¿Cómo prepararse para la declaración de renta de personas naturales AG 2025? Tips para contadores

Si llevas varias temporadas de renta, ya conoces el patrón: clientes que entregan soportes a última hora, certificados que no llegan, información dispersa entre extractos, correos y mensajes de WhatsApp, y el riesgo permanente de una inconsistencia frente a la información exógena de la DIAN. La diferencia entre una temporada ordenada y una de correcciones no está en trabajar más rápido en agosto, sino en preparar el terreno desde ahora.

En esta guía no vas a encontrar solo el calendario: vas a encontrar una metodología de cómo prepararse para la declaración de renta para organizar tu despacho, un checklist de la información que debes solicitar a cada perfil de cliente, los errores técnicos que más se repiten y cómo blindarte frente a futuras fiscalizaciones por el año gravable 2025.

• ¿Cuándo se declara renta de personas naturales del AG 2025? Entre el 12 de agosto y el 26 de octubre de 2026, según los dos últimos dígitos del NIT.
• ¿Qué define la temporada de declaraciones de renta? La planeación previa: requerir documentos y validar obligados antes de que abra el calendario.
• ¿Qué errores cuestan más en las declaraciones de renta de personas naturales? Residencia mal evaluada, límite del artículo 336 y confundir clientes del Régimen Simple.
• ¿Cómo te proteges como contador que realiza las declaraciones de renta? Conservando soportes y entregando al cliente los anexos que respaldan cada cifra declarada.

¿Por qué la preparación anticipada define tu temporada de renta?

La declaración del año gravable 2025 se presenta en 2026, y los plazos para personas naturales vencen entre el 12 de agosto y el 26 de octubre, según los dos últimos dígitos del NIT. Parece holgado, pero el cuello de botella no es la presentación: es reunir y validar la información de decenas de clientes al mismo tiempo.

Anticiparte tiene tres efectos concretos en tu despacho. Primero, evitas la sanción por extemporaneidad, que equivale al 5% del impuesto a cargo por cada mes o fracción de retraso, según el artículo 641 del Estatuto Tributario. Segundo, te da margen para depurar deducciones y proyectar el resultado de cada cliente. Tercero, reduces el riesgo de inconsistencias frente a los cruces de información exógena de la DIAN.

Profundiza sobre este tema en nuestro artículo: Información exógena

¿Cuándo se declara el año gravable 2025 y cómo organizar el calendario del despacho?

Los vencimientos para personas naturales se distribuyen entre el 12 de agosto y el 26 de octubre de 2026, según los dos últimos dígitos del NIT que conste en el RUT, conforme al Decreto 2229 de diciembre 22 de 2023. La fecha exacta de cada cliente la fija ese calendario; tu trabajo es ordenar el flujo de tu despacho alrededor de él.

Un cronograma interno te evita la avalancha de octubre. Esta es una distribución de referencia que puedes adaptar al volumen de tu firma:

Consulta las fechas oficiales en nuestro artículo: Calendario tributario 2026

¿Cómo confirmar rápidamente qué clientes están obligados a declarar?

Antes de pedir documentos, define quiénes deben declarar. Basta con superar uno de los topes del año gravable 2025 —o ser responsable de IVA— para quedar obligado. Estos son los topes de referencia, calculados con la UVT 2025 ($49.799):

No memorices los valores en pesos cliente por cliente: automatiza esa primera filtración. Antes de solicitar documentos, despeja la duda en segundos con nuestra calculadora gratuita, que evalúa ingresos, patrimonio, consumos y consignaciones por el año gravable 2025.

Te puede interesar nuestra herramienta: Calculadora para personas naturales obligadas a declarar

Profundiza en los topes y casos especiales en nuestro artículo: Personas naturales obligadas a declarar renta

¿Qué información debes solicitar a cada cliente?

El mayor desgaste de la temporada es perseguir soportes. Resuélvelo con un requerimiento único y anticipado por cada cliente. Usa este checklist como base y ajústalo al perfil de la persona natural (empleado, independiente o rentista de capital):

Tip Alegra: envía el checklist con una fecha de corte interna anterior al inicio del calendario. Así conviertes la entrega tardía del cliente en la excepción, no en la regla.

¿Cuáles son los errores más comunes al preparar la renta y cómo evitarlos?

Estos son los errores técnicos que más generan correcciones y sanciones. Revisarlos cliente por cliente antes de presentar te ahorra retrabajo:

¿Evaluaste bien la residencia fiscal?

Quien permanezca más de 183 días en Colombia, continuos o discontinuos, dentro de un periodo de 365 días que termine en 2025, es residente fiscal y aplica los topes y tarifas ordinarias, según el artículo 10 del Estatuto Tributario. Un error de residencia cambia por completo la obligación y la tributación del cliente.

¿Aplicaste el límite del artículo 336 al depurar la cédula general?

Tras la Ley 2277 de diciembre 13 de 2022, las rentas exentas y deducciones de la cédula general no pueden exceder el 40% del ingreso neto ni 1.340 UVT anuales, según el artículo 336 del Estatuto Tributario. Es uno de los puntos donde más se infla el beneficio y luego llega el requerimiento de la DIAN.

¿Tu cliente está en el Régimen Simple de Tributación?

Los contribuyentes del Régimen Simple no presentan renta ordinaria: declaran el impuesto unificado en el formulario 260, incluso si fueron responsables de IVA. Asumir que un cliente del Simple debe presentar el Formulario 210 es un error frecuente que genera declaraciones improcedentes.

¿Le explicaste al cliente que declarar no es lo mismo que pagar?

Una persona puede estar obligada a declarar y, tras aplicar deducciones, rentas exentas y descuentos, terminar con impuesto a cargo en cero o con saldo a favor. Gestionar esta expectativa desde el inicio evita fricciones de honorarios y reclamos en plena temporada.

¿Qué hacer con los saldos a favor de tus clientes?

Si la declaración arroja saldo a favor, el cliente tiene tres caminos: imputarlo al periodo siguiente, compensarlo con otras obligaciones o solicitar su devolución ante la DIAN. Identifica desde la preparación qué clientes quedarán con saldo a favor para gestionar el trámite a tiempo y no sobre la fecha.

Consulta el procedimiento en nuestro artículo: Solicitud de devolución de saldo a favor ante la DIAN

¿Qué anexos y soportes debes entregar y conservar?

Tu responsabilidad no termina al presentar. Entrega a cada cliente el borrador de su declaración, el documento presentado, el recibo de pago y los anexos que respaldan cada cifra: la depuración de cédulas, el detalle de deducciones y la conciliación del patrimonio. Esos anexos son la evidencia que protege al cliente —y a ti— ante una futura fiscalización.

Conserva los soportes durante el término de firmeza de la declaración. Mantener este orden documental no es solo buena práctica: es la diferencia entre responder un requerimiento en horas o en semanas.

¿Cómo te ayuda Alegra a preparar la declaración de renta?

El origen del caos de la temporada casi nunca es agosto: es la información dispersa durante todo el año. Con Alegra Contabilidad centralizas la contabilidad de tus clientes y generas en minutos los reportes que necesitas para la renta —estado de resultados, balances, auxiliares y movimientos— en lugar de reconstruirlos desde extractos y archivos sueltos.

Eso cambia tu rol en la temporada: pasas de perseguir soportes a analizar deducciones, proyectar resultados y asesorar. Y como la información se concilia mes a mes, la preparación de la renta deja de ser una carrera contra el reloj para convertirse en un cierre más del año.

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Preguntas frecuentes

Estas son las dudas más comunes que tienen los contadores al preparar la declaración de renta de personas naturales por el año gravable 2025.

¿Cuándo vence la declaración de renta del año gravable 2025?

Para personas naturales, los plazos vencen entre el 12 de agosto y el 26 de octubre de 2026, según los dos últimos dígitos del NIT que conste en el RUT.

¿Qué formulario usan las personas naturales para declarar renta?

Generalmente el Formulario 210, disponible en el portal de la DIAN. Los contribuyentes del Régimen Simple, en cambio, presentan el formulario 260.

¿Qué documentos debe solicitar el contador al cliente?

Certificados de ingresos y retenciones, extractos y certificados bancarios, soportes de deducciones y rentas exentas, y los documentos de patrimonio a 31 de diciembre de 2025.

¿Cuál es el límite de deducciones y rentas exentas en la cédula general?

El 40% del ingreso neto sin exceder 1.340 UVT anuales, según el artículo 336 del Estatuto Tributario tras la Ley 2277 de 2022.

¿Qué sanción aplica si la declaración se presenta tarde?

La sanción por extemporaneidad equivale al 5% del impuesto a cargo por cada mes o fracción de retraso, conforme al artículo 641 del Estatuto Tributario.

¿Un cliente del Régimen Simple debe presentar declaración de renta?

No. Presenta únicamente la declaración anual del impuesto unificado SIMPLE en el formulario 260, aun cuando haya sido responsable de IVA.

Fuentes oficiales

• Congreso de la República de Colombia. (2022). Ley 2277 de diciembre 13 de 2022 — Reforma Tributaria.
• Presidencia de la República de Colombia. (1989). Decreto 624 de marzo 30 de 1989 — Estatuto Tributario.
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (2023). Decreto 2229 de diciembre 22 de 2023 — Plazos para declarar y pagar.

Cuéntanos en los comentarios cómo organizas la temporada de renta con tus clientes y qué parte de este checklist te resulta más útil. No olvides que en la sección de impuestos de Siempre Al Día encontrarás más contenido para tu ejercicio profesional como contador.