Declaración de renta de una sucesión ilíquida y los pasos clave para su presentación

Una sucesión ilíquida está conformada por el patrimonio, los ingresos y las deudas que poseía una persona al momento de su fallecimiento. Se mantendrá con esta denominación hasta que dichos bienes y demás activos sean repartidos o adjudicados a cada uno de los herederos.

¿Una sucesión ilíquida debe presentar la declaración de renta?

Si la persona natural que fallece, cumple los requisitos que obligan a las personas naturales residentes o no residentes a presentar la declaración de renta para el determinado período, la sucesión ilíquida seguirá con la responsabilidad frente a las obligaciones tributarias, hasta que se realice la liquidación de la sucesión; por tanto si dicha persona por ejemplo en el caso de los residentes, cumplió por el año gravable 2023 los topes de patrimonio, ingresos, consumos, consumos mediante tarjetas de crédito, consignaciones, depósitos o inversiones financieras, se deberá presentar la declaración de renta de dicha sucesión.

Conoce los requisitos que obligan a declarar renta por el año gravable 2023 en nuestro editorial:  Requisitos para determinar las personas naturales obligadas a declarar renta 2023.

¿Qué se debe tener en cuenta en la presentación de la declaración de renta de una sucesión ilíquida?

Como la persona natural ha fallecido, la declaración de renta ya no se podrá presentar a su nombre. Al formarse la sucesión ilíquida, se debe nombrar un representante de la sucesión y proceder con la inscripción o actualización del Registro Único Tributario —RUT— de esta sucesión.

Tip Alegra: La liquidación de una sucesión se puede llevar a cabo por notaría cuando los herederos están de acuerdo con la repartición de los bienes, o por juzgado cuando no hay acuerdo.

En nuestro Consultorio Siempre al Día sobre Declaración de renta de personas naturales año gravable 2023, el experto Rodrigo Rivera se refirió a este tema:

Pasos ante la Dian para la inscripción o actualización del RUT de una sucesión ilíquida

A continuación enunciamos los pasos que se deben seguir ante la Dian para la inscripción o actualización del RUT de una sucesión ilíquida:

1. Acreditar la representación de la sucesión ante la Dian

En este paso, es necesario acreditar la representación de la sucesión ante la Dian, ya sea en calidad de albacea, heredero con administración de bienes, curador de herencia yacente nombrado por la autoridad competente o, en su defecto, representante de la sucesión. En este punto, es necesario distinguir tres escenarios:

Puede suceder que haya varios herederos y algunos estén en el exterior; por lo que esos herederos deberán elaborar tal documento y hacerlo apostillar en el consulado del país donde esté domiciliado.

Ejemplo: Suponga que el Sr. Luis Delgado falleció el 7 de noviembre de 2021, tiene 11 hijos, uno se encuentra domiciliado en España, otros dos en Londrés y los demás están en Colombia. No se ha iniciado el proceso de sucesión; por lo que de común acuerdo nombran a uno de los hermanos domiciliado en Colombia como representante de la sucesión. Para surtir el proceso descrito por la Dian se podrá hacer lo siguiente:

Herederos domiciliados en Colombia:

• Podrán hacer una carta de forma independiente en la que autoricen al hermano que nombrarán como representante. En dicha carta, deberán nombrar a los demás herederos conocidos y cada uno deberá autenticarla ante notaría.
• Alternativamente, podrán hacer una carta conjunta en la que todos firman y cada uno se encarga de autenticar el documento original ante notaría. En dicho documento, deberán manifestar que en el exterior hay otros herederos, incluyendo sus respectivos datos.

Herederos domiciliados en el exterior:

• Podrán hacer la carta de forma independiente o conjunta para aquellos que se encuentran en un mismo país. Deberán apostillar el documento ante el consulado y enviarlo por correo certificado a Colombia.

Cabe indicar que, mediante el Oficio 326 del 14 de marzo de 2023, la Dian señaló que, aun cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión, el heredero que pretenda adelantar el trámite de inscripción o actualización del RUT podrá hacerlo acreditando su calidad de heredero ante notaría o autoridad competente. Esto es válido independientemente de que exista uno o más herederos, pues de acuerdo con el artículo 572 del Estatuto Tributario —ET—, se presumirá que todo heredero que acepte la herencia tiene la facultad de administrar los bienes, sin necesidad de una disposición especial que lo autorice.

De lo anterior se entiende que, para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, podría presentarse la situación en la que, aun habiendo varios herederos y sin un acuerdo para nombrar al representante, cualquiera de ellos pueda ostentar dicha condición ante la Dian para poder cumplir con este deber formal. En la misma doctrina se menciona el proceso de representación como una potestad (del verbo poder), no obligatoria.

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2. Actualizar el RUT del representante de la sucesión con la responsabilidad 22

La persona que actúe en representación de la sucesión deberá actualizar su RUT con la responsabilidad 22, la cual lo faculta para cumplir deberes formales a nombre de terceros, en este caso, de la sucesión.

3. Realizar el proceso de inscripción o actualización del RUT de la sucesión

Para llevar a cabo este proceso, se debe sacar una cita presencial ante la Dian, indicando específicamente el tipo de trámite a realizar. En este caso, el trámite se encuentra bajo la denominación «Inscripción o Actualización RUT sucesiones ilíquidas» y está tropicalizado según el departamento donde se solicite la cita. La cita debe solicitarse a nombre de la persona que va a acreditar su representación como representante de la sucesión.

Documentación requerida en este proceso:

• Copia física o digital del Registro Civil de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar una constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Tip Alegra: Los certificados de defunción que expiden los hospitales no sirven para este proceso; pues debe presentarse el certificado de defunción expedido directamente desde la registraduría.

• Copia física o digital del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original. Si el trámite se realiza a través de apoderado, copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y copia física o digital del documento de identidad del poderdante; además del documento original del poder especial o copia física o digital simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis meses. 
• Documento expedido por la autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.

Si el trámite se realiza a través de apoderado, adicionalmente se debe anexar:

• Copia física o digital del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo. 
• Copia física o digital del documento de identidad del poderdante. 
• Original del poder especial o copia física o digital del poder general, junto con la certificación de su vigencia expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis meses.  

Una vez se asista a la cita presencial y se verifique el cumplimiento de requisitos, la Dian habilitará al representante de la sucesión para que pueda ingresar al portal transaccional a nombre de dicha sucesión, la cual la deberá realizar por la sección “A nombre de un tercero”:

Se deberá diligenciar el NIT del tercero (persona fallecida) y posteriormente el tipo de documento del representante, así como el número de identificación y la contraseña asignada.

4. Solicitar el estado de cuenta ante la Dian de la persona fallecida

Se debe solicitar el estado de cuenta ante la Dian de la persona fallecida, mediante agendamiento de cita y seleccionado la opción “Información Cobranzas” o radicando la solicitud en el servicio de PQSR y denuncias ubicado en el Portal Web de la Dian.

Esta información solo puede ser solicitada por quienes ostentan la calidad de albacea, heredero con administración de bienes o de curador de herencia yacente nombrado por la autoridad competente o representante de la sucesión.

5. Presentar las obligaciones tributarias que correspondan incluida la declaración de renta

De acuerdo con el estado de cuenta, y cuando corresponda, se deben presentar las declaraciones y realizar los pagos respectivos. Si el representante de la sucesión tiene firma electrónica, puede realizar dicho trámite en línea o bien puede generarla mediante el proceso descrito por la Dian. 

6. Solicitud del estado de cuenta ante la Dian por parte del juez o notario

Antes del proceso de partición, el juez o notario solicitará a la Dian información sobre las obligaciones a cargo de la sucesión, de acuerdo con el artículo 844 del ET, y siempre que el patrimonio pendiente por liquidar sea superior a 700 UVT ($32.946.000 por el año gravable 2024). 

Dentro de los veinte días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud del paso anterior, la Dian dará respuesta mediante oficio al notario o al juez, solicitando el cumplimiento de las obligaciones, si así corresponde, o autorizando para que se continúe con el proceso sucesorio en caso de no existir obligaciones a cargo de la sucesión ilíquida. 

7. Cancelar el RUT de la sucesión 

Una vez se ha liquidado la sucesión, es decir, cuando se ha expedido la sentencia o escritura de adjudicación según corresponda, se debe solicitar la cancelación del RUT de la persona fallecida. Si se cuenta con firma electrónica, este trámite se puede realizar de forma virtual, adjuntando el documento expedido por el juez o notario donde conste la terminación del proceso, o la copia física o digital de la escritura de liquidación de la sucesión cuando el proceso se adelantó ante un notario, o de la sentencia ejecutoriada cuando el proceso se adelantó ante un juez.

8. Cancelar la responsabilidad del representante de la sucesión

Al darse la cancelación del RUT de la sucesión ilíquida, la persona que realizó los trámites puede proceder a cancelar la responsabilidad 22 en su propio RUT. Esto se realiza mediante el procedimiento de agendamiento de citas en la Dian, seleccionando la opción «Actualización RUT».

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