Sanción por no consignar cesantías a tiempo: guía para empleadores, contadores y trabajadores

Las cesantías son una prestación social regulada por el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo —CST— que protege al trabajador en caso de desempleo. Funcionan como un ahorro obligatorio que el empleador debe consignar anualmente en un fondo elegido por el empleado, con fecha límite el 14 de febrero. Adicionalmente, los intereses sobre estas cesantías deben ser pagados directamente al trabajador antes del 31 de enero de cada año.

El incumplimiento de estos plazos no solo viola los derechos laborales, sino que también puede acarrear consecuencias financieras significativas para el empleador.

El marco legal: puntos clave para el cumplimiento

La legislación colombiana establece claramente las obligaciones del empleador en relación con las cesantías y sus intereses. Estos son los aspectos más importantes:

1. Plazo para la consignación: la Ley 50 de 1990 exige que el empleador consigne las cesantías antes del 15 de febrero. No hacerlo implica incurrir en sanciones moratorias.
2. Pago de intereses: la Ley 55 de 1975 obliga al empleador a pagar al trabajador intereses equivalentes al 12 % anual sobre las cesantías. Este pago debe realizarse antes del 31 de enero.
3. Sanción por mora: el numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990 establece una indemnización al trabajador equivalente a un día de salario por cada día de retraso en la consignación o pago de las cesantías e intereses.

Te puede interesar nuestro editorial Salario mínimo en Colombia: una visión detallada y práctica.

Sanción por no consignar cesantías: el costo del incumplimiento

La falta de consignación oportuna de las cesantías puede derivar en costos significativos para el empleador. Aunque coloquialmente se hable de una «sanción moratoria», lo más preciso es referirse a una «indemnización moratoria». Esta indemnización se calcula tomando el salario mensual del trabajador, dividiéndolo entre 30, y multiplicando el resultado por el número de días de retraso en la consignación. 

Es crucial tener en cuenta que esta indemnización se liquida con el salario vigente para el año en que se causaron las cesantías, no con el salario actual al momento de realizar el pago (Sentencia SL 4148-22 de la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia).

Ejemplo práctico

Si un trabajador tiene un salario mensual de $2.000.000 y el empleador se retrasa 60 días en la consignación de las cesantías, la indemnización moratoria sería:

($2.000.000 / 30) × 60 = $4.000.000.

Además, si el empleador no paga los intereses de las cesantías en el plazo estipulado, deberá pagar al trabajador una suma adicional igual al monto de los intereses (artículo 2.2.1.3.8 del Decreto 1072 de 2015).

Tip Alegra: La sanción por no consignar las cesantías se aplica únicamente cuando el empleador no deposita las cesantías en el fondo correspondiente dentro del plazo establecido. Sin embargo, si el empleador debe pagar directamente las cesantías al trabajador y no lo hace, se activa una sanción diferente, según lo estipulado en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo —CST—. Esta situación ocurre, por ejemplo, al finalizar un contrato de trabajo.

Procedimiento para reclamar la indemnización por mora en la consignación de cesantías

A continuación presentamos una infografía sobre los pasos a seguir por parte de los trabajadores para reclamar la indemnización moratoria:

¿Cómo evitar sanciones? Estrategias clave para contadores

Como contador público, tu rol es fundamental para guiar a tus clientes hacia el cumplimiento normativo. Estas son algunas recomendaciones prácticas:

• Planificación financiera: incluir en los presupuestos anuales los montos necesarios para cubrir las cesantías e intereses.
• Cronograma detallado: establecer fechas límite para evitar retrasos en la consignación y el pago de intereses.
• Asesoría legal preventiva: consultar con abogados laborales para identificar posibles riesgos y medidas correctivas.
• Herramientas de gestión: utilizar software de nómina electrónica, como Alegra Nómina Electrónica, que automatiza los cálculos y la generación de reportes necesarios para el cumplimiento.

Alegra Nómina Electrónica puede ser un aliado estratégico, facilitando la liquidación de nómina, gestionando la información de los empleados, emitiendo la nómina electrónica requerida por la Dian y llevando el control de los pagos.

Te puede interesar nuestro editorial Cómo reportar correctamente las cesantías en la nómina electrónica: claves para contadores.

Puntos adicionales a considerar

• Buena fe del empleador: para que proceda la sanción moratoria, generalmente se requiere que la actitud del empleador no esté revestida de buena fe.
• Prescripción: la sanción moratoria prescribe en un plazo de tres años, contados a partir del día siguiente al vencimiento del plazo para consignar las cesantías (artículo 488 del CST). Sin embargo, debe tenerse en cuenta que las cesantías son exigibles al finalizar el contrato de trabajo; es decir, los tres años se contarían desde dicha finalización.
• Pagos parciales: realizar pagos parciales de las cesantías no exime al empleador de la sanción moratoria.

¿Consideras que la aplicación de esta sanción se cumple? Consulta en nuestro portal Siempre Al Día, más contenidos en las temáticas fiscal, contable y laboral que potenciarán tu profesión.