7 preguntas frecuentes sobre la liquidación de nómina en Colombia que todo contador debe dominar

Son muchas las preguntas frecuentes sobre la liquidación de nómina en Colombia que surgen constantemente entre contadores y empresarios.

Cada cálculo, desde las prestaciones sociales hasta la retención en la fuente, exige una precisión absoluta. 

• ¿Qué riesgos se generan por una incorrecta liquidación de la nómina? Un error no solo impacta el bolsillo del empleado, sino que puede desencadenar costosas sanciones de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP) y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
• ¿Cuál es el error más común en la liquidación de la nómina? La determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC).

¡Profundicemos en 7 dudas frecuentes!

¿Cuáles son las 7 preguntas frecuentes sobre la liquidación de nómina que todo contador debe saber?

Aquí resolvemos las 7 preguntas más críticas que te permitirán dominar este proceso y potenciar tu asesoría.

1. ¿Cuáles son todos los componentes que debo considerar al liquidar una nómina en Colombia?

Para una liquidación a prueba de errores, debes tener una visión 360 grados de cada componente. No se trata solo del salario. La estructura completa incluye:

• Total devengado: es la suma de todos los ingresos que recibe el empleado en el período. Incluye el salario básico, auxilio de transporte (para quienes ganan hasta 2 salarios mínimos mensuales legales vigentes), horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos, comisiones y bonificaciones de carácter salarial.

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• Total deducido: son los valores que se descuentan del total devengado. Principalmente, los aportes a salud (4%) y pensión (4%) a cargo del empleado, el fondo de solidaridad pensional (para salarios superiores a 4 smmlv), retención en la fuente (si aplica), y otras deducciones autorizadas como libranzas, cuotas sindicales o préstamos.

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• Apropiaciones (A cargo del empleador): Son los costos que el empleador asume además del salario. Se dividen en:

• Prestaciones Sociales: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.
• Seguridad social: aportes a salud (8,5 %), pensión (12 %) y riesgos laborales (ARL, cuyo porcentaje varía según el nivel de riesgo).
• Aportes parafiscales: contribuciones a Cajas de Compensación Familiar (4 %), ICBF (3 %) y Sena (2 %). Recuerda que los aportes a ICBF y SENA no aplican para trabajadores que devenguen menos de 10 smmlv.

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2. ¿Cómo se calculan correctamente las prestaciones sociales (prima, cesantías, intereses y vacaciones)?

La precisión aquí no es negociable. Un error en la base de cálculo puede generar un efecto dominó en toda la liquidación. Te compartimos un resumen con las fórmulas contempladas en el Código Sustantivo del Trabajo Colombiano (CST), para que la utilices como tu guía permanente:

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3. ¿Cuál es el error más costoso y común en el cálculo de la Seguridad Social y parafiscales?

Sin lugar a dudas: el cálculo incorrecto del IBC. Este es el error que más genera sanciones por parte de la UGPP.

De acuerdo con el artículo 18 de la Ley  18 de la Ley 100 de 1993 aprobada por la Presidencia de la República y publicada en el Diario Oficial No. 41.148 de diciembre 23 de 1993, el IBC es la base sobre la cual se calculan los aportes a salud, pensión, ARL y parafiscales. El error surge al no diferenciar correctamente entre pagos salariales y no salariales. Recuerda que cualquier pago que retribuya directamente el servicio del trabajador es considerado salario y debe formar parte del IBC. Esto incluye comisiones, bonificaciones por rendimiento y horas extras.

Tip Alegra: Los pagos no constitutivos de salario (como bonificaciones ocasionales por mera liberalidad o auxilios específicos pactados como no salariales) pueden excluirse, pero con una regla clave: la suma de estos pagos no salariales no puede exceder el 40 % del total de la remuneración. Si lo excede, el excedente se vuelve base para la cotización. Dominar esta regla es fundamental para blindar a tus clientes.

4. ¿Qué descuentos son legales y cuáles requieren autorización expresa del trabajador?

Esta es una consulta recurrente de los empleadores y tu claridad aquí es vital. Los descuentos se dividen en 2 categorías:

• Descuentos legales (No requieren autorización): son aquellos ordenados por la ley. Incluyen los aportes a seguridad social (salud y pensión), la retención en la fuente y los embargos judiciales decretados por un juez.
• Descuentos permitidos (Requieren autorización escrita): cualquier otro descuento necesita la autorización previa y por escrito del trabajador. Esto aplica para préstamos otorgados por la empresa, libranzas con entidades financieras, cuotas de afiliación a sindicatos o cooperativas, y anticipos de salario. Sin esta autorización, el descuento es ilegal.

5. ¿Cómo afecta la nómina electrónica mi proceso de liquidación y reporte a la Dian?

La nómina electrónica no es solo un trámite más; es una pieza clave en la estrategia fiscal de tus clientes. Es el documento soporte que permite que los pagos de nómina sean aceptados como costos y deducciones en la declaración de renta.

En tu proceso, esto implica que después de liquidar la nómina cada mes, debes generar un archivo XML por cada empleado y transmitirlo a la Dian dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente. Cada documento lleva un CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) que lo identifica de manera única. La puntualidad y exactitud en esta transmisión son cruciales para garantizar los beneficios fiscales para la empresa.

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6.  ¿Cuándo debo dejar de usar Excel para la liquidación de nómina?

Excel es una herramienta poderosa, pero tiene un punto de quiebre. Deberías considerar abandonarlo para la nómina en el momento en que la gestión manual se convierte en un riesgo operativo y de cumplimiento. Ese momento llega cuando:

• Gestionas más de 5 empleados: el riesgo de error humano en la digitación y aplicación de fórmulas se multiplica.
• Existen novedades constantes: incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras o comisiones variables hacen que cada liquidación sea un proceso manual, complejo y propenso a fallos.
• Necesitas un registro histórico fiable: Excel no ofrece una trazabilidad segura. Un cambio en una celda puede alterar datos históricos sin dejar rastro, un problema grave en caso de una auditoría de la UGPP.
• Los cambios normativos te consumen tiempo: cada vez que cambia el salario mínimo, el auxilio de transporte o los topes de retención, debes actualizar manualmente todas tus plantillas, un proceso ineficiente y arriesgado.

7. ¿Qué debo buscar en un software de nómina?

Si eres un contador que asesora a diversas empresas, necesitas una herramienta que sea tu aliada, no una carga más. Los criterios clave van más allá de la simple liquidación, por ejemplo con Alegra puedes liquidar, contabilizar y enviar tu nómina electrónica; lo cual se resume en las siguientes ventajas:

• Escalabilidad: la plataforma debe ser capaz de manejar con la misma eficiencia a un cliente con 2 empleados y a otro con 150. 
• Conectividad directa con la Dian: la transmisión de la nómina electrónica debe ser automática y sin intermediarios, garantizando cumplimiento y agilidad. 
• Integración contable: la capacidad de que los asientos contables de la nómina (gastos, provisiones, pasivos) se generen y sincronicen automáticamente con el software contable es un ahorro de tiempo monumental.

• Seguridad robusta: la información de nómina es sensible. El software contable debe garantizar la confidencialidad e integridad de los datos con los más altos estándares.
• Reportes inteligentes: necesitas generar informes detallados por centro de costo, informes para la preparación de exógena y análisis de costos laborales de forma rápida y personalizable.

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Fuentes oficiales

• Presidencia de la República. (1993). Ley 100 de 1993 publicada en el Diario Oficial No. 41.148 de diciembre 23 de 1993.
• Presidencia de la República (1950). Decreto 2663 de agosto 5 de 1950 o Código Sustantivo del Trabajo. 

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