 1 de agosto de 2022.

Funciones principales del documento soporte

1. Garantizar que los costos y gastos derivados de estas adquisiciones sean deducibles en el impuesto de renta.
2. Registrar formalmente las transacciones realizadas con quienes no están obligados a emitir facturas.
3. Contribuir a la transparencia y control fiscal en operaciones específicas.

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Contexto de la actualización informada por la Dian

Desde el  10 de noviembre de 2024, la Dian implementó una nueva regla de validación, conocida como DSAJ25b, que regula la transmisión del documento soporte. Este cambio afecta principalmente las transacciones realizadas con sujetos no residentes, introduciendo controles más estrictos sobre la identificación fiscal de los vendedores.

Nuevas reglas de validación

• Los datos del vendedor, especialmente el tipo de documento de identificación, deben coincidir con los valores válidos definidos en la Tabla 16.2.1 del Anexo Técnico 1.0 de la Resolución 00167 de 2021 así:

• Si el tipo de documento no corresponde a un valor aceptado, la transmisión del documento soporte será rechazada automáticamente.

Implicaciones de la actualización

Estas disposiciones buscan garantizar que las transacciones con no obligados a facturar sean registradas de manera precisa y cumplan con los estándares fiscales.

De esta manera, los contribuyentes deben verificar que los datos de los vendedores sean correctos y estén alineados con las especificaciones técnicas de la Dian.

Tip Alegra: Los sistemas contables son primordiales en este proceso, puesto que deben tener en cuenta estas validaciones automáticas para evitar errores en la transmisión de los documentos.

Recomendaciones para los contadores

1. Actualización de procedimientos: Revisa tus procesos internos para garantizar el cumplimiento de las normas. Es fundamental que el tipo de documento del vendedor sea el adecuado según las especificaciones de la Dian.
2. Capacitación del equipo: Informa a tu equipo sobre las validaciones para evitar errores operativos.
3. Verificación de datos: Antes de la transmisión, asegúrate de que los datos de identificación de los vendedores, especialmente en operaciones con no residentes, sean correctos y cumplan con la normativa vigente.
4. Revisión del anexo técnico: Consulta el Anexo Técnico 1.0 de la Resolución 00167 de 2021 para comprender los valores aceptados y las especificaciones requeridas.

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¿Cómo generar el documento soporte con Alegra?

Simplifica la emisión del Documento Soporte en tus adquisiciones a proveedores no obligados a facturar utilizando Alegra. Sigue estos pasos para agilizar el proceso:

1. Solicita la numeración ante la Dian: Gestiona la autorización de numeración para tus Documentos Soporte a través del portal Muisca de la Dian.
   
2. Configura la numeración en Alegra: Una vez obtengas la resolución, ingresa a Alegra y configura la numeración correspondiente para tus Documentos Soporte.
3. Crea el Documento Soporte:
   • Accede al menú «Gastos» y selecciona «Documento soporte».
   • Haz clic en «Nuevo documento soporte» y completa el formulario con la información requerida
   • Guarda el documento para finalizar el proceso.

En el artículo Genera Documentos Soporte por compras a sujetos no obligados a facturar te explicamos más a detalle en qué consiste cada paso.

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