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Gestión de cuentas por cobrar: optimización de clientes y aumento de la rotación de cartera

Este artículo editorial reúne todo lo que debes saber sobre las cuentas por cobrar, cómo leer indicadores financieros de rotación de cartera y cómo gestionar las cuentas por cobrar de los clientes que asesoras con el objetivo de mejorar su flujo de efectivo y evitar endeudamiento externo para cubrir la operación.

Equipo Siempre al día

Actualizado el: 25 Jun 2024

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9 min de lectura

Gestión de cuentas por cobrar

Una adecuada gestión de cuentas por cobrar ayuda a mejorar la liquidez, permite identificar con mayor facilidad el posible riesgo de deterioro y acerca a los clientes para que se sientan más identificados con la marca. 

Con esto en mente, en este artículo aprenderás diversas estrategias para mejorar la rotación de cartera, identificar cuándo es recomendable ajustar las políticas de cobro a los clientes y descubrir cómo una gestión eficiente de las cuentas por cobrar puede proporcionar los recursos necesarios para mantener la operación del negocio.

¿Qué es una cuenta por cobrar?

Para iniciar es necesario conocer qué son las cuentas por cobrar, cómo se clasifican y cómo se usan para lectura de indicadores. 

En términos técnicos, las cuentas por cobrar entran en la categoría de activo y son derechos que tiene una entidad de recibir dinero u otros activos financieros derivados del desarrollo de su actividad económica.

De acuerdo con la Sección 11 del Estándar para Pymes las cuentas por cobrar hacen parte de los instrumentos financieros, ya que dan lugar a un activo financiero para quien tiene el derecho de cobro y un pasivo financiero para el tercero o acreedor.

¿Cómo se clasifican las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar se clasifican de acuerdo con su naturaleza y tiempo de recaudo, se recomienda tener en cuenta lo siguiente para su clasificación:

Según su naturaleza

Cuando son cuentas con terceros, lo mejor es dejar en una sola categoría las cuentas por cobrar a clientes y las que sean con otros como socios, empleados, etc., clasificarlas aparte, de manera que se facilite la depuración de las cuentas contables para la lectura de indicadores financieros.

Si bien las NIIF no hablan de números de cuentas, en la práctica contable generalizada, la información sobre cuentas por cobrar a clientes se exponen en la cuenta 1305.

Según su plazo

Será necesario identificar si una cuenta por cobrar está en el activo a corto o largo plazo, para su clasificación como corto plazo se debe revisar que el activo:

  • Que pueda convertirse en efectivo o realizarse en menos de los 12 meses siguientes al cierre de estados financieros.
  • Se espera realizarlo, venderlo o consumirlo en el ciclo normal de la operación.
  • Se mantiene para fines de negociación.

Teniendo en cuenta la clasificación anterior, las cuentas por cobrar, en especial con clientes, generalmente clasifican como activo corriente o a corto plazo. Esta clasificación es determinante, debido a que de acuerdo con el tiempo de recaudo habrá un impacto en los indicadores de liquidez

¿Cuál es el impacto financiero de las cuentas por cobrar?

Para conocer el impacto financiero de las cuentas por cobrar, hay que tener en cuenta el concepto del valor del dinero en el tiempo, que quiere decir que, no es lo mismo recibir un dinero hoy que recibirlo tiempo después, debido a que el dinero presente supone un menor poder de compra en el futuro

Con esto en mente, darle un mayor plazo de pago a los clientes representa dos situaciones, por un lado, perder valor del activo, en este caso de las cuentas por cobrar (debido al tiempo transcurrido entre la venta y el recaudo) y, por otro lado, surge la necesidad de obtener recursos para apalancar la operación mientras se logran recaudar las cuentas por cobrar, por lo que seguramente la entidad recurra a deuda financiera.

¿Tiene sentido dar plazo a los clientes para luego cubrir esa ausencia de recursos pagando intereses a los bancos? Seguramente no tiene mucho sentido desde los números, pero no se debe olvidar que las políticas de cobro a clientes no solo atienden la necesidad de la entidad de recaudo sino también las políticas de mercado

Reducir arbitrariamente el plazo de cobro o establecer todo el pago de contado puede generar la migración de clientes hacia la competencia e incluso, la salida del mercado. Por tanto, se deberá evaluar la cartera no solo desde el punto de vista financiero sino también desde el comercial y de estrategia.

¿Qué es la rotación de cartera?

Conocer la rotación de cartera ayuda mucho a la toma de decisiones frente a políticas con clientes, esta rotación se puede leer a través de dos indicadores:

Indicadores de rotación de cartera

En ocasiones, estos indicadores se pueden afinar un poco si se tiene información precisa de cuál parte de las ventas fueron realizadas de contado o a crédito, siendo así, se podrá reemplazar en la fórmula “ventas” por “ventas a crédito” y así tener una lectura más aterrizada de los indicadores enfocando la atención en lo que realmente hace parte de la cartera.

No obstante, como una práctica generalizada es usar como “ventas” los rubros de ingresos de actividades ordinarias que aparecen totalizados en el estado de resultado integral, seguramente se complique un poco el análisis si se quiere llegar a ese grado de detalle.

Además, seguramente las empresas y entidades de inspección ya tengan parametrizado usar el total de ingresos de actividades ordinarios para la generación de indicadores, por lo que será mejor conservar para indicadores el análisis usando “ventas” y no “ventas a crédito”, de manera que se tenga una información más comparable con otras empresas del sector.

Tip Alegra: Se recomienda realizar el seguimiento de los indicadores de rotación de cartera de forma constante, como mínimo trimestral y utilizar otros indicadores de actividad para evaluar en conjunto el ciclo de efectivo. 

¿Cuáles serían las estrategias que permiten optimizar la cartera y mejorar la rotación?

Con todo lo mencionado anteriormente, ahora es necesario conocer cómo mejorar la rotación de cartera y optimizar la gestión de clientes. A continuación, se comparten algunas estrategias:

EstrategiaAcciones
Descuentos por pronto pagoUna estrategia es generar descuentos por pronto pago, para esto se tendrá que evaluar el impacto del descuento sobre el ingreso o el tener que asumir una financiación implícita por el tiempo que se tardará la entidad o persona natural en realizar el recaudo de cartera.
Figuras de financiación para clientesConseguir que los clientes tengan alternativas para pago diferentes al pago de contado es útil, para esto la figura de «factoring» ofrecida por diferentes entidades financieras puede ayudar. 

Esta consiste en que la entidad financiera realiza el pago al vendedor y el cliente paga la factura a la entidad bancaria más unos intereses por la operación, así el vendedor logra recuperar la cartera más rápido y el cliente obtiene un plazo para el pago.

Otra opción es que el vendedor tenga la figura de pago a crédito con una tasa de mercado implícita que permita cubrir el efecto de la pérdida de valor del dinero en el tiempo.

Estas opciones funcionan cuando hay una alta demanda de productos o servicios y el vendedor obtiene poder de mercado, cuando esto no se da, no resulta ser una opción muy atractiva para los clientes.
Asistencia posventaGenerar cercanía con los clientes desde antes de que incurran en mora es clave, por tanto, hacer llamadas para preguntarles si necesitan algo más, saber cómo les ha ido con el producto o servicio y crear una relación de escucha activa puede crear principalmente dos efectos, uno, que prioricen a la entidad en su lista de pagos y otro que no se pierda de vista la cuenta de cobro pendiente.
Análisis de moraEstar revisando la cartera es vital, para esto es necesario segmentarla en días de mora, siendo:
– Cartera al día.
– En mora de menos de 30 días.
– En mora de 30 a 60 días.
– En mora de 60 a 90 días.
– En mora de 90 a 120 días.
– Mora superior a 120 días.

Se recomienda realizar la gestión de cobro con la cartera que presente menor tiempo de mora, y así sucesivamente ir validando cada segmento de la cartera, esto debido a que es más fácil recuperar la cartera con poco tiempo de mora que la que lleva mucho tiempo vencida.
Gestión de cobro preventivo Contactar a los clientes o enviarles una alerta automática recordando la fecha de pago días antes de la misma, puede optimizar el recaudo.
Análisis de mercadoPara la política de pago con clientes tendrá que atenderse la dinámica de mercado, para esto es necesario segmentar los clientes por canales y realizar una investigación por canal.

Por ejemplo, para clientes que consuman en punto de venta, generalmente funciona el pago de contado, para clientes del sector retail los tiempos irán de 15 a 60 días de plazo para el cobro, etc.

Finalmente, se tendrá que evaluar cada caso según el sector al que pertenezca la entidad y los canales que maneje.
Evaluación de deterioroNo se puede desatender el reconocimiento contable. Sucede que muchas entidades presentan una cartera sobreestimada que en la realidad ya debería estar deteriorada y esto genera toda una alteración de los indicadores financieros.

Para hacer un análisis de deterioro y depurar la cartera, se recomienda revisar la información expuesta en este artículo: Deterioro de cartera: reconocimiento contable y beneficios para el análisis financiero.

Además de los puntos mencionados, es necesario contar con un buen sistema contable en el que se pueda gestionar la información de los clientes fácilmente y donde se generen reportes de ventas, moras y plazos de pago que permitan facilitar la gestión de cuenta por cobrar.

Te invitamos a explorar la Contabilidad Inteligente de Alegra y a tener la información de cuentas por cobrar al alcance de un clic. Explora nuestro portal Alegra y simplifica la forma en la gestionas la información de tus clientes:

¿Cuáles estrategias usas para mejorar la gestión de cartera con tus clientes? Comparte tu opinión en la caja de comentarios.

Consulta más información sobre gestión y administración financiera en la sección de Finanzas en Siempre Al Día

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