Procesos de fiscalización ante la UGPP: ¿Cuáles son los motivos principales por los que se generan y cómo evitarlos?

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad que tiene la misión de verificar que los aportes al sistema de la protección social y los aportes parafiscales se realicen de manera adecuada, completa y oportuna.

Su propósito no es meramente sancionatorio, sino que busca generar una cultura de pago y reducir la evasión. Para ello, la UGPP utiliza un sistema de cruce de información con diferentes fuentes como la Dian o la Pila (planilla integrada de aportes), con lo cual detecta inconsistencias que dan lugar a una fiscalización.

Este proceso no es aleatorio, se inicia cuando se identifican indicios de incumplimiento, bien sea por una alerta interna o por denuncias de terceros. Aquí te contamos en qué casos la UGPP inicia procesos de fiscalización y cómo evitarlos o prepararte para ellos.

¿Qué significa omisión, mora e inexactitud para la UGPP?

Toda la labor de fiscalización de la UGPP se centra en tres conductas principales que resumen las irregularidades en los aportes.

• La omisión: se presenta cuando una empresa o trabajador independiente no realiza la afiliación y el pago de aportes al sistema de protección social, a pesar de estar legalmente obligado a hacerlo. Esto implica un incumplimiento total de la obligación.
• La mora, en contraste, ocurre cuando, a pesar de que el aportante está afiliado y ha iniciado sus pagos, se retrasa en la liquidación y el pago oportuno de las contribuciones.
• Y, por último, la inexactitud: es una de las causas más comunes de fiscalización y se configura al realizar los aportes por un valor inferior al que corresponde, a menudo debido a una base de cotización incorrecta.

El entendimiento de estos tres criterios es clave porque definen el camino del proceso de fiscalización. La UGPP suele iniciar con una acción persuasiva o un llamado de atención, un aviso no obligatorio que invita al aportante a corregir voluntariamente los indicios de evasión sin imponer sanciones, buscando promover la corrección de errores.

Si el requerimiento es ignorado o no se atiende correctamente, la UGPP procede a emitir un requerimiento para declarar y/o corregir que ya incluye sanciones y plazos.

¿Cómo el Ingreso Base de Cotización (IBC) incorrecto activa procesos de fiscalización ante la UGPP?

El Ingreso Base de Cotización (IBC) es el valor sobre el que se calculan y pagan los aportes a la seguridad social y los aportes parafiscales, su incorrecta determinación es la principal causa de inexactitud. 

Los errores en su cálculo son un claro indicio para la UGPP, que puede detectarlos al contrastar la información de la nómina con otras bases de datos. 

Para los trabajadores dependientes, el IBC se determina sobre el total de la remuneración mensual. Esto incluye no solo el salario fijo, sino también elementos como comisiones, horas extra, y bonificaciones y demás conceptos expuestos en el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo (CST). 

Adicionalmente, se debe considerar incluir en el IBC la porción de los pagos no salariales que excedan el 40 % del total de la remuneración, un punto que a menudo se omite en la liquidación, generando una base de cotización inferior a la real.

Para los trabajadores independientes, el IBC se determina sobre el 40 % del ingreso neto o utilidad, sin que sea inferior a un salario mínimo mensual legal vigente ni superior a 25. El cálculo depende del tipo de trabajador independiente (prestador de servicios, cuenta propia u otros), los ingresos percibidos y si hay lugar a costos y gastos.

Te recomendamos la lectura de estos artículos donde encuentras todos los detalles que debes tener en cuenta: Cálculo del IBC de un trabajador independiente en 4 sencillos pasos y Cambio en el pago de la seguridad social de contratistas e independientes con la reforma pensional. 

¿Por qué la UGPP fiscaliza la realidad laboral en los contratos?

Una de las áreas de mayor riesgo para los aportantes es la incorrecta clasificación de los trabajadores. La UGPP no se limita a la forma jurídica del contrato de servicios, sino que investiga la realidad laboral subyacente.

Si la UGPP detecta que un supuesto contratista de prestación de servicios realmente cumple con los criterios de un contrato de trabajo (subordinación, dependencia económica y remuneración), la entidad tiene la facultad de validar la relación y exigir los aportes parafiscales no realizados.

La UGPP tiene amplias facultades de fiscalización, lo que le permite solicitar copias de contratos, liquidaciones y otros soportes documentales para determinar la naturaleza real de la relación laboral.

Este es un punto crítico para los contadores y administradores, ya que un error en la clasificación de un solo individuo puede desencadenar una fiscalización exhaustiva sobre todos los periodos y contratistas, resultando en cuantiosas sanciones e intereses.

Te recomendamos la lectura de nuestro contenido: Contratos laborales: Qué tener en cuenta al momento de realizarlos y auditarlos.

¿Cómo el uso de tipos de cotizantes incorrectos puede ser una causa de procesos de fiscalización ante la UGPP?

El uso incorrecto de los códigos de tipo y subtipo de cotizante en Pila es una de las causas más sencillas de detectar para la UGPP.

Por ejemplo, es común que se reporte a un empleado como aprendiz Sena para evitar ciertos aportes, cuando en realidad no cumple con los requisitos legales para dicha clasificación.

Estos errores en la codificación son claros indicios de inexactitud y evasión, y sirven como una señal de alerta que puede motivar a la UGPP a profundizar su fiscalización en la empresa.

Mantener una base de datos de empleados con los tipos y subtipos de cotizantes correctos es esencial para evitar este tipo de alertas y demostrar transparencia en los procesos de nómina.

Te recomendamos la lectura de nuestro artículo: ¿Qué es la planilla PILA y qué se debe tener en cuenta para su diligenciamiento?

¿Cuáles son las consecuencias de no responder o entregar información a la UGPP?

Cuando la UGPP inicia un proceso de fiscalización, el primer paso es un requerimiento de información, solicitando documentos como nóminas mensuales, balances de prueba, auxiliares contables y contratos. Los aportantes suelen tener un plazo máximo de 3 meses para entregar esta información.

Ignorar este requerimiento es una de las peores decisiones, ya que no solo se configura una sanción por la no entrega de información sino que la UGPP tiene la facultad legal de emitir una liquidación oficial basada únicamente en la información que posee y las presunciones que considere pertinentes, sin tomar en cuenta los soportes que la empresa pudo haber tenido.

Esto acelera el proceso coactivo, lo que eventualmente puede llevar a un embargo de los bienes de la empresa para asegurar el pago de la deuda.

¿Cómo optimizar los procesos y evitar errores ante la UGPP con Alegra Nómina IA?

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Cuéntanos si en las Pymes que asesoras ya están teniendo en cuenta blindar sus procesos para evitar este tipo de requerimientos por parte de la UGPP.

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