Impuesto de Industria y Comercio (ICA): manual práctico para entenderlo

Imagínate: acabas de graduarte, 🎓 llegas a tu primer trabajo y te encargan calcular el impuesto de industria y comercio (ICA) de la empresa. De pronto recuerdas que lo viste por encima en clase y piensas, “¿por dónde empiezo?”. Tranquilo, no estás solo. En este artículo te contaremos qué es el ICA, por qué es clave entenderlo, cómo calcularlo y cómo se diferencia de otros impuestos como el IVA o la retención ICA (ReteICA). 

¿Qué es el ICA? 

Es un impuesto municipal que se aplica a los ingresos brutos generados por actividades industriales, comerciales o de servicios en una determinada ciudad o municipio. Es decir, cada vez que una empresa o persona vende un bien o presta un servicio, una pequeña porción de esos ingresos debe destinarse al municipio en forma de ICA. No importa si el negocio tuvo ganancias o no; el impuesto se calcula sobre lo que se vendió, no sobre la utilidad neta. 📊

¿Por qué es clave entender el ICA?

Porque como futuro contador público o contadora pública te lo encontrarás en tu vida profesional casi con seguridad. Todas las empresas, desde la tienda de la esquina hasta las multinacionales, deben declarar y pagar el ICA en los municipios donde operan.

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¿Quiénes deben pagarlo?

Todos aquellos que realicen actividades gravadas con este impuesto. En concreto, están obligados:

• Empresas (personas jurídicas) que se dediquen a actividades industriales, comerciales o de servicios. Desde una fábrica, una tienda minorista, hasta una empresa de consultoría: si genera ingresos por esas actividades, debe pagar ICA.
• Personas naturales independientes (no asalariadas) que ejerzan esas mismas actividades. Por ejemplo, un profesional que trabaja por cuenta propia, un comerciante que vende sus productos, o un prestador de servicios independiente también entra en la categoría.
• Sociedades de hecho o negocios informales que, aunque no estén formalmente constituidos, realizan actividades comerciales, industriales o de servicios en un municipio.

En otras palabras, si se gana dinero vendiendo algo o prestando un servicio en una ciudad o municipio, legalmente se debe contribuir con el ICA.

🚀Tip Alegra: Un empleado que solo recibe salario de una empresa no paga ICA sobre su sueldo, porque no está «ejerciendo una actividad comercial» por su cuenta, sino trabajando para alguien más. También algunos pequeños negocios pueden estar exentos de declararlo de manera frecuente: en ciertos municipios se les permite declarar una vez al año o están exonerados si sus ingresos son muy bajos (esto varía según la normativa local de cada municipio). 

El dilema del cálculo del ICA

Calcular el ICA puede parecer un desafío al principio, pero vamos a desmenuzarlo paso a paso. Imagina que tienes que averiguar cuánto pagar; sigue estos pasos:

1. Determina los ingresos gravados (base gravable): toma el total de ingresos brutos que el negocio obtuvo en el período en ese municipio o ciudad. Ojo: se excluyen cosas como la venta de activos fijos o exportaciones, que no causan ICA. Normalmente, usarás el total de ventas netas sin  IVA (ya que el IVA es un impuesto aparte, no un ingreso para la empresa).
2. Identifica la tarifa de ICA aplicable: cada municipio establece una tarifa (tasa) según la actividad económica. Esta tarifa suele expresarse en “por mil”. Por ejemplo, un municipio puede fijar 5 × 1.000 (5 por mil) para comercio al por menor, u 8 ×1.000 (8 por mil) para servicios profesionales. Debes buscar en la normativa local cuál es la tarifa para la actividad de la empresa para la cual estás realizando el cálculo.
3. Realiza el cálculo: aplica la tarifa a la base de ingresos. Si la tarifa está dada en por mil, divide la cifra de ingresos entre 1.000 y multiplícala por la tarifa. 

Ejemplo: si los  ingresos gravables del año fueron $100.000.000 y la tarifa es del  5 × 1.000, el impuesto causado sería ($100.000.000 / 1.000) × 5  = $500.000.

4. Resta retenciones (ReteICA) o anticipos: si a tu empresa le practicaron retenciones de ICA (ReteICA) en el transcurso del período —es decir, algunos clientes le retuvieron parte del ICA en los pagos que le hicieron— puedes restar ese valor del total a pagar. Siguiendo el ejemplo, si le retuvieron $200.000 durante el año, entonces se pagaría a la alcaldía la diferencia: $500.000 – $200.000 = $300.000.
5. Verifica la periodicidad: dependiendo de la ciudad y del tamaño del contribuyente, este cálculo podrías tener que hacerlo cada mes, cada bimestre o solo una vez al año. Asegúrate de revisar el calendario tributario de la ciudad o municipio para presentar la declaración y pago a tiempo en las fechas que correspondan.

Diferencias clave entre ICA, IVA y ReteICA

Después de todo esto, quizás te preguntes: ¿en qué se diferencia el ICA de otros impuestos como el IVA? ¿Y ReteICA es otro impuesto distinto? 🤔 No te preocupes, es una confusión común. Veamos las diferencias de manera simple:

Casos prácticos adicionales: diferentes sectores y actividades económicas

Cada sector económico puede enfrentar el ICA de manera un poco distinta. Veamos algunos ejemplos prácticos:

• 🏪 Comercio minorista (tienda de barrio): una tienda de barrio legalmente constituida que vende abarrotes genera ingresos por ventas al detal. Supongamos que en un año vendió $50.000.000. Si la tarifa de ICA para comercio en su municipio es, por ejemplo, 5 × 1.000, el impuesto sería de $250.000. Este negocio probablemente declara el ICA solo una vez al año Además, como sus clientes son personas del común, casi nunca le practican retenciones de ICA.

• 💼 Servicios profesionales (consultor independiente): ahora imaginemos a un consultor freelance que ofrece servicios de diseño gráfico y facturó $100.000.000 en el año. La actividad de servicios profesionales en su ciudad tiene una tarifa de, digamos, 9 × 1.000. El ICA anual sería $900.000. Como este consultor trabaja para varias empresas, es muy posible que algunas le hayan practicado ReteICA en sus pagos. Quizás le retuvieron en total unos $400.000 durante el año. Entonces, al momento de declarar, él solo tendría que pagar la diferencia: alrededor de $500.000. Este caso muestra cómo a los profesionales independientes también les aplica el ICA, y deben tener cuidado de guardar sus certificados de retención para no pagar de más.
• 🏭 Sector industrial (fábrica): consideremos una fábrica de calzado ubicada en Medellín que produce zapatos y los vende a tiendas en diferentes ciudades. Sus ingresos anuales son altos, digamos $1.000.000.000, con una tarifa de ICA industrial del 4 × 1.000  en Medellín. Le correspondería un ICA de $4.000.000 a favor de Medellín por su actividad de fabricación. 

¿Qué pasa con las ventas que hace a otras ciudades? Si la fábrica no tiene sucursal o punto de venta en esas ciudades (solo despacha pedidos desde Medellín), en general el impuesto se paga donde está la planta de producción. 

Pero si la empresa abre, por ejemplo, una oficina de ventas en Bogotá, los ingresos de esa oficina se gravarían con ICA en Bogotá.

Como puedes ver, el ICA está presente en todo tipo de actividades: desde el comercio más pequeño hasta la industria más grande. ¿Ves que no era tan complicado? ¿Qué parte del contenido te pareció más útil? Comparte tu respuesta en la sección de comentarios y sigue consultando nuestro portal contable Siempre Al Día para que estés al tanto de todas las noticias tendencia a nivel tributario, contable y laboral.