Software de nómina en Colombia: Qué debes tener en cuenta para elegirlo

Diferentes entidades de control exigen a las empresas que reporten correctamente los pagos de nómina, las retenciones y otros conceptos. 

Un buen software de nómina en Colombia debe apoyarte en la generación de estos reportes para que puedas cumplir con los plazos establecidos y evitar sanciones y riesgos, pero también para que tengas información de insumo para análisis y toma de decisiones. 

Al elegir un software de nómina, se deben considerar 7 aspectos clave: normatividad, informes a entes de control, facilidad de uso, integración, soporte, seguridad y funcionalidad en la nube. Aquí te contamos qué debes tener en cuenta para elegir la mejor opción.

7 Aspectos clave a tener en cuenta al elegir un software de nómina en Colombia

Estos son los aspectos más relevantes que debes tener en cuenta al elegir un software de nómina en Colombia:

1. Alineación normativa

Es indispensable que el software respete los lineamientos relacionados con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás derechos laborales establecidos en el Decreto 1072 de mayo 26 de 2015 (considerado como el Decreto Único Reglamentario del sector trabajo) y el Código Sustantivo de Trabajo —CST—. Esto incluye el cálculo correcto de las cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios, horas extras, entre otros.

Si deseas indagar más sobre la normativa laboral en Colombia, te invitamos a consultar nuestros contenidos: Conceptos básicos de nómina, Herramienta para calcular la nómina y Liquidación del contrato laboral.

2. Parametrización requerida para emitir reportes a entes de control

Un software de nómina confiable debe garantizar que toda la información esté organizada y actualizada según las exigencias de la Unidad de Gestión Pensional y de Parafiscales —UGPP— y la Dian. Para validarlo, asegúrate de responder «sí» a estas preguntas clave:

• ¿El software liquida correctamente la seguridad social, parafiscales, prestaciones sociales y otros para preparar la información ante la UGPP?
• ¿Permite el registro de novedades laborales (licencias, incapacidades, bonos)?
• ¿Permite la emisión de nómina electrónica ante la Dian?
• ¿Permite realizar la liquidación de un contrato laboral y contempla indemnizaciones? 
• ¿Calcula las retenciones relacionadas con pagos laborales?

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3. Facilidad de uso

Debe ser fácil de usar para quienes no están especializados en tecnología. La interfaz debe ser intuitiva, con opciones claras para agregar o modificar empleados, crear conceptos de nómina, y generar reportes de manera rápida. 

Procura evaluar qué tipo de actividades operativas puedes suprimir, automatizar o delegar, de manera que tengas claro qué necesidades debe cumplir el software y lo más importante este debe ser un “sí” absoluto ante estas inquietudes.

• ¿Permite el software generar los reportes de forma sencilla e intuitiva, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados?
• ¿Ofrece el sistema una interfaz gráfica amigable y fácil de entender para un usuario con poca experiencia?
• ¿La herramienta simplifica el cálculo y la liquidación de la nómina, automatizando los procesos más complejos?
• ¿Dispone el software de un proceso guiado o de tutoriales que faciliten la configuración y el uso inicial?
• ¿Incorpora funcionalidades con Inteligencia Artificial para suprimir o automatizar tareas operativas en la gestión de nómina y registro de empleados?

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4. Integración con sistemas contables

El software de nómina debe integrarse fácilmente con otros sistemas contables, como el software de contabilidad de la empresa o con plataformas fiscales de la Dian. Esto permite que la información fluya de manera fluida y ahorres tiempo en desarrollos independientes o hojas de cálculo.

Al evaluar la integración de un software de nómina con un software contable las respuestas a las siguientes preguntas debe ser un “sí”:

• ¿Se sincronizan los datos de forma automática entre ambos sistemas sin necesidad de exportaciones o importaciones manuales?
• ¿El software de nómina genera los archivos de asientos contables en un formato compatible con el software contable?
• ¿La integración evita la doble digitación de la información, permitiendo que los datos de nómina se reflejen automáticamente en la contabilidad?
• ¿Permite la herramienta configurar y mapear las cuentas contables de forma flexible para que coincidan con el plan de cuentas de la empresa?

5. Soporte técnico y actualizaciones

Es fundamental que el software cuente con soporte técnico eficiente y actualizado constantemente para estar al día con los cambios normativos. La actualización automática ante cambios fiscales o laborales es un plus que ahorra tiempo y evita errores.

Además, poder realizar consultas es clave sobre todo en el proceso de inducción a la plataforma.

6. Seguridad de la información

La protección de datos es clave. Un software de nómina debe ofrecer niveles adecuados de seguridad, como encriptación de datos y control de acceso, para asegurar que la información confidencial de los empleados esté protegida.

7. Información en la nube

Contar con un software en la nube te garantiza actualizaciones permanentes y el acceso a la información desde cualquier lugar, así podrás visualizar o compartir reportes como el detalle de alguna liquidación o el reporte de la nómina emitida a la Dian.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 1072 de mayo 26 de 2015.
• Congreso de la República de Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo (CST) Decreto Ley 2363 de 1950. 

Recuerda que abrir la discusión en las empresas que asesoras sobre las herramientas que usan es muy importante para tu gestión. Cuéntanos en los comentarios cuál de los 7 puntos mencionados te parece el más relevante evaluar desde tu rol como contador público.

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