Declaración anual consolidada del IVA en el Régimen Simple de Tributación: Plazos y recomendaciones 

La declaración anual consolidada del IVA en el Régimen Simple de Tributación (RST) requiere un manejo detallado. 

• ¿En qué formulario debe presentarse la declaración anual consolidada del IVA? En el formulario 300.
• ¿Cuáles son los plazos de presentación de la declaración anual consolidada del IVA en 2026? Entre el 16 y el 20 de febrero, para la declaración del año gravable 2025.

Como profesionales, es crucial que dominemos cada detalle para asegurar el cumplimiento de nuestros clientes y evitar dolores de cabeza. En este artículo te explicamos todo lo que debes saber sobre la declaración anual consolidada de IVA para quienes están en el RST, abordando desde los fundamentos hasta las preguntas más frecuentes que surgen en la práctica.

¿Qué es el IVA en el Régimen Simple de Tributación y cómo funciona?

Contrario a lo que algunos podrían pensar, el Régimen Simple de Tributación (RST) no exime a los contribuyentes de la responsabilidad del IVA. El artículo 907 del Estatuto Tributario (ET) establece claramente que el IVA no está cubierto por el impuesto unificado del SIMPLE. Esto significa que los contribuyentes del RST son responsables del IVA bajo las normas generales, siempre y cuando vendan bienes o presten servicios gravados.

¿Quiénes NO son responsables de IVA si están en el RST?

Existen excepciones respecto a la responsabilidad del IVA establecidas en el parágrafo 4 del artículo 437 del ET que debes tener en cuenta:

• Actividades específicas: aquellos que únicamente desarrollan actividades de tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquerías (numeral 1 del artículo 908 del Estatuto Tributario). Esta excepción aplica tanto a personas naturales como jurídicas.
• Personas naturales con bajos ingresos: las personas naturales del RST cuyos ingresos brutos anuales sean inferiores a 3.500 UVT. Para estas, solo el cumplimiento de este tope de ingresos es relevante para no ser responsables de IVA, a diferencia de las múltiples condiciones que aplican en el régimen ordinario.

En todos los demás casos, si tu cliente en el RST vende bienes o servicios gravados, es responsable del IVA.

¿Cuál es la periodicidad del IVA en el Régimen Simple y cómo se presenta la Declaración Anual Consolidada?

La periodicidad del IVA para los contribuyentes del RST es anual, según el artículo 915 del ET. Sin embargo, esto no significa que el IVA se pague solo una vez al año. El pago del IVA debe realizarse de forma bimestral a través de los anticipos del SIMPLE. La declaración anual de IVA es, por lo tanto, una declaración consolidada. En ella, se resumen todas las operaciones realizadas durante el año gravable, incluyendo los valores de IVA generados y los anticipos pagados bimestralmente.

¿Qué formulario se utiliza para la declaración anual consolidada del IVA en el régimen simple?

Para la declaración anual consolidada de IVA, se utiliza el formulario 300. Este formulario tiene una particularidad clave para los contribuyentes del RST: permite seleccionar la periodicidad anual y activa una sección específica para los “Anticipos IVA pagados Régimen Simple”.

En esta sección, deberás registrar el total del IVA pagado en cada bimestre. Es fundamental que estos valores correspondan al IVA liquidado y pagado en el recibo electrónico del SIMPLE (Formulario 2593) en la sección de IVA. Si en algún bimestre no se realizó pago de IVA, la casilla correspondiente se dejará en cero.

Es importante recordar que, si un contribuyente presentó declaraciones de IVA mediante el formulario 300 (por ejemplo, si estuvo en el régimen ordinario parte del año), los valores pagados en esas declaraciones deben incluirse y distribuirse en los bimestres correspondientes de la sección de anticipos.

¿Cómo puede Alegra simplificar la gestión del IVA en el RST en la contabilidad?

En un entorno tributario tan particular como el colombiano, donde la correcta configuración y reporte del IVA es crucial, contar con herramientas tecnológicas adecuadas marca una diferencia abismal. Alegra se posiciona como un aliado estratégico para los contadores que asesoran a contribuyentes del Régimen Simple de Tributación, ofreciendo funcionalidades que simplifican la gestión del IVA de manera significativa:

Configuración de impuestos a la medida 

Una de las mayores ventajas de Alegra es su capacidad para adaptarse a la compleja normativa tributaria colombiana. Permite configurar los impuestos de forma precisa, incluyendo las tarifas de IVA vigentes. Esto asegura que cada transacción se registre con el tratamiento fiscal correcto desde el inicio, minimizando errores y facilitando el cumplimiento.

Automatización de cálculos y reportes

Olvídate de los cálculos manuales y las hojas de Excel interminables. Alegra automatiza la liquidación del IVA generado y descontable en cada operación. Esto es especialmente útil para la preparación de los anticipos bimestrales del SIMPLE, ya que el sistema consolida la información necesaria de forma automática, permitiéndote generar reportes que facilitan el diligenciamiento del Formulario 2593 y, posteriormente, el Formulario 300 anual.

Trazabilidad y consolidación para la Declaración Anual

La declaración anual consolidada de IVA requiere un resumen detallado de todas las operaciones del año. Alegra centraliza toda la información de ventas y compras, permitiendo una trazabilidad completa de los movimientos de IVA. Con unos pocos clics, puedes obtener los datos consolidados que necesitas para la declaración anual, asegurando que los anticipos pagados bimestralmente se reflejen correctamente y que la información sea coherente y precisa.

Integrar Alegra en tu práctica contable te brinda una herramienta robusta para manejar el IVA en el RST, garantizando cumplimiento, eficiencia y tranquilidad. ¡Agenda tu demo ahora!

¿Cómo se manejan los saldos a favor del IVA en el régimen simple?

Los saldos a favor de IVA en el RST tienen reglas especiales que difieren del régimen ordinario. Es crucial entender cómo se manejan para evitar errores y asegurar la correcta aplicación de los beneficios para tus clientes:

• Compensación automática: los saldos a favor generados en la declaración anual de IVA pueden compensarse automáticamente con los pagos bimestrales siguientes del SIMPLE o con la declaración anual del SIMPLE.
• Devolución o compensación al cambiar de régimen: si un contribuyente del RST cambia al régimen ordinario, puede solicitar la devolución o compensación de los saldos a favor de IVA generados mientras estuvo en el SIMPLE.
• Productores de bienes exentos: los contribuyentes del RST que sean productores de bienes exentos solo pueden solicitar la devolución del saldo a favor de IVA después de haber presentado la declaración anual consolidada.
• Uso en el recibo electrónico: los saldos a favor de IVA pueden utilizarse en el primer recibo electrónico del SIMPLE (Formulario 2593) posterior a la declaración de IVA que generó dicho saldo.

¿Cómo gestionar estratégicamente los saldos a favor de IVA al transitar entre el régimen ordinario y el régimen simple?

Los saldos a favor generados en el Régimen Ordinario y los del Régimen Simple de Tributación no son mutuamente imputables ni arrastrables entre sí. Esto significa que:

• Al pasar del Régimen Ordinario al RST: si tu cliente generó un saldo a favor de IVA en su última declaración como Régimen Ordinario, no podrás utilizarlo para compensar obligaciones en el RST. La única vía para recuperar ese saldo es solicitar formalmente su devolución o compensación con otras obligaciones tributarias que el contribuyente tenga con la Dian, conforme al artículo 815 del ET.

Tip Alegra: Es fundamental iniciar este trámite a tiempo para evitar la prescripción y la pérdida del saldo.

• Al regresar del RST al Régimen Ordinario: de igual forma, si tu cliente estuvo en el RST y decide o es excluido y debe volver al Régimen Ordinario, cualquier saldo a favor de IVA acumulado en su última declaración del SIMPLE no podrá ser arrastrado ni imputado en sus futuras declaraciones de renta o IVA del Régimen Ordinario. En este caso, la acción indispensable es también solicitar su devolución o compensación.

La clave aquí es la discontinuidad jurídica entre ambos regímenes. Por ello, es tu responsabilidad asesorar al cliente para que no dé por sentado que un saldo a favor se transferirá automáticamente. 

Preguntas frecuentes sobre el IVA en el RST

A continuación, abordamos las preguntas más comunes que surgen en torno al IVA y el Régimen Simple de Tributación:

¿Qué sucede si un contribuyente del RST no paga los anticipos bimestrales de IVA?

Si tu cliente en el RST no paga los anticipos bimestrales de IVA, deberá asumir intereses moratorios. Además, si el retraso en el pago supera un mes, el contribuyente podría ser excluido del Régimen Simple de Tributación, según el artículo 914 del ET. ¡Un riesgo que debemos evitar a toda costa!

Te puede interesar nuestro artículo: Anticipo bimestral del régimen simple: Paso a paso para su cálculo

¿Cómo se calcula el IVA a pagar en cada bimestre para un contribuyente del régimen simple?

El IVA a pagar bimestralmente se calcula de manera similar al régimen ordinario: se resta el IVA descontable del IVA generado en el bimestre, y se restan también las retenciones por IVA que se le hayan practicado al contribuyente en ese mismo período.. Este valor es el que se consigna en el recibo electrónico del SIMPLE (Formulario 2593).

¿Qué ocurre con la periodicidad del IVA cuando se cambia del régimen simple al ordinario?

Si un contribuyente estuvo inscrito en el régimen simple durante 2025 y retornó al régimen ordinario en enero de 2026 actualizando su RUT (reemplazando la responsabilidad 47 por la 05), debe tener en cuenta lo siguiente:

¿Qué ocurre con la periodicidad del IVA cuando se cambia del régimen ordinario al SIMPLE?

La fecha límite para que un contribuyente se traslade del régimen ordinario al régimen simple por el año gravable 2026 es el 27 de febrero de 2026. Si el cambio se realiza en enero o febrero de 2026, debes considerar lo siguiente:

¿Se pueden arrastrar saldos a favor de IVA de un año a otro en el RST?

Sí, los saldos a favor de IVA generados en la declaración anual consolidada pueden ser arrastrados al siguiente período gravable para ser compensados con futuros anticipos bimestrales o con la declaración anual del SIMPLE.

¿Dónde se consultan las fechas de vencimiento para la declaración anual consolidada de IVA del RST?

Para el año gravable 2025, la declaración anual consolidada de IVA para contribuyentes del RST se debe presentar entre el 16 y el 20 de febrero de 2026, dependiendo del último dígito del NIT.

Consulta todas las fechas aplicables a este régimen: Plazos para el régimen simple de tributación en 2026: Inscripción, retorno al ordinario, facturación y más.

¿El IVA descontable funciona igual en el régimen simple de tributación que en el régimen ordinario?

R: Sí, el concepto de IVA descontable es el mismo. Los contribuyentes del RST que son responsables de IVA pueden descontar el IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios gravados que constituyan costo o gasto de su actividad productora de renta, siguiendo las mismas reglas del régimen ordinario.

La declaración anual consolidada de IVA en el Régimen Simple de Tributación es un proceso que, aunque tiene sus particularidades, no debe ser un misterio para nosotros, los contadores. Entender la periodicidad anual con pagos bimestrales, el correcto diligenciamiento del formulario 300, el manejo de los anticipos y las reglas especiales para los saldos a favor, son pilares para una asesoría tributaria impecable. 

Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Presidencia de la República. (2022). Ley 2277 de diciembre 13 de 2022.
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (2024). Decreto 1545 de diciembre 20 de 2024. 

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