Reporte de novedades en la Planilla PILA: ¿Cuáles son y qué se debe tener en cuenta?

Conocer cómo se realiza el reporte de novedades en la planilla PILA, es un tema fundamental en la gestión de nómina en Colombia. 

• ¿En qué consiste el reporte de novedades en la planilla PILA? Consiste en informar cambios como incapacidad, licencias, retiros o variaciones de salario antes de liquidar y pagar los aportes.
• ¿Cuál es la importancia de realizar estos reportes oportunamente? Esto asegura que los aportes se calculen sobre la información real y evita errores o cobros adicionales por períodos no vigentes. 

Para el contador público especializado en esta rama, la correcta liquidación y reporte de aportes al Sistema de la Protección Social ya no es una simple tarea de cumplimiento; es un indicador fundamental de la salud financiera, la gobernanza y la gestión de riesgos de una organización.

¿En qué consiste el reporte de novedades en la planilla PILA?

En el contexto de la PILA, una «novedad» es cualquier hecho o situación que afecta el monto de las cotizaciones a cargo de los aportantes o las obligaciones económicas que estos tienen frente al sistema.

Tip Alegra: Un reporte incorrecto o la omisión de una novedad es una de las principales fuentes de inexactitud en los aportes.  Te invitamos a leer nuestro editorial: ¿Qué es la planilla PILA y qué se debe tener en cuenta para su diligenciamiento?

¿Cómo se clasifican las novedades en la planilla PILA?

Según la Resolución 2388 de junio 11 de 2016 y sus posteriores modificaciones emitidas por el Ministerio de Salud y Protección Social, las novedades se clasifican en 2 grandes categorías:

1. Novedades transitorias: son aquellas que afectan de manera temporal la liquidación de aportes de un cotizante. Las más relevantes son:

• IGE (Incapacidad por Enfermedad General): durante la incapacidad, el contrato no se suspende. Se debe seguir aportando a Salud y Pensión. El aporte a ARL se suspende, ya que no hay exposición al riesgo. Los aportes parafiscales se calculan únicamente sobre los días efectivamente laborados.
• LMA (Licencia de Maternidad o Paternidad): recibe un tratamiento similar a la IGE en cuanto a los aportes a seguridad social.
• SLN (Suspensión Temporal del Contrato o Licencia No Remunerada): cesa la obligación del empleador de pagar el salario. Sin embargo, la obligación de cotizar a Salud y Pensión se mantiene. El empleador debe asumir el 100 % de la cotización (su parte y la del empleado) sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) del mes anterior a la novedad. No se realizan aportes a ARL ni a parafiscales durante este período.
• VAC – LR (Vacaciones o Licencia Remunerada): durante estos períodos, se debe cotizar a todos los subsistemas (Salud, Pensión, ARL y Parafiscales). La normativa especifica que el IBC para estos días debe calcularse con base en el último salario base de cotización reportado antes del inicio de la novedad.
• IRL o IRP (Incapacidad por Riesgo Laboral): la prestación económica es cubierta al 100 % por la ARL. Se mantienen los aportes a Salud y Pensión, pero no a ARL.
• VST (Variación Transitoria de Salario): ocurre cuando hay pagos adicionales no habituales (por ejemplo, bonificaciones) que constituyen salario y afectan el IBC del mes en que se pagan.

2. Novedades permanentes: son aquellas que modifican de forma definitiva la relación del cotizante con el sistema o con sus administradoras:

• ING (Ingreso): marca el inicio de la obligación de cotizar para un nuevo trabajador.
• RET (Retiro): marca el cese de la obligación de cotizar por la terminación del vínculo laboral.
• VSP (Variación Permanente de Salario): se reporta cuando hay un cambio de salario fijo, afectando el IBC de forma permanente a partir de la fecha de la novedad.
• Traslados (TDE, TAE, TDP, TAP): indican el cambio de un cotizante de una EPS a otra o de un fondo de pensiones a otro.
• VCT (Variación de Centro de Trabajo): es crucial para determinar la tarifa de cotización a ARL, ya que esta puede variar según el nivel de riesgo del centro de trabajo.

Tabla resumen sobre reporte de novedades en la planilla PILA

Para facilitar la consulta y aplicación de estas reglas, la siguiente tabla consolida la información esencial:

¿Cuáles son los errores más comunes en el reporte de novedades en la planilla PILA?

La mayoría de las fiscalizaciones de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) se originan por errores recurrentes que son fácilmente detectables mediante el análisis de datos:

• Cálculo incorrecto del IBC: el error más común es la exclusión de pagos que constituyen salario. En particular, la UGPP se enfoca en verificar la correcta aplicación del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 aprobada por el Congreso de la República y publicada en el Diario Oficial 47.768 de julio 12 de 2010, que establece que los pagos no salariales que excedan el 40 % del total de la remuneración mensual del trabajador deben formar parte del IBC.
• Errores en novedades de ausentismo: calcular mal el IBC durante vacaciones, incapacidades o licencias es una bandera roja inmediata, ya que las reglas son específicas y cualquier desviación es fácilmente identificable.
• Uso incorrecto del tipo de cotizante: clasificar a un trabajador con contrato laboral como «independiente» para evadir el pago de la porción del empleador es una práctica que la UGPP persigue activamente.
• Omisión en la afiliación a ARL: no afiliar a un trabajador a riesgos laborales desde el primer día de trabajo es una falta grave que genera contingencias significativas para la empresa.
• Mora en los pagos: el simple retraso en el pago de la PILA genera intereses moratorios y puede ser el punto de partida para una revisión más profunda.

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¿Cuál es el mejor software contable para la gestión de la nómina en Colombia?

Ante la creciente complejidad normativa y el severo régimen sancionatorio de la UGPP, la gestión manual de la nómina y la PILA a través de hojas de cálculo se ha vuelto una práctica insostenible y de alto riesgo. La probabilidad de error humano en los cálculos, la aplicación de normativas desactualizadas y la omisión de novedades son riesgos inherentes a estos procesos manuales.

En este contexto, Alegra Nómina emerge como una solución tecnológica superior, diseñada específicamente para el entorno normativo colombiano. Se posiciona como una plataforma «todo en uno» que integra de manera fluida la liquidación, la contabilización y la emisión de la Nómina Electrónica a la Dian, todo desde un único lugar.

Por lo tanto, el contador que utiliza Alegra no está simplemente adquiriendo una calculadora avanzada; está subcontratando la vigilancia y la implementación normativa. Su rol se transforma: pasa de ser un «traductor» manual de leyes a ser un «supervisor» estratégico de un sistema que ya habla el lenguaje de la ley. 

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Glosario

• Aportante: es la persona natural (trabajador independiente) o jurídica (empleador) responsable de liquidar y pagar los aportes.
• Operador de información: son entidades privadas autorizadas por el Ministerio de Salud y Protección Social que proveen la plataforma tecnológica para la generación, validación y pago de la PILA. Actúan como intermediarios, facilitando la transacción.
• Administradoras: son las entidades que reciben los aportes y administran los beneficios del sistema: Entidades Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), Administradoras de Riesgos Laborales (ARL) y Cajas de Compensación Familiar (CCF).

Fuentes oficiales

• Congreso de la República (1993). Ley 100 de 1993 publicada en el Diario Oficial 41.148 de diciembre 23 de 1993.
• Ministerio del Trabajo (1950). Decreto 2663 de 1950 – Código Sustantivo del Trabajo publicado en el Diario Oficial 27.622 del junio 7 de 1951.
• Ministerio de Salud y Protección Social (2016). Resolución 2388 de junio 11 de 2016, y modificaciones posteriores.
• Ministerio de Salud y Protección Social (2017) Concepto 201713000555711 de marzo 27 de 2017.

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