¿Cuál es la sanción por no consignar cesantías en Colombia? Cálculos, plazos y qué hacer

Entre las obligaciones laborales de mayor cuidado para los empleadores, se encuentra la consignación oportuna de las cesantías. Este artículo analiza las implicaciones legales y económicas para los empleadores que incumplen esta obligación.

• ¿Cuál es el plazo de consignación? Las cesantías se consignan hasta el 14 de febrero del año siguiente a su causación.
• ¿Qué pasa si hay un atraso en el pago? La sanción es de 1 día de salario por día de mora.

Aquí te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la sanción por no consignar cesantías en Colombia.

Te recomendamos la lectura de nuestros artículos: ¿Cómo se calculan las cesantías en Colombia? y ¿Cómo calcular correctamente los intereses de cesantías? 

¿Cuál es el plazo legal para consignar las cesantías?

De acuerdo con la Ley 50 de diciembre 28 de 1990 que regula el régimen anualizado de cesantías y la Ley 52 de diciembre 18 de 1975 que expone las condiciones para el pago de los intereses, los empleadores deben pagar al empleado como máximo el 31 de enero del año siguiente al de su causación los intereses de cesantías y consignar máximo el 14 de febrero las cesantías al fondo.

Si el 31 de enero o el 14 de febrero cae en un día no hábil, la gestión bancaria debe realizarse con antelación para asegurar que los recursos ingresen efectivamente al fondo en la fecha establecida.

¿Cuál es la sanción por no consignar cesantías a tiempo?

Si el empleador en Colombia no cumple con la consignación de las cesantías a más tardar el 14 de febrero, se activa la sanción prevista en el numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de diciembre 28 de 1990. Esta penalidad o sanción, consiste en el pago de un día de salario por cada día de retraso.

Además, si el empleador no paga los intereses de las cesantías en el plazo estipulado, deberá pagar al trabajador una suma adicional igual al monto de los intereses (artículo 2.2.1.3.8 del Decreto 1072 de 2015).

A diferencia de las cesantías, que deben ir al fondo, esta sanción debe pagarse directamente al trabajador afectado y aplica cuando no se pagaron las cesantías, pero también si se pagaron de forma incompleta (ya sea por error de liquidación o por otras razones).

Ejemplo práctico

La base es el último salario devengado en el año objeto de causación. Por ejemplo, si un trabajador tuvo un salario de $3.000.000 al cierre del año de causación y el empleador se retrasa 90 días en la consignación de las cesantías, la indemnización moratoria sería:

($3.000.000 / 30) × 90 = $9.000.000

Tip Alegra: La sanción por no consignar las cesantías se genera únicamente cuando el empleador no deposita las cesantías en el fondo correspondiente dentro del plazo establecido. Sin embargo, si el empleador debe pagar directamente las cesantías al trabajador y no lo hace, se activa una sanción diferente, según lo estipulado en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). Esta situación ocurre, por ejemplo, al finalizar un contrato de trabajo.

¿Qué pasa cuando la mora en la consignación de las cesantías corresponde a más de un año?

Para estos casos se debe liquidar la indemnización moratoria por cada año individual sobre el salario base de dicho año y realizar la suma de los resultados (ver la Sentencia 076 de enero 31 de 2023 emitida por la Corte Suprema de Justicia). 

¿Cómo funciona la prescripción de esta sanción?

Conforme a lo expuesto en el artículo 488 del CST, la prescripción de las acciones laborales en Colombia es de 3 años. Para la sanción por no consignar las cesantías, este término comienza a contarse desde el 15 de febrero de cada año, momento en que la obligación se hace exigible, aunque cabe anotar que esta prescripción se puede interrumpir por parte del trabajador al interponer un proceso ante el empleador.

Ejemplo práctico

Un trabajador tiene derecho a las cesantías del año 1 que deben consignarse al fondo a más tardar el 14 de febrero del año 2, si el empleador no realiza la consignación, el empleado tiene desde el 15 de febrero del año 2 hasta el 14 de febrero del año 5 para realizar un proceso en contra del empleador por el no pago de cesantías, si no lo hace, desde el 15 de febrero del año 5 quedaría prescrita la obligación.

Sin embargo, hay un punto clave, según la Corte Suprema de Justicia, esta sanción se causa únicamente hasta la terminación del contrato de trabajo. Una vez finalizado el vínculo, la obligación de consignar desaparece y se convierte en la obligación de pagar la liquidación definitiva, lo que podría activar la indemnización moratoria del artículo 65 del CST que corresponde a un día de salario por cada día de retraso.

¿Qué hacer si el empleador no consigna las cesantías?

Ante una omisión, tu recomendación inmediata para las empresas que asesoras debe ser la consignación inmediata del capital en el fondo, incluso si es extemporánea. Esto detiene el contador de días de la sanción moratoria. Posteriormente, se debe evaluar la disposición del trabajador para conciliar o reconocer la deuda por la mora antes de que se inicie un proceso judicial.

¿Realizar pagos parciales exime al empleador de la sanción moratoria?

La respuesta es no. El pago parcial ya sea por errores de cálculo u otra situación no libera al empleador de la sanción. Si la obligación era consignar el 100 % de lo liquidado y solo se consignó una parte, técnicamente se ha incumplido el plazo legal y el trabajador podría reclamar la sanción.

¿Se aplica la sanción si las cesantías se pagan directamente al trabajador?

Pagar las cesantías directamente al trabajador durante la vigencia del contrato es, por regla general, un pago ineficaz o inválido. Los únicos casos en los que se podría justificar que las cesantías se paguen al empleado son los expuestos en el Decreto 1562 de agosto 30 de 2019 (compra, adquisición, construcción o mejora de vivienda o terreno, terminación del contrato de trabajo, sustitución patronal, servicio militar, entre otros).

Cabe anotar que, con la emisión de la Reforma laboral Ley 2466 de junio 25 de 2025 se agregaron dos parágrafos al artículo 99 de la Ley 50 de diciembre 28 de 1990 donde se expone que: el empleador puede aportar el valor mensual que corresponde de cesantías directamente al fondo y reportarlo en la Pila y también se podrán acordar por escrito el pago directo al trabajador de los intereses de cesantías liquidando el 1 % del salario base. 

Tip Alegra: En términos financieros y prácticos, por el flujo de caja de las empresas, la operatividad y la incertidumbre sobre la liquidación de intereses de cesantías al finalizar los contratos laborales, lo mejor sería realizar las consignaciones como se han realizado hasta el momento (14 de febrero máximo las cesantías al fondo y el 31 de enero el pago al empleado de las cesantías liquidadas del año).

¿Qué pasa si se consignan el 15 de febrero y no el 14?

Técnicamente ya existe un día de mora. Aunque por un solo día es difícil que se inicie un litigio o que se justifique una mala fe del empleador, pero el riesgo legal existe desde el primer minuto de retraso.

¿Qué es el principio de buena fe del empleador?

La sanción moratoria no es automática, requiere que un juez evalúe la conducta del empleador. Si la empresa logra demostrar actuó de buena fe (por ejemplo, por un error técnico del banco debidamente probado o una duda razonable sobre la naturaleza del contrato), el juez podría exonerar del pago de la sanción. 

La buena fe implica que el empleador tuvo la convicción de estar cumpliendo con la ley o que el retraso no fue por una mala voluntad.

¿Si el trabajador no elige el fondo, a quién se le consigna?

Es deber del empleador requerir al trabajador para la elección. Si persiste la omisión, lo mejor sería realizar la consignación en un fondo donde la empresa ya tenga otros empleados afiliados para evitar así la mora.

¿Cuál es el procedimiento para reclamar la indemnización por mora en la consignación de las cesantías?

A continuación presentamos una infografía sobre los pasos a seguir por parte de los trabajadores para reclamar la indemnización moratoria:

¿Cómo evitar sanciones? Estrategias clave para contadores

Como contador público, tu rol es fundamental para guiar a tus clientes hacia el cumplimiento normativo. Estas son algunas recomendaciones prácticas:

• Planificación financiera: incluir en los presupuestos anuales los montos necesarios para cubrir las cesantías e intereses.
• Cronograma detallado: establecer fechas límite para evitar retrasos en la consignación y el pago de intereses.
• Asesoría legal preventiva: consultar con abogados laborales para identificar posibles riesgos y medidas correctivas.
• Herramientas de gestión: utilizar software de nómina electrónica, como Alegra Nómina, que automatiza los cálculos y la generación de reportes necesarios para el cumplimiento.

¿Cómo Alegra Nómina te ayuda a estar al día con las obligaciones con los empleados de las empresas que asesoras?

Como asesor contable, necesitas herramientas que mejoren tus procesos. Alegra Nómina automatiza y te ayuda de forma integral con:

• Cálculos automáticos: liquida las cesantías y sus intereses con un clic, basándose en la normativa vigente.
• Alertas de vencimiento: recibes recordatorios para que ninguna fecha límite, como el 14 de febrero, pase inadvertida.
• Nómina electrónica: genera y transmite el documento soporte a la Dian, asegurando que las cesantías queden correctamente reportadas para su deducibilidad.
• Reportes contables: obtienes información lista para auditorías o para responder requerimientos de la UGPP de forma inmediata.

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Fuentes oficiales

• Congreso de la República de Colombia. (1950). Código Sustantivo del Trabajo (CST) Decreto Ley 2363 de 1950. 
• Congreso de la República de Colombia. (1990). Ley 50 de diciembre 28 de 1990
• Presidencia de la República de Colombia. (2015). Decreto 1072 de mayo 26 de 2015
• Congreso de la República de Colombia. (2025). Reforma laboral Ley 2466 de junio 25 de 2025
• Congreso de la República de Colombia. (1975). Ley 52 de diciembre 18 de 1975

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