Costos en los estados financieros y las notas: interacción con el equipo de operaciones y de producción
Equipo Siempre al Díа
Actualizado el: 06 Jun 2024
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9 min de lectura
¡Lleva tu rol como profesional contable a otro nivel generando sinergias con otros equipos! Aquí te contamos cómo explorar el potencial del equipo de operaciones y de producción aprovechando su experiencia y conocimiento.
Descubrirás cómo una comunicación más efectiva con este equipo puede potenciar tus revelaciones sobre costos en los estados financieros y sus notas a través de la gestión del margen bruto, del punto de equilibrio y de las estrategias de inversión.
El poder del margen bruto en las revelaciones sobre el costo y la toma de decisiones
El margen bruto es la forma en la que las Pymes miden la gestión entre las ventas y el costo, se expone en porcentaje y su fórmula es: (ingresos de actividades ordinarias-costos)/ingresos de actividades ordinarias.
Si este indicador tiene un resultado positivo, demuestra que la entidad genera rentabilidad analizando sus ventas y el costo en el que incurre para generarlas, si es negativo, evidencia que genera pérdida desde dicha relación.
Para conocer en detalle cómo se compone el costo y por qué se está generando pérdida o utilidad, la comunicación con el equipo de operaciones o de producción es clave.
Al respecto, se recomienda generar reuniones periódicas con este equipo en las que analizar aspectos como:
- Cuáles son los componentes del costo por producto: mano de obra directa, materia prima, costos indirectos de fabricación y costos por servicios.
- Si hay o no una buena trazabilidad entre la gestión de inventario y de costos.
- Qué hallazgos han identificado desde el equipo de operaciones que puedan generar una alza o baja en los costos de producción.
- Validar el aprovechamiento y abastecimiento de materias primas, entre otras estrategias.
Se recomienda que la conversación sea dirigida en gran parte por este equipo, así obtendrás muchos más hallazgos de la gestión de inventarios, las necesidades de inversión, las falencias o mejoras a los procesos y otros datos que pueden ser relevantes para análisis financiero.
Tip Alegra: Si deseas explorar más detalle sobre el reconocimiento del costo y su relación con el inventario, antes de iniciar conversaciones con el equipo de operaciones, en este artículo puedes consultar más información: Reconocimiento del costo: relación con el inventario y pautas para mejorar y auditar el registro contable.
Costos en los estados financieros para la gestión del punto de equilibrio
Es común encontrar que las empresas, una vez calculado su margen bruto y creyendo conocer su costo, enfrenten desafíos al intentar determinar su punto de equilibrio.
Este obstáculo surge debido a que, si bien el margen bruto puede calcularse utilizando el costo total, para determinar el punto de equilibrio es necesario desglosar los costos por tipo y comprender su comportamiento.
Aquí es donde está el verdadero reto para tener un insumo fiable, cuando no hay una adecuada gestión, no hay seguimiento a los costos ni a su clasificación como variables o fijos, es necesario ir al detalle de cuentas y empezar a clasificar una a una y para esto es crucial la comunicación con el equipo de operaciones o producción.
Cuando se logre la clasificación adecuada, no se debe olvidar que algunos costos fijos pueden cambiar a un comportamiento variable o escalonado dependiendo de la capacidad de producción, los volúmenes requeridos o la apertura de nuevos puntos de venta. Por tanto, es esencial realizar revisiones periódicas a los costos así estén bien clasificados.
Atendiendo esto, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos para lograr una correcta depuración del costo, así la determinación del punto de equilibrio será adecuada para la toma de decisiones:
| Paso | Detalle |
| Identificar el tipo de costo | Clasificar los costos en al menos las siguientes categorías: – Materia prima. – Mano de obra directa. – Costos indirectos de fabricación (insumos, mano de obra, depreciación, mantenimiento, etc.). – Costos por servicios (maquila, tercerización, etc.). |
| Identificar el comportamiento de la cuenta | Identificar los costos clasificados según su comportamiento como variable, fijo o mixto. |
| Establecer las bases para presupuestos y proyecciones | Identificar con base en los anteriores puntos, cuáles serían los inductores que generan sensibilidad en los modelos financieros y clasificar en dichos modelos el comportamiento de cada costo: – Variable: conforme al incremento en ventas o unidades procesadas. – Fijo: para que quede estático sin importar la escalabilidad del modelo. – Mixto: en donde se pueda identificar su parte variable y fija al escalar el modelo. |
| Particularidades y excepciones | Existen costos que surgen sólo con determinados clientes o sectores y que tienen un comportamiento que no está anidado al número de ventas, por ejemplo, por: – Alguna condición de mercado (como cuotas de fomento para el sector cacao o café). – Procesos de calidad adicionales (certificados internacionales y locales). – Manipulación de inventario, distribución, congelamiento (como en el sector retail). Es necesario validar de todos estos, los que correspondan realmente a costos y no a gastos de venta e incluirlos en el análisis de punto de equilibrio. |
Luego de estas revisiones y clasificaciones conviene validar la información a presentar en estados financieros y notas, seguramente surjan algunos ajustes o mejoras a los procesos de registro.
Tip Alegra: Contar con una herramienta que te apoye con la gestión de inventario y a encontrar los registros contables de forma automática es un alivio. Explora la Contabilidad Inteligente con Alegra.
Identificar el foco de las necesidades de inversión
Además de ser la base para identificar el punto de equilibrio y validar la viabilidad de la información expuesta como margen bruto, la identificación de los componentes del costo y su naturaleza es primordial en las decisiones de inversión.
Aquí es donde la comunicación con el equipo de operaciones y de producción se vuelve más aguda y detallada. Generalmente, cuando hay proyectos de inversión la principal pregunta que se le hace a la Pyme es: ¿Para qué se necesita la inversión?
Y aunque suene obvio saber “para qué”, en ocasiones la gerencia no tiene claro o por lo menos, sustentado, en qué va a realizar la inversión y si esta realmente le va a agregar valor o no.
Por esto, la conversación con el equipo de operaciones y el equipo financiero es clave, ya que ambos pueden orientar a la gerencia a revisar diferentes caminos de inversión con base en el resultado financiero obtenido.
A continuación, se exponen 3 estrategias de inversión donde se evidencia la sinergia que se espera entre estos equipos para lograr hallazgos para la toma de decisiones:
| Estrategias de inversión | Comunicación entre el equipo financiero y el de operaciones |
| Agregar valor al producto | Desde el equipo de operaciones se puede determinar si hay características del producto que se puedan mejorar con la inversión, para aumentar su valor en el mercado. Algunas mejoras al producto pueden ser: aumentar su vida útil, ser más sostenible, tener un mejor diseño, tener un mejor sabor, entre otras. Con este tipo de estrategias se espera que el margen bruto incremente vía aumento de precio de venta o aumento de ventas, en este proceso, la función del equipo financiero es medir la viabilidad en relación inversión-venta-costo. |
| Disminuir costos | Contrario a lo anterior, el enfoque de esta inversión es mejorar la producción a través de eficiencias y de esta forma aumentar el margen bruto vía disminución de costos. Para esto el equipo de operaciones puede sugerir: mantenimientos preventivos, actualización de maquinaria o repuestos, balanceo de línea, automatización de procesos, capacitación a empleados, implementar jornadas menos extensas de trabajo, etc. La función del equipo financiero es medir la viabilidad de realizar este tipo de inversiones versus el resultado esperado en margen bruto. |
| Aumentar la capacidad de producción | Esta estrategia se concentra en aumentar la capacidad de producción cuando hay una clara necesidad del mercado que no se ha podido atender porque los recursos de la entidad son limitados, es una de las más llamativas para inversión. El equipo de operaciones debe exponer qué se necesitaría para incrementar la capacidad: personal, maquinaria, abastecimiento, nuevas locaciones, mejoras en procesos logísticos con mayor cobertura, etc. En esta, el financiero debe validar si realmente escalando el modelo se genera valor o no. |
Revelación de información financiera asociada al costo
Toda la información relacionada en este artículo, podrá ser un gran insumo para revelar información, tanto en los estados financieros como en las notas, se recomienda acompañar la información del estado de resultados, teniendo en cuenta:
- Evidenciar a qué se deben las variaciones y diferencias del costo período a período.
- Cuáles son los costos más relevantes que determinan un peso importante en la estructura total del costo.
- Qué cambios hubo o habrá en la operación, debido a estrategias comerciales o de inversión y qué se espera de acuerdo con las proyecciones financieras.
- Analizar la información y clasificarla por materialidad y relevancia antes de incorporarla en las notas a los estados financieros.
- Validar estrategias para mejorar el ciclo de efectivo con base en la rotación de inventarios.
Hasta aquí se evidencia la importancia de tener una buena comunicación con el equipo de operaciones para fortalecer el análisis financiero. ¿Has tenido conversaciones estratégicas con el equipo de operaciones? O, por el contrario, ¿aún no has tenido la oportunidad de hacerlo? Cuéntanos en los comentarios tu experiencia al respecto.
Si deseas explorar estrategias con otros equipos, en este artículo encontrarás pautas para mejorar las revelaciones sobre gasto de venta gracias a la comunicación con el equipo comercial: Estrategias al elaborar las notas a los estados financieros: comunicación con el equipo comercial.
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Equipo Siempre al Día 👋
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Excelente información!
Siempre es importante comprender el detalle de las cifras para su medición, muy bien explicado, estoy de acuerdo en que la comunicación constante entre áreas es fundamental para este objetivo.