Cancelación del RUT por liquidación de una sociedad: Requisitos, documentos y paso a paso en 2026
La cancelación del RUT por liquidación de una sociedad es el último paso del cierre tributario, pero no ocurre automáticamente cuando la empresa deja de operar o registra su liquidación ante la Cámara de Comercio. Antes de solicitarla, el contador debe revisar las obligaciones pendientes ante la DIAN, la declaración de renta por fracción de año, el RUB, la información exógena, los saldos a favor, la numeración de facturación y los procesos o deudas existentes. En esta guía encontrarás los requisitos, documentos y el paso a paso para completar correctamente el trámite en 2026.
Escrito por:
Dana Becerra
Equipo Siempre Al Día
Contenido revisado por:
Equipo Alegra
Actualizado el: 24 Sep 2026
31 min de lectura
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La cancelación del RUT por liquidación de una sociedad no ocurre automáticamente porque la empresa deje de operar, se disuelva o registre el inicio de su liquidación. Antes de solicitarla, el contador debe confirmar que la liquidación realmente culminó, revisar las obligaciones administradas por la DIAN, validar el estado del RUT y del RUB, inhabilitar la numeración de facturación no utilizada y reunir el soporte que acredita la liquidación.
Esta guía reúne la ruta práctica para llegar al cierre tributario sin confundir tres momentos distintos: empresa inactiva, sociedad en liquidación y sociedad liquidada. También explica qué revisa la DIAN, qué documentos debes tener y qué sucede si existe una deuda, un proceso abierto o un saldo a favor pendiente.
Respuestas rápidas para el contador
¿Cuándo procede la cancelación del RUT por liquidación de una sociedad?
La cancelación a solicitud de parte procede, entre otros eventos, por liquidación, fusión o escisión de una persona jurídica o asimilada. En el caso que nos ocupa, el hecho relevante es que la sociedad haya culminado su proceso de liquidación y pueda acreditarlo con los soportes exigidos.
Esto significa que no basta con que la empresa haya suspendido ventas, despedido empleados, dejado de facturar o incluso adoptado formalmente una causal de disolución. Mientras conserve existencia jurídica y continúe en liquidación, todavía puede mantener obligaciones formales y sustanciales ante la DIAN.
Empresa sin operaciones
La sociedad existe. La ausencia de ventas no cancela obligaciones ni el RUT.
Sociedad disuelta
Se abre la etapa de liquidación, pero la persona jurídica todavía no ha terminado.
En liquidación
Debe cerrar activos, pasivos y obligaciones y continuar cumpliendo los deberes que correspondan.
Liquidación final registrada
Ya existe la causal para solicitar la cancelación del RUT, sujeto a los requisitos y verificaciones de la DIAN.
Si la empresa simplemente dejó de operar pero todavía existe, primero revisa nuestra guía sobre obligaciones fiscales de una empresa inactiva. Esa situación no debe confundirse con la liquidación definitiva. Además, recuerda que el RUT tiene vigencia indefinida: no se “vence” por el paso del tiempo, pero sí debe actualizarse cuando cambian los datos registrados.
¿Qué debe hacer la sociedad ante la DIAN desde que entra en disolución y liquidación?
La ruta tributaria comienza antes de la cancelación del RUT. El artículo 847 del Estatuto Tributario establece que, cuando una sociedad comercial o civil entra en una causal de disolución distinta de los eventos previstos en la propia norma, el representante legal debe informar a la administración tributaria dentro de los 10 días siguientes al hecho que produjo la causal.
El objetivo es que la DIAN pueda comunicar las deudas fiscales vencidas a cargo de la sociedad. La misma disposición exige al liquidador procurar el pago de las obligaciones respetando la prelación de los créditos fiscales.
Ruta tributaria de la liquidación
La omisión del aviso y el desconocimiento de la prelación de los créditos fiscales pueden generar responsabilidad solidaria en los términos del artículo 847 del ET. Para profundizar en este punto consulta nuestro análisis sobre sanciones y responsabilidad tributaria en sociedades liquidadas o disueltas.
¿Qué debes revisar antes de solicitar la cancelación del RUT?
El error más costoso es tratar la cancelación como un trámite aislado. La DIAN verifica requisitos formales y, para la cancelación a solicitud de parte, también consulta la existencia de deudas exigibles y procesos en curso. Por eso el contador debería construir un expediente de cierre antes de radicar y contrastarlo con los códigos de responsabilidades tributarias inscritos en el RUT, porque allí se identifica buena parte de las obligaciones que deben revisarse antes del cierre.
| Control | Qué revisar | Por qué importa | Estado |
|---|---|---|---|
| RUT | Información actualizada y registro activo. | Es requisito para radicar la solicitud sujeta a verificación. | ☐ Revisar |
| Renta | Declaraciones pendientes y declaración final cuando corresponda. | El cierre debe reflejar el último período fiscal de la sociedad. | ☐ Revisar |
| IVA | Últimos períodos, saldos e inconsistencias. | Las responsabilidades no desaparecen por el solo registro de la liquidación. | ☐ Revisar |
| Retención | Últimos períodos con pagos o abonos sujetos a retención. | Debe depurarse la obligación antes del cierre. | ☐ Revisar |
| SIMPLE | Anticipos y declaración anual consolidada, si aplica. | El régimen también contempla fracción de año. | ☐ Revisar |
| Facturación | Numeración autorizada o habilitada no utilizada. | Debe estar inhabilitada antes de solicitar la cancelación. | ☐ Revisar |
| Información exógena | Obligación, períodos y formatos pendientes. | La liquidación no elimina reportes generados mientras la sociedad existía. | ☐ Revisar |
| RUB | Suministro inicial y actualizaciones pendientes. | Las sociedades obligadas deben revisar el RUB antes de cancelar el RUT. | ☐ Revisar |
| Deudas DIAN | Obligaciones exigibles, sanciones e intereses. | La DIAN verifica que no existan deudas exigibles. | ☐ Revisar |
| Procesos | Fiscalización, cobro, actuaciones administrativas o judiciales. | La DIAN verifica que no existan procesos en curso en los términos reglamentarios. | ☐ Revisar |
Si el contribuyente pertenecía al SIMPLE, no apliques automáticamente las reglas del régimen ordinario. Revisa primero cómo funciona el Régimen Simple de Tributación en 2026, incluidos sus anticipos, declaración anual y particularidades frente a retenciones.
¿La sociedad debe presentar declaración de renta por fracción de año antes de cerrar el RUT?
Cuando una persona jurídica culmina su liquidación durante el año, el contador debe determinar su último período fiscal y revisar la obligación de presentar la declaración de renta por fracción de año.
La fecha de corte no debe confundirse con la fecha en que la sociedad simplemente se disolvió. Para efectos fiscales, deben aplicarse las reglas que determinan cuándo finaliza la liquidación y, desde allí, preparar la información contable y fiscal correspondiente.
ABC SAS culmina su liquidación el 18 de septiembre de 2026
Si necesitas revisar la depuración del impuesto antes del cierre, complementa esta ruta con nuestra guía de declaración de renta de personas jurídicas. Allí puedes validar la estructura general de la declaración, mientras que la guía de declaración de renta por fracción de año resuelve específicamente el último período fiscal de la sociedad liquidada.
¿Qué documentos exige la DIAN para cancelar el RUT de una sociedad liquidada?
El artículo 1.6.1.2.19 del Decreto 1625 de 2016 establece los documentos que deben acreditarse según el tipo de inscrito. Para una persona jurídica o asimilada, el soporte cambia según exista o no obligación de registro ante Cámara de Comercio.
Sociedad registrada en Cámara de Comercio
Certificado expedido por la Cámara de Comercio en el que conste el registro de la liquidación de la sociedad o entidad.
Entidad no obligada a registro mercantil
Documento mediante el cual se acredite que la organización se encuentra liquidada.
Entidad sin ánimo de lucro comprendida en la regla
Además de los soportes aplicables, debe anexarse el acta final en la que conste cómo se adjudicó el remanente.
Además de estos soportes específicos, deben cumplirse los requisitos generales del trámite: legitimación de quien actúa, información del RUT actualizada, estado activo y demás condiciones previstas para solicitudes sujetas a verificación.
¿Qué requisitos debe cumplir el RUT antes de presentar la solicitud?
El reglamento establece condiciones que conviene verificar antes de radicar. Si una falla, la cancelación no se realizará hasta que la solicitud sea presentada cumpliendo los requisitos.
Checklist de habilitación del trámite
Ojo con la numeración de facturación
Este control no debería dejarse para el final. El artículo 1.6.1.2.28 del Decreto 1625 exige que, antes de presentar la solicitud de cancelación, el contribuyente tenga inhabilitada la numeración de facturación autorizada o habilitada que no haya sido utilizada.
¿Qué debe revisarse en el RUB antes de cancelar el RUT?
El Registro Único de Beneficiarios Finales —RUB— también debe incorporarse al expediente de cierre. Las sociedades obligadas que se encuentren en liquidación deben verificar el suministro y las actualizaciones que correspondan antes de terminar su relación registral con la DIAN.
Para revisar obligados, criterios de beneficiario final, sociedades en proceso de liquidación y plazos de actualización, consulta nuestra guía sobre envío y actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales —RUB—.
¿Qué ocurre con la información exógena de una sociedad liquidada?
La liquidación tampoco elimina automáticamente reportes que se hayan generado durante el período en el que la sociedad existió. El contador debe analizar la resolución de información exógena correspondiente al año gravable y determinar si la sociedad cumplió los criterios para reportar.
Esto es especialmente relevante cuando permanecen movimientos con terceros, retenciones, cuentas por cobrar o pagar, activos, socios u otras operaciones que formen parte de los formatos exigibles. Para ampliar este análisis revisa nuestra guía completa de información exógena en Colombia y los casos prácticos para determinar quiénes están obligados a presentar información exógena. Si durante la liquidación hubo pagos o abonos a terceros, también puede ser útil revisar el formato 1001 de información exógena.
¿Qué hacer si la última declaración arroja saldo a favor?
Este es un punto que debe resolverse antes de acelerar la cancelación del RUT. Si la sociedad pretende solicitar devolución o compensación de un saldo a favor, el estado del registro tributario puede ser determinante para tramitar esa solicitud.
La DIAN indica, dentro de las condiciones generales para solicitudes de devolución o compensación, que el RUT debe estar formalizado y actualizado, y permanecer sin suspensión o cancelación desde la presentación de la solicitud en debida forma hasta que se profiera el acto que la decida.
Si hay saldo a favor, ordena primero la estrategia
Consulta nuestra guía sobre saldo a favor ante la DIAN: devolución, compensación e imputación para revisar requisitos, términos, causales de inadmisión y la ruta que corresponda antes de cancelar el RUT.
Cancelación del RUT por liquidación: paso a paso para el contador
Una vez diferenciada la liquidación societaria del cierre tributario, esta es la secuencia práctica para organizar el expediente y reducir reprocesos.
¿Cómo se presenta la solicitud de cancelación del RUT?
La DIAN informa actualmente que la solicitud de cancelación puede realizarse de manera presencial en sus puntos de atención con agendamiento o en línea a través del portal de la entidad. Si gestionas varios clientes, puede ayudarte repasar qué trámites concentra el portal MUISCA de la DIAN y cómo se usa en la operación cotidiana del contador.
Cuando se utiliza el canal en línea, la entidad indica que los documentos soporte deben anexarse después de formalizar la solicitud mediante la opción habilitada para adjuntar soportes. Si el sistema no permite incorporarlos, deberán seguirse las instrucciones de la dirección seccional competente.
¿Qué verifica la DIAN antes de aprobar la cancelación del RUT?
La cancelación a solicitud de parte es una actualización sujeta a verificación. Según el artículo 1.6.1.2.29 del Decreto 1625 de 2016, la DIAN debe consultar con las áreas competentes determinadas condiciones antes de decidir.
Deudas exigibles
Verifica la inexistencia de obligaciones exigibles a nombre del solicitante.
Procesos administrativos
Revisa que no existan procesos en curso ante la DIAN en vía administrativa.
Procesos jurisdiccionales
También se verifica la inexistencia de procesos en sede jurisdiccional en los términos reglamentarios.
¿Puede cancelarse el RUT si la sociedad tiene deudas con la DIAN?
Para la cancelación a solicitud de parte, la reglamentación exige que la DIAN verifique la inexistencia de deudas exigibles. Por eso no conviene esperar a la radicación para descubrir obligaciones pendientes.
Antes del trámite revisa las declaraciones presentadas, recibos de pago, sanciones, intereses, facilidades de pago, cobro y cualquier obligación que pueda aparecer en los sistemas de la administración. Si la sociedad realizó pagos sujetos a retención durante su etapa final, contrasta los últimos períodos con las reglas de retención en la fuente en Colombia. Si existe una controversia o actuación abierta, deberá analizarse su estado antes de asumir que el RUT puede cancelarse.
¿Cuánto tarda la DIAN en decidir la cancelación del RUT?
Hay dos términos que el contador debería controlar porque corresponden a momentos distintos del procedimiento.
El término de 30 días comienza cuando la solicitud ha sido presentada en debida forma. Por eso un expediente incompleto puede retrasar materialmente el cierre, incluso si la empresa ya terminó su liquidación societaria.
¿La cancelación del RUT y la liquidación en Cámara de Comercio son lo mismo?
No. Son actuaciones relacionadas, pero tienen objetos diferentes.
Cierre societario
Registra los actos correspondientes a la liquidación y permite acreditar que la persona jurídica culminó ese proceso cuando está sometida a registro mercantil.
Cierre registral tributario
Administra el RUT y verifica los requisitos, las deudas exigibles y los procesos relevantes antes de decidir la cancelación solicitada.
Por eso el certificado de Cámara de Comercio es un soporte del trámite ante la DIAN, no un reemplazo de la cancelación del RUT.
Cancelación por liquidación vs. cancelación del RUT por inactividad tributaria
También es importante separar esta guía del procedimiento de cancelación de oficio por inactividad tributaria. Las dos figuras pueden terminar en un RUT cancelado, pero parten de supuestos diferentes.
| Aspecto | Por liquidación | Por inactividad tributaria |
|---|---|---|
| Origen | La sociedad culminó jurídicamente su liquidación. | La DIAN identifica las condiciones reglamentarias de inactividad. |
| Tipo de actuación | Cancelación a solicitud de parte en el escenario analizado. | Cancelación de oficio. |
| Soporte central | Documento que acredita la liquidación. | Verificaciones y fuentes de información utilizadas por la DIAN. |
| Intención del contador | Cerrar correctamente una sociedad ya liquidada. | Entender una actuación de depuración del RUT por inactividad. |
Para conocer el segundo escenario consulta nuestro contenido sobre cancelación del RUT por inactividad tributaria desde 2026. Ese artículo analiza el procedimiento de oficio y evita mezclarlo con la solicitud derivada de la liquidación de una sociedad.
Errores frecuentes al cancelar el RUT de una sociedad
Los principales reprocesos aparecen cuando se intenta cancelar el registro sin haber terminado el expediente tributario. Estos son los puntos que deberías detectar antes de radicar.
Caso práctico: ruta de cierre para una SAS liquidada en 2026
Supongamos que una SAS culmina y registra su liquidación el 18 de septiembre de 2026. El contador no debería limitarse a descargar el certificado de Cámara de Comercio y radicar inmediatamente la cancelación.
Ruta de ABC SAS
Alegra Contabilidad: llega a la liquidación con información trazable
La cancelación del RUT ocurre al final de un proceso que exige reconstruir la situación financiera y tributaria de la empresa. Cuando la contabilidad está al día, el contador puede identificar con mayor facilidad saldos, cartera, cuentas por pagar, activos, movimientos bancarios y partidas que deben conciliarse antes del cierre.
El cierre tributario se prepara antes de la última declaración
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Conoce Alegra para Contadores →Checklist final antes de solicitar la cancelación del RUT
Antes de entregar el expediente, utiliza este control de cierre. Si alguno de estos puntos sigue abierto, conviene resolverlo o documentarlo antes de radicar.
Control de 14 puntos
Preguntas frecuentes sobre la cancelación del RUT por liquidación
Estas respuestas reúnen las dudas que suelen aparecer cuando el contador debe pasar del cierre societario al cierre definitivo ante la DIAN.
¿La Cámara de Comercio cancela automáticamente el RUT cuando registra la liquidación?
No. El registro de la liquidación permite acreditar la causal, pero la cancelación del RUT es un trámite administrado por la DIAN y está sujeto a sus requisitos y verificaciones.
¿Puedo cancelar el RUT apenas la sociedad entra en liquidación?
No debe confundirse la disolución o el estado “en liquidación” con la culminación de la liquidación. Para las personas jurídicas obligadas al registro mercantil, el soporte exigido para esta causal es el certificado en el que conste el registro de la liquidación.
¿La solicitud puede hacerse por internet?
Sí. La DIAN informa que actualmente puede realizarse en línea a través de su portal o presencialmente en los puntos de atención con agendamiento.
¿Debo inhabilitar la numeración de facturación antes de cancelar?
Sí. La reglamentación exige que, antes de presentar la solicitud de cancelación, se encuentre inhabilitada la numeración autorizada o habilitada que no haya sido utilizada.
¿Qué pasa si la DIAN encuentra que faltan requisitos?
La actualización no se realizará mientras no se cumplan las condiciones. La administración debe informar la situación a más tardar dentro de los ocho días hábiles siguientes a la recepción, para que pueda radicarse nuevamente la documentación cumpliendo los requisitos.
¿Cuánto tiene la DIAN para decidir una solicitud completa?
Una vez presentada en debida forma, la solicitud debe decidirse dentro de los 30 días hábiles siguientes a su formalización.
¿Cancelar el RUT elimina las deudas tributarias?
No debe entenderse la cancelación como un mecanismo para extinguir obligaciones. De hecho, en la cancelación a solicitud de parte la DIAN verifica previamente la inexistencia de deudas exigibles y de procesos en curso en los términos reglamentarios.
¿Qué pasa si la declaración final genera un saldo a favor?
Antes de cancelar el RUT debes definir la estrategia para ese saldo. Si vas a solicitar devolución o compensación, revisa los requisitos del trámite: la DIAN exige que el RUT permanezca formalizado, actualizado y sin suspensión o cancelación desde la solicitud en debida forma hasta la decisión.
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La cancelación del RUT es el último eslabón de un proceso más amplio. Estos contenidos complementan cada decisión que debes tomar antes, durante y después de la liquidación.
Fuentes oficiales
Para aplicar esta ruta a un caso concreto, valida siempre la situación actual del RUT, los procesos del contribuyente y la normativa vigente al momento de radicar.
- DIAN — Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).
- Decreto 1625 de 2016 — Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria.
- Decreto 678 de 2022 — documentos y reglas aplicables al RUT.
- Decreto 1091 de 2020 — requisitos, verificación y términos del trámite.
- DIAN — Concepto 002911 de 2025 sobre sociedades en liquidación y artículo 847 ET.
- DIAN — Preguntas frecuentes sobre devoluciones y compensaciones.
Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋
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