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¿Qué es el RUT y para qué sirve?

Imagina que estás dando tus primeros pasos en el mundo de la contaduría y un cliente llega a ti con una pregunta básica pero esencial: “¿Qué es el RUT y por qué lo necesito?” Este término, que probablemente escucharás cientos de veces a lo largo de tu carrera, es uno de los pilares del sistema tributario colombiano.

Equipo Siempre Al Díа

Actualizado el: 16 Ene 2025

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12 min de lectura

qué es el rut

Si eres estudiante de contaduría, entender el RUT es fundamental para tu carrera y para orientar a futuros clientes o empresas. ¡Sigue leyendo y conoce qué es y para qué sirve! 👇

¿Qué es el RUT?

El Registro Único Tributario —RUT— es el sistema de identificación, ubicación y clasificación que utiliza la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales —Dian— para gestionar a las personas y entidades que tienen obligaciones fiscales en Colombia. 

En términos simples, el RUT funciona como la cédula de identidad fiscal, centralizando información sobre quiénes deben cumplir con los impuestos, cómo hacerlo y cuáles son sus responsabilidades específicas.

El RUT aplica tanto para personas naturales como jurídicas, sin importar si son contribuyentes, responsables del IVA, agentes de retención o simplemente no declarantes. Es un requisito esencial para operar dentro del marco legal en el país. (Ver Artículo 555-2 del Estatuto Tributario —ET—)

¿Para qué sirve el RUT?

El RUT tiene múltiples funciones que lo convierten en una herramienta clave para la Dian y para quienes desarrollan actividades económicas:

  • Identificación tributaria: permite a la Dian registrar y controlar a los contribuyentes y responsables de tributos en el país.
  • Facilita transacciones legales: sin el RUT, muchas actividades comerciales, como facturación o contratación, no son posibles.
  • Clasificación de responsabilidades: especifica las obligaciones tributarias, como el impuesto de renta, IVA o retenciones.
  • Requisito para otros trámites: por ejemplo, al abrir una cuenta bancaria para actividades comerciales o al registrar una empresa.

Qué es el RUT

¿Qué es el NIT?

Como lo establece el artículo 555-1 del ET, el Número de Identificación Tributaria —NIT— es un código único asignado por la Dian a contribuyentes, responsables, agentes retenedores y declarantes en Colombia. Este número permite identificar a cada persona natural o jurídica para efectos tributarios, asegurando un control adecuado sobre sus obligaciones fiscales.

Te puede interesar: Dian reafirma la vigencia indefinida del RUT y aclara procedimientos para para verificar su autenticidad

Beneficios del RUT

Contar con el RUT no solo es una obligación, sino que también ofrece ventajas significativas:

  • Formalización económica: permite operar dentro del marco legal, evitando sanciones o multas.
  • Acceso a servicios financieros: muchas entidades bancarias requieren el RUT para abrir cuentas empresariales o emitir créditos.
  • Participación en contratos públicos: para contratar con el Estado, es indispensable tener el RUT actualizado.
  • Control fiscal organizado: ayuda al contribuyente a conocer sus responsabilidades y a la Dian a monitorear el cumplimiento.

Obligados a inscribirse en el RUT

La Dian establece que deben inscribirse en el RUT:

  • Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras por cada establecimiento permanente o sucursal que tengan en el territorio nacional.
  • Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras están obligadas a inscribirse en el RUT para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, incluida la de declarar por las rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional percibidas directamente y no atribuibles a algún establecimiento permanente o sucursal en el país, cuando ello proceda de conformidad con lo previsto en los artículos 591 y 592 del ET.
  • Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el impuesto sobre las ventas —IVA— y/o con presencia económica significativa —PES— en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título de IVA, prevista en el numeral 3 del artículo 437-2 del ET, deberán inscribirse para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, incluidas las de recaudar, declarar y pagar el impuesto sobre las ventas —IVA—, de conformidad con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 420 y parágrafo 2 del artículo 437 del ET.
  • Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás impuestos administrados por la Dian.
  • Los patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera y aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual.
  • Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales.
  • Los inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia, titulares de inversiones de capital del exterior de portafolio, independientemente de la modalidad o vehículo utilizado para efectuar la inversión.
  • Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras.
  • Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal.
  • Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales no responsables del impuesto nacional al consumo de restaurantes y bares.
  • Los responsables del IVA y no responsables de dicho impuesto.
  • Las personas o entidades no responsables del IVA, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales están obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada.
  • Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo.
  • Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM.
  • Los agentes retenedores.
  • Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
  • Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
  • Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo.
  • Los sujetos sobre los cuales la Dian requiera la inscripción para efectos del control del cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
  • Las personas que decidan acogerse voluntariamente al Impuesto Unificado SIMPLE.
  • Quienes estén obligados al cumplimiento con las obligaciones sustanciales y formales de las estructuras sin personería jurídica o similares.

No obligados a inscribirse en el RUT

Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:

  • Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior, sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.

🚀 Tip Alegra: Ten presente que la inscripción en el RUT debe realizarse antes de iniciar cualquier actividad económica, de cumplir con las obligaciones administradas por la Dian, o de llevar a cabo operaciones como importador, exportador o usuario aduanero. Este requisito es fundamental para operar de manera legal y cumplir con el marco tributario colombiano.

En el caso de las personas naturales que adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios durante el año gravable correspondiente, de acuerdo con los artículos 592, 593 y 594-1 del ET, el plazo para inscribirse en el RUT se extiende hasta la fecha límite establecida para presentar dicha declaración. Sin embargo, esto no exime la obligación de inscribirse en el RUT si se presenta una situación que requiera registro anticipado.

Te puede interesar nuestro editorial, Suspención del RUT: implicaciones de no tener este documento actualizado

¿Tiene costo la inscripción al RUT?

La inscripción en el RUT es totalmente gratuita. Este trámite puede realizarse en línea a través de la plataforma de la Dian o de manera presencial en sus oficinas. Es importante tener en cuenta que, aunque no tiene costo, el incumplimiento o errores en el proceso pueden acarrear sanciones económicas.

Actualización del RUT

La actualización del RUT es una responsabilidad exclusiva del contribuyente. Este debe realizarla dentro del mes siguiente al hecho que origine el cambio en la información registrada. Mantener el RUT actualizado es fundamental para garantizar que los datos reflejen correctamente las actividades económicas y obligaciones fiscales del contribuyente.

Los contribuyentes pueden modificar gran parte de la información registrada en las 7 hojas del RUT mediante el portal transaccional de la Dian. Sin embargo, existen excepciones y restricciones importantes:

  • Información de datos de identificación.
  • Dirección (casilla 41): la dirección puede ser modificada virtualmente, pero únicamente dos veces dentro de un período de seis meses. Si se requieren cambios adicionales, el trámite deberá realizarse de forma presencial con cita previa en la Dian.
  • Responsabilidades Tributarias, Aduaneras y Cambiarias (casilla 53): no es posible eliminar responsabilidades tributarias asignadas, aunque sí pueden agregarse nuevas, con excepción de las que requieren resolución específica de la Dian, como:
    • Autorretenedor.
    • Gran Contribuyente.
    • Profesional en la Compra y Venta de Divisas.
    • Agente de Retención en Ventas.

👉 Para cambiar de renta ordinaria a renta especial, es necesario presentar y obtener la aprobación de una solicitud de calificación, readmisión o actualización. Este cambio será gestionado automáticamente por la Dian tras la aprobación.

  • Usuarios Aduaneros (casilla 54): las modificaciones relacionadas con esta casilla no pueden realizarse a través del portal virtual.

¿Cómo inscribirse en el RUT?

El proceso RUT es un trámite esencial que puede realizarse de manera presencial o electrónica:

1. Inscripción presencial en la Dian: el trámite puede realizarse directamente en las instalaciones de la Dian bajo las siguientes condiciones:

  • Por el interesado: la persona que requiere la inscripción debe presentarse con los documentos que acrediten su identidad y cumplir con los requisitos establecidos.
  • Por un representante legal: si quien realiza el trámite actúa en representación de una persona jurídica o natural, deberá presentar documentos que certifiquen su calidad de representante legal.
  • Por un apoderado: el trámite también puede ser efectuado por un apoderado debidamente acreditado. Este no necesita ser abogado, pero debe contar con un poder formal que respalde su actuación.

2. Inscripción electrónica a través de la página web de la Dian: la inscripción también puede realizarse de manera virtual, ingresando al portal de la Dian. Este método está disponible para personas naturales identificadas con cédula de ciudadanía colombiana que no realicen actividades mercantiles. Antes de completar el trámite, el sistema realizará una verificación de los datos ingresados para garantizar su validez.

3. Inscripción en otros puntos autorizados: además de las oficinas de la Dian y su portal web, la inscripción puede formalizarse a través de:

  • Cámaras de comercio: en el caso de empresas o personas jurídicas, la inscripción puede realizarse al momento de tramitar la matrícula mercantil.
  • Ventanilla única empresarial —VUE—: este servicio facilita la inscripción para quienes estén emprendiendo o formalizando negocios.
  • Entidades públicas o privadas facultadas por la Dian: estas entidades han sido autorizadas para actuar como intermediarias en la inscripción del RUT.

Sanciones por incumplimiento de la obligación de inscripción en el RUT

No inscribirse en el RUT o hacerlo fuera del tiempo estipulado puede conllevar sanciones como:

  1. Sanción por no inscribirse en el RUT antes del inicio de actividades: las personas o entidades obligadas a inscribirse en el RUT antes de iniciar actividades económicas estarán sujetas a las siguientes sanciones:
  • Clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina: el cierre se realizará por 1 día por cada mes o fracción de mes de retraso en la inscripción.
  • Multa para quienes no tengan establecimiento físico: se impondrá una sanción equivalente a 1 Unidad de Valor Tributario —UVT— por cada día de retraso en la inscripción.

  1. Sanción por no actualizar el RUT dentro del plazo establecido: si una persona o entidad ya inscrita en el RUT no actualiza su información dentro del mes siguiente al hecho que genera el cambio, aplicarán las siguientes sanciones:
  • Multa por desactualización general: se impondrá una multa de 1UVT por cada día de retraso en la actualización.
  • Multa por desactualización específica: cuando la desactualización afecte la dirección o la actividad económica registrada, la sanción se incrementará a dos 2 UVT por cada día de retraso.

  1. Sanción por proporcionar datos falsos, incompletos o erróneos: si una persona inscrita o que tiene la obligación de inscribirse en el RUT proporciona datos incorrectos o falsos, se aplicará una multa equivalente a cien 100 UVT. Esto incluye información incompleta o equivocada sobre los datos proporcionados al momento de la inscripción o actualización.

🚀 Tip Alegra: La Unidad de Valor Tributario —UVT— para el 2025 quedó definida en $49.799. Por lo tanto, la sanción mínima corresponde a $498.000.

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