Dian anunció 4 cambios en facturación electrónica: ¿cuáles son y qué impacto tienen?

La Dian expidió la Resolución 000202 del 31 de marzo de 2025, que modifica parcialmente el sistema de facturación electrónica en Colombia. Esta resolución ajusta la 000165 de 2023, con el objetivo de modernizar la facturación electrónica, mejorar la trazabilidad y eliminar obstáculos prácticos en la expedición de facturas.​

En este artículo analizamos cómo estos cambios impactan la práctica contable. 

¿Por qué la Dian implementó cambios en la facturación electrónica?

La Resolución 000202 de 2025 está fundamentada en varias consideraciones clave que explican la necesidad de los cambios:

• Exceso de requisitos al facturar: la Dian detectó que muchos comercios seguían exigíendo información excesiva al comprador para emitir una factura electrónica (como direcciones, teléfonos, copias de documentos), lo cual generaba trabas y demoras en el proceso de facturación​.

Esto iba en contra de la eficiencia y podía disuadir a los consumidores de solicitar factura electrónica. Por ello, se planteó reducir al mínimo los datos obligatorios, en línea con los principios de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012) y facilitación del comercio.

• Protección de datos personales: en concordancia con las normas de habeas data, la Dian consultó a la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual respaldó crear un mecanismo que permitiera “arrastrar” los datos faltantes del comprador desde una base autorizada, asegurando que solo se use con la finalidad tributaria y se garantice la seguridad de la información. 

Tip Alegra: Esto motivó la creación del servicio de consulta por NIT/cédula, evitando la recolección manual de datos sensibles en cada transacción​.

• Facturación en zonas con limitada conectividad: las empresas de servicios públicos domiciliarios (como agua, energía, gas) a veces realizan la facturación directamente en el sitio (por ejemplo, en la lectura del medidor en la casa del usuario). La Dian reconoció que en zonas rurales o de difícil acceso, existen barreras tecnológicas y logísticas (falta de internet estable, fallas técnicas, etc.) que impiden enviar la factura electrónica en tiempo real​.

Sin una flexibilidad, esas empresas se arriesgaban a incumplir la normatividad o a interrumpir el servicio. Por tanto, se consideró necesario extender el plazo de transmisión del documento electrónico para estos casos excepcionales, sin comprometer el control fiscal.

• Transparencia en cobros de servicios públicos: otro considerando importante es evitar que en los recibos electrónicos de servicios públicos se incluyan cobros ajenos al servicio prestado, a menos que el usuario lo autorice.
  

Principales cambios en facturación electrónica introducidos por la Resolución 000202 de 2025

A continuación, se detallan los cambios normativos específicos que trae la Resolución 000202 de marzo 31 de 2025, junto con ejemplos prácticos de su aplicación:

1. ¿Qué datos del comprador se deben solicitar según la nueva resolución?

Se reitera que cuando un comprador solicita que una factura electrónica (o documento equivalente como el tiquete POS) se emita a su nombre, el vendedor solo podrá pedirle tres datos: nombre (o razón social), tipo y número de identificación (cédula o NIT), y correo electrónico.​ No se podrá exigir ningún dato adicional como condición para generar la factura.

Antes, continuaba siendo común que al pedir factura a nombre del comprador, algunos establecimientos solicitaran dirección, teléfono, e incluso fotocopias de documentos o el RUT, lo que tomaba tiempo y podía verse como engorroso.

Ahora, por ejemplo, si un cliente en una ferretería pide la factura electrónica a su nombre, el cajero únicamente le pedirá su nombre completo, cédula y correo electrónico. No podrá exigirle la dirección ni el número de teléfono. Esta simplificación agiliza el proceso de facturación: menos datos para dictar o escribir significa una atención más rápida y menos errores de digitación.

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Además, si el cliente no quiere dar su correo electrónico, el negocio igual debe generar la factura electrónica y entregarle una copia impresa de la representación gráfica (es decir, la tirilla o papel de la factura)​.

Tip Alegra: No se le puede obligar a proporcionar el email; en su lugar, la empresa cumple entregando el documento físico en el momento. Esta disposición ya estaba en el artículo 35 de la Resolución 000165 de 2023, y la Dian la recalca para proteger la voluntad del consumidor.

Así mismo, si el comprador no proporciona ningún dato, la factura electrónica o documento equivalente electrónico puede ser emitido a nombre del consumidor final.

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2. ¿Cómo funciona el servicio de datos de la Dian para autocompletar los datos del cliente?

La Dian pondrá en marcha un nuevo servicio de consulta en línea que permitirá a los facturadores electrónicos obtener automáticamente ciertos datos del comprador con solo ingresar su número de identificación. En concreto, el sistema completará el nombre o razón social y el correo electrónico del cliente a partir de la base de datos oficial​.

Este servicio estará disponible en el portal web de la Dian y podrá ser utilizado tanto por quienes facturan directamente en la plataforma gratuita de la Dian como por quienes usan software propio o de un proveedor tecnológico.

Ejemplo práctico: imaginemos un contador que usa un software de facturación electrónica en su oficina. Al emitir una factura para un nuevo cliente, en vez de preguntarle todos sus datos, podrá ingresar el NIT o cédula del cliente en la función conectada al servicio Dian. El sistema retornará el nombre legal y el correo registrado de esa persona o empresa, rellenando automáticamente esos campos en la factura. Así se ahorra tiempo y se evitan errores tipográficos en nombres largos o correos.

Tip Alegra: La información obtenida de esta base de datos solo puede usarse para propósitos de facturación. La Dian prohíbe expresamente almacenarla para otros usos, emplearla masivamente o compartirla, con el fin de proteger la privacidad​. 

¿Qué datos se deberán solicitar cuando la Dian habilite el servicio? 

Cuando la Dian habilite este servicio, el único dato que podrá ser solicitado al adquiriente o comprador será el número de identificación. Si este no aparece en el servicio de consulta, se solicitarán los demás datos. Lo mismo aplicará, si el adquiriente solicita que se le envíe la factura o documento equivalente a otro correo electrónico.

Cada consulta es individual y destinada únicamente a completar la factura en curso. La resolución indica que la Dian implementará controles técnicos para garantizar el uso seguro y limitado de este servicio de consulta. Cualquier uso indebido podría acarrear sanciones, ya que se estaría violando la finalidad autorizada de los datos.

¿Qué deben hacer los contadores y empresas? 

Los emisores de factura electrónica deberán actualizar sus sistemas para integrar esta nueva funcionalidad​. 

Los proveedores de software de facturación electrónica seguramente lanzarán actualizaciones para conectarse con la API o portal de consulta de la Dian. Es importante que los contadores se informen con sus proveedores tecnológicos para habilitar el uso de esta herramienta en cuanto la Dian la haga disponible. 

¿A partir de cuándo estará disponible por parte de la Dian?

A través del Comunicado de Prensa No. 026 de abril 1 de 2025 la Dian informó que este servicio estará disponible a partir de la segunda semana de abril.

3. ¿Cuál es el plazo para emitir el documento equivalente electrónico por servicios públicos domiciliarios según la nueva resolución?

Se introduce una excepción en los tiempos de envío de la factura electrónica para las empresas de servicios públicos domiciliarios que facturan en el mismo sitio de prestación. En condiciones normales, toda factura electrónica debe generarse y transmitirse a la Dian para validación en tiempo real, al momento de la venta o prestación del servicio. Ahora, con la Resolución 000202 de 2025, si una empresa de servicios públicos no puede transmitir inmediatamente el documento equivalente electrónico debido a razones técnicas o falta de conexión, tendrá hasta 48 horas para hacerlo​.

Tip Alegra:  Las 48 horas deben contarse a partir del momento de la lectura o medición del consumo. Es decir, no es 48 horas desde fin de mes ni nada similar, sino desde el momento específico en que se genera la factura en sitio.

Ejemplo práctico: una empresa de energía eléctrica realiza lecturas de medidores en veredas rurales. El operario llega a una finca el lunes, toma la lectura de consumo de kilovatios y genera en su dispositivo un documento equivalente electrónico de servicios públicos (que vendría a ser el “recibo” del mes) para entregarlo al usuario. 

Sin embargo, en la finca no hay señal de internet. Con la nueva norma, la empresa puede esperar hasta el miércoles (48 horas) para conectar el dispositivo o transferir los datos y así enviar el documento electrónico a la Dian desde la oficina central. Mientras tanto, el operario deja al usuario una copia física del recibo (impresa o incluso manuscrita, pero cumpliendo todos los requisitos legales) como soporte de la facturación realizada​.

Tip Alegra: Este plazo especial es exclusivamente para los documentos equivalentes electrónicos de servicios públicos domiciliarios cuando se factura en campo y hay impedimentos técnicos.

4. ¿Cuál es la restricción en la expedición del documento equivalente electrónico de servicios públicos?

La Resolución 000202 de 2025 añade una aclaración importante: las empresas de servicios públicos domiciliarios solo pueden usar el documento equivalente electrónico —DEE— para facturar operaciones relacionadas con su servicio público principal y conceptos inherentes a este​.

En términos simples, el recibo o factura de servicios públicos debe reflejar únicamente cobros por servicios públicos (ej. consumo de agua, alcantarillado, reconexiones, etc.) u otros conceptos autorizados del sector, y no incluir productos o servicios ajenos.

Ejemplo práctico: una empresa municipal de agua potable no podría aprovechar la factura del agua para cobrar, por decir, la venta de un tanque de almacenamiento o un seguro funerario, a menos que el usuario lo haya autorizado explícitamente. 

Alegra ¡tu mejor aliado en la implementación de los cambios!

En Alegra ya contamos con una funcionalidad que permite validar los datos de quiénes cuentan con RUT registrado.

Sin embargo los cambios introducidos por la Resolución 000202 de 2025 exigen que las empresas y profesionales adapten sus procesos y herramientas de facturación electrónica con la base de datos oficial que será habilitada por la Dian. En este contexto, desde Alegra nos encontramos trabajando para integrar el nuevo sistema de servicio automatizado de la Dian para autocompletar los datos del comprador.

Esto significa que cuando la Dian habilite el servicio para autocompletar datos del comprador por NIT/cédula, integraremos esa funcionalidad, permitiendo a nuestros usuarios aprovecharla sin complicaciones técnicas.

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