Documento equivalente de servicios públicos domiciliarios podrá expedirse de forma física

La Dian emitió la Resolución 000189 del 30 de octubre de 2024, introduciendo modificaciones en el sistema de facturación electrónica y la emisión de documentos equivalentes impactando a prestadores de servicios públicos domiciliarios y a profesionales en la compra y venta de divisas y cheques de viajero. 

Modificaciones en facturación electrónica de operaciones de compra y venta de divisas

En razón a que la Resolución 000165 de 2023 no contenía información específica en relación con los requisitos que se deben incorporar en la factura electrónica y la factura de talonario o papel por parte de los profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero, se hizo necesario incorporar en dicha resolución en los artículos 11 y 12, la información que se requiere respecto a ese tipo de operaciones, por ello se adicionó el parágrafo 1 al artículo 11 y el parágrafo 2 al artículo 12.

El nuevo parágrafo 1 adicionado por el artículo 1 de la Resolución 000189 de 2024 señala que además de los requisitos generales de la factura electrónica, y para poder identificar el tipo de bienes vendidos y servicios prestados (numeral 8 del artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023) en este tipo de operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajeros, el profesional de cambio obligado a facturar electrónicamente debe tener en cuenta:

1. Para la tasa de cambio utilizada en la operación se diligencia como “valor unitario”.
2. El nombre de la divisa negociada se diligencia como “descripción” con el código respectivo.
3. Si se trata de una compra se incluye el código 15; si se trata de una venta se incluye el código 16.
4. Utilizar una factura exclusivamente para operaciones de venta, pudiendo incluir más de una operación, en más de una divisa; siempre que se trate del mismo cliente.
5. Utilizar una factura exclusivamente para operaciones de compra, pudiendo incluir más de una operación, en más de una divisa; siempre que se trate del mismo cliente.
6. La factura debe incluir la fecha y hora de generación.

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Precisiones en la emisión de la factura de venta de talonario o de papel por inconvenientes tecnológicos en operaciones de compra y venta de divisas

El parágrafo 2 adicionado por el artículo 2 de la Resolución 000189 de 2024 al artículo 12 de la Resolución 000165 de 2023 señala que cuando los profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero generen factura de venta de talonario o de papel  por inconvenientes tecnológicos, además de los requisitos generales contemplados en el artículo 12 en referencia, se debe incorporar la siguiente información:

1. Tasa de cambio aplicada a la operación, la cual debe corresponder al “Valor unitario” señalado en la factura electrónica.
2. Nombre de la moneda negociada, la cual debe quedar señalada en el campo de “descripción” de la operación, diferenciando si se trata de una compra o de una venta de divisas, incluyendo el código de la moneda extranjera negociada, conforme a la lista de monedas incluida en el anexo técnico de la factura electrónica 1.9.
3. Monto de las divisas negociadas, expresada en el campo “cantidad” de la factura electrónica por cada operación de compra y venta.
4. Clase de la operación, sea de compra o de venta de divisas de acuerdo con la descripción de la operación y el código aplicado a cada operación.
5. Valor en pesos colombianos de la operación, expresado en el campo “total” de la factura de venta, el cual corresponde al equivalente de multiplicar la cantidad de divisas por el valor unitario, expresado este último como tasa de cambio en pesos colombianos por cada unidad de divisa transada.
6. Código de debida diligencia al cliente —DDC— aplicada a la operación.
7. Correo electrónico del cliente.

Este nuevo parágrafo también hace referencia a que solo se podrán incluir las operaciones de compra y venta de divisas y deberán hacerse facturas de venta de talonario o de papel de forma separada, es decir, unas para compras de divisas y otras para ventas. No obstante, en una misma factura se podrán incluir varias operaciones de compra o de venta de divisas, según corresponda, de diferentes tipos de divisas en forma simultánea con un mismo cliente, en una misma fecha y hora.

Emisión del documento equivalente de servicios públicos domiciliarios de forma física

Un aspecto relevante de la Resolución 000189 de 2024 es la excepción otorgada a ciertos prestadores de servicios públicos domiciliarios. Según el artículo 3 de esta normativa los prestadores de los acueductos comunitarios, veredales, rurales, gestores comunitarios, asociaciones o pequeños prestadores constituidos sin ánimo de lucro y con menos de 2.500 suscriptores, están exentos de la obligación de expedir documento equivalente electrónico. Estos podrán continuar emitiendo el documento equivalente de servicios públicos en formato físico, siempre que cumplan con los requisitos mínimos establecidos por la Dian.

Tip Alegra: La excepción establecida para algunos prestadores de servicios públicos domiciliarios en la Resolución 000189 de 2024 tiene un enfoque social y práctico. Estos prestadores, como acueductos comunitarios, veredales, rurales o asociaciones sin ánimo de lucro, suelen operar en zonas rurales o de difícil acceso, donde las condiciones tecnológicas y económicas dificultan la implementación de sistemas de facturación electrónica.

Este documento emitido de forma física deberá contener como mínimo:

1. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria —NIT— de quien presta el servicio.
2. Un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
3. Fecha y hora de expedición.
4. Descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
5. Valor total de la operación.
6. Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre de este último, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

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