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10 cambios en la implementación del documento equivalente electrónico y la facturación electrónica

El 9 de julio de 2024 la Dian publicó un proyecto de resolución que implicaría cambios en la implementación del documento equivalente electrónico y la facturación electrónica.

¡Conoce las novedades que aplicarían de aprobarse dicho proyecto!

 

Equipo Siempre al día

Actualizado el: 10 Jul 2024

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15 min de lectura

Cambios en la implementación del documento equivalente electrónico

La Dian contempla realizar cambios en la implementación del documento equivalente electrónico y la factura electrónica, de acuerdo al proyecto de resolución publicado el 9 de julio de 2024 y el cual estará abierto a comentarios hasta el 18 de julio del mismo año. 

El proyecto está compuesto por 12 artículos, en los cuales del 1 al 10 se contemplan los siguientes cambios:

1. Expedición de documentos equivalentes y factura electrónica

El artículo 1 del proyecto modificaría el inciso 4 del artículo 4 de la Resolución 000165 de 2023, para indicar que los sujetos obligados a facturar podrán expedir los documentos equivalentes mencionados en el artículo 15 de la resolución en mención, y en todos los casos podrán optar por expedir factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los documentos citados.

La anterior versión del inciso señalaba que la opción de expedir la factura electrónica para las operaciones de los citados documentos solo procedería siempre y cuando no se trataran de documentos equivalentes electrónicos.  Dicha eliminación se da en razón a que el sujeto obligado a facturar puede optar por expedir factura electrónica de venta o documento equivalente en físico o electrónico en la medida en que este entre en vigencia.

Evalúa si es más conveniente emitir factura electrónica o documento POS electrónico en nuestro editorial: Expedición del tiquete POS electrónico: estas son las novedades a partir de 2024

2. Nueva fecha para la implementación del documento equivalente electrónico “Extracto”

Con el artículo 2 del proyecto de resolución se modificaría el numeral 2 del artículo 23 de la Resolución 000165 de 2023, el cual contempla el calendario de implementación de los otros documentos equivalentes, en específico en lo que corresponde al documento equivalente electrónico denominado “extracto”. La fecha inicial estaba contemplada para el 1 de mayo de 2024, pero esta fue ampliada por el artículo 1 de la Resolución 000008 de 2024 para el 1 de agosto del mismo año.

De esta manera, con el proyecto de resolución en referencia, se ampliaría nuevamente esta fecha máxima de implementación al 1 de noviembre de 2024.

Consulta nuestro editorial: Extractos bancarios como soporte de costos y gastos vs. Estados de cuenta.

3. Nuevas indicaciones para la generación del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo  y terrestre de pasajeros electrónico

Con el artículo 3 del proyecto de resolución se adicionarían dos parágrafos al artículo 29 de la Resolución 000165 de 2023.

El primer parágrafo indica que cuando se trate del documento equivalente tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros electrónico que requiera información de los Global Distribution System —GDS—, para la generación del documento equivalente electrónico se contará con un plazo máximo de hasta 48 horas, a partir del momento de la reserva que el pasajero genera a través del GDS, para que el sujeto obligado a facturar realice la generación y transmisión a la Dian del documento para su respectiva validación.

En este orden de ideas, los emisores del documento deberán poner a disposición de los pasajeros en sus páginas web o plataformas electrónicas, el documento equivalente electrónico, validado por la Dian.

El segundo parágrafo indica que en lo que respecta al transporte terrestre de pasajeros, cuando el documento se expida en el tránsito de un lugar a otro, es decir en el evento en el que el pasajero no tome el servicio directamente en las terminales de transporte o agencia, podrán generar este documento de forma física, y deberán posteriormente transcribirlos en formato XML y transmitirlos en la forma indicada en el numeral 2.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023.

Sobre este último punto será todo un reto para la Dian el cumplimiento de esta directriz por parte de las empresas de transporte que no cuentan con controles intermedios en carretera, en los que se expida el documento de forma física.

¿Qué dice el numeral 2.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023?

Este numeral señala que si al momento de la transmisión del documento equivalente electrónico se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto obligado que impiden la transmisión de la información para la validación de la Dian, se deberá generar el documento equivalente que corresponda a la operación que se desea soportar, en físico, de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos con el cumplimiento de los requisitos señalados en la Resolución 000165 de 2023.

Una vez superado el inconveniente, se deberán generar los documentos equivalentes electrónicos en formato XML y ser transmitidos para validación por parte de la Dian en un plazo de 48 horas contadas a partir del momento en que se supere el impedimento.

4. Inconvenientes tecnológicos en la emisión del documento POS electrónico

El artículo 4 del proyecto de resolución adicionaría el inciso 2 al numeral 2.2 del artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023, para indicar que cuando el sujeto obligado a facturar o expedir documento equivalente, haya optado por facturar sus operaciones con el documento equivalente POS electrónico y se presenten inconvenientes tecnológicos por parte del mencionado sujeto, será aplicable el procedimiento descrito en los numerales 1.1.1 y 1.1.2 del artículo 37 en referencia:

Numeral 1.1.1Numeral 1.1.2
Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.
La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquirente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 14 de esta resolución.
Transcribir la información de cada una de las facturas de venta de talonario o de papel mediante “factura tipo 3”, que corresponde al documento electrónico de transcripción, y que permite identificar que se trata de facturas expedidas en el periodo de inconveniente tecnológico por parte del facturador electrónico, y la información correspondiente al Código Único de Documento Electrónico (CUDE), una vez realizada la transcripción, estas deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el “Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta”. Para los casos en que la factura de venta de talonario o de papel, se genere en forma manual o autógrafa, el término para trascribir y transmitir la información establecido en el presente numeral será de 48 horas.

5. Sujetos obligados a facturar que podrán expedir factura de talonario o papel o documento equivalente en físico

En razón a que en el territorio nacional existen municipios donde no se cuenta con la cobertura de internet fijo, o cuya conectividad al servicio de internet móvil es muy limitada, el artículo 5 del proyecto de resolución, adicionaría el parágrafo 4 al artículo 37 de la Resolución 000165 de 2023, para hacer una precisión muy importante y es que los sujetos obligados a facturar que estén domiciliados en los municipios indicados en el anexo del proyecto, tendrán la excepción de habilitarse como facturadores electrónicos y podrán expedir factura de talonario o de papel, o documento equivalente en físico.

Lo anterior siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:

  1. Que el domicilio fiscal y los establecimientos de comercio, del sujeto obligado a facturar , estén ubicados en los municipios del anexo del proyecto de resolución (el listado de estos municipios es proporcionado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones).
  2. Que el sujeto obligado a facturar no realice ventas por medio de canales electrónicos.
  3. Que las empresas ubicadas en los municipios señalados en el anexo en referencia no tengan contratado internet satelital que suplan los problemas de conectividad.

Tip Alegra: Cuando se deje de cumplir alguna de estas condiciones, el obligado deberá habilitarse como facturador electrónico en un término no mayor a dos meses (contados a partir del momento en que se deje de cumplir el requisito) y expedir la respectiva factura electrónica o documento equivalente electrónico.

La Dian se encargará de actualizar el listado de municipios anualmente, siempre y cuando se presenten cambios en estos que cambien su condición frente a la conectividad a internet.

6. Denominación del documento equivalente POS en la normativa 

Teniendo en cuenta que a partir del 1 de julio de 2024 el documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS, debe estar siendo implementado por todos sujetos que optaron por expedirlo, el artículo 6 del proyecto de resolución modificaría el numeral 3 del artículo 42 de la Resolución 000165 de 2023, para cambiar la expresión “Documentos equivalentes, expedidos por las máquinas registradoras con sistema POS” por “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS” para ajustarse a este cambio normativo.

7. Precisión sobre la responsabilidad de los proveedores tecnológicos

Mediante el artículo 7 del proyecto de resolución se modificaría el inciso 1 del parágrafo 3 del artículo 55 de la Resolución 000165 de 2023 para ajustar la redacción de dicho inciso en el entendido de que la responsabilidad del proveedor tecnológico es sobre todos los servicios que haya contratado con el sujeto obligado a facturar.

8. Representaciones gráficas en divisas diferentes al peso colombiano e idioma diferente al español

En razón al uso de las diferentes monedas e idiomas que se realizan hoy en día en las negociaciones comerciales y respecto a la representación gráfica de la factura electrónica cuyo formato de generación es el XML,  se hace necesario establecer que los facturadores electrónicos pueden adicionalmente diseñar las representaciones gráficas en otra divisa u otro idioma.

Por ello, mediante el artículo 8 del proyecto de resolución, se adicionaría un parágrafo al artículo 66 de la Resolución 000165 de 2023, indicando que el formato de generación electrónica será el que tenga valor legal, es decir el peso colombiano y el español (pudiendo generarse de forma adicional expresiones en otros idiomas o divisas). 

En cuanto a la representación gráfica, esta deberá cumplir con lo previsto para cada tipo de documento y puede ser diseñada de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. En relación con el idioma y moneda se podrá optar por:

  1. Que la representación gráfica muestra la información en idioma y moneda diferente.
  2. Que la representación gráfica se muestra tanto la información en idioma castellano y en pesos colombianos, como la información en idioma y moneda diferente.

9. Oganizaciones autorizadas prestadoras de servicios públicos domiciliarios podrán emitir documento equivalente de forma física

Debido a que las organizaciones autorizadas conforme a la Ley 142 de 1994 para prestar servicios de agua potable y saneamiento básico en municipios menores, zonas rurales y en áreas o zonas urbanas específicas se encuentran en la obligación de expedir factura electrónica y/o documento equivalente de servicios públicos domiciliarios, que este tipo de contribuyentes presta el servicio a un número inferior de 1.000 usuarios y dada su limitada capacidad económica, tecnológica, operativa y en algunos casos de acceso a conectividad a internet, se hace necesario permitir que estas sigan expidiendo el documento equivalente de servicios públicos domiciliarios en forma física.

Lo anterior procederá, siempre y cuando tenga menos de 1.000 usuarios o que se encuentre entre los municipios listados en el anexo del proyecto donde no se cuenta con la cobertura de internet fijo o cuya conectividad al servicio de internet móvil se limita a las tecnologías 3G y 2G.

Por esta razón, mediante el artículo 9 del proyecto de resolución se adicionaría un parágrafo al artículo 67 de la Resolución 000165 de 2023, estableciendo dicha excepción e indicando que el documento equivalente de servicios públicos deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

  1. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria —NIT— de quien presta el servicio.
  2. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
  3. Fecha y hora de expedición.
  4. Descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
  5. La discriminación del impuesto sobre las ventas —IVA—, según corresponda.
  6. El valor total de la operación.
  7. Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.

10. Información adicional en la factura electrónica de venta por operaciones de compra y venta de divisas y cheques de viajero

Debido a que los profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero, deben dar cumplimiento a lo indicado en el parágrafo 6 del artículo 84 de la Resolución externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República, lo cual corresponde a información y requisitos adicionales que deben cumplir, incluida la debida diligencia del cliente, mediante el artículo 10 del proyecto de resolución se indicaría que la información adicional que debe contener la factura electrónica en este tipo de operaciones se encuentra señalada en la tabla 18.3 de la caja de herramientas establecida en el punto 19.3 del anexo técnico de la factura electrónica de venta de la Resolución 000165 de 2023.

También se indica que el sistema de facturación electrónica adoptado por el profesional de cambio no podrá admitir operaciones diferentes a las de compra y venta de divisas y cheques de viajero.

Por último, se indica que esta factura electrónica, además de los requisitos propios de esta, deberá incluir la siguiente información adicional:

  1. Tasa de cambio aplicada a la operación, la cual debe corresponder al “valor unitario” señalado en la factura electrónica. 
  2. Nombre de la moneda negociada, la cual debe quedar señalada en el campo de “descripción” de la operación, diferenciando si se trata de una compra o de una venta de divisas, incluyendo el código de la moneda extranjera negociada conforme a la lista de monedas incluida en el “Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta – versión 1.9”, o el que haga sus veces. 
  3.  Clase de la operación, sea de compra o de venta de divisas de acuerdo con la “descripción” de la operación y el código aplicado a cada operación.
  4. Monto de las divisas negociadas, expresada en el campo de “cantidad” de la factura electrónica por cada operación de compra o de venta.
  5. Valor en pesos colombianos de la operación, expresado en el campo “total” de la factura electrónica, el cual será el equivalente de multiplicar la cantidad de divisas negociadas por el valor unitario, expresado este último como tasa de cambio en pesos colombianos por cada unidad de divisa transada.
  6. Código de debida diligencia al cliente – DDC aplicada a la operación de acuerdo con lo señalado en el “Tabla 18.3 de la Caja de Herramientas establecida en el punto 19.3 del “Anexo Técnico de la Factura Electrónica de Venta – versión 1.9” o el que haga sus veces, diligenciando la información requerida según el tipo de debida diligencia al cliente – DDC aplicada.
  7. Correo electrónico del cliente, persona natural o jurídica contraparte.

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¿Qué opinas de los cambios que se pretenden realizar al sistema de facturación electrónica? Comparte tu respuesta en la caja de comentarios y sigue explorando nuestro portal  Siempre Al Día para que estés al tanto de estos cambios.

¡Descarga el proyecto de resolución!

Fuente: Dian

Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋

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