Actualización del RUB: pasos y nuevos criterios para el reporte de novedades
Los obligados a suministrar información en el RUB deben tener en cuenta que si al 1 de enero, abril, julio y octubre de cada año hay modificaciones en la información inicialmente registrada, deben actualizarla. A través de la Resolución 000196 de 2024 la Dian actualizó los criterios para reportar las novedades.
Equipo Siempre Al Díа
Actualizado el: 23 Dic 2024
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La actualización del Registro Único de Beneficiarios Finales —RUB— está contemplada en el artículo 11 de la Resolución 000164 de 2021. Este artículo establece que, cuando existen modificaciones en la información que los obligados registraron inicialmente al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, dicha actualización debe realizarse dentro del mes siguiente a estas modificaciones, es decir:
| Modificaciones detectadas a | Fecha máxima para realizar la actualización |
| 1 de enero | 1 de febrero |
| 1 de abril | 1 de mayo |
| 1 de julio | 1 de agosto |
| 1 de octubre | 1 de noviembre |
¿Cómo hacer la actualización del RUB?
La Dian ha dispuesto un documento detallado con los pasos a seguir para realizar la actualización del RUB. Te invitamos a consultarlo para obtener más información sobre el proceso.
¿Quiénes están obligados a elaborar el RUB?
El artículo 4 de la Resolución 000164 de 2021 establece que están obligados a elaborar este reporte:
- Las sociedades y entidades nacionales, con o sin ánimo de lucro, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario —ET—, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentren inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
- Los establecimientos permanentes conforme a lo indicado en el artículo 20-1 del ET.
- Las estructuras sin personería jurídica o similares, en cualquiera de los siguientes casos:
- Las creadas o administradas en Colombia.
- Las que se rijan por las normas aplicables en Colombia.
- Aquellas cuyo fiduciario, o su posición similar o equivalente, sea una persona jurídica nacional o una persona natural residente fiscal en Colombia.
- Las personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se efectúe en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a suministrar información en el RUB.
Tip Alegra: Según el artículo 5 de la Resolución 000164 de 2021, no están obligadas a presentar el RUB, las entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el 100 % de su participación sea público, así como las embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno nacional.
Novedades en la actualización del RUB
A través del artículo 3 de la Resolución 001240 de septiembre 28 de 2022, se modificó el artículo 23 de la Resolución 000164 de 2021, con el fin de adicionar los criterios de la casilla «Tipo de novedad» del numeral 2.2 del Anexo 1, correspondiente al anexo técnico de esta última resolución, para permitir a los obligados a suministrar información a través del RUB, el cargue masivo de los datos relacionados con la actualización de la información de sus beneficiarios finales y/o la terminación de su calidad como beneficiario final.
De esta manera a través de la Resolución 000196 de diciembre 13 de 2024, la Dian adicionó los criterios en la mencionada casilla, para permitir el cargue masivo de los datos relativos al reingreso de la información de los beneficiarios finales, que habían sido registrados anteriormente con la novedad de terminación.
Actualización de criterios en la casilla “Tipo de novedad”
En la Resolución 000164 de 2021 para el registro de información en esta casilla solo existía el criterio “1. Reporte Inicial”. Ahora, con la Resolución 000196 de 2024 se actualizan los criterios así:
| Criterio | Se debe utilizar cuando |
| 1. Registro | Se deba reportar una persona natural o condición que a la fecha de envío del archivo no se encuentre incluido como beneficiario final o beneficiario condicionado. |
| 2. Actualización | Se requiera modificar la información previamente suministrada, incluyendo el cambio de beneficiario final o beneficiario condicionado. |
| 3. Terminación | La persona natural pierda la calidad de beneficiario final o cuando la condición no se cumpla en el beneficiario condicionado y deba ser eliminada. |
| 6. Reingreso | Se requiere registrar el reingreso de un beneficiario final registrado anteriormente, que reportó la última vez que estuvo activo su novedad de terminación. |
¿Cuál es la sanción por no actualizar el RUB?
El artículo 20 de la Resolución 000164 de 2021 establece las sanciones aplicables cuando no se suministre, se suministre de forma errónea o incompleta, o no se actualice la información del RUB. La sanción puede ser de:
- Clausura del establecimiento de comercio, sede, local, negocio u oficina por el término de 1 día por cada mes o fracción de mes de retraso, o
- Una multa equivalente a 1 UVT ($49.799 para 2025) por cada día de retraso.
Adicionalmente, en casos donde se reporte información errónea o incompleta, el obligado puede enfrentarse a una multa equivalente a 100 UVT ($4.979.900 para 2025).
El artículo también señala que las personas naturales, jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares que no suministren la información requerida o que proporcionen información falsa, podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales conforme a la legislación nacional.
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Gracias por la información, muy oportuna!!
Hola Luz Mary. ¡Gracias por leer nuestros contenidos! Nos alegra que la información te sea útil y oportuna. Seguiremos compartiendo contenido de valor para tu profesión. ¡Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día!
En el 2024 se realizó el reporte, mi pregunta es ¿todos los años hay que enviar ese reporte o solamente cuando hayan modificaciones, y en que época se debe enviar dicha información?
Hola Javier. ¡Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día! Respecto a tu inquietud, el RUB se debe actualizar solo cuando haya modificaciones, en las respectivas fechas que mencionamos dentro del artículo.
Las propiedades horizontales reportan RUB, en cuáles casos?
Hola Hernán. ¡Gracias por leer nuestros contenidos! Respecto a tu inquietud, efectivamente las propiedades horizontales deben presentar el RUB porque son entidades sin ánimo de lucro. En consecuencia, deben reportar como beneficiarios finales a las personas naturales que tengan el 5 % o más de participación o beneficio en la copropiedad, según la Resolución 000164 de 2021. Si no hay personas que cumplan este criterio, se debe reportar al representante legal o a la persona con mayor autoridad en la administración de la propiedad horizontal. En el contexto de la propiedad horizontal, los conceptos de «capital» o «derechos de voto» mencionados en la norma general encuentran su equivalente directo en el coeficiente de copropiedad. Este coeficiente, definido en el Reglamento de Propiedad Horizontal (RPH) de cada edificación o conjunto, determina la proporción de participación de cada unidad privada en los bienes comunes y, fundamentalmente, el peso de su voto en la asamblea general de propietarios. ¡Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día!
Cordial saludo, una consulta, cuando se aumenta el valor del capital se debe hacer alcualización del RUB?
Hola Yeimmy. ¡Gracias por ser parte de nuestra comunidad Siempre Al Día! Respecto a tu consulta, si el aumento de capital implica un cambio en la composición accionaria o en los beneficiarios finales (por ejemplo, nuevos accionistas o variación en porcentajes de participación), entonces sí se debe actualizar el RUB para reflejar esta nueva información.