¿Cómo revisar una declaración de IVA antes de presentarla ante la Dian? 

Revisar una declaración de IVA es una acción clave antes de presentarla ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian). Esto no consiste simplemente en llenar el formulario 300 con los saldos de la contabilidad; hoy, es un ejercicio de auditoría forense preventiva en un entorno donde la Dian posee más información sobre tus clientes que tú mismo en tiempo real.

• ¿Qué aspectos clave se deben revisar antes de presentar la declaración del IVA? Periodicidad, aplicación de tarifas, conciliación de cifras vs contabilidad y facturación, prorrateo y procedencia de saldos a favor y compensaciones.
• ¿Cuál es la tarifa vigente del ReteIVA? El 15 % sobre el valor del impuesto.

Este artículo está diseñado para que tú, como responsable de la firma y la fe pública, ejecutes una revisión técnica exhaustiva que blinde a tus clientes contra las sanciones por inexactitud, el rechazo de costos y la fiscalización agresiva. 

¿Cómo opera la fiscalización de la Dian sobre las declaraciones de IVA?

Debes entender que la Dian ha evolucionado. La fiscalización ya no es reactiva (esperar a que declares y luego auditar), sino preventiva e inductiva. A través de los cruces automáticos de facturación electrónica, la administración tributaria detecta discrepancias en cuestión de horas. Tu margen de error se ha reducido a cero.

¿Cómo revisar una declaración de IVA?

A continuación, desplegaremos la auditoría paso a paso que debes realizar. No presentes ninguna declaración hasta que hayas agotado estos puntos de control:

Fase 1: Validación de la periodicidad (artículo 600 del ET)

El error más letal y silencioso es declarar en el período incorrecto. Si presentas cuatrimestralmente estando obligado a ser bimestral, tu declaración se considera no presentada, sin efectos legales.

Tu tarea: debes verificar los ingresos brutos  a 31 de diciembre del año anterior. No asumas que la periodicidad es la misma del año anterior.

Tabla de periodicidad IVA 2026

Tip Alegra: Si la empresa superó los $4.581.508.000 en 2025, automáticamente pasa a bimestral en 2026. Revisa la casilla 53 del RUT y actualiza el RUT.

Fase 2: Auditoría de ingresos (Cruce NIIF vs. Fiscal)

La Dian cruza los ingresos de IVA (Formulario 300) con los ingresos de renta (Formulario 110/210) y con la facturación electrónica. Las diferencias deben estar perfectamente conciliadas.

Conciliación de Devengo vs. Causación

Debes identificar las partidas que generan ingreso contable (NIIF) pero no fiscal (IVA), y viceversa:

• Diferencia en cambio: la diferencia en cambio no realizada (valuación a cierre de mes) es un ingreso/gasto contable que no tiene efecto en IVA. 

Acción: excluye todas las cuentas del grupo 4210 (Diferencia en cambio) de tu base de liquidación de IVA.

• Intereses implícitos: bajo NIIF, separas el componente financiero en ventas a plazo. Fiscalmente, para IVA, la base gravable suele ser el valor total de la factura, a menos que se pacten intereses explícitos que podrían estar excluidos o gravados según su naturaleza. Debes alinear la base gravable del IVA con el valor nominal de la transacción, no el valor presente.

La trampa de los anticipos

Este es un punto crítico de fiscalización.

• Anticipo recibido (Pasivo): si recibes dinero antes de entregar el bien o prestar el servicio, y lo registras como Pasivo (Cuenta 28), no se causa IVA todavía. El IVA nace con la entrega del bien, la prestación del servicio o la expedición de la factura, lo que ocurra primero (artículo 429 del ET).

Te puede interesar nuestro editorial: Causación del IVA en prestación de servicios y realización del ingreso: esto concluyó el Consejo de Estado.

• Error común: facturar el anticipo. Si emites factura electrónica por el anticipo, estás obligado a declarar y pagar ese IVA en el período, aunque contablemente sea un pasivo.
• Recomendación: Factura solo cuando se perfeccione el hecho generador. Si ya facturaste, debes pagar el IVA. No «guardes» ese IVA para cuando se ejecute el servicio; la Dian ya vio la factura.

Fase 3: Revisión de tarifas y clasificación de bienes

Debes revisar la correcta distinción entre bienes gravados, exentos y excluidos:

• Tarifa general (19 %): verifica que la tarifa del 19 % esté aplicada correctamente, al igual que las tarifas especiales. 

Te puede interesar nuestro editorial: IVA 2026: Conceptos, topes y fechas clave a revisar.

• Exentos vs. Excluidos: revisa la lista actualizada.
  • Exentos (0 % con derecho a devolución): bienes del artículo 477 del ET (carnes, leche, huevos, etc.) y exportaciones (artículo 481 del ET). Aquí puedes descontar el IVA de tus costos.
  • Excluidos (No causan IVA): Servicios médicos, transporte público, educación. No puedes descontar IVA de costos asociados a estos ingresos; ese IVA es mayor valor del costo (deducible en Renta, pero no descontable en IVA).

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¿Qué auditar en el IVA descontable ?

Aquí es donde se ganan o pierden las auditorías. El rechazo de impuestos descontables es la principal fuente de sanciones por inexactitud. Tu revisión debe ser implacable en dos frentes: Requisitos Sustanciales y Requisitos Formales/Electrónicos.

Requisitos sustanciales: El cumplimiento del artículo 107 del ET

Para que un IVA pagado sea descontable, el gasto subyacente debe ser deducible en renta. Esto nos lleva al artículo 107 del ET y sus 3 criterios, ratificados por la jurisprudencia del Consejo de Estado :

1. Causalidad: ¿El gasto tiene relación directa con la actividad generadora de renta? Ejemplo: El IVA del gimnasio de los socios no es descontable. El IVA de la maquinaria de fábrica, sí.
2. Necesidad: ¿El gasto es indispensable para operar en condiciones comerciales normales?
3. Proporcionalidad: ¿El monto es razonable frente a los ingresos?

El prorrateo (artículo 490 del ET)

Si tu empresa genera ingresos gravados (19 % o 5 %), exentos (0 %) y excluidos (No IVA), tienes costos comunes que no puedes identificar directamente con una sola actividad (por ejemplo: arriendo de oficinas, honorarios de revisoría fiscal, servicios públicos). Debes aplicar el prorrateo del artículo 490 del ET.

Tu fórmula de auditoría:

Porcentaje descontable = Ingresos gravados + Ingresos exentos / Total de Ingresos operacionales (gravados, exentos y excluidos)

• Paso clave: excluye del denominador los ingresos extraordinarios o no operacionales que distorsionen la proporción (por ejemplo: venta de un activo fijo, ingresos por dividendos, indemnizaciones). Si incluyes venta de activos fijos (que suelen ser excluidos o no gravados), diluyes artificialmente el derecho a descuento y tu cliente paga más IVA del necesario.
• Aplicación: multiplica el IVA de los costos comunes por este porcentaje. Ese es tu IVA descontable. El resto se va al Gasto (Cuenta 5 o 6).

Requisitos electrónicos

Tener la factura física o el PDF no sirve de nada fiscalmente si no se cumplen los requisitos del ecosistema electrónico.

Eventos en la factura electrónica

Para las compras a crédito (plazo superior a 0 días), el IVA no es descontable si la factura no tiene los eventos de confirmación:

Te puede interesar nuestro editorial: Consejo de Estado elimina requisito de la Dian para el IVA descontable en facturas a crédito.

Tu check de supervivencia:

Entra a tu software o proveedor tecnológico. Filtra todas las facturas de compra del período declaradas como descontables. ¿Tienen el estado los mensajes de confirmación? Si no, sácalas de la declaración. La Dian cruza esto automáticamente. Si declaras un IVA de una factura a crédito sin eventos, es una inexactitud automática.

Documento Soporte Electrónico

Si compraste a no obligados a facturar (por ejemplo: contratistas personas naturales del régimen simple no responsables de IVA), debes haber emitido y transmitido el Documento Soporte en Adquisiciones con No Obligados.

¿Qué auditar frente al ReteIVA?

La retención de IVA tiene dos caras: la que practicas en nombre de tu cliente (Pasivo) y la que le practican a tu cliente (Activo/Saldo a Favor).

Te puede interesar nuestro artículo: Preguntas frecuentes y datos clave sobre el IVA 2026: Responsabilidad, periodicidades y más.

ReteIVA asumido con no residentes 

Si tu cliente adquiere servicios desde el exterior (software, consultoría, publicidad en Meta/Google) que son gravados en Colombia, y el proveedor extranjero no está registrado para cobrar IVA, tú debes actuar como responsable del impuesto bajo la figura de Retención asumida.

Procedimiento técnico:

1. Calcula el 19 % sobre el valor del servicio pagado al exterior.
2. Decláralo como IVA Generado en el Formulario 300.
3. Decláralo simultáneamente como IVA Descontable en el mismo formulario (si el servicio es costo deducible y gravado).
4. El efecto en caja es cero, pero si omites el registro, la Dian te sanciona por no declarar el generado, y te niega el descontable por no haberlo causado.

ReteIVA practicado a proveedores locales

Verifica si tu cliente es agente retenedor de IVA (Grandes Contribuyentes, Entidades Estatales, o responsables contratando con el Régimen Simple).

• Tarifa: el 15% del valor del IVA.
• Cruce: verifica que el saldo de la cuenta 2367 (Retención IVA por pagar) cuadre con las compras gravadas a sujetos sujetos de retención. 

¿Qué se debe auditar en relación a los saldos a favor y compensaciones en IVA?

Tener un saldo a favor no es un triunfo; es un riesgo de auditoría si solicitas devolución, y un activo financiero inmovilizado si lo arrastras. Te explicamos lo que debes tener en cuenta:

Procedencia del saldo

Asegúrate de que el saldo a favor provenga de:

1. Exceso de impuestos descontables: por vender a tarifa del 5 % y comprar al 19 %, o por ser productor de bienes exentos (artículo 477 del ET).
2. Retenciones practicadas: porque tus clientes te retuvieron mucho IVA.

Reglas de arrastre (Imputación)

Si decides arrastrar el saldo al siguiente período:

• Verifica la Casilla «Saldo a favor del período fiscal anterior». Debe coincidir al centavo con la Casilla «Total Saldo a favor» de la declaración anterior.

Tip Alegra: Si corriges la declaración del período anterior reduciendo el saldo a favor, debes corregir en cadena todas las siguientes donde imputaste ese saldo. Esto genera sanciones en cascada. Por eso, audita bien el saldo antes de presentarlo.

Devolución automática (Acelerando la caja)

Para 2026, la devolución automática (15 días hábiles) requiere :

• Más del 85 % de los costos soportados en Factura Electrónica.
• No tener riesgo alto en el perfilamiento de la Dian.
• Soportar la solicitud con los formatos 010, 1220, 1384, etc., firmados digitalmente.

¿Cómo Alegra ayuda a la auditoría de la declaración del IVA?

Aquí es donde la tecnología se convierte en tu mejor aliada. No debes «picar datos»; debes analizar. Alegra te ofrece funcionalidades específicas que actúan como un pre-validador de tu declaración:

El «Reporte de Impuestos y Retenciones»: Tu Hoja de Trabajo

No llenes el formulario 300 con la balanza de comprobación. Usa el reporte especializado de Alegra que: 

• Desglosa el IVA generado por tarifas (19 %, 5 %, 0 %). Cruza esto con tu cuenta 41 (Ingresos). Si ves una venta gravada al 0 % que no es exportación ni bien exento, es una alerta de mala parametrización.
• Muestra el IVA descontable. Usa la función de exportar a Excel para filtrar por proveedor y detectar si estás tomando IVA de proveedores no responsables (error común).
• Te muestra el ReteIVA que te practicaron (activo). Cruza esto con los certificados físicos o digitales que te envíen tus clientes.

Inteligencia fiscal en la nube

Su integración con la facturación electrónica garantiza que los ingresos reportados en el módulo fiscal coincidan con lo transmitido a la Dian, eliminando la discrepancia por «facturas no enviadas» o «rechazadas».

Antes de cerrar el mes, genera el «Reporte de Ventas por Cliente» en Alegra y crúzalo con el «Reporte de Impuestos». Cualquier diferencia es una factura mal contabilizada o un ítem mal configurado. ¡Agenda tu demo y conoce todo lo que puedes hacer con Alegra!

Fuente oficial

• Presidencia de la República (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.

¿Aplicas todas estas acciones en tus revisiones periódicas? Deja tu respuesta en la sección de comentarios y sigue consultando nuestro portal Siempre Al Día para que estés actualizado en todas las novedades a nivel tributario, contable y laboral.