Certificado de retención en la fuente: Características, plazo para su expedición y posibilidad de ser electrónico

El certificado de retención en la fuente es vital para las empresas y contadores públicos, ya que sirve de soporte para que quien sufrió la retención pueda acreditarla en sus obligaciones tributarias.

• ¿Cuál es el plazo máximo para la entrega del certificado de retención en la fuente en 2026? Los correspondientes a las retenciones practicadas en 2025, deberán ser entregados máximo el 31 de marzo de 2026.
• ¿El certificado de retención en la fuente será electrónico? Se sabe que la Dian está trabajando en un proyecto de decreto para volverlo electrónico.

Un certificado bien emitido garantiza transparencia y cumplimiento legal, facilitando la declaración de renta del beneficiario de la retención y la conciliación de cuentas de la empresa retenedora.

1. ¿Por qué es importante el certificado de retención en la fuente?

Para las empresas y contadores públicos, el certificado de retención en la fuente es crucial. Sirve como soporte para que el beneficiario de la retención pueda acreditarla en sus obligaciones tributarias, garantizando transparencia y cumplimiento legal. Una emisión correcta facilita la declaración de renta y la conciliación de cuentas, mientras que su entrega oportuna evita sanciones administrativas.

2. ¿Quiénes están obligados a expedir el certificado de retención?

La retención en la fuente es un mecanismo de recaudación anticipada de impuestos regulado por el Estatuto Tributario (ET) y decretos reglamentarios. La normativa vigente establece que todo agente retenedor (es decir, quien por ley debe practicar retenciones, como la mayoría de empresas y empleadores) debe expedir un certificado anual de las retenciones efectuadas en el año gravable inmediatamente anterior. Esta obligación aplica a retenciones por impuestos nacionales como renta, Impuesto a las ventas (IVA), e incluso retenciones locales como industria y comercio (ICA).

Algunos puntos legales clave:

• Base legal: el artículo 381 del ET dispone la obligación de expedir certificados por las retenciones en la fuente diferentes a las de salarios. Este artículo detalla que los agentes retenedores deben emitir un certificado anual con la información de cada retención practicada y permite que, a solicitud del retenido, se expidan certificados individuales por cada retención si se requieren. En el caso de retenciones sobre salarios, también existe la obligación de certificar ingresos y retenciones (formulario Dian 220), bajo lineamientos similares.
• Responsabilidad del agente retenedor: es deber del agente retenedor calcular la retención al momento de pagar o contabilizar el gasto, declarar y girar esos valores a la Dian en los plazos correspondientes, y expedir los certificados a los beneficiarios de los pagos.

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3. ¿Cuándo deben expedirse los certificados de retención en la fuente en 2026? 

El plazo máximo para entregar los certificados el último día hábil de marzo del año siguiente al año gravable reportado según el Decreto 2229 de 2023, mediante el cual fue definido el calendario tributario en Colombia. Por ejemplo, las retenciones practicadas durante todo el 2025 deben certificarse a más tardar el 31 de marzo de 2026.

Cabe destacar que, tratándose de retenciones de IVA, la Dian exige expedir certificados bimestrales a quienes se les practicó retención de IVA, dado que este impuesto se declara más frecuentemente.

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4. ¿Qué requisitos debe cumplir un certificado de retención en la fuente?

La Dian establece que el certificado de retención en la fuente debe contener como mínimo los siguientes datos​:

• Año gravable y ciudad donde se efectuó la retención.
• Datos del agente retenedor: nombre o razón social, NIT (Número de Identificación Tributaria) y dirección del agente retenedor (empresa o persona que practicó la retención).
• Datos del retenido (beneficiario del pago): nombres y apellidos (o razón social) y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
• Concepto de la retención: especificar el tipo de ingreso o pago sujeto a retención – por ejemplo, servicios profesionales, compras, honorarios, comisiones, arrendamientos, rendimientos financieros, etc., o el impuesto al que corresponde la retención (renta, IVA, ICA).
• Valores: el valor bruto del pago o abono sujeto a retención (base de la retención) y el valor retenido efectivamente (monto del impuesto retenido). Puede indicarse también la tarifa (%) aplicada para mayor claridad.
• Constancia legal: una indicación de que el certificado se expide conforme a lo dispuesto en la ley (por ejemplo, citando el artículo 381 ET), e idealmente la firma del agente retenedor o una nota de validez sin firma autógrafa cuando se genera por medios electrónicos (según normas de firma digital permitidas).

Tip Alegra: Estos elementos garantizan que el certificado sea completo y válido. Por ejemplo, incluir la ciudad y año gravable permite ubicar temporal y geográficamente la retención; detallar NIT y nombres tanto del retenedor como del retenido asegura la identificación de las partes; y especificar el concepto y valor retenido permite al beneficiario saber qué impuesto fue anticipado a su nombre y por qué cuantía.

Ejemplo práctico de generación sobre el certificado de retención en la fuente

Imaginemos la empresa XYZ S.A.S. que en 2025 contrata a un consultor independiente. Por sus servicios, le paga un total de $10.000.000 durante el año. Dado que se trata de honorarios por servicios profesionales, XYZ actúa como agente retenedor aplicando, supongamos, una tarifa del 11 % de retención en la fuente por renta. En cada pago, XYZ retuvo el 11 % y lo reportó en sus declaraciones mensuales de retención.

Al cierre de 2025, el contador de XYZ debe preparar el certificado de retención para este consultor. En dicho certificado anual se consignaría, entre otros datos:

• Año gravable: 2025; Ciudad: p. ej. Bogotá.
• Retenedor: XYZ S.A.S., NIT 900.123.456-7, Dirección: Cr 10 # 20-30 Bogotá.
• Beneficiario del pago: Juan Pérez, CC/NIT 1010123456 (o Juan Pérez Consultor S.A.S., NIT …).
• Concepto: Honorarios profesionales (servicios de consultoría).
• Valor del pago sujeto a retención: $10.000.000 (suma total de pagos del año por ese concepto).
• Valor retenido: $1.100.000 (equivalente al 11 % del total pagado, que fue retenido como anticipo de impuesto de renta).

Con esta información, el certificado detallará que Juan Pérez tuvo $1.100.000 retenidos en 2025 por sus honorarios, valor que podrá descontar como anticipo en su declaración de renta del mismo año, a presentar en 2026. XYZ S.A.S., por su parte, cumplirá al entregarle este documento antes de finalizar marzo de 2026.

5. ¿Cómo sacar el certificado de retención en la fuente?

El certificado de retención en la fuente es emitido por el agente retenedor (la empresa o persona que realizó la retención). Para obtenerlo, se debe solicitar directamente a la entidad que practicó la retención. Muchas empresas lo envían automáticamente por correo electrónico o lo ponen a disposición en plataformas en línea. 

Si se trata de un empleado, el empleador proporcionará el formulario 220 de ingresos y retenciones.

6. ¿Qué pasa si un agente retenedor no entrega el certificado de retención?

Si un agente retenedor no entrega el certificado de retención en la fuente dentro de los plazos establecidos, puede ser objeto de sanciones administrativas por parte de la Dian, según lo previsto en artículo 667 del ET. 

Te puede interesar nuestro editorial: ¿Qué se debe hacer si hay un valor incorrecto en el certificado de retención en la fuente?

¿Es posible generar el certificado de retención en la fuente de forma automática con Alegra?

Con Alegra se facilita enormemente la generación y envío de certificados de retención, agilizando esta tarea para el contador:

• Generación en minutos: Alegra permite generar automáticamente los certificados a partir de la información registrada en el sistema. Todas las retenciones practicadas a proveedores o empleados durante el año quedan almacenadas; al final del período, con unos pocos clics, el sistema compila los datos requeridos y elabora los certificados correspondientes. Esto elimina tener que reunir manualmente la información de diferentes fuentes.
• Plantillas actualizadas: Alegra utiliza un formato estándar que cumple con los requisitos de la Dian. Por ejemplo, incluye automáticamente los campos de identificación, valores y conceptos necesarios, evitando omisiones. Además, dado que se actualiza constantemente, incorpora cambios normativos (como ajustes en tarifas o nuevas disposiciones) para asegurar que el certificado esté conforme a la ley vigente.
• Envío eficiente: una vez generados, puedes enviar los certificados por correo electrónico directamente a todos tus proveedores o clientes retenidos. Alegra posibilita el envío masivo, adjuntando el documento de cada certificado personalizado. De esta forma, el agente retenedor se asegura de notificar a cada beneficiario de pago sin tener que enviar documentos uno por uno.
• Almacenamiento y consulta: los certificados quedan guardados en la nube dentro de Alegra, lo que significa que tanto el contador como la gerencia pueden consultarlos o reexpedirlos en cualquier momento. Esto es útil si un proveedor extravía su copia, o para verificar datos en futuras auditorías.

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Comparativa: generación manual vs. automatizada con Alegra

A continuación, se presenta una tabla que resume las diferencias entre elaborar certificados de retención de forma manual y hacerlo usando Alegra, destacando eficiencia y reducción de errores:

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7. ¿El certificado de retención en la fuente será electrónico? 

Mirando hacia el futuro, la Dian está trabajando en la publicación de un proyecto para la  implementación de un Documento Electrónico de Retenciones e Impuestos Descontables. Este proyecto, que se enmarca en la Resolución 227 de 2025, buscaría  modernizar y digitalizar aún más los procesos tributarios, desarrollando nuevos documentos electrónicos que faciliten el control fiscal.

Aunque aún no se encuentra publicado el proyecto, la posibilidad de contar con un certificado de retención completamente electrónico promete mayor eficiencia, seguridad y transparencia en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1989). Decreto 624 de 1989 – Estatuto Tributario Nacional y modificaciones posteriores.
• Ministerio de Hacienda y Crédito Público. (2023). Decreto 2229 de diciembre 22 de 2023. 

¿Qué otras dudas tienes sobre el certificado de retención en la fuente y qué opinas del proyecto que está siendo estudiado por la Dian? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y mantente actualizado con nuestro portal Siempre Al Día con los cambios a nivel fiscal, contable y laboral.