¿Qué es un gasto y cómo debe contabilizarse?

Descubre en este editorial qué significa exactamente un gasto en el contexto contable, cuáles son sus tipos y cómo debe causarse adecuadamente. ¡Sigue leyendo! 👇

¿Qué es un gasto?

En contabilidad, un gasto se refiere a la salida de dinero o al uso de recursos de una empresa, destinados a mantener sus operaciones, generar ingresos o cumplir con sus objetivos. 

A diferencia de los costos, los gastos no se reflejan directamente en la construcción del producto final, sino que son desembolsos indirectos que apoyan el funcionamiento general de la empresa. Esto los convierte en elementos clave para asegurar la continuidad y eficiencia del negocio, aunque no intervengan de forma visible en el proceso productivo.

Algunos ejemplos comunes de gastos incluyen:

• Salarios y seguridad social del personal de administración y ventas.
• Arrendamiento de oficinas o locales de ventas.
• Servicios públicos como agua, electricidad o internet de las oficinas o locales.
• Publicidad y marketing para la promoción de productos o servicios.
• Mantenimiento de la planta, como reparaciones, instalaciones o equipos de oficina.

🚀 Tip Alegra: Los gastos representan aquellas erogaciones que no pueden vincularse directamente con la creación de un producto, pero que son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa en su conjunto. Por ello, es crucial identificarlos y contabilizarlos correctamente, asegurando la transparencia en los estados financieros y una gestión eficiente de los recursos.

Clasificación de los gastos

En la gestión contable de una empresa, los gastos se dividen en diversas categorías que permiten una correcta organización y análisis de las finanzas. Estas clasificaciones ayudan a entender mejor cómo se emplean los recursos y a optimizar la toma de decisiones en torno a la eficiencia operativa. 

👉 Te presentamos la clasificación más común de los gastos, con base en su naturaleza y propósito dentro de la organización:

1. Gastos operacionales

Los gastos operacionales son aquellos necesarios para el funcionamiento cotidiano de la empresa, aunque no estén directamente vinculados con la producción de bienes o servicios. Estos gastos son recurrentes y forman parte del presupuesto regular de la empresa. Algunos incluyen:

• Salarios de empleados administrativos y operativos.
• Suministros de oficina, como papelería o equipos.
• Arriendo de oficinas o locales comerciales.
• Publicidad y promoción de productos o servicios.

2. Gastos no operacionales

Los gastos no operacionales son aquellos que no están previstos dentro de la operación diaria de la empresa. Suelen ser imprevistos y no forman parte del presupuesto habitual. Algunos ejemplos son:

• Multas o sanciones legales.
• Reemplazo de equipos obsoletos o dañados.
• Demandas legales o gastos por litigios.

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¿Cómo se contabiliza un gasto?

La contabilización de los gastos es clave para mantener una gestión financiera precisa y transparente en la empresa. Te recomendamos el siguiente proceso para contabilizar un gasto de manera adecuada:

• Identificación del gasto: el primer paso es reconocer el hecho económico que genera el gasto. Esto puede ser la compra de un bien, la contratación de un servicio, o cualquier otra actividad que implique una salida de recursos.
• Asignación de la cuenta correcta: dependiendo del tipo de gasto (operacional, no operacional), es importante asignarlo a la cuenta contable adecuada. Este paso es crucial para obtener estados financieros precisos.
• Registro en el libro diario: se debe registrar el gasto en el libro diario de la empresa, siguiendo el principio de la partida doble. Este principio establece que cada transacción afecta al menos dos cuentas del plan contable:
  a. Cuenta de gasto: se carga con el monto del gasto.
  b. Cuenta de activo o pasivo: se abona la cuenta que corresponde, ya sea una cuenta de caja o bancos si el pago es en efectivo, o una cuenta de proveedores si queda pendiente.

¡Veamos un ejemplo práctico!

Imagina que la empresa “ABC” compra elementos de aseo y cafetería por un valor de $500.000 pesos, que se pagó por medio de una transferencia bancaria. El registro contable se vería de la siguiente manera:

¡Contexto, porfa! 🤓

• El gasto de aseo y cafetería (5195) es de naturaleza débito. Esto indica que la empresa ha incurrido en un gasto en materiales de aseo y cafetería, lo cual incrementa el saldo de la cuenta de gasto.
• Bancos (1110) se acredita por $500.000. Este asiento refleja que el dinero ha salido de la cuenta bancaria de la empresa, disminuyendo así el saldo disponible en la cuenta de activos.

¿Qué consecuencias tiene no contabilizar correctamente los gastos?

Llevar una contabilidad desorganizada o no registrar correctamente los gastos puede traer diversas consecuencias negativas para una empresa. Entre ellas, se incluyen:

• Distorsión de los estados financieros: los errores en la contabilización pueden generar informes incorrectos, lo que afectará la toma de decisiones.
• Problemas fiscales: no registrar correctamente los gastos puede dar lugar a problemas con las autoridades fiscales, incluyendo sanciones o multas.
• Dificultad para acceder a financiamiento: los bancos y otras entidades financieras requieren estados financieros precisos para evaluar la solvencia de una empresa.

Ahora que ya sabes qué es un gasto, los tipos que existen y cómo debes contabilizarlos correctamente, te invitamos a seguir explorando más sobre temas contables en nuestro portal Siempre Al Día para estar siempre informado y al día con las mejores prácticas.