¿Cómo corregir errores en el Documento Soporte de Nómina Electrónica con notas de ajuste?

Corregir errores en el Documento soporte de Nómina Electrónica (DSNE) ya transmitido no borra la obligación: debes realizarlo con una nota de ajuste. Aquí te explicamos qué es, cuándo usarla, qué tipos existen, el plazo para transmitirla y cómo afecta la deducibilidad de los costos de tu cliente.

• ¿Qué es la nota de ajuste del DSNE? Es el documento electrónico que la Dian establece para corregir errores aritméticos o de contenido en un DSNE ya transmitido, según el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021.
• ¿Cuándo transmitirla? Dentro de los 10 primeros días hábiles del mes en que se detecta o reporta el error. No existe un término máximo diferente al del plazo ordinario de transmisión del DSNE.
• ¿Qué pasa si no se emite? Los costos y deducciones de nómina quedan soportados en un documento con errores, lo que puede afectar su deducibilidad y generar cuestionamientos en una fiscalización.

Detectar un error en la nómina electrónica después de haberla transmitido a la Dian es más común de lo que parece: un valor mal calculado, un concepto omitido, una incapacidad que llegó tarde. La buena noticia es que la normativa tiene una solución específica para esto: la nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Saber cuándo emitirla, qué información debe contener y en qué plazo transmitirla puede marcar la diferencia entre un soporte fiscal sólido y uno cuestionable ante la Dian.

¿Qué es la nota de ajuste del DSNE?

Según el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, las notas de ajuste son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al Documento Soporte de Nómina Electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que señale la Dian.

En términos prácticos: cuando un DSNE ya validado contiene un error, no puedes modificarlo directamente. Debes emitir una nota de ajuste que lo reemplace o corrija. Este documento tiene su propio CUNE (Código Único de Documento Electrónico) y hace referencia explícita al CUNE del DSNE original.

¿Qué errores puede tener el documento soporte de nómina electrónica?

La Resolución 000013 de 2021 clasifica los errores del DSNE en dos categorías principales: aritméticos y de contenido. Sin embargo, en la práctica del despacho contable aparecen situaciones más específicas que la Dian ha ido precisando mediante doctrina. Estos son los errores más frecuentes que debes identificar antes de decidir si corresponde emitir una nota de ajuste:

Tip Alegra: no todo problema en el DSNE genera automáticamente la obligación de emitir nota de ajuste. Si el DSNE aún no ha sido validado por la Dian, puedes corregirlo antes de transmitir sin necesidad de este documento. La nota de ajuste solo aplica sobre documentos ya validados por la plataforma de la Dian.

¿Cuándo debes emitir una nota de ajuste para la nómina electrónica?

El artículo 17 de la Resolución 000013 de 2021 establece que las notas de ajuste se utilizan cuando se detectan errores en el DSNE ya emitido y validado. La Dian, mediante el Oficio 901708 de 2022, precisó los casos concretos que generan la obligación de emitirla. Los más frecuentes son:

• Error aritmético: valores de salario, horas extras, deducciones o aportes calculados incorrectamente.
• Error de contenido: conceptos omitidos o mal clasificados (por ejemplo, una prima que no se incluyó o un descuento mal registrado).
• Incapacidad extemporánea: una incapacidad que llega después de cerrada y transmitida la nómina del mes. La Dian confirmó en el Oficio 901708 de 2022 que este caso requiere nota de ajuste.
• Reliquidación de trabajador: cuando se detecta un error en la liquidación inicial de un trabajador que ya fue transmitida, según el Oficio 901706 de 2022.
• Documento transmitido por error total: cuando se envió un DSNE que no debía haberse transmitido. En este caso, la nota de ajuste funciona como mecanismo de eliminación.

Tip Alegra: hay una diferencia clave entre una novedad y una nota de ajuste. La novedad es un evento que ocurre dentro del mismo periodo mensual de reporte (como un cambio contractual) y se incluye directamente en el DSNE del periodo. La nota de ajuste es para corregir un DSNE ya validado de un periodo anterior. No los confundas: usar la figura equivocada puede generar problemas en la validación.

¿Qué tipos de notas de ajuste existen para corregir errores en el Documento Soporte de Nómina?

La Resolución 000013 de 2021 contempla dos tipos según su finalidad:

¿Qué información debe contener la nota de ajuste?

De acuerdo con el artículo 17 de la Resolución 000013 de 2021, la nota de ajuste debe contener:

• Denominación expresa como «nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica».
• Número de numeración consecutiva interna del emisor.
• Identificación completa del sujeto obligado (razón social y NIT).
• Identificación del beneficiario del pago (empleado o pensionado).
• El CUNE del DSNE original que se reemplaza o elimina.
• Fecha y hora de generación del documento de ajuste.
• Firma digital del sujeto obligado.
• Los valores corregidos de devengados, deducciones y total según el Anexo Técnico (aplica para nota de reemplazo, no para eliminación).

¿Cuál es el plazo para transmitir la nota de ajuste para corregir errores en el Documento Soporte de Nómina?

La Resolución 000013 de 2021 no establece un plazo máximo diferente al ordinario: las notas de ajuste deben transmitirse dentro de los 10 primeros días hábiles del mes en que se reportan los cambios. Esto aplica independientemente de cuál fue el periodo del error. Por ejemplo:

• Si en diciembre detectas un error en la nómina de septiembre, la nota de ajuste debe transmitirse dentro de los primeros 10 días hábiles de diciembre.
• Si detectas el error en enero y corresponde a diciembre del año anterior, la nota de ajuste se transmite dentro de los primeros 10 días hábiles de enero.

La Dian aclaró en el Oficio 901708 de 2022 que la transmisión extemporánea de la nota de ajuste puede afectar la deducibilidad de los costos y gastos de nómina si no se subsana antes de presentar la declaración de renta. Posteriormente, el Concepto 11042-1239 de 2024 reiteró este criterio, y el Concepto 378 de 2026 confirmó que el cumplimiento oportuno de los plazos es un requisito formal ineludible para la procedencia de la deducción.

¿Cómo afecta la nota de ajuste la deducibilidad de los costos de nómina?

Este es el punto más crítico para tu asesoría. Un DSNE con error no corregido puede comprometer la validez del soporte fiscal de los costos y deducciones de nómina. Estos son los tres escenarios que debes distinguir:

Tip Alegra: si tienes clientes con DSNE de 2025 que contienen errores conocidos, este es el momento de emitir las notas de ajuste correspondientes antes de que presenten su declaración de renta. No esperes a que la Dian lo detecte en un cruce.

¿Qué errores NO se corrigen con nota de ajuste?

Hay situaciones que se suelen confundir con casos de nota de ajuste pero que tienen un tratamiento diferente:

• Novedades del mismo periodo: un cambio contractual, un bono aprobado o una novedad que ocurrió dentro del mismo mes de reporte va directamente en el DSNE de ese periodo, no en una nota de ajuste posterior.
• DSNE no transmitido aún: si el plazo no ha vencido y el DSNE todavía no fue enviado, simplemente corriges antes de transmitir. No hay nota de ajuste porque no hay documento previo que corregir.
• Transmisión extemporánea del DSNE original: si el problema es que el DSNE no fue enviado a tiempo —no que tenga errores—, el mecanismo es transmitirlo tardío, no emitir una nota de ajuste. Para ese caso aplica el régimen de transmisión extemporánea del DSNE.

Te puede interesar nuestro editorial: Transmisión extemporánea de la nómina electrónica: ¿Genera sanción?

¿Cómo puede Alegra Nómina ayudarte a gestionar las notas de ajuste?

Con Alegra Nómina puedes emitir notas de ajuste directamente desde el módulo de emisión, cumpliendo automáticamente con las secciones 2, 3 y 4 del título 5 de la Resolución 000013 de 2021. El sistema identifica el DSNE a corregir, genera el documento de ajuste con el CUNE del original referenciado y lo transmite a la Dian para validación.

Desde el panel de Alegra para contadores puedes revisar el historial de DSNE de cada cliente, detectar cuáles tienen notas de ajuste pendientes y actuar antes de que el error afecte la declaración de renta.

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Preguntas frecuentes sobre notas de ajuste del DSNE

¿Puedo emitir varias notas de ajuste sobre el mismo DSNE?

Sí. La Resolución 000013 de 2021 no limita el número de notas de ajuste por DSNE. Si detectas errores en distintos momentos, puedes emitir una nota de ajuste por cada corrección necesaria. Cada nota de ajuste tiene su propio CUNE y referencia el CUNE del documento anterior que reemplaza o elimina.

¿Una incapacidad que llega tarde siempre requiere nota de ajuste?

Sí, si la nómina del periodo ya fue cerrada y transmitida. La Dian lo confirmó en el Oficio 901708 de 2022: cuando una incapacidad se presenta dentro de un mes pero la nómina de ese mes ya está transmitida, debe corregirse mediante nota de ajuste emitida dentro de los primeros 10 días hábiles del mes en que se detecta.

¿La nota de ajuste corrige automáticamente el impacto en la declaración de renta?

No de forma automática. La nota de ajuste corrige el soporte electrónico ante la Dian, pero tú debes verificar que los valores corregidos queden bien reflejados en la contabilidad del cliente y que el ajuste coincida con lo que se va a declarar. El soporte corregido será el que la Dian cruzará contra la declaración de renta en un proceso de fiscalización.

Fuentes

• Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 — artículo 1 numeral 12 (definición) y artículo 17 (requisitos y contenido de la nota de ajuste)
• Oficio Dian 901708 de 2022 — alcance de la nota de ajuste e incapacidades extemporáneas
• Oficio Dian 901706 de 2022 — reliquidación de trabajadores y nota de ajuste
• Concepto 11042-1239 de diciembre 26 de 2024 — deducibilidad en transmisión extemporánea
• Concepto Dian 378 de 2026 — reiteración del plazo de transmisión como requisito formal para la deducibilidad en renta