¿Cómo se hace la contabilización de una compra de mercancía a contado y crédito?

En este editorial, profundizaremos en cada etapa del proceso de contabilización de una compra, abordando desde los conceptos fundamentales hasta los detalles prácticos que todo estudiante de contaduría debe conocer.

Te proporcionaremos ejemplos detallados y explicaciones claras para que comprendas cómo aplicar estos registros en escenarios de la vida real, ya sea una compra de contado o a crédito. ¡Sigue leyendo! 👇

¿Qué es la contabilización de compras?

La contabilización de compras es el proceso mediante el cual una empresa o entidad registra las transacciones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios. Este registro es esencial, ya que permite llevar un control de los recursos que entran a la empresa, así como mantener la transparencia y la organización en los registros financieros.

Importancia de la contabilización de compras

Contabilizar adecuadamente las compras tiene múltiples beneficios para una organización:

• Visión financiera actualizada: la contabilización permite que las empresas tengan un panorama financiero realista y basado en la situación actual.
• Toma de decisiones informadas: al reflejar la realidad económica actual, la contabilización en contabilidad ayuda a que contadores y empresas tomen decisiones fundamentadas en la situación económica real.
• Cumplimiento de normativas: muchas normativas fiscales exigen que el reconocimiento de ingresos y gastos se haga en el momento en que ocurren, y no solo con base en el flujo de efectivo, por lo que el principio de contabilización es fundamental.

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Ejemplo de contabilización de compras de mercancías de contado

Cuando una empresa adquiere mercancías y paga de inmediato, se realiza una compra de contado. Este tipo de compras no genera cuentas por pagar, ya que se cancela la obligación de pago en el momento de la transacción. 

Veamos un ejemplo de cómo se realiza el asiento contable en estos caso:

Supongamos que la empresa “ABC” compra $5.200.000 más IVA, en camisetas y paga de contado, por medio de una transferencia bancaria. La contabilización sería la siguiente:

¡Contexto, porfa! 🤓

• Compra mercancía (1435): esta cuenta registra la adquisición de mercancía para inventario. Al tener una naturaleza de débito, aumenta con la entrada de los productos adquiridos, en este caso, camisetas, incrementando el saldo en el inventario de la empresa con un valor de $5.200.000.
• IVA general 19 % (2408): se contabiliza el IVA descontable asociado a la compra, que es del 19 % para Colombia. Este importe, de naturaleza débito, refleja el impuesto que la empresa puede deducir en sus declaraciones fiscales, ya que corresponde a una compra destinada a la actividad económica de la empresa.
• Retención en la fuente 2,5 % (2365): los $130.000 representa la retención en la fuente de 2,5 % para declarantes, aplicada sobre la compra. La cuenta 2365, de naturaleza crédito, indica una obligación que la empresa debe pagar a la Dian, al haber sido retenida en el momento de la compra.
• Banco (1110): la cuenta bancaria se acredita por $6.058.000, que es el monto total de la compra más el IVA, menos la retención en la fuente. Este asiento refleja la salida de dinero de la cuenta bancaria de la empresa, disminuyendo así el saldo disponible en sus activos.

Ejemplo de contabilización de compras de mercancías a crédito

Cuando una compra se realiza a crédito, la empresa adquiere la mercancía sin realizar un pago inmediato. En este caso, se genera una cuenta por pagar, lo cual implica que la empresa tiene una obligación de pago en el futuro.

¡Veamos un ejemplo!

Supongamos que la empresa “XYZ” compra $8.000.000 más IVA, en zapatos a crédito de 30 días, la contabilización sería la siguiente:

¡Contexto, porfa! 🤓

• Compra mercancía (1435): esta cuenta registra la adquisición de mercancía para inventario. Al tener una naturaleza de débito, aumenta con la entrada de los productos adquiridos, en este caso, zapatos, incrementando el saldo en el inventario de la empresa con un valor de $8.000.000.
• IVA general 19 % (2408): se contabiliza el IVA descontable asociado a la compra, que es del 19 % para Colombia. Este importe, de naturaleza débito, refleja el impuesto que la empresa puede deducir en sus declaraciones fiscales, ya que corresponde a una compra destinada a la actividad económica de la empresa.
• Retención en la fuente 2,5 % (2365): los $200.000 representan la retención en la fuente de 2,5 % para declarantes, aplicada sobre la compra. La cuenta 2365, de naturaleza crédito, indica una obligación que la empresa debe pagar a la Dian, al haber sido retenida en el momento de la compra.
• Proveedores (2205): la cuenta “Proveedores” se acredita con $9.320.000, representando la deuda que la empresa asume con su proveedor. Este crédito muestra que la empresa no ha realizado el pago inmediato, sino que ha generado una obligación a 30 días, lo cual queda reflejado en esta cuenta de pasivo.

Ten presente que al realizar el pago a los 30 días, por medio de transferencia bancaria, es importante registrar un segundo asiento contable que refleje el pago de la deuda. Su contabilización sería:

¡Contexto, porfa! 🤓

• Proveedores (2205): la cuenta de “Proveedores” se debita por $9.320.000, disminuyendo el saldo en esta cuenta de pasivo y eliminando la obligación de pago registrada inicialmente.
• Banco (1110): la cuenta bancaria se acredita con $9.320.000, mostrando la salida de dinero que cubre la deuda pendiente. Este registro reduce el saldo disponible en la cuenta de activos de la empresa.

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¡Listo! Con estos conocimientos, tendrás las herramientas necesarias para realizar registros contables de manera eficaz y organizada. Si deseas seguir aprendiendo sobre contabilidad y finanzas, ¡explora más contenido en Siempre Al Día para enriquecer tu aprendizaje!