ABC del cierre contable y fiscal: Definiciones, pasos y tips para un proceso exitoso

El cierre contable y fiscal es una de las épocas más importantes para las entidades y para los profesionales contables. Esta implica la realización de 2 procesos trascendentales: el cierre contable y fiscal. Estos son esenciales para conocer la situación económica, financiera y fiscal de la entidad y, así mismo, establecer las estrategias de planeación adecuadas para el año siguiente.

• ¿El cierre contable y fiscal son lo mismo? No, son 2 procesos que se complementan. 
• ¿Todas las personas deben reportar la conciliación fiscal a la Dian? No, por el año gravable 2025 solo deben reportarla a la Dian aquellos contribuyentes cuyos ingresos brutos igualen o superen las 45.000 UVT en el año objeto de reporte, es decir ($2.240.955.000 por el 2025).

¿Qué es el cierre contable? 

El cierre contable se configura como la etapa final del proceso o ciclo contable:

¿Cuáles son los pasos para registrar correctamente una transacción contable?

Cuando una entidad realiza una transacción económica, debe tener en cuenta las siguientes etapas dentro del proceso de registro:

1. Reconocimiento: es el proceso en el cual se revisa e identifica si de la transacción económica, se generan partidas que cumplan con las definiciones del marco conceptual contable para categorizarse como: activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto.
2. Medición inicial:  consiste en determinar el valor o importe que se le asignará a una determinada partida en el momento de reconocimiento inicial. Los mecanismos de medición inicial contemplados en los marcos técnicos normativos son: costo histórico, costo amortizado y valor razonable.
3. Medición posterior:  en esta etapa se reconocen los cambios posteriores que se han originado en el valor de las partidas a causa de valoraciones como: depreciaciones, deterioros, ajustes a valor razonable, etc.
4. Revelaciones: es la fase del proceso contable en la cual se informa o detalla el origen de los hechos económicos incluidos en los estados financieros y que pueden influir en la toma de decisiones por parte de los usuarios de la información.

¿Cuál es la diferencia entre cierre contable y cierre fiscal y por qué son necesarios ambos?

Para responder este interrogante, es necesario tener en cuenta varios escenarios normativos históricos en materia contable y fiscal:

1. Decreto 2649 de 1993: con este decreto se reglamentaron y establecieron los principios y normas de contabilidad aceptados en Colombia para preparar los estados financieros. No obstante, existían varios vacíos tributarios al respecto.
2. Ley 1314 de 2009: esta ley se expidió con el objetivo de buscar la comparabilidad y homogeneización de la información a nivel global. El artículo 4 de esta ley estableció que las normas allí contempladas solo tendrían aplicación en materia tributaria cuando las mismas normas tributarias remitieran expresamente a ellas o cuando no regularan algún tema en específico. De esta manera, se estableció la independencia de las normas fiscales respecto de las contables, anticipando que habría diferencias en los criterios de medición para algunas operaciones.
3. Ley 1607 de 2012 y el Decreto 2548 de 2014: se fijó un período de transición para la aplicación de los Estándares Internacionales. Desde entonces, se evidenció la necesidad de llevar un control sobre las diferencias que se generaban entre la aplicación de las normas fiscales y las normas contables, lo que llevó a la obligatoriedad de presentar el formato 1732 o de relevancia tributaria y a la elección entre mantener un libro tributario o un sistema de registro de diferencias.
4. Ley 1819 de 2016: se hizo una conexión entre las normas contables y fiscales, materializando a través de la creación de los artículos 21-1 y 772-1 del Estatuto Tributario (ET), la obligatoriedad de realizar el proceso de conciliación fiscal existente en la actualidad, consistente en llevar un control de detalle y generar el reporte de conciliación fiscal que se presenta en los formatos 2516 y 2517 (anexos de los formularios 110 y 210 respectivamente, que derogaron el formato 1732).

Tip Alegra: Aun con la conexión formal que se hizo con la Ley 1819 de 2016, continúan existiendo diferencias en la medición contable y fiscal de algunas partidas. Por ejemplo, el parágrafo 6 del artículo 21-1 del ET señala que, para efectos fiscales, las mediciones realizadas a valor presente o valor razonable (incluidas en los marcos técnicos normativos contables) no serán aceptadas fiscalmente.

Este panorama normativo que justifica la existencia de diferencias en la medición contable y fiscal es el que da origen a los términos «cierre contable» y «cierre fiscal». 

Al finalizar el período, es necesario determinar la situación financiera de la entidad basándose en la aplicación de los marcos técnicos normativos contables pertinentes y realizar los ajustes necesarios por las mediciones posteriores. Además, es esencial identificar qué mediciones son o no aceptadas fiscalmente y determinar cuáles beneficios tributarios son aplicables. Esto establece el punto de partida para la presentación y liquidación del impuesto de renta y complementario, así como las demás obligaciones tributarias.

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¿Cómo se relacionan los estados financieros con el proceso de cierre contable anual?

Los estados financieros son documentos estructurados que tienen como objetivo mostrar la información sobre la situación financiera y el resultado de operaciones de una empresa o individuo. La relación de estos con el cierre contable radica en que, mediante la realización de este último proceso, se audita y verifica la información que servirá como base para la elaboración de los estados financieros. Esto asegura que la información presentada sea fiable y útil para la toma de decisiones.

Tip Alegra: El marco conceptual contenido en el Decreto 2270 de 2019 establece que la información contenida en los estados financieros debe ser relevante, completa, neutral y libre de error, material, comparable, verificable, oportuna y comprensible.

¿Qué tipos de estados financieros existen? 

Los estados financieros de una entidad se categorizan en: individuales, separados o consolidados:

¿Cuáles estados financieros están obligadas a presentar las empresas en Colombia según su grupo contable?

Los estados financieros a presentar por una entidad dependen del grupo en el que esta se categorice así:

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¿Qué es la conciliación fiscal y cuáles son sus pasos obligatorios?

Como lo mencionamos, con la Ley 1819 de 2016 se introdujo al Estatuto Tributario  el artículo 772-1, el cual fue reglamentado con el Decreto 1998 de 2017.  Basándonos en las definiciones estipuladas en estos documentos, podemos entender que la conciliación fiscal se compone de 2 elementos principales:

1. El control de detalle: es un sistema obligatorio desde el año gravable 2018, el cual debió ser diseñado de forma autónoma por el contribuyente para registrar a lo largo de cada año las diferencias entre el reconocimiento contable y fiscal de ciertas partidas, pero solo a causa de la aplicación de los marcos técnicos normativos contables.
2. El reporte de conciliación fiscal: este es un anexo a la declaración de renta que consolida los saldos contables y fiscales de la entidad. En él, se especifican las diferencias originadas por los dos tipos de ajustes que pueden surgir durante el proceso de cierre contable y fiscal.

¿Qué formatos debo usar para el reporte de conciliación fiscal y cómo elegir el correcto cada año?

Los formatos que se utilizan para el reporte de conciliación fiscal son el 2516 y 2517.  Respecto a este tema, el artículo 1.7.4 del DUT 1625 de 2016 indica que, el formato para el reporte de conciliación fiscal debe ser definido por la Dian con por lo menos 2 meses de anterioridad al último día del año gravable anterior al cual corresponda el reporte de conciliación fiscal. En caso de que este no se prescriba, se entiende que seguirá aplicando el correspondiente al año anterior.

En la siguiente tabla explicamos cómo debió darse la prescripción de los formatos de conciliación fiscal de los últimos años gravables:

A pesar de las disposiciones establecidas, la Dian no ha expedido sistemáticamente las resoluciones correspondientes. Por tanto, se entienden vigentes los aplicables por el año gravable 2024 (la versión 7 para el formato 2516 y la 6 para el 2517).

¿Qué ajustes contables y fiscales se deben aplicar al cierre contable o cierre del período?

Dentro del proceso de cierre contable y fiscal podemos encontrar 2 tipos de diferencias: las originadas por estimaciones contables y las originadas por presunciones fiscales. A continuación, te presentamos las principales diferencias entre estos dos conceptos:

Ejemplo de ajuste por estimación contable 

Como ejemplo de un ajuste por estimación contable, se puede mencionar el caso de una provisión por una demanda laboral contra una entidad. Recordemos que una provisión es un pasivo que se contabiliza; sin embargo, se tienen dudas respecto a su cuantía y vencimiento. Es decir, la entidad tiene una obligación, pero no puede estimar con seguridad el monto de dicha obligación ni la fecha en la que se hará efectiva. De esta manera, el párrafo 21.5 del Estándar para Pymes señala que estas partidas deben reconocerse como un pasivo contra un gasto, permitiendo a los usuarios de los estados financieros conocer de forma oportuna los compromisos futuros que deberá cumplir la entidad.

No obstante, a nivel fiscal, dicha provisión no es aceptada. Solo será aceptada, de acuerdo con lo contemplado en el artículo 105 del ET, literal c), hasta el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con monto y fecha cierta. Por lo que, mientras esto no ocurra, existirá una diferencia que se revertirá a futuro cuando se conozca la totalidad de la información respecto a dicha obligación. Cuando esto ocurra, la entidad podrá reconocer tal deducción en su declaración de renta.

Ejemplo de ajuste por presunción fiscal 

Como ejemplo de un ajuste por presunción fiscal, se puede mencionar el caso del gravamen a los movimientos financieros, el cual, contablemente, se encuentra registrado como un gasto en un 100 %. Sin embargo, a nivel fiscal, al remitirnos al artículo 115 del ET, tenemos que solo el 50 % de ese gasto podrá ser llevado como deducción en la declaración de renta. El 50 % restante no es, ni será aceptado fiscalmente en un período posterior; por lo que se genera una diferencia que no se revertirá ni en el presente ni en el futuro.

¿Qué es el impuesto diferido y cómo influye en el cierre contable y fiscal?

Para hablar de impuesto diferido, es necesario hablar sobre el impuesto a las ganancias, el cual de acuerdo con el párrafo 29.2 del Estándar para Pymes, es aquel que refleja las consecuencias fiscales actuales y futuras de las transacciones y otros sucesos que hayan sido reconocidos en los estados financieros. De allí surge que el impuesto a las ganancias es la suma del impuesto corriente y el impuesto diferido:

Impuesto a las ganancias = impuesto corriente + impuesto diferido

Impuesto corriente 

El impuesto corriente es aquel que se liquida y paga sobre las transacciones que se han incluido en los estados financieros del período, así como sobre las transacciones de períodos anteriores que tienen incidencia durante el ejercicio en aplicación de las normas tributarias vigentes. En otras palabras, es el impuesto que se liquida en el presente sobre las transacciones incluidas en la declaración de renta del período.

Impuesto diferido 

El impuesto diferido refleja las consecuencias fiscales futuras de los hechos económicos. Se trata de un impuesto a cargo o a favor de la entidad, relacionado con las diferencias resultantes de la comparación entre la información contable y fiscal. En otras palabras, este impuesto se reconoce contablemente sobre transacciones que se incluirán en las declaraciones de renta de períodos futuros.

Tip Alegra: El impuesto diferido permite una determinación apropiada de las utilidades de la entidad. De no calcularse, la utilidad contable y la carga impositiva se verían impactadas, ya que existirían valoraciones contables que no procederían a nivel fiscal o beneficios fiscales no contemplados a nivel contable. Esto provocaría que, en algunos períodos, se generen utilidades altas e impuestos bajos y, en otros, utilidades bajas y altos impuestos.

El cálculo de este impuesto procede sobre aquellas entidades clasificadas en los grupos 1 o 2 de convergencia a Estándares Internacionales que sean contribuyentes del impuesto de renta o del régimen simple de tributación. Las entidades del grupo 3 no lo calculan, dado que su marco normativo contable aplicable está basado en el costo; por lo que no hay diferencias en la medición contable y fiscal.

¿Qué diferencias existen entre las bases contables y fiscales y cómo afectan el cierre?

Dentro del proceso de comparación de las bases contables y fiscales de las partidas que componen los estados financieros pueden surgir 3 tipos de diferencias:

¿Cuáles son los pasos prácticos para realizar el cierre contable y el cierre fiscal correctamente cada año?

El cierre contable y fiscal implica la realización de un proceso de auditoría y verificación, considerando cada una de las novedades contables y tributarias que impactan la elaboración de los estados financieros y la base de la información para la preparación de las diferentes obligaciones tributarias que recaen sobre la entidad:

Así, el cierre contable y fiscal es un componente crítico de los procesos operativos de una empresa, vital para determinar su salud financiera y cumplimiento normativo. Con estas recomendaciones podrás enfrentarte a esta gran temporada del año, pues este proceso se configura como una herramienta valiosa para la toma de decisiones y la planificación empresarial.

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Fuentes oficiales

• MinHacienda. (2016). Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 de octubre 11 de 2016, publicado en el Diario Oficial No. 50.023 de dicha fecha. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
• Presidencia de la República (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Congreso de la República. Ley 1314 de julio 13 de 2009, publicada en el Diario Oficial No. 47.409 de la misma fecha. 
• Congreso de la República. Ley 1819 de diciembre 29 de 2016, publicada en el Diario Oficial No. 50.101 de la misma fecha. 

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