Aplicación de la norma de bancarización en las declaraciones de renta

La norma de bancarización en Colombia, consagrada en el artículo 771-5 del Estatuto Tributario—ET—, establece qué pagos son fiscalmente aceptados en la declaración de renta con base en su medio de pago​.

En esencia, busca desincentivar el uso de efectivo en las transacciones de los contribuyentes, obligando a canalizar la mayoría de pagos a través del sistema financiero. De esta manera, la Dian puede obtener trazabilidad y registros confiables de los pagos realizados, lo que facilita detectar posibles evasiones tributarias​.

Tip Alegra: Para contadores públicos, entender esta norma es crucial al depurar costos y gastos deducibles en las declaraciones de renta de sus clientes.

Medios de pago válidos y alcance de la norma de bancarización en las declaraciones de renta

Según el artículo 771-5 ET, no todos los pagos en efectivo son aceptados fiscalmente como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables. La ley exige que, para que un pago sea 100 % deducible, este se realice a través de medios bancarizados autorizados, tales como depósitos o transferencias en cuentas bancarias, cheques nominativos (girados al primer beneficiario), tarjetas de crédito o débito, o bonos electrónicos autorizados por el Gobierno​.

Los pagos efectuados en efectivo sí pueden ser considerados, pero la norma impone límites cuantitativos a su reconocimiento fiscal.

En otras palabras, al hacer la declaración de renta, un contribuyente no puede simplemente pagar todo en efectivo y deducirlo por completo. Hay un porcentaje máximo de pagos en efectivo que la Dian le reconocerá para efectos tributarios. Cualquier exceso pagado en efectivo por encima de esos límites no será deducible, afectando la renta líquida gravable (pues aumenta el ingreso al reducir costos deducibles).

Límites a los pagos en efectivo deducibles (porcentajes y UVT)

La restricción a los pagos en efectivo se implementó gradualmente desde su introducción. A continuación se resume la evolución de los límites fiscales para pagos en efectivo en las declaraciones de renta:

Tip Alegra: El artículo 771-5 del ET establece límites especiales para varios sectores. Estos incluyen operadores de juegos de suerte y azar, contribuyentes del sector agropecuario, comercializadores del régimen simple, y cooperativas o asociaciones de productores agrícolas que adquieran productos directamente del productor. Además, los contribuyentes que compren pescado fresco, congelado, refrigerado o salado procedente de la Cuenca Amazónica también cuentan con un límite especial.

A partir de 2021 se alcanzó el nivel definitivo vigente (40 % y 35 % respectivamente).

Como muestra la tabla, desde el año gravable 2021 (que se declaraba en 2022) rige el límite más estricto: el menor valor entre el 40 % de los pagos de un contribuyente, con un máximo absoluto de 40.000 UVT ($1.882.600.000 por el 2024 y $1.991.960.000 por el 2025), y el 35 % de sus costos y deducciones totales, se admiten si fueron hechos en efectivo​.

Lo que exceda ese menor valor no podrá declararse como costo o gasto deducible. En la práctica, esto fuerza a que al menos un 60 % de los pagos (o más, dependiendo del caso) se hagan por medios bancarios para no perder deducibilidad.

Ejemplo

Supongamos que una empresa tuvo costos y gastos totales por $500.000.000 millones en 2024. De ese total, pagó $250.000.000 en efectivo y el resto vía transacciones bancarias. Al aplicar la norma: 

1) El 40% de todo lo pagado son $200.000.000 millones, pero la empresa pagó $250.000.000 en efectivo, así que $50.000.000 exceden el 40%. 

2) Además, $200.000.000 representa el 40 % de sus costos totales, lo cual supera el otro criterio del 35 % de costos y deducciones (35 % de $500.000.000. = $175.000.000. Por tanto, el límite relevante o menor es $175.000.000 millones (35 % de costos). 

En consecuencia, solo $175.000.000 de esos pagos en efectivo serían aceptados como deducción; los $75.000.000 restantes pagados en efectivo no podrán deducirse, aumentando la utilidad gravable. Este ejemplo ilustra la importancia de planificar los pagos: al acercarse al límite, es preferible utilizar medios bancarios para el resto de gastos.

Límite individual de 100 UVT por pago en efectivo

Además de los porcentajes globales anteriores, la norma contempla un límite individual por transacción: los pagos en efectivo individuales efectuados por sociedades o por personas naturales con rentas no laborales no deben exceder 100 UVT​.

Esta es una restricción adicional pensada para evitar que un contribuyente eluda la bancarización realizando muchos pagos fraccionados. En términos prácticos, para 2024 este tope de 100 UVT equivale a aproximadamente $4.706.500 y para el 2025 $4.980.000. En este sentido si una empresa hiciera un pago en efectivo de $6.000.000 por una factura, por ejemplo, solo hasta $4.706.500 o $4.980.0000 serían deducibles por cada uno de los años mencionados. 

Interpretación del límite

Inicialmente, la interpretación general (inclusive por la propia Dian en un comienzo) fue que este tope de 100 UVT aplicaba por cada pago considerado de forma independiente, sin importar cuántos pagos menores a ese tope se hicieran a un mismo beneficiario. Sin embargo, en 2018 la Dian cambió su doctrina mediante el Concepto 019439 de julio 27 de 2018, indicando que el límite de 100 UVT debía evaluarse por beneficiario en el año gravable, acumulando todos los pagos en efectivo realizados a una misma persona​.

Es decir, según ese concepto, si en el año a un proveedor se le pagaban en total $10.000.000 en efectivo (aunque fuera en pagos individuales de menor cuantía), al exceder el equivalente a 100 UVT en el año, el exceso no sería deducible.

Esta interpretación más estricta generó preocupación en el gremio contable, dado que 100 UVT es un monto relativamente bajo si se piensa en operaciones anuales.

Muchos contribuyentes hubieran visto rechazados sus costos pese a hacer pagos individuales pequeños pero recurrentes. Afortunadamente, el Consejo de Estado corrigió esta situación en 2023: en el fallo de julio 19 de 2023 (Exp. 25000-2018-00067), el alto tribunal anuló parcialmente el Concepto Dian 2018, considerando que la interpretación adecuada del parágrafo 2° del art. 771-5 era la original, es decir, 100 UVT por cada pago individual, no por suma anual.

Tip Alegra: Tras este fallo, se reafirma que un contribuyente puede hacer varios pagos en efectivo hasta 100 UVT cada uno sin perder deducibilidad, siempre y cuando cumpla también con el límite global porcentual visto antes. Cualquier intento de la Dian de aplicar el criterio acumulado anual ya no tiene sustento jurídico.

Conclusiones y recomendaciones para contadores

• Planificación de pagos: distribuir los pagos significativos a proveedores de tal manera que no se concentren en efectivo. Priorizar transferencias, cheques o pagos electrónicos, especialmente cuando los montos son altos.

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• Monitoreo periódico: llevar un control mensual o trimestral del porcentaje de pagos en efectivo acumulado en el año. Esto permite tomar medidas correctivas antes del cierre del año gravable si se está cerca de los límites.
• Documentación de soportes: asegurar que los gastos deducibles cuenten con soportes válidos (facturas, documentos equivalentes) y que en dichos soportes quede evidencia del medio de pago utilizado. En caso de pagos en efectivo, anotar referencias que permitan identificar que no se sobrepasó el tope (por ejemplo, # de recibos, fechas, etc.).
• Actualización normativa: mantenerse Siempre Al Día con las modificaciones legales. 
• Asesoría proactiva: informar a los clientes (sean personas naturales o jurídicas) sobre cómo les afecta la norma de bancarización y sugerirles efectuar  pagos por transferencia para no perder beneficios fiscales.

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