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Retención en la fuente a título de renta entre contribuyentes: ¿Cuándo es aplicable y cuándo no?

¿Sabías que la retención en la fuente es uno de los mecanismos clave para garantizar el recaudo de impuestos en Colombia? Este método permite que el Estado reciba anticipadamente los fondos necesarios para financiar sus gastos y servicios públicos. 

Siempre Al Día

Actualizado el: 05 Nov 2024

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10 min de lectura

Retención en la fuente entre contribuyentes

Este editorial te guiará a través de los conceptos fundamentales, la mecánica de la retención y las responsabilidades de los agentes de retención, ayudándote a entender cómo funciona la retención en la fuente entre contribuyentes y qué implica para los futuros profesionales de contaduría. 

Para que todo te quede claro, ¡Empecemos por el principio! 👇

¿Qué es la retención en la fuente y cómo funciona? 

La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo que permite al Estado obtener de forma anticipada ciertos impuestos, como el impuesto sobre la renta y el impuesto al valor agregado —IVA—.

La retención en la fuente asegura que estos impuestos se recauden en el mismo momento en que se generan los ingresos. Este mecanismo aplica tanto a personas naturales como a jurídicas y es una herramienta eficaz para mejorar el flujo de efectivo del Estado.

Características clave de la retención en la fuente:

  • Anticipación de recaudo: el Estado recibe los impuestos gradualmente durante el año fiscal.
  • Asegura el cumplimiento tributario: al aplicar la retención en transacciones, reduce la evasión.
  • Aplicación a distintas transacciones: la retención puede darse en compras de bienes, prestación de servicios, entre otros.

Te puede interesar: Impuesto al valor agregado: ¡Te contamos todo sobre el IVA en Colombia!

¿Qué son los contribuyentes?

Los contribuyentes son personas naturales o jurídicas que están legalmente obligadas a contribuir al sostenimiento del Estado a través del pago de impuestos. 

El artículo 515 del Estatuto Tributario —ET— nos dice:

Son contribuyentes las personas naturales o jurídicas, sus asimiladas, y las entidades públicas no exceptuadas expresamente, que intervengan como otorgantes, giradores, aceptantes, emisores o suscriptores en los documentos.

Así mismo es contribuyente aquel a cuyo favor se expida, otorgue o extienda el documento.

¿Cómo funciona el mecanismo de retención en la fuente?

La retención en la fuente funciona mediante una retención que el comprador (agente de retención) aplica sobre el pago que realiza al vendedor (contribuyente). Esta retención no se queda en manos del agente de retención, sino que debe ser reportada y consignada a la Dian en los plazos establecidos por ley.

👉Por ejemplo, cuando una empresa compra productos a un proveedor, en lugar de pagarle el monto completo, la empresa retiene un porcentaje por concepto del impuesto de renta, (2,5 % para declarantes o 3,5 % para no declarantes) que se enviará a la Dian como un adelanto del impuesto del proveedor.

🚀 Tip Alegra: El agente de retención es la persona o entidad responsable de aplicar la retención en la fuente y transferir el monto retenido a la Dian. En la mayoría de las transacciones, el agente de retención es el comprador, aunque en ciertos casos, el propio vendedor puede ser autorizado para retener el impuesto a sí mismo, denominándose autorretenedor.

Retención en la fuente entre contribuyentes

Reglas entre regímenes tributarios

Comprador: Gran contribuyente autorretenedor
TransacciónTipo de contribuyenteDescripción
VendedorGran contribuyente autorretenedorNo corresponde realizar la retención a título del impuesto de renta, ya que el vendedor es un gran contribuyente que se autorretiene.
Gran contribuyenteSe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
Responsable de IVASe efectúa retención a título del impuesto de renta debido a que el vendedor no es autorretenedor.
No responsable de IVASe efectúa retención a título del impuesto de renta debido a que el vendedor no es autorretenedor.
Comprador: Gran contribuyente
TransacciónTipo de contribuyenteDescripción
VendedorGran contribuyente autorretenedorNo corresponde realizar la retención a título del impuesto de renta, ya que el vendedor es un gran contribuyente que se autorretiene.
Gran contribuyenteSe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
Responsable de IVASe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
No responsable de IVASe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
Comprador: Responsable de IVA
TransacciónTipo de contribuyenteDescripción
VendedorGran contribuyente autorretenedorNo corresponde realizar la retención a título del impuesto de renta, ya que el vendedor es un gran contribuyente que se autorretiene.
Gran contribuyenteSe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
Responsable de IVASe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
No responsable de IVASe debe realizar la retención a título del impuesto de renta, dado que el vendedor no tiene la condición de autorretenedor.
Comprador: No responsable de IVA
TransacciónTipo de contribuyenteDescripción
VendedorGran contribuyente autorretenedorEn relación con la retención a título del impuesto de renta, es fundamental recordar que el hecho de que un contribuyente no genere IVA no implica que esté exento de realizar retenciones a título del impuesto de renta, ya que pueden darse las siguientes situaciones:
a. Cuando se trate de pagos laborales (según el artículo 383 del ET).

b. En pagos de honorarios y servicios personales, como lo indica el parágrafo 2 del artículo 383 del ET.

c. Para pagos relacionados con premios o rifas (artículo 402 del ET).

d. En transacciones hacia personas o empresas extranjeras no domiciliadas en Colombia (artículo 406 del ET).

En definitiva, cualquier persona, sea o no responsable de IVA, que realice pagos en alguno de estos conceptos, está obligada a efectuar la retención en la fuente correspondiente.
Gran contribuyente
Responsable de IVA
No responsable de IVA

¡Veamos algunos ejemplos!

1. Supongamos que la empresa “ABC” en calidad de gran contribuyente autorretenedor, le compra mercancías por valor de $5.600.000, IVA no incluido, a la empresa “XYZ” en calidad de gran contribuyente, la contabilización sería la siguiente:

CuentaDébitoCrédito
Compra mercancía$5.600.000
IVA general 19 %$1.064.000
Retención en la fuente 2,5 %$140.000
Efectivo y equivalentes$6.524.000

👉 Al valor de la compra de la mercancía, $5.600.000, se le añade el IVA del 19 %, equivalente a $1.064.000, y se le descuenta la retención aplicada del 2,5 % por concepto de compras. Esto da como resultado un total a pagar de $6.524.000.

2. Supongamos que la empresa “ZXY” en calidad de responsable de IVA, le compra mercancías por valor de $7.400.000, IVA no incluido, a la empresa “QWE” en calidad de gran contribuyente autorretenedor, la contabilización sería la siguiente:

CuentaDébitoCrédito
Compra mercancía$7.400.000
IVA general 19 %$1.406.000
Efectivo y equivalentes$8.806.000

👉 Al valor de la compra de mercancía de $7.400.000 se le suma el IVA del 19 %, que equivale a $1.406.000. Dado que el vendedor es autorretenedor, no se aplica retención en la fuente a título de impuesto de renta, por lo que será el mismo vendedor quien deba autopracticársela. Así, el total a pagar es de $8.806.000.

3. Supongamos que la empresa “TYU” en calidad de responsable de IVA, le compra mercancías por valor de $11.500.000, a “Pepito Pérez” en calidad de No responsable de IVA (no declarante), la contabilización sería la siguiente:

CuentaDébitoCrédito
Compra mercancía$11.500.000
Retención en la fuente 3,5 %$402.500
Efectivo y equivalentes$11.097.500

👉 Al valor de la compra de la mercancía, $11.500.000, se le descuenta la retención aplicada del 3,5 % por concepto de compras. Esto da como resultado un total a pagar de $11.097.500.

Autorretenedor del impuesto sobre la renta

Ten presente que los requisitos para ser autorretenedor no solo aplican a grandes contribuyentes, es autorretenedor quien cumpla con las siguientes condiciones:

  1. Ser residente en el país en caso de las personas naturales o tener domicilio en el país si se trata de personas jurídicas, responsables del impuesto sobre la renta en el régimen ordinario o de ingresos y patrimonio. 
  2. Estar inscrito en el Registro Único Tributario – RUT, por un tiempo igual o superior a tres años. El registro debe reportar que el contribuyente está activo en las actividades que desarrolla y la información se encuentra actualizada.  
  3. Haber obtenido ingresos brutos en el año gravable anterior superiores 130.000 Unidades de Valor Tributario —UVT— vigentes a la fecha de la solicitud. El valor de la UVT para el 2024 es de $47.065 pesos colombianos. 
  4. Tener un número superior a cincuenta clientes que le practiquen retención en la fuente por el impuesto sobre la renta. 
  5. No encontrarse en proceso de liquidación, reorganización, reestructuración, concordato o toma de posesión. La sola solicitud de admisión a uno de estos procesos a las autoridades competentes determinará el rechazo a la solicitud, independiente que el contribuyente se encuentre al día con sus obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarías. 
  6. No haber presentado pérdidas fiscales en los tres períodos gravables anteriores a la fecha de presentación de la solitud. Sólo se admitirán aquellas pérdidas fiscales producidas por la aplicación de beneficios fiscales. Para validar este requisito es indispensable, que se adjunte en la solicitud una certificación emitida por contador público o revisor fiscal, según corresponda, donde declare que las pérdidas reflejadas en las declaraciones tributarias tuvieron ese origen.  
  7. Encontrarse al día en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, en cuanto a presentación y pago de las mismas, a la fecha de la radicación de la solicitud y durante el término de estudio de esta. 
  8. No encontrarse incurso dentro de las causales de suspensión de la autorización para actuar como autorretenedor de que trata los numerales 2° y 3° del artículo 4° de la Resolución 005707 de agosto 05 de 2019. 

El solicitante también puede obtener la calidad de autorretenedor si cumple alguna de las siguientes condiciones:

  • Demuestra que sus ingresos brutos, referidos en el numeral 3º, superan los 630.000 UVT; en este caso, no se exigirá cumplir con el número de clientes indicado en el numeral 4º.
  • Posee una participación estatal, sin importar el porcentaje, y cuenta con un patrimonio superior a 290.000 UVT.
  • Ha sido autorizado como Zona Franca Permanente Especial, cumpliendo los requisitos establecidos en la Ley 1004 de 2005 y el Decreto 2147 de 2016, o en las normas que los modifiquen o complementen.

En estos dos últimos casos, no será necesario cumplir con los requisitos de los numerales 3º y 4º.

👉 La calidad de autorretenedor puede obtenerse de dos formas: primero, mediante una resolución emitida por el subdirector de Recaudo, a petición de los contribuyentes que cumplan con los requisitos especificados en la Resolución 005707 del 5 de agosto de 2019 y la Resolución 000026 del 26 de febrero de 2024. La segunda forma es a través de un decreto expedido por el Gobierno Nacional, en ejercicio de las facultades contempladas en el parágrafo 2° del artículo 365 del Estatuto Tributario, como en el caso del Decreto 2201 de 2016.

Te puede interesar: ¡Aprende qué es un gasto y cómo debe contabilizarse! 

Entender la retención en la fuente es esencial para los futuros contadores, pues es un mecanismo de recaudo que afecta las finanzas y las obligaciones tributarias de cada entidad. 

Si quieres profundizar más sobre este tema y otros aspectos de la contabilidad y los impuestos, visita el portal Siempre Al Día y mantente informado de las actualizaciones en legislación y buenas prácticas en contabilidad.

Gracias por llegar hasta aquí,
Equipo Siempre al Día 👋

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Yesica
Yesica
3 meses hace

Le entiendo mas a ustedes que a mi profesor, muchas graciasssss me quedo super claro este tema porfin!

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